Documenten en sites organiseren in Office 365

Een van de meest voorkomende problemen op een werkdag is het ordenen van documenten en sites in OneDrive voor Bedrijven en SharePoint Online. Hier volgen enkele manieren waarop u documenten en sites kunt ordenen in OneDrive voor Bedrijven.

Documenten opslaan in OneDrive voor Bedrijven of in uw teamsitebibliotheek

Zie Bestandsopslag en -deling voor Office 365 instellen voor meer informatie over het samen gebruiken van OneDrive voor Bedrijven en teamsites, wat ideaal is voor kleine bedrijven.

OneDrive voor Bedrijven is uw persoonlijke documentbibliotheek in Office 365. Bestanden die u opslaat in OneDrive voor Bedrijven zijn standaard privé, maar u kunt ze desgewenst delen. Uw teamsite is een site die wordt gedeeld door bepaalde personen in uw organisatie.

Opmerking : OneDrive voor Bedrijven verschilt van OneDrive, wat bedoeld is voor persoonlijke opslag, afgescheiden van uw werk.

U kunt maximaal 1 TB aan gegevens opslaan in OneDrive voor Bedrijven. Zie SharePoint Online: softwaregrenzen en -limieten voor meer informatie over opslaglimieten.

Als u naar uw OneDrive voor Bedrijven of uw teamsitebibliotheek wilt gaan, meldt u zich aan bij Office 365 en een van de volgende opties:

  • Selecteer OneDrive in de koptekst en klik vervolgens op Bestanden in de werkbalk Snel starten aan de zijkant van het scherm.

  • Selecteer Sites in de koptekst, selecteer de tegel Teamsite en selecteer vervolgens een Documentenbibliotheek in de werkbalk Snel starten aan de zijkant van het scherm.

Opmerking : Als uw SharePoint-site is aangepast, ontbreekt mogelijk de werkbalk Snel starten aan de zijkant.

Als u activiteiten wilt beginnen in OneDrive voor Bedrijven of de documentbibliotheek van uw teamsite, gebruikt u de opties in de balk met snelle opdrachten boven in de bibliotheek, of met de drie puntjes (...) voor afzonderlijke bestanden:

Gebruik de balk met snelle opdrachten in Office 365 om activiteiten te starten in OneDrive voor Bedrijven of de documentbibliotheek van een SharePoint Online-teamsite..

U kunt:

Als u met de rechtermuisknop op een document klikt, ziet u een lijst van de flyout van andere opties, zoals delen, downloaden, verwijderen, verplaatsen of kopiëren en een koppeling naar het bestand maken. Zie Bestanden in een bibliotheek organiseren voor meer tips.

Documenten zoeken

De meeste bedrijven produceren een enorme hoeveelheid documenten en het kan lastig zijn om de documenten te vinden die u nodig hebt, zelfs de documenten die u zelf hebt gemaakt. Office 365 biedt een aantal manieren om de benodigde documenten snel te vinden.

De manier waarop u naar documenten zoekt, hangt doorgaans af van wat u over het document weet. Er zijn bijvoorbeeld specifieke plaatsen om te zoeken als u een document volgt, als iemand een document met u heeft gedeeld of als u weet dat een document is opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of in een teamsitebibliotheek.

Andere keren wilt u mogelijk een document op naam zoeken of zelfs alleen op een term waarvan u denkt dat deze in het document voorkomt. In dit geval kunt u het queryvak in OneDrive voor Bedrijven gebruiken om te zoeken naar:

  • Documenten in uw OneDrive voor Bedrijven.

  • Documenten die iemand met u heeft gedeeld.

  • Documenten die zijn opgeslagen op een site die u volgt.

Het vak Zoeken bevindt zich links boven of rechts boven in de hoek van uw OneDrive voor Bedrijven- of SharePoint-site.

Schermafbeelding van het zoekvak voor OneDrive in Office 365.

In SharePoint kunt u ook de optie Een bestand zoeken boven de documenten gebruiken, of het vak Zoeken op deze site.

Zie Een bestand zoeken in Office 365 voor een overzicht van manieren om documenten te zoeken in Office 365.

Documenten volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Wanneer u een document volgt, wordt dit weergegeven in de lijst met Gevolgde documenten in OneDrive voor Bedrijven.

Schermafbeelding van de OneDrive voor Bedrijven-documenten die u volgt in Office 365.

Als u gegevens over uzelf hebt ingevoerd in uw profiel, zoals trefwoorden in het veld Interesses en Stel mij een vraag over, worden suggesties over documenten die u mogelijk interesseren weergegeven in de lijst Gevolgde documenten. Selecteer Volgen onder een voorgesteld document om dit toe te voegen aan de lijst Gevolgde documenten.

