De agenda van Outlook 2007 gebruiken om uw afwezigheid te melden

U kunt tijdblokken in uw Microsoft Office Outlook 2007-agenda gemakkelijk als 'bezet' of 'niet aanwezig' markeren. Maar hoe zorgt u ervoor dat uw collega's deze perioden, bijvoorbeeld vakanties, gemakkelijk kunnen zien? En hoe kunt u in een oogopslag zien wanneer uw collega's niet op kantoor zullen zijn?

In dit artikel wordt uitgelegd hoe u aangepaste verzoeken voor vergaderingen die de hele dag duren, kunt gebruiken om iedereen op de hoogte te houden, zonder dat dit effect heeft op de beschikbare vrije tijd in de agenda's van ontvangers.

Zie Automatisch afwezigheidsberichten versturen vanuit Outlook 2007 als u wilt weten hoe u automatisch afwezigheidsberichten kunt versturen.

Vakantie binnen uw organisatie plannen

Het plannen van vakantie bestaat uit twee stappen. De eerste stap is dat u uw collega's informeert dat u afwezig zult zijn door uw vakantie toe te voegen aan hun agenda. De tweede stap is dat u de periode dat u op vakantie bent, in uw eigen agenda markeert.

Wanneer u tijdblokken in uw agenda als 'niet aanwezig' markeert, kunnen uw collega's deze blokken zien wanneer zij een afspraak voor een vergadering met u willen maken. Maar zou het niet handig zijn als u iedereen tegelijk en van tevoren op de hoogte kon brengen van uw afwezigheid, zonder dat dit effect heeft op de beschikbaarheid van uw collega's en u hun agenda niet nodeloos opvult? U kunt dit doen door uw informatie in hun agenda weer te geven als een gebeurtenis die de hele dag duurt, maar in tegenstelling tot een normale gebeurtenis die de hele dag duurt, die meestal ingesteld is op 'bezet', wordt deze gebeurtenis als beschikbare tijd weergegeven. De beschikbaarheid van uw collega's wordt hierdoor niet gewijzigd.

Opmerking : Vergaderverzoeken zijn ontworpen om naar Outlook-gebruikers verzonden te worden. Als u het schema van een collega wilt bekijken terwijl u een vergaderverzoek in Outlook opstelt, moet uw bedrijf Microsoft Exchange Server 2000, Microsoft Exchange Server 2003 of Microsoft Exchange Server 2007 gebruiken. Als uw organisatie Microsoft Exchange niet gebruikt, kunt u via de sectie Uw vakantieschema aan medewerkers buiten de organisatie beschikbaar stellen alternatieven vinden.

  1. Wijs naar Nieuw in het menu Bestand en klik op Vergaderverzoek.

    Sneltoets  Druk op Ctrl+Shift+Q om een nieuw vergaderverzoek te maken.

  2. Typ een beschrijving in het vak Onderwerp.

  3. Typ een locatie in het vak Locatie.

  4. Selecteer in de lijsten Begintijd en Eindtijd de begin- en eindtijd voor uw afwezigheid. Voor vakanties worden meestal hele dagen gebruikt. Schakel in dit geval het selectievakje Duurt hele dag in.

    Een gebeurtenis die de hele dag duurt, is een gebeurtenis van 24 uur van middernacht tot middernacht.

    Opmerking : Outlook gebruikt standaard de huidige tijdzone op uw computer voor planningen. Als u uw afwezigheid op basis van een andere tijdzone wilt plannen, kiest u Tijdzones in de groep Opties op het tabblad Vergadering.

  5. Klik op Beschikbaar in de groep Opties voor Weergeven als. Als u al hebt opgegeven dat deze gebeurtenis de hele dag duurt, wordt bij Opslaan als automatisch Beschikbaar weergegeven.

    Belangrijk : Zorg ervoor dat de instelling Weergeven als is ingesteld op Beschikbaar. De ontvangers van het vergaderverzoek kunnen het verzoek dan accepteren en uw vakantie aan hun agenda toevoegen, maar die tijd in hun agenda niet blokkeren. De agenda van de ontvanger geeft nog steeds beschikbaarheid weer tijdens uw vakantieperiode.

