De inhoud voor uw SharePoint-site plannen

Opmerking: We willen u graag zo snel mogelijk de meest recente Help-inhoud in uw eigen taal bieden. Deze pagina is automatisch vertaald en kan grammaticale fouten of onnauwkeurigheden bevatten. Wij hopen dat deze inhoud nuttig voor u is. Kunt u ons onder aan deze pagina laten weten of de informatie nuttig voor u was? Hier is het Engelstalige artikel ter referentie.

Wanneer de inhoud van een website logisch is ingedeeld gemakkelijk te vinden, is het gemakkelijker kunt beheren en te beheren en sitegebruikers productiever zijn. Als beheerder van een siteverzameling of site-eigenaar wilt u mogelijk plan uw strategie site voordat u uw site te maken. In dit artikel wordt besproken:

Welke soorten sites hebt u nodig?

Afhankelijk van de grootte of uw organisatie en het bereik van inhoud die u wilt laten op uw site, wilt u mogelijk maken van subsites binnen uw hoofdsite om inhoud te ordenen. Zie een site makenvoor meer informatie over het maken van sites.

Diagram van sitehiërarchie

Er zijn tal van mogelijke manieren kunt u kiezen om het organiseren van subsites. Er zijn enkele voorbeelden:

  • Per team of afdeling

  • Per inhoudscategorie

  • Per project

  • Per klant

  • Per machtigingsniveau of gevoeligheid (bijvoorbeeld,, als er gegevens die moet worden beperkt, u mogelijk wilt deze isoleren op een specifieke site)

Voordat u met het maken van sites beginnen kunt, besteden aan het enige tijd denkt over hoeveel-sites kunt u desgewenst en de logica waarmee u wilt ordenen. U vindt het misschien handig om te maken van een diagram van sitehiërarchie ingedeeld uw planning. U kunt snel een diagram op een vel papier of een whiteboard schetsen, maar kan u ook een meer formele diagram maken met behulp van een van de hiërarchie shapes beschikbaar als SmartArt in Microsoft Word of PowerPoint. Hiermee krijgt u een diagram dat u kunt opslaan en verwijzen naar, evenals wijzigen na verloop van tijd.

Ook een Denk na over de doel- of de functie van elke site. Hierdoor kunt u bepalen welke sitesjablonen die u wilt gebruiken om nieuwe sites te maken. SharePoint Online bevat tal van sitesjablonen waaruit u selecteren kunt wanneer u een nieuwe site maken. Als u een sitesjabloon die is bedoeld voor een specifiek doel, kunt u geven gebruikers krachtige beginnen op hun werk. Als u dat leden gebruiken kunnen om te delen regelmatig interessante nieuws of ideeën team voor een site maken wilt, wilt u mogelijk beginnen met het selecteren van de sitesjabloon Blog omdat deze sjabloon is bedoeld voor dit type communicatie.

Enkele voorbeelden van sitesjablonen in SharePoint zijn:

  • Team site

  • Blog

  • Projectsite

  • Communitysite

Zie voor meer informatie over sitesjablonen, sjablonen gebruiken om verschillende soorten SharePoint-sites te maken.

Welk soort inhoud gebruikt u op uw sites?

Wanneer u voorzichtig voor het aantal en het type sites die u hebt opgegeven, gaat u enkele planning voor de inhoud die wordt opgeslagen op deze sites. Het doel voor het plannen van inhoud is om te bepalen:

  • Welke soorten lijsten, bibliotheken of pagina's die u wilt maken op sites om inhoud te ordenen    Bibliotheken kunnen worden gebruikt om documenten en andere bestanden op te slaan, terwijl lijsten handig zijn om taken of problemen bij te houden. Pagina's zijn individuele items binnen een site waar u de inhoud, apps, koppelingen en meer kunt weergeven.

  • Welke soorten apps die u wilt opnemen    SharePoint Online bevat ingebouwde apps, zoals documentbibliotheken en lijsten, maar u kunt ook uw eigen apps maken of apps van derden in de SharePoint Store kopen.

  • Of u wilt maken van inhoudstypen    Met behulp van inhoudstypen kunt u bepalen hoe bepaalde soorten inhoud worden afgehandeld en bijgehouden.

Uw organisatie mogelijk wilt leiden van dit type van het plannen van een centrale (met name voor inhoudstypen), maar dit is ook het type van het plannen van dat u moet aanmoedigen afzonderlijke site-eigenaren wilt uitvoeren wanneer ze de inhoud van sites waarvoor ze verantwoordelijk zijn aanpassen.

Welke soorten apps wilt u toevoegen?

