De records vinden met de top-waarden of laagste waarden in een groep of veld

Kiezen tussen een top-waardenquery en een filter

Houd het volgende in gedachte als u wilt bepalen of u een top-waardenquery moet maken of beter een filter kunt toepassen:

• Als u wilt dat de records met de hoogste of laagste waarden in een veld worden geretourneerd en u niet de exacte hoogste of laagste waarden kent (of als deze niet van belang zijn), maakt u een top-waardenquery.

• Als u wilt dat als resultaat alle records worden geretourneerd met een waarde in een veld die precies overeenkomt met of hoger of lager is dan een waarde waarin u bent geïnteresseerd, kunt u beter een filter toepassen. Als u bijvoorbeeld de producten wilt zien met prijzen tussen de € 50 en € 100 kunt u beter een filter toepassen. Op deze afbeelding ziet u een voorbeeldfilter in de ontwerpweergave van de query en de resultaten die een dergelijk filter kan retourneren:

  

  Zie het artikel Een filter toepassen om geselecteerde records in een Access-database weer te geven voor meer informatie over het maken en gebruiken van filters.

Regels voor het maken en gebruiken van top-waardenquery's

Houd er rekening mee dat u, ongeacht het querytype (een selectiequery of een totalenquery), velden moet gebruiken die beschrijvende gegevens bevatten, zoals namen van werknemers of productnamen, en dat u een veld moet gebruiken dat de hoogste of laagste waarden bevat waarnaar u op zoek bent, zoals een prijs- of datumveld. U kunt meer dan één datumveld gebruiken en als u een totalenquery wilt gebruiken, moeten de gegevensvelden in de regel categoriegegevens bevatten, zoals een veld voor een woonplaats of een land/regio. U kunt categoriegegevens alleen weglaten wanneer u een totalenquery maakt die alle records doorzoekt, zoals 'toon me de bovenste vijf procent van de duurste bestellingen'. U kunt ook een selectiequery of een totalenquery gebruiken om de hoogste en laagste waarden te vinden in een groep records of in records die in categorieën zijn ingedeeld. Zie In categorieën of groepen naar hoogste of laagste waarden voor records zoeken verderop in dit artikel voor meer informatie over hoe dit in zijn werk gaat.

Een top-waardenquery maken

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Klik op de tabel die u in de query wilt gebruiken, klik op Toevoegen om de tabel in het ontwerpraster te plaatsen en klik vervolgens op Sluiten.
   -of-Dubbelklik
   op de tabel.
   Als u de voorbeeldgegevens gebruikt, voegt u de tabel Werknemers toe aan de query.

3. Voeg de velden die u in de query wilt gebruiken aan het ontwerpraster toe. U kunt op elk veld dubbelklikken of elk veld slepen en in een lege cel in de rij Veld neerzetten.
   Als u de voorbeeldtabel gebruikt, voegt u de velden Voornaam, Achternaam en Geboortedatum toe.

4. In het veld met de hoogste of laagste waarden (het veld Geboortedatum als u de voorbeeldtabel gebruikt) klikt u op de rij Sorteren en selecteert u ofwel Oplopend of Aflopend.
   Als het waardenveld getallen bevat, zoals prijzen of verkoopcijfers geeft de sorteervolgorde Oplopend de laagste waarden als resultaat en de sorteervolgorde Aflopend de hoogste waarden als resultaat. Als het waardenveld datums bevat, geeft de sorteervolgorde Aflopend de meest recente datum als resultaat terwijl Oplopend de vroegste datum als resultaat geeft.
   

   Belangrijk: U moet uitsluitend voor de velden met de hoogste of laagste waarden de rij Sorteren op Oplopend of Aflopend instellen. Als u een sorteervolgorde wilt opgeven voor een ander veld dan dat met de hoogste of laagste waarden, bijvoorbeeld Productnaam in plaats van Prijs, retourneert de query niet het gewenste resultaat.

5. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Query-instelling op de pijl-omlaag naast Return (de lijst Topwaarden ) en voer het aantal records in dat u wilt zien of selecteer een optie in de lijst.

6. Klik op Uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

7. Sla de query op en houd deze geopend voor gebruik in de volgende stappen.

U kunt zien dat met dit type top-waardenquery eenvoudige vragen kunnen worden beantwoord, zoals wie de oudste of jongste persoon in het bedrijf is. Aan de hand van de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u expressies en andere criteria kunt gebruiken om de query krachtiger en flexibeler te maken. Met de criteria in de volgende stap worden de komende drie verjaardagen van werknemers als resultaat gegeven.