  6. Typ de informatie die u met de ontvangers wilt delen.

  7. Klik op Aan en typ de naam van de persoon of resource die u voor de vergadering wilt uitnodigen in het vak Zoeken in het dialoogvenster Genodigden en resources selecteren. Als u via de optie Meer kolommen zoekt, klikt u op Start.

  8. Selecteer de naam in de resultatenlijst, klik op Vereist en klik op OK.

  9. Als u medewerkers op de hoogte brengt van een reeks terugkerende perioden wanneer u afwezig bent, kiest u Terugkerend patroon in de groep Opties op het tabblad Vergadering. Selecteer het terugkerende patroon en klik op OK.

    Wanneer u een terugkerend patroon aan een vergaderverzoek toevoegt, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Terugkerende vergadering.

  10. Klik op het tabblad Vergadering in de groep Weergeven op Afspraak.

  11. Klik op Verzenden.

Wanneer u dit vergaderverzoek verstuurt met de optie Weergeven als ingesteld op Beschikbaar, wordt de gebeurtenis boven aan elke dag in de Outlook-agenda van uw collega's weergegeven: een visuele markering waardoor geen werktijd in beslag wordt genomen.

Opmerking : Als u Duurt hele dag niet selecteert, wordt de gebeurtenis niet boven aan de pagina maar op het tijdraster weergegeven, maar nog steeds als vrije tijd.

U bent nu nog niet helemaal klaar. U wilt deze tijd waarschijnlijk als Niet aanwezig in uw eigen agenda weergeven. Ga naar Vakantie in uw agenda markeren voor meer informatie over hoe u dit doet.

Als u de stappen in de vorige sectie gevolgd hebt, is het verstuurde vergaderverzoek als beschikbare tijd gemarkeerd om te voorkomen dat er tijd in de agenda's van andere medewerkers wordt ingenomen. De tijd wordt echter ook in uw eigen agenda gemarkeerd als beschikbaar. U moet nu een extra afspraak voor uzelf maken, zodat anderen kunnen zien dat u tijdens de opgegeven periode niet beschikbaar bent.

Een veelgemaakte fout is het vergaderitem in uw agenda te openen en de instelling van Weergeven als te wijzigen van Beschikbaar in Niet aanwezig nadat u het oorspronkelijke verzoek hebt verzonden. Waarschijnlijk denkt u dat hiermee de gebeurtenis alleen in uw eigen agenda als Bezet wordt weergegeven. Wanneer u dit doet, wordt er echter een update aan alle ontvangers van het vergaderverzoek verstuurd, waarbij de instelling van Beschikbaar wordt gewijzigd in Niet aanwezig. Dit houdt in dat de genomen stappen om dit te vermijden, teniet worden gedaan. U moet een dubbele afspraak in uw agenda maken met de optie Weergeven als ingesteld op Niet aanwezig.

Wanneer medewerkers de Outlook-agenda gebruiken om vergaderingen en andere gebeurtenissen te plannen, kunnen ze uw beschikbaarheid zien, tenzij u de toegangsrechten voor uw agenda hebt gewijzigd. Normaal is de optie Weergeven als voor afspraken, vergaderingen en gebeurtenissen ingesteld op Bezet. U kunt ook items maken waarbij de optie Weergeven als is ingesteld op Niet aanwezig. Items met de instelling Niet aanwezig lijken op items met de instelling Bezet, zodat duidelijk is dat u dan niet beschikbaar bent. De twee typen worden anders weergegeven: items met de instelling Niet aanwezig zijn paars, items met de instelling Bezet hebben een blauw thema. Dit verschil maakt duidelijk waarom u niet beschikbaar bent. U kunt bijvoorbeeld een conflicterend Bezet-item verplaatsen, maar een item met de instelling Niet aanwezig zoals uw vakantie, wilt of kunt u waarschijnlijk niet wijzigen.

  1. Wijs in Agenda naar Nieuw in het menu Bestand en klik vervolgens op Afspraak.

  2. Typ in het vak Onderwerp uw naam en vervolgens vakantie. U kunt het vak Onderwerp ook gebruiken om andere vrije dagen op te geven.