Denk niet alleen na over de inhoudstypen, maar ook over de andere soorten gegevens die op sites worden opgeslagen of de soorten taken die personen in uw organisatie willen gebruiken voor het beheer van sites. Dit helpt u met het plannen van verschillende soorten apps die u mogelijk wilt toevoegen aan sites. Als u bijvoorbeeld een plaats voor de opslag van documenten wilt, zult u waarschijnlijk een documentbibliotheek toevoegen. Als u belangrijke datums wilt bijhouden, voegt u een kalender toe.

U hoeft niet alle apps die u uiteindelijk nodig zult hebben, direct toe te voegen. Site-eigenaren kunnen in de loop der tijd apps toevoegen of verwijderen al naar gelang de zakelijke behoefte. Door echter in een vroeg stadium te plannen hoe u de inhoud van uw sites wilt aanpassen, kunt u er echter voor zorgen dat sites onmiddellijk nuttig zijn voor gebruikers.

SharePoint Online bevat ingebouwde apps die nuttig zijn voor uiteenlopende zakelijke doeleinden, van documentopslag en -beheer tot projectbeheer en -tracering tot communicatie. U meerdere exemplaren van deze soorten apps toevoegen aan een site. U kunt ook apps van derden kopen en toevoegen via de SharePoint Store op uw site.

Zie Een app toevoegen aan een site en Een app kopen in de SharePoint Store voor meer informatie.

Moet u inhoudstypen definiëren?

Inhoudstypen stellen sitegebruikers in staat snel speciale soorten inhoud te maken met de opdracht Nieuw item of Nieuw document in een lijst of bibliotheek. Inhoudstypen zijn nuttig omdat deze site-eigenaren een manier bieden die ervoor zorgt dat de inhoud op alle sites eenduidig is. Inhoudstypen maken het tevens mogelijk dat één lijst of bibliotheek meerdere itemtypen of documenttypen kan bevatten. Site-eigenaren kunnen specifieke details van de inhoud vooraf configureren wanneer ze nieuwe inhoudstypen instellen voor een site, lijst of bibliotheek.

Site-eigenaren kunnen inhoudstypen definiëren voor lijstitems, documenten of mappen.

U vindt het mogelijk nuttig om inhoudstypen voor een deel van uw inhoud te definiëren als uw inhoud aan een van de volgende criteria voldoet:

Als dit waar is:

Inhoudstypen zijn voor u mogelijk op de volgende manieren nuttig:

U hebt specifieke documenttypen die een gestandaardiseerde indeling of een gestandaardiseerd doel hebben en u wilt dat dit in de hele organisatie eenduidig is.

Site-inhoudstypen voor deze soorten documenten op siteniveau Team zodanig configureren dat ze over alle subsites van de teamsite beschikbaar voor gebruik zijn. Op deze manier maken alle gebruikers in uw organisatie deze documenten op een eenduidige manier.

U hebt specifieke sjablonen die voor specifieke soorten documenten moeten worden gebruikt.

Voeg deze documentsjablonen toe aan de betreffende inhoudstypen zodat deze sjabloon wordt gebruikt voor alle nieuwe documenten die op basis van het inhoudstype worden gemaakt.

Er is een standaardset met gegevens die u wilt traceren voor specifieke soorten documenten of items.

Voeg kolommen toe aan uw inhoudstypen om deze gegevens te traceren. Als een deel van de gegevens van vitaal belang is, kunt u die kolommen als zodanig aangeven. U kunt ook standaardwaarden opgeven voor specifieke kolommen wanneer u het inhoudstype configureert.

Er bestaat een gedefinieerd bedrijfsproces voor de manier waarop met specifieke documenten wordt omgegaan en hoe deze worden gereviseerd.

Overweeg om werkstromen voor specifieke inhoudstypen te configureren. U kunt werkstromen gebruiken om bedrijfsprocessen te beheren, zoals voor het reviseren of goedkeuren van documenten.

Nadat u de inhoud hebt geïdentificeerd waarvoor u inhoudstypen wilt definiëren, moet u nadenken over waar u inhoudstypen wilt definiëren. Als u site-inhoudstypen op het niveau van de teamsite definieert, zijn ze ruim zijn beschikbaar voor later gebruik in de lijsten en bibliotheken in alle subsites van uw teamsite. Aparte site-eigenaren kunnen ook site-inhoudstypen definiëren voor hun sites, hoewel deze inhoudstypen alleen beschikbaar zijn voor gebruik in lijsten en bibliotheken op die site en sites die eronder liggen.