Criteria toevoegen aan de query

1. Open in de ontwerpweergave de query die u in de vorige stappen hebt gemaakt.

2. Kopieer de volgende expressie en plak deze in het queryontwerpraster in de kolom rechts van de kolom Geboortedatum (u kunt de expressie ook typen): Expr1: DatePart("m",[Geboortedatum]). Met de functie DatePart wordt het maandgedeelte van de waarde in het veld Geboortedatum opgehaald.

3. Kopieer en plak of typ de volgende expressie rechts van de kolom waarin zich de expressie bevindt Expr2: DatePart("d",[Geboortedatum]). In dit geval wordt met de functie DatePart het daggedeelte van de waarde in het veld Geboortedatum opgehaald.

4. Schakel voor elk van de expressies de selectievakjes in de rij Weergeven uit, klik voor elk van de expressies op de cel Sorteren en selecteer vervolgens Oplopend.

5. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken. Als u criteria opgeeft, worden met de query alleen de records gesorteerd die voldoen aan de criteria en worden de hoogste of laagste veldwaarden in de gesorteerde lijst geïdentificeerd.
   Als u wilt doorgaan met de voorbeeldgegevens in de rij Criteria van het veld Geboortedatum typt of kopieert en plakt u deze expressie:

   Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) Or Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date())

   Met deze expressie gebeurt het volgende: Deze expressie heeft het volgende resultaat: het gedeelte Month([Geboortedatum]) > Month(Date()) van de expressie controleert of de geboortemaand van de werknemers valt in een maand die nog moet komen en als dit het geval is, worden die records in de query opgenomen. Het gedeelte Month([Geboortedatum])= Month(Date()) And Day([Geboortedatum])>Day(Date()) van de expressie controleert of de geboortedatum in de huidige maand op of na de huidige datum vallen. Als dit het geval is, worden die records in het queryresultaat opgenomen. Kort samengevat, zorgt deze expressie er dus voor dat de records met een geboortedatum tussen 1 januari en de datum waarop u de query uitvoert, worden genegeerd.

   Zie Voorbeelden van querycriteria voor meer voorbeelden van expressies voor querycriteria.

6. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Query-instelling op de pijl-omlaag naast Return (de lijst Topwaarden ) en voer het aantal records in dat u wilt zien of selecteer een optie in de lijst.

7. Klik op Uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.

De totalenquery maken

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Selecteer de tabellen waarmee u wilt werken, klik op Toevoegen en klik vervolgens op Sluiten nadat u klaar bent met het toevoegen van de tabellen.
   -of-Dubbelklik
   op de tabellen die u wilt gebruiken en klik vervolgens op Sluiten. Elke tabel wordt weergegeven in het ontwerpraster. Als u de bovenstaande voorbeeldtabellen gebruikt, voegt u de tabellen Categorieën en Producten toe.

3. Dubbelklik op de tabelvelden die u in uw query u wilt gebruiken.
   Op dit punt moet u ervoor zorgen dat u alleen de groepsvelden en het waardeveld aan de query toevoegt. Als u de voorbeeldgegevens in de bovenstaande tabel gebruikt, moet u het veld Categorienaam uit de tabel Categorieën en het veld Prijs uit de tabel Producten toevoegen.

4. Desgewenst kunt u een criterium opgeven om het bereik van de query te beperken.
   Alleen records die voldoen aan de criteria worden gesorteerd en binnen deze gesorteerde lijst worden de hoogste en laagste veldwaarden aangeduid. Als u bijvoorbeeld producten van de categorie Sport wilt uitsluiten, moet u de volgende expressie toevoegen aan de rij Criteria van het veld Categorienaam: <>"Sport".
   Zie voor meer voorbeelden van expressies voor querycriteria het artikel Voorbeelden van querycriteria.

5. Zet de query om in een totalenquery.

   1. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Weergeven/verbergen op Totalen.

      De rij Totalen wordt in het ontwerpraster weergegeven.

6. Zorg ervoor dat de cel Totalen van elke groepsveld is ingesteld op Groeperen op: en stel vervolgens de cel Totalen van het waardeveld (dat wil zeggen het veld met de hoogste of laagste waarden) in op Max of Min.
   Als u Max selecteert, wordt hoogste waarde in een numeriek veld en de meest recente datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat gegeven. Als u Min selecteert, wordt de laagste waarde in een numeriek veld en de vroegste datum of tijd in een datum-/tijdveld als resultaat gegeven. Als u de gegevens uit het voorbeeld gebruikt, moet u de cel Totalen van het veld Categorienaam instellen op Groeperen op en de cel Totalen van het veld Prijs instellen op Max of Min.