  3. Klik in het vak Begintijd op de datum waarop uw vakantie (of vrije dagen) begint.

  4. Klik in het vak Eindtijd op de datum waarop uw vakantie (of vrije dagen) afgelopen is.

  5. Schakel het selectievakje Duurt hele dag in.

  6. Wijzig de instelling van Weergeven als in Niet aanwezig.

  7. Klik op Opslaan en sluiten.

Opmerking : Het is misschien handig om het eerste vergaderverzoek dat u naar andere medewerkers verstuurd hebt, te verwijderen (alleen uit uw agenda). U kunt het verzoek ook laten staan, zodat u gemakkelijk een update of annulering kunt versturen als u uw plannen verandert.

U kunt agendagegevens delen met iedereen die toegang tot e-mail of internet heeft, of u nu een Exchange-, POP3-, IMAP- of Windows Live Mail-account gebruikt.

Agenda's kunnen als bijlage van een e-mailbericht worden verstuurd. Deze bijlagen bevatten geen koppeling naar de bronagenda en worden dus nooit bijgewerkt. Stel dat u met iemand aan een project werkt die in dienst is bij een ander bedrijf en die geen toegang heeft tot uw Outlook-agendagegevens en dus niet kan zien wanneer u beschikbaar bent voor een vergadering. U kunt dan een e-mailbericht met een momentopname van de agenda sturen, die in de hoofdtekst van het e-mailbericht en als iCalendar-bestandsbijlage word weergegeven. Als de ontvanger Office Outlook 2007 gebruikt, wordt de iCalendar-bestandsbijlage als een Outlook-agenda geopend.

  1. In Agenda selecteert u een agenda om die in de weergave te activeren.

  2. Klik in het menu Bestand op Opslaan als.

  3. In het tekstvak Bestandsnaam typt u een naam voor het iCalendar-bestand. Deze naam moet gemakkelijk herkenbaar zijn voor u en uw ontvangers.

    Naast Meer opties wordt een overzicht met de agendanaam, het datumbereik en het detailniveau weergegeven. Als u tevreden bent met dit overzicht, gaat u naar stap 8; ga anders door met stap 4.

  4. Klik op Meer opties.

  5. In de lijst Datumbereik kiest u de hoeveelheid agendagegevens die in het iCalendar-bestand moeten worden opgenomen, of klikt u op Datums opgeven om een aangepast datumbereik in te voeren.

    Opmerking : Als u een groot datumbereik kiest of Volledige agenda selecteert, kan dat een groot iCalendar-bestand opleveren.

  6. Kies in de lijst Detail de hoeveelheid detail die ontvangers kunnen zien. Standaard is de optie Alleen beschikbaarheid geselecteerd.

    Opmerking : Met geen enkele optie worden items weergegeven die u als privé hebt gemarkeerd, tenzij u de privacyoptie onder Geavanceerd wijzigt.

  7. U kunt ook op Weergeven klikken om geavanceerde opties te bekijken.

    • Details van items met de markering Privé opnemen      Voor deze optie moet Detail zijn ingesteld op Beperkte details of Volledige details. Het bestaan van privé-items wordt aangegeven, maar meer informatie wordt er niet gedeeld.

    • Bijlagen binnen agenda-items opnemen      Voor deze optie moet Detail zijn ingesteld op Volledige details. In dat geval worden alle bijlagen in agenda-items, bijvoorbeeld spreadsheets, opgenomen.

      Opmerking : Hierdoor kan de omvang van het iCalendar-bestand aanzienlijk toenemen.

  8. Klik op OK en vervolgens op Opslaan.

    Als uw agenda geen items bevat, wordt er een dialoogvenster weergegeven zodat u het opslaan van het iCalendar-bestand kunt annuleren.