U vindt het misschien handig om te maken van een werkblad of tabel waarmee de gegevens die u opnemen wilt wanneer u uw inhoudstypen definiëren worden vastgelegd. U kunt bijvoorbeeld beginnen met het maken van een eenvoudige tabel, zoals de onderstaande tabel, en deze vervolgens aanpassen met extra gegevens die u nuttig vindt om te traceren, zoals de sites of teams die de inhoudstypen gebruiken:

Nieuw inhoudstype

Bovenliggend inhoudstype

Kolommen

Documentsjabloon

Werkstromen

Geef de naam op van het inhoudstype dat u wilt maken.

Definieer het bovenliggende inhoudstype op basis waarvan het wordt gemaakt.

Vermeld de nieuwe of bestaande kolom die u aan het inhoudstype wilt toevoegen.

Geef op of er een documentsjabloon aan het inhoudstype is gekoppeld.

Geef op of er werkstromen aan het inhoudstype zijn gekoppeld.

Zie Een inhoudstype maken of aanpassen voor meer informatie over het werken met inhoudstypen.

Hoe vinden uw gebruikers inhoud en hoe kunnen zij deze openen?

Denk na over hoe gebruikers van de site wordt zoeken en gebruiken van de inhoud op uw SharePoint Online-sites. Dit soort planning helpt u beslissingen nemen over de manier waarop u navigeren en zoeken voor de teamsite en de subsites configureert.

Welke sites wilt u opnemen in uw globale navigatie?

Voor het plannen van uw navigatie vindt u het mogelijk nuttig om een diagram te maken van de sites in uw sitehiërarchie. Als u tijdens het plannen van de sites al een diagram hebt gemaakt, kunt u met dit diagram beginnen en het wijzigen. Neem alle subsites van uw teamsite op. U kunt ook belangrijke lijsten of bibliotheken die aanwezig op de teamsite en subsites bevatten. Zo kunt u bepalen in één oogopslag de belangrijke bestemmingen die sitegebruikers mogelijk wilt vinden als ze vanaf de startpagina van uw teamsite zijn.

De bovenste navigatiebalk op een site bedoeld is voor globale navigatie.

Bovenste koppelingen worden weergegeven met een geselecteerd.

Standaard wordt op elke site een eigen bovenste navigatiebalk gebruikt, maar u kunt bepalen dat sites de bovenste navigatiebalk mogen overnemen van de bovenliggende sites, zodat de navigatie op alle sites consistent is. U kunt configureren welke sites op de bovenste navigatiebalk worden weergegeven. U kunt ook koppelingen naar andere URL's opnemen voor het geval u koppelingen naar externe resources wilt integreren in de navigatie van uw site. Zie De navigatie op uw teamsite aanpassen voor meer informatie over het aanpassen van de bovenste navigatie.

Als u veel subsites voor uw teamsite hebt, wilt u mogelijk niet worden al deze op de bovenste koppelingsbalk omdat dit mogelijk problematisch voor gebruikers van de site. U wilt echter ook niet dat belangrijke sites of inhoud onvindbaar zijn. Gebruik het diagram van de sitehiërarchie om te bepalen welke belangrijkste sites u in de globale navigatie wilt weergeven.

Hoe navigeren gebruikers binnen sites?

Naast de bovenste navigatiebalk weergeven sites ook een navigatie-element aan de linkerkant van de pagina met de naam van de werkbalk Snelstarten.

Meestal worden op de balk Snel starten koppelingen weergegeven die specifiek bij de huidige site horen en de balk kan worden gebruikt om de belangrijkste inhoud te markeren. Wanneer u een nieuwe lijst of bibliotheek maken, een nieuwe koppeling wordt automatisch weergegeven onder Recent op de werkbalk Snelstarten. Alleen de vijf nieuwste koppelingen worden weergegeven in het gedeelte Recent.

Met de koppeling Recent op de werkbalk Snel starten worden de meest recente pagina's, lijsten en bibliotheken weergegeven.

U kunt aanpassen om de werkbalk Snelstarten wilt toevoegen of verwijderen van koppelingen naar de lijsten en bibliotheken op de site. U kunt ook koppelingen onder aangepaste koppen groeperen. Als u besluit om alle subsites overnemen van de globale navigatie hebben, klikt u vervolgens dient belangrijke voor Site-eigenaars kunnen de navigatie op de werkbalk Snelstarten aanpassen omdat deze dat de primaire manier waarop gebruikers wordt inhoud binnen een site zoeken wanneer ze deze bezoekt. Als u besluit om niet te laten overnemen van de globale navigatie van de teamsite subsites, klikt u vervolgens kunnen gebruikers zowel de bovenste koppelingsbalk als de werkbalk Snelstarten op een subsite gebruiken om te zoeken naar de inhoud die erin. Zie de navigatie op uw teamsite aanpassenvoor meer informatie over het bewerken van de koppelingen op de werkbalk Snelstarten.

