De lijst met belanghebbenden van het project opstellen en beheren

Door Jane Suchan, PMP

Dus wat is een projectbelanghebbende?     Er zijn veel definities en deze variëren van bron tot bron en van bedrijf tot bedrijf. Alle suggereren dat belanghebbenden personen of groepen zijn die een gevestigd belang hebben in het resultaat van een project. Stakeholdermanagement staat synoniem met relatiebeheer: het doel is om betrokkenheid bij uw project te krijgen en te behouden.

Hierin zijn belanghebbenden personen of groepen in de organisatie die belang hebben in of worden beïnvloed door het projectresultaat. Maar voordat u begint met het opstellen en beheren van uw lijst met belanghebbenden, moet u ervoor zorgen dat uw definitie van een belanghebbende overeenkomt met die van uw organisatie.

Waarom is het beheren van belanghebbenden belangrijk?

Hoe graag we ook denken dat dit niet het geval is, we moeten onder ogen zien dat niet iedereen 100 procent enthousiast zal zijn over het project. Belanghebbenden moeten mogelijk nieuwe hulpprogramma's of processen leren, de controle opgegeven of in sommige extreme gevallen hun baan verliezen. De taak ligt bij de projectmanager en sponsors om de zorgen van belanghebbenden te verlichten en het is onwaarschijnlijk dat u alle mensen de hele tijd gelukkig kunt maken. Sommigen moeten zo worden behandeld dat ze je inspanningen niet kunnen saboteren.

Inzicht in motivaties helpt u bij het oplossen van zorgen en het voorkomen van negatief gedrag en tactieken, zoals:

• Benodigde invoer of goedkeuringen vertragen.

• Een concurrerend project starten.

• Resources opnieuw toewijzen aan andere projecten.

• Achterkamerpolitisering om het project te ondermijnen.

De voordelen van het effectief beheren van belanghebbenden zijn:

• De projectcyclustijd verkorten door te voorkomen dat het verzandt in de politiek.

• Het goedkeuringsproces stroomlijnen.

• Ervoor zorgen dat projectresources beschikbaar zijn en gefocust blijven.

• Informatie laten stromen.

Naar boven

Een lijst met belanghebbenden ontwikkelen

Begin in het project werkt u samen met uw projectsponsor om een lijst met alle mogelijke belanghebbenden te maken. Afhankelijk van hoe u deze rol definieert en de impact van uw project op de organisatie, kan deze lijst lang zijn.

De lijst met belanghebbenden is een hulpmiddel voor de projectmanager en een belangrijke invoer voor het projectcommunicatieplan. Op basis van de evaluatie van uw lijst kunt u een sterke communicatiestrategie plannen. En u hoeft de lijstgegevens niet te delen buiten de projectsponsor.

Met de meeste projecten komt politiek, dus verwacht dat u in een aantal troebele wateren struikelt wanneer u uw belanghebbenden beoordeelt.

Naar boven

De lijst met belanghebbenden beoordelen

Bepaal de invloed van elke belanghebbende en categoriseer deze op invloedsniveau. Sommigen hebben de macht om een project vooruit te houden. Dit kan de projectsponsor of senior managers zijn. Vanwege hun posities en besluitvormingsrollen wilt u deze belanghebbenden nauwlettend in de gaten houden. Anderen kunnen mensen zijn die, hoewel ze niet de stekker uit een project kunnen trekken, achter de schermen kunnen werken om het te ondermijnen en mogelijk zelfs te beëindigen.

Een ander niveau van belanghebbenden zijn degenen die zullen leven met het product , soms dagelijks. Deze groep biedt invoer in de vorm van bedrijfsvereisten waaraan moet worden voldaan. Ze hebben het meeste te winnen als het project succesvol is, omdat dit rechtstreeks van invloed is op hen. Hoewel ze een project vaak niet direct of indirect kunnen beëindigen, zijn ze toch essentieel voor het succes ervan. Als niet aan hun behoeften of zorgen wordt voldaan, zullen ze snel van uw grootste supporters naar uw grootste probleem gaan.

Een andere manier om belanghebbenden te organiseren, is door ze te groeperen op niveau van betrokkenheid en verantwoordelijkheid. De ene groep kan actief betrokken zijn bij het project en het werk doen, een andere groep kan op een bepaald moment betrokken zijn en de andere groep kan belanghebbenden zijn die niet actief betrokken zijn, maar wel communicatie over het project moeten ontvangen.

Naar boven

RACI gebruiken om belanghebbenden te categoriseren

Verantwoordelijk, verantwoordelijk, geraadpleegd en geïnformeerd (RACI) is een hulpmiddel dat wordt gebruikt bij het ontwerpen van organisaties om belanghebbenden toe te wijzen en aan te wijzen op niveau van projectbetrokkenheid en verantwoordelijkheid. Het is een handige manier om uw belanghebbenden te categoriseren, zodat u de meest effectieve communicatiestrategie voor elke persoon of groep kunt plannen. Deze belanghebbenden worden als volgt gedefinieerd:

• Verantwoordelijk    Deze persoon is verantwoordelijk voor het voltooien van een taak.

• Verantwoordelijk    Deze persoon wordt aangesproken als de taak niet is voltooid en kan de persoon beheren die verantwoordelijk is voor het voltooien van de taak. Projectmanagers hebben deze rol vaak.

• Geraadpleegd    Hoewel deze persoon niet verantwoordelijk of verantwoordelijk is voor de voltooiing, wordt deze persoon geraadpleegd over aspecten van de taak.

• Hoogte    De houder van deze passieve rol wordt op de hoogte gehouden, maar is niet verantwoordelijk of verantwoordelijk voor taken.

Naar boven

Een gram preventie ...

Bij projectmanagement draait alles om het beheren van verwachtingen. Neem in het begin van uw projecten de tijd om met uw sponsor te werken om uw belanghebbenden te identificeren en te beoordelen. Zorg ervoor dat u uw lijst tijdens de levensduur van het project bijwerkt. U moet weten wie uw belanghebbenden zijn en hun belangen om ze effectief te beheren. Het bespaart u op de lange termijn problemen en zorgt ervoor dat uw project succesvol is.

Naar boven