Naar boven

Een agenda naar Office Online publiceren

U kunt uw Office Outlook 2007-agenda's delen door ze naar Microsoft Office Online te publiceren. Met Office Online kunt u agenda's gratis delen en kunt u de gebruikerstoegang bepalen. Bovendien kunt u ook agenda's op Office Online publiceren of bekijken als u geen Exchange-account gebruikt. Office Online is een geweldige manier om agendagegevens te delen als u POP3- of -e-mailaccounts gebruikt, de meest gangbare e-mailaccounts voor persoonlijk gebruik of het MKB.

  1. Klik in Agenda, in het navigatiedeelvenster, met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt publiceren.

    Opmerking : Als u het navigatiedeelvenster in de geminimaliseerde weergave gebruikt, klikt u in het navigatiedeelvenster op de knop Agenda Knopafbeelding . Klik op Navigatiedeelvenster en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt publiceren.

    Tip : Als u uw standaardagenda wilt publiceren, klikt u op Mijn agenda publiceren in het navigatiedeelvenster en gaat u door naar stap 3.

  2. Wijs in het snelmenu naar Publiceren op internet en klik op Publiceren naar Office Online.

  3. Als u voor het eerst een agenda naar Office Online publiceert, moet u zich met uw Windows Live ID-account voor Office Online registreren. Als u geen gratis Windows Live ID-account hebt, kunt u een account maken. Volg de instructies op het scherm.

  4. Selecteer bij Tijdsperiode het aantal dagen dat u de agenda wilt delen.

    Schermopname van datumbereik

  5. Naast Detail klikt u op het pijltje en kiest u hoeveel details u wilt delen. U kunt desgewenst het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven inschakelen om gedeelde details tot de werktijden te beperken die u in Outlook hebt opgegeven.

    Agendadetails

  6. Naast Machtigingen kiest u of alleen opgegeven personen of alle gebruikers van Office Online uw agendagegevens kunnen bekijken en doorzoeken.

    • Alleen genodigden kunnen deze agenda weergeven      Als u op deze optie klikt, wordt er een Outlook-sharebericht geopend nadat de agenda naar Office Online is gepubliceerd. U kunt dit sharebericht naar alle personen sturen die u toegang tot uw agenda wilt geven. Het sharebericht bevat automatisch een koppeling naar de agenda, en u kunt desgewenst een bericht typen.

    • Iedereen kan deze agenda weergeven en doorzoeken op Office Online      Als u op deze optie klikt, kan iedereen met de koppeling uw agenda bekijken. Er is geen Windows Live ID-account vereist voor aanmelding bij een service. Bovendien kunnen gebruikers van Office Online deze agenda vinden wanneer ze naar agenda's zoeken.

  7. Als u een agenda publiceert die iedereen kan bekijken en doorzoeken, typt u een beschrijving voor uw agenda in het toepasselijke vak, aan de hand waarvan andere Office Online-gebruikers uw agenda kunnen vinden.

    Deze agenda wordt standaard periodiek bijgewerkt. Wijzigingen in de agenda worden tijdens het volgende handmatige of automatische verzend-/ontvangstproces naar Office Online gepubliceerd. Er is standaard een interval van 30 minuten tussen elk verzend-/ontvangstproces voor elke groep Verzenden/ontvangen. Als u het interval voor het automatische verzend-/ontvangstproces op minder dan 20 minuten instelt, worden agenda-updates met een minimuminterval van 20 minuten naar Office Online verzonden.

    Als u deze agenda wilt uploaden maar daarna geen updates meer wilt publiceren, klikt u op Geavanceerd en selecteert u vervolgens Eén upload: updates worden niet verzonden.

  8. Klik op OK.

Nadat u een agenda hebt gedeeld, wordt het agendapictogram in het navigatiedeelvenster als volgt weergegeven.

Gedeelde agenda

Naar boven

Een agenda op een WebDAV-server publiceren

Publicatie naar een WebDAV-server is nuttig wanneer u agenda's en beschikbaarheidsgegevens met anderen wilt delen, maar geen software zoals Exchange gebruikt.