Selecteer Volgen onder een voorgesteld document om dit toe te voegen aan de lijst Gevolgde documenten in Office 365.

Ga als volgt te werk als u een document in OneDrive voor Bedrijven of een sitebibliotheek wilt volgen:

  1. Klik met de rechtermuisknop op het document dat u wilt gaan volgen.

    Selecteer het pictogram Meer (drie puntjes) naast de documentnaam in OneDrive voor Bedrijven om de hovercard van het document te openen
  2. Selecteer Volgen in het bijschrift van het document. Als u de optie Volgen niet ziet, klikt u met de rechtermuisknop op het bestand, klikt u op Geavanceerd en vervolgens op Volgen.

    Selecteer de opdracht Volgen in het hovercardmenu in OneDrive voor Bedrijven

Documenten zien die met u gedeeld zijn

Documenten die met u zijn gedeeld, worden getoond in de weergave Gedeeld met mij in OneDrive voor Bedrijven. Documenten die 'met iedereen gedeeld' zijn, worden niet in deze weergave getoond.

Documenten die anderen met u hebben gedeeld in de weergave Gedeeld met mij in OneDrive voor Bedrijven.
  1. In Office 365 selecteert u OneDrive voor Bedrijven in de koptekst.

  2. Klik op Gedeeld met mij in de werkbalk Snel starten aan de linkerkant.

Een lijst met documenten zien die u onlangs hebt geopend

In OneDrive voor Bedrijven worden documenten getoond die u onlangs hebt geopend in Office 365, ongeacht of de documenten zijn opgeslagen in uw OneDrive voor Bedrijven-bibliotheek of in een teamsitebibliotheek. Klik op Recent in de werkbalk Snel starten aan de linkerkant om uw bestanden weer te geven.

Opmerking : U moet Office 2013 of nieuwer uitvoeren om onlangs geopende documenten te zien.

Waarschuwingen instellen op documenten om wijzigingen bij te houden

U kunt een waarschuwing op een document instellen om een melding te ontvangen over wijzigingen in het document, en als het document wordt verwijderd. U kunt opgeven of u waarschuwingen via e-mail of tekstbericht wilt ontvangen en hoe vaak.

Een waarschuwing instellen in SharePoint:
  1. Selecteer het document in de bibliotheek.

  2. Selecteer voor dit document Bestanden > Waarschuw mij > Waarschuwing instellen of Pagina > > Waarschuw mij > Waarschuwing instellen.

  3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Nieuwe waarschuwing en selecteer OK.

Zie Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed nemen voor meer details over het instellen van waarschuwingen.

Sites volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Als u lid bent van meerdere teamsites in uw organisatie, wilt u deze mogelijk gaan volgen voor eenvoudige toegang. Wanneer u een teamsite volgt, wordt deze weergegeven op de pagina Sites. Wanneer u sites volgt, kunt u snel naar bibliotheken op deze sites navigeren vanuit OneDrive voor Bedrijven, zoals wordt beschreven in de volgende sectie.

Ga als volgt te werk als u een site wilt gaan volgen:
  1. Ga naar de site die u wilt gaan volgen.

  2. Selecteer Volgen aan de rechterkant van de koptekst.

    Volg een SharePoint Online-site en voeg de koppeling toe aan uw pagina Sites in Office 365.

Zie Video: Een SharePoint-site volgen voor meer informatie.

Naar documentbibliotheken gaan op teamsites die u volgt

In OneDrive voor Bedrijven kunt u een lijst met teamsites tonen die u volgt in Office 365 en vervolgens naar documentbibliotheken op deze sites navigeren.

  1. Op de balk Snelle actie selecteert u Sitemappen. U ziet een lijst met alle sites die u volgt:

    Selecteer Sitemappen op de balk voor snelle toegang in Office 365 om een lijst weer te geven met SharePoint Online-sites die u volgt.
  2. Selecteer een site in de lijst om de documentbibliotheken op de site te zien.

    Selecteer een site in de lijst Sitemappen in Office 365 om de documentbibliotheken op die site te zien.

Zie ook

Uw profiel weergeven en bewerken

Video: Openen in Verkenner gebruiken om bibliotheekbestanden te kopiëren of te verplaatsen

Mappen, bibliotheken en subsites maken

Verloren of ontbrekende bestanden vinden in OneDrive

Was deze informatie nuttig?

Wat kan er beter?

Wat kan er beter?

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.