Basistaken in SharePoint Workspace 2010

Soorten werkruimten in SharePoint Workspace

In SharePoint Workspace kunt u kiezen uit drie soorten werkruimten: SharePoint-werkruimten, Groove-werkruimten en gedeelde mappen.

Met SharePoint-werkruimten, een nieuwe voorziening in deze versie, kunt u een kopie van een SharePoint-site maken op uw computer die automatisch wordt gesynchroniseerd met de server. Dit soort werkruimte kan slechts één lid hebben en dat is de maker van de werkruimte.

Groove-werkruimten zijn bekend voor iedereen die een eerdere versie van deze software heeft gebruikt, bijvoorbeeld Office Groove 2007. Dit soort werkruimte bevat meestal een aantal productiviteitsmiddelen die u naar wens kunt toevoegen en heeft meestal twee of meer leden die worden uitgenodigd.

Een gedeelde map is een speciaal type Groove-werkruimte waarmee u kunt het delen van de inhoud van een map in het Windows-bestandssysteem. Zie voor meer informatie over dit type werkruimte over gedeelde mappen.

Onderdelen van een SharePoint-werkruimte

1. SharePoint-documentbibliotheken in deze werkruimte die worden gesynchroniseerd.

2. SharePoint-lijsten in deze werkruimte die worden gesynchroniseerd.

3. Lijsten of bibliotheken die niet worden ondersteund in deze SharePoint-werkruimte. Er is een webkoppeling beschikbaar om naar deze inhoud op de SharePoint-site te navigeren.

4. Inhoud in de geselecteerde documentbibliotheek.

In dit document wordt beschreven hoe u een SharePoint-werkruimte maakt op basis van een SharePoint-site.

Onderdelen van een Groove-werkruimte

Met Groove-werkruimten kunnen groepen of organisaties met gemeenschappelijke doelstellingen en doelen ideeën delen en samenwerken. Een Groove-werkruimte bevat normaliter twee of meer 'leden', dat wil zeggen personen die na een uitnodiging lid zijn geworden van de werkruimte. De inhoud van een werkruimte is zeer dynamisch. Alle leden die op dat moment online zijn, zien onmiddellijk de updates die zij of andere leden toevoegen. U en andere leden verzenden en ontvangen updates wanneer u online gaat.

Groove-werkruimten toestaan leden die u wilt werken met diverse hulpprogramma's voor gespecialiseerde toepassing. Stel dat u een wekelijkse vergadering als u wilt bespreken marketingmaterialen Gereedheidscontrole uitvoeren. Activiteiten mogelijk gebruikmaakt van instellen deadlines, taken, toewijzen en controleren van werk voltooid. Als u wilt deze vergadering vergemakkelijken, mogelijk leden van de werkruimte bestanden in een hulpmiddel documentenposten, problemen in een hulpmiddel discussiebespreken en samenwerken aan een hulpmiddel Agendamet vergaderingen. Alle leden op dat moment online op hetzelfde moment in de werkruimte kan interactie realtime chatgebruiken.

1. Hulpmiddelen in deze werkruimte.

2. Leden in deze werkruimte.

3. Inhoud in het geselecteerde werkruimtehulpmiddel.

4. Een item dat nieuwe of ongelezen inhoud bevat.

5. Nodig nieuwe leden voor deze werkruimte uit met het vak Uitnodigen voor werkruimte.

6. De chattranscriptie van de werkruimte.

Een SharePoint-werkruimte maken door items te downloaden in lijsten en bibliotheken

Voor de eenvoudigste manier om een SharePoint-werkruimte te maken gaat u naar de SharePoint-site en synchroniseert u de site naar de computer. Alle items in ondersteunde lijsten en bibliotheken worden gedownload naar de SharePoint-werkruimte. De inhoud van items in documentbibliotheken wordt alleen op aanvraag gedownload zodra u de documenten opent in de SharePoint-werkruimte.

Lijsten en bibliotheken die nog niet worden ondersteund, worden weergegeven in het deelvenster Inhoud van de werkruimte samen met koppelingen naar de SharePoint-site.

1. Ga in een webbrowser naar de SharePoint-site die u wilt synchroniseren in een SharePoint-werkruimte.

2. Klik op Siteacties en klik op Synchroniseren met SharePoint-werkruimte.

   

3. Klik in het dialoogvenster Synchroniseren met SharePoint-werkruimte op OK.

   

   Er wordt een voortgangsvenster geopend waarin u kunt zien hoeveel van de SharePoint-site al is gedownload naar de SharePoint-werkruimte.

   

4. Klik nadat het downloaden is voltooid op Werkruimte openen of op Sluiten.

Een SharePoint-werkruimte maken door een geselecteerde lijst of bibliotheek te synchroniseren

In sommige gevallen wilt u wellicht alleen een afzonderlijke lijst of bibliotheek in de SharePoint-werkruimte op uw computer synchroniseren. U kunt dit doen en zo de vermijden tijd te verspillen bij het downloaden van items uit andere lijsten en bibliotheken.

1. Ga in een webbrowser naar de SharePoint-site die u wilt synchroniseren in een SharePoint-werkruimte.

2. Selecteer de lijst of de bibliotheek die u wilt synchroniseren op uw computer.

3. Ga op een van de volgende manieren te werk:

   • Als u een lijst hebt geselecteerd, klikt u op Lijst onder Hulpmiddelen voor lijsten.

     

   • Als u een bibliotheek hebt geselecteerd, klikt u op Bibliotheek bij Hulpmiddelen voor bibliotheken.

     

4. Klik in het lint van SharePoint in de groep Verbinden en exporteren op Synchroniseren met SharePoint Workspace.

5. Klik op OK.
   Er wordt een dialoogvenster met de synchronisatievoortgang geopend waardoor u wordt geïnformeerd over de voortgang van het downloaden vanaf de SharePoint-site naar de SharePoint-werkruimte.

6. Klik nadat het downloaden is voltooid op Werkruimte openen of op Sluiten.

Een afzonderlijke lijst of bibliotheek synchroniseren

1. Klik in het deelvenster Inhoud op de lijst of bibliotheek die u wilt synchroniseren.

2. Klik op de tab Synchroniseren op Synchroniseren en klik vervolgens op Synchronisatie.

   

Op de statusbalk ziet u de voortgang van de synchronisatie.

Alle lijsten en bibliotheken in de SharePoint-werkruimte synchroniseren

• Klik op het tabblad Synchronisatie op Synchronisatie en klik op Werkruimte synchroniseren.

Op de statusbalk ziet u de voortgang van de synchronisatie.

Navigeren naar een SharePoint-werkruimte in de startbalk

U kunt naar elke SharePoint-werkruimte gaan die u hebt gemaakt in de startbalk.

1. Start SharePoint Workspace.

2. Klik op de startbalk op het tabblad Start.

3. Dubbelklik op de naam van de SharePoint-werkruimte om de werkruimte te openen.

Navigeren naar een SharePoint-werkruimte in het bestandssysteem

U kunt navigeren naar uw SharePoint-werkruimten in uw bestandssysteem.

Als u Windows Vista of later gebruikt, zijn uw werkruimten opgeslagen in de map Werkruimten in de map Gebruikersprofiel.

Als u Windows XP uitvoert, zijn uw werkruimten opgeslagen in de map Werkruimten in de map Mijn documenten.

Als u de map Werkruimten opent, wordt SharePoint Workspace automatisch geopend als het niet al actief is. Werkruimten worden weergegeven met dezelfde pictogrammen als op de startbalk.

Open een willekeurige 'map' in de werkruimte om een lijst te zien van alle hulpmiddelen Documenten in die werkruimte.