WebDAV (World Wide Web Distributed Authoring and Versioning) is een extensie van HTTP waarmee u documenten op een webserver kunt maken en wijzigen. De server waarop u een agenda publiceert, moet het WebDAV-protocol ondersteunen. Niet alle webservers ondersteunen WebDAV. Zelfs als u FTP (File Transfer Protocol) kunt gebruiken of rechtstreeks opslaat naar een UNC-pad (Universal Naming Convention) zoals \\server\teamdocumenten, wil dit niet altijd zeggen dat WebDAV beschikbaar is. Uw serverbeheerder of ISP (Internet service provider) kan u vertellen of WebDAV op de gewenste server beschikbaar is.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster in Agenda met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen.

  2. Wijs in het snelmenu naar Publiceren op internet en klik op Publiceren naar WebDAV-server.

  3. In het vak Locatie typt u de locatie van de WebDAV-server en -map.

  4. Selecteer bij Tijdsperiode het aantal dagen dat u de agenda wilt delen.

  5. Naast Detail klikt u op het pijltje en kiest u hoeveel details u wilt delen. U kunt desgewenst het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven inschakelen om gedeelde details tot de werktijden te beperken die u in Outlook hebt opgegeven.

    Agendadetails

    Deze agenda wordt standaard periodiek bijgewerkt. Wijzigingen in de agenda worden tijdens het volgende handmatige of automatische verzend-/ontvangstproces naar de WebDAV-server gepubliceerd. Standaard is er een interval van 30 minuten tussen elk verzend-/ontvangstproces voor elke groep Verzenden/ontvangen. Als u het interval voor het automatische verzend-/ontvangstproces op minder dan 20 minuten instelt, worden agenda-updates met een minimuminterval van 20 minuten naar de WebDAV-server verstuurd.

    Als u deze agenda wilt uploaden maar daarna geen updates meer wilt publiceren, klikt u op Geavanceerd en selecteert u vervolgens Eén upload: updates worden niet verzonden.

  6. Klik op OK.

Nadat u een agenda hebt gedeeld, wordt het agendapictogram in het navigatiedeelvenster als volgt weergegeven.

Gedeelde agenda

U kunt een agenda als een webpagina opslaan en dan met anderen delen. U kunt bijvoorbeeld een agenda met belangrijke projectdatums als een pagina op het intranet van uw bedrijf publiceren, of het speelschema van uw voetbalteam op uw eigen website. Wanneer u de URL distribueert, kunnen anderen de agenda gemakkelijk bekijken. Als uw ISP (Internet service provider) u een website of locatie biedt waar u bestanden met anderen kunt delen, kunt u uw agenda als webpagina delen.

Tip : Een betere oplossing is echter de agendapublicatieservice van Microsoft Office Online. U kunt agenda's rechtstreeks vanuit Outlook opslaan en publiceren, en updates automatisch beheren.

Wanneer u een agenda als een webpagina opslaat, kunt u de begin- en einddatum voor de agenda opgeven, en bepalen of afspraakgegevens die in het tekstgedeelte van de afspraak zijn ingevoerd, ook worden opgenomen. U kunt ook een achtergrond toevoegen.

  1. Selecteer in Agenda een agenda om die in de weergave te activeren.

  2. Klik op Opslaan als webpagina in het menu Bestand.

  3. Gebruik onder Duur de vakken Begindatum en Einddatum om een datum in te voeren. Klik op de pijl-omlaag om een agenda te kiezen.

    De standaardinstelling is de huidige en volgende maand.

  4. Onder Opties kunt u kiezen of details van uw afspraken moeten worden opgenomen, en kunt u desgewenst een achtergrondafbeelding voor uw webpagina selecteren.

  5. Onder Opslaan als typt u in het tekstvak Agendatitel de naam die als titel van de webpagina moet worden weergegeven.

  6. Blader bij Bestandsnaam naar de locatie waar u de webpagina wilt opslaan en typ vervolgens een bestandsnaam.

  7. De webpagina wordt standaard in uw webbrowser geopend wanneer u op Opslaan klikt. Wilt u de webpagina niet bekijken, dan schakelt u het selectievakje Opgeslagen webpagina openen in browser uit.