7. Controleer op het tabblad Ontwerpen in de groep Extra of de lijst Retourneren is ingesteld op Alle en klik vervolgens op Uitvoeren om de query uit te voeren en de resultaten weer te geven in de gegevensbladweergave.
   

   Opmerking: Afhankelijk van de functie die u in stap 7 hebt gekozen, wijzigt Access de naam van het waardeveld in de query in MaxOfFieldName of MinOfFieldName. Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, wordt de naam van het veld MaxVanPrijs in MinVanPrijs gewijzigd.

8. Sla de query op en ga verder met de volgende stappen.

De query retourneert geen productnamen of andere informatie over de producten. Als u aanvullende gegevens wilt weergeven, moet u een tweede query maken waarin de zojuist gemaakte query is opgenomen. In de volgende stappen wordt uitgelegd hoe u deze tweede query kunt maken.

Een tweede query maken om meer gegevens weer te geven

1. Klik op het tabblad Maken in de groep Query's op Queryontwerp.

2. Klik op het tabblad Query's en dubbelklik vervolgens op de totalenquery die u in de vorige sectie hebt gemaakt.

3. Klik op het tabblad Tabellen en voeg de tabellen toe die u hebt gebruikt in uw totalenquery plus alle tabellen met de overige gerelateerde gegevens die u wilt zien.
   Als u de eerder vermelde voorbeeldtabellen gebruikt, moet u de tabellen Categorieën, Producten en Leveranciers aan uw nieuwe query toevoegen.

4. Koppel de velden in de totalenquery aan de bijbehorende velden in de bovenliggende tabellen. Hiervoor sleept u elk veld in de totalenquery naar het bijbehorende veld in de tabel.

   Als u gegevens uit het voorbeeld gebruikt, sleept u het veld Categorienaam in de totalenquery naar het veld Categorienaam in de tabel Categorieën. U kunt vervolgens het veld MaxVanPrijs van de totalenquery slepen naar het veld Pijs in de tabel Producten. Met deze koppelingen kunnen de gegevens in de totalenquery en de gegevens in de andere tabellen worden samengevoegd met de nieuwe selectiequery.

5. Dubbelklik in het venster voor de totalenquery op het sterretje om de hele query toe te voegen aan het ontwerpraster en sleep er vervolgens de extra velden uit de andere tabellen in de query naartoe.

   Als u de voorbeeldtabellen gebruikt, moet u dubbelklikken op de totalenquery die u in de vorige sectie hebt gemaakt en moet u vervolgens de velden Productnaam en Leverancier uit respectievelijk de tabel Producten en Leveranciers toevoegen.

6. Geef desgewenst een sorteervolgorde voor een of meer kolommen op.
   Als u bijvoorbeeld wilt dat de categorieën in alfabetische volgorde worden weergegeven, stelt u de cel Sorteren van de kolom Categorienaam in op Oplopend.

7. Ga naar het tabblad Ontwerp en klik in de groep Resultaten op Uitvoeren.

   De query wordt uitgevoerd en de resultaten worden in de gegevensbladweergave weergegeven.

Naar boven

De tabelmaakquery maken

1. Open de top-waardenquery in de ontwerpweergave:

   Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Tabel maken.
   Het dialoogvenster Tabel maken wordt weergegeven.

2. Typ in het vak Tabelnaam een naam voor de tabel waarin u de records met de hoogste en laagste waarden wilt opslaan. Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK.
   Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar wordt in plaats daarvan een tabel gemaakt en de hoogste waarde vervangen door de actuele gegevens.

3. Sla de query op en sluit deze.

Een toevoegquery maken

1. Open de laagste-waardenquery in de ontwerpweergave:

2. Klik op het tabblad Ontwerp in de groep Querytype op Toevoegen.

3. In het dialoogvenster Toevoegen typt u de naam die u hebt opgegeven in het dialoogvenster Tabel maken.
   Typ bijvoorbeeld Records hoogste en laagste waarden en klik vervolgens op OK. Wanneer u de query uitvoert, worden de resultaten niet weergegeven in de gegevensbladweergave, maar worden de records in plaats daarvan toegevoegd aan de tabel Records hoogste en laagste waarden.

4. Sla de query op en sluit deze.

De query's uitvoeren

U kunt de twee query's nu uitvoeren.

• Dubbelklik in het navigatiedeelvenster op de bovenste waardequery en klik op Ja in de berichten.

• Dubbelklik vervolgens op de waarde voor de laagste waarde en klikt in de prompt van Access op Ja.

• Open de tabel Records hoogste en laagste waarden in de gegevensbladweergave.

Naar boven