Naar boven

Waarover moet u nadenken wanneer u zoekopdrachten plant?

Uw gebruikers zijn waarschijnlijk meer geneigd SharePoint Online te gebruiken als ze gemakkelijk de benodigde informatie kunnen vinden. Met behulp van functies voor inhoud zoals inhoudstypen of door metagegevenskolommen toe te voegen op lijsten en bibliotheken, kunt u dat inhoud overzichtelijker via de zoekfunctie.

Beheerders van siteverzamelingen en site-beheerders kunnen een aantal configuraties om aan te passen de zoekervaring van gebruikers uitvoeren.

Dit doet u als volgt:

Meer informatie:

De stijl en instellingen die betrekking hebben op zoekresultaten aanpassen, kunt u het zoekcentrum en de webonderdelen op Zoekcentrumpagina's aanpassen.

Het zoekcentrum beheren in SharePoint Online

Regels voor het verbeteren van de manier waarop die door zoekprogramma moet reageren op gebruikers query maken.

Queryregels beheren

De resultatenbronnen voor zoekopdrachten aanpassen.

Resultatenbronnen beheren

Weergeven, maken of wijzigen van beheerde eigenschappen of verkende eigenschappen toewijzen aan beheerde eigenschappen.

Het zoekschema beheren in SharePoint Online

U wilt exporteren en importeren instellingen van aangepaste zoekconfiguraties tussen sites. De instellingen die u exporteren en importeren bevatten alle aangepaste queryregels, resultatenbronnen, resultaattypen, classificeren-modellen en site-instellingen voor zoeken.

Instellingen van een aangepaste zoekconfiguratie exporteren en importeren

Hoe inhoud beschikbaar wordt in zoekacties

De zoekservice verkent de SharePoint Online-inhoud volgens planning elke vijf minuten. Nadat een item is toegevoegd aan een SharePoint Online-site, duurt het even voordat het is geïndexeerd en wordt weergegeven in de zoekresultaten. Hoe lang dit duurt varieert, afhankelijk van de huidige gebruikersactiviteiten. Taken als migratie, upgraden en onderhoud van de site verhogen de belasting van de indexeringspijplijn. Nieuwe inhoudsitems moeten meestal worden weergegeven in zoekresultaten binnen een uur.

Wat moeten gebruikers met inhoud doen?

Door enkele eenvoudige vragen over wat sitegebruikers moeten met inhoud doen, kunt u bepalen hoe u moet mogelijk configureren specifieke sites, lijsten of bibliotheken, evenals welke specifieke functies sitegebruikers moet gebruiken.

Vragen die u zich kunt stellen:

Overwegingen voor de configuratie van inhoud:

Moet u versies van specifieke soorten documenten of lijstitems traceren?

  • Overweeg om versiebeheer voor deze lijsten of bibliotheken in te schakelen.

  • Overweeg om documenten of items uit te laten checken voordat ze worden gewijzigd.

Moeten sitegebruikers tegelijk aan specifieke soorten documenten werken of samenwerken?

  • Overweeg om cocreatie in te schakelen voor de betreffende bibliotheken om samenwerking te vergemakkelijken.

Specifieke soorten inhoud moet worden goedgekeurd voordat ze algemeen toegankelijk zijn

  • Overweeg om de goedkeuring van inhoud in te schakelen voor bibliotheken, of om werkstromen te gebruiken voor het beheer van goedkeuring.

Zijn bepaalde soorten documenten onderhevig aan bedrijfsprocessen of menselijke werkstromen?

  • Overweeg om werkstromen te maken of te configureren voor de inhoudstypen die van toepassing zijn op deze documenten, of voor de bibliotheken waarin deze documenten zich bevinden.

Gebruikt u lijsten om te sturen of te beheren processen

  • Overweeg om op lijsten gebaseerde werkstromen te maken of te configureren voor processen zoals het bijhouden en beheren van actie-items.

Gevoelige inhoud op sites die moeten worden niet algemeen toegankelijk zal zijn?

  • Overweeg om specifieke sites of bibliotheken te maken en deze te configureren met unieke machtigingen om gevoelige inhoud op te slaan.

  • Overweeg om machtigingen op itemniveau te maken als er een minimale behoefte is om de toegang tot inhoud te beperken.

  • Overweeg om doelgroepen te gebruiken om verschillende inhoud voor verschillende gebruikers weer te geven.

  • Overweeg om specifieke lijsten of bibliotheken uit te sluiten van zoekindexering.

Ontvangen gebruikers updates over inhoudswijzigingen?

  • Overweeg om RSS in te schakelen voor belangrijke lijsten en bibliotheken.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×