  8. Klik op Opslaan.

    Opmerking : In sommige webbrowsers, zoals Windows Internet Explorer, wordt de pagina misschien niet goed weergegeven omdat actieve inhoud geblokkeerd is. Als u bovenin een infobalk ziet, klikt u op de tekst, op Geblokkeerde inhoud toestaan en vervolgens op Ja.

  1. Klik in het navigatiedeelvenster in Agenda op Agenda per e-mail verzenden.

    Opmerking : Als u het navigatiedeelvenster in de geminimaliseerde weergave gebruikt, klikt u in het navigatiedeelvenster op de knop Agenda Knopafbeelding . Vervolgens klikt u op Navigatiedeelvenster, klikt u met de rechtermuisknop op de agenda die u wilt delen en klikt u op Verzenden via e-mail.

  2. Typ in het vak Aan de naam van de persoon aan wie u de abonnementsgegevens wilt versturen.

  3. Kies in de lijst Agenda de agenda die u wilt versturen. Standaard wordt uw standaardagenda gekozen. Dit is de Outlook-agenda die wordt gebruikt om beschikbaarheidsgegevens aan anderen weer te geven en waarin vergaderverzoeken worden geaccepteerd.

  4. Kies in de lijst Datumbereik het bereik met agendadatums dat u in het e-mailbericht wilt opnemen. Klik op Datums opgeven om een eigen datumbereik in te voeren.

    Tip : Als u een groot datumbereik kiest of Volledige agenda selecteert, kan het e-mailbericht erg groot worden.

  5. Kies in de lijst Detail hoeveel details de ontvangers kunnen zien. Standaard is de optie Alleen beschikbaarheid geselecteerd.

    Opmerking : Met geen enkele optie worden items weergegeven die u als privé hebt gemarkeerd, tenzij u de privacyoptie onder Geavanceerd wijzigt.

  6. U kunt eventueel ook de gegevens in het e-mailbericht beperken tot uw werktijden door het selectievakje Alleen de tijd binnen mijn werktijden weergeven in te schakelen. U wijzigt uw werktijden door op Werktijden instellen te klikken.

  7. U kunt ook op Weergeven klikken om geavanceerde opties te bekijken.

    • Details van items met de markering Privé opnemen      Voor deze optie moet Detail zijn ingesteld op Beperkte details of Volledige details. Het bestaan van privé-items wordt aangegeven, maar meer informatie wordt er niet gedeeld.

    • Bijlagen binnen agenda-items opnemen      Voor deze optie moet Detail zijn ingesteld op Volledige details. In dat geval worden alle bijlagen in agenda-items, bijvoorbeeld spreadsheets, opgenomen.

      Hierdoor kan de omvang van het e-mailbericht aanzienlijk toenemen.

    • E-mailindeling      U kunt uw Dagplanning of een Lijst met gebeurtenissen opnemen.

  8. U kunt eventueel rechten opvragen om de standaardagenda van de ontvanger te bekijken. Hiervoor schakelt u het selectievakje Machtiging aanvragen om agenda van geadresseerde weer te geven in.

    Opmerking : Met deze optie wordt alleen om toegang tot de standaardagenda van de ontvanger gevraagd. Als u toegang wilt aanvragen voor een extra agenda die de ontvanger heeft gemaakt, bijvoorbeeld een persoonlijke agenda, moet u een e-mailbericht versturen waarin u om rechten voor die agenda vraagt.

  9. Klik op Verzenden.

  10. Controleer het bevestigingsvenster en klik op OK als u tevreden bent.

    Als uw agenda geen items bevat, wordt er een dialoogvenster weergegeven waarin u het verzenden van het e-mailbericht kunt annuleren.

Bij afwezigheid automatisch op e-mailberichten reageren

Wanneer u niet achter uw computer zit en uw e-mailberichten niet controleert, kunt u Office Outlook 2007 zo instellen dat er een automatisch antwoord op sommige of alle e-mails wordt verzonden. U moet weten welk type e-mailaccount u gebruikt om te bepalen welke functionaliteit beschikbaar is voor het instellen van een automatisch antwoord.

Zie Automatisch afwezigheidsberichten versturen vanuit Outlook 2007 voor meer informatie.

Naar boven

Delen Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×