Basistaken in Outlook

Met Outlook kunt u uw e-mails, agenda's, contactpersonen, taken en takenlijsten op één locatie organiseren. Het organiseren begint met uw e-mailaccount. Vanuit dit account kunt u beginnen te werken met e-mails, deze omzetten in taken of afspraken en informatie over personen met wie u communiceert opslaan in uw contactpersonen, zodat u zich nooit meer een e-mailadres of telefoonnummer hoeft te herinneren. We behandelen sommige van deze basistaken hieronder in het kort.

Aan de slag

Uw eerste stap bestaat uit het instellen van uw Outlook-account. Daarna kunt u e-mailberichten verzenden en ontvangen, de agenda gebruiken, contactpersonen maken en werken met Outlook-taken.

De configuratie vindt automatisch plaats als u een oudere versie van Outlook gebruikt op dezelfde computer. Als dit niet het geval is, wordt Automatische accountconfiguratie geactiveerd als u Outlook voor het eerst start. U wordt bij elke stap van het proces begeleid.

U wordt gevraagd uw naam, e-mailadres en een wachtwoord op te geven. Meestal is dit voldoende, maar als de automatische configuratie niet lukt, vraagt Outlook u om meer informatie, zoals de naam van uw e-mailserver. Als u deze gegevens niet hebt, kunt u uw e-mailprovider daarom vragen.

De knop Account toevoegen in de weergave Backstage

Opmerking : Als u later een ander e-mailaccount wilt toevoegen, kiest u Bestand > Account toevoegen om Automatische accountconfiguratie te starten.

Werkbalk Snelle toegang

De werkbalk Snelle toegang is een belangrijk onderdeel bij het werken met Outlook. De belangrijkste Outlook-functies, E-mail, Agenda, Personen en Taken, zij hierdoor erg toegankelijk. De balk is een aanvulling op de standaardtabbladen en -linten, waardoor u de beschikking hebt over diverse hulpprogramma's en opties voor het gebruiken en beheren van Outlook.

De werkbalk Snelle toegang, die zich gewoonlijk onderaan het Outlook-venster bevindt, toont (afhankelijk van de geselecteerde instellingen) de namen van knoppen (linkerafbeelding) of pictogrammen (rechterafbeelding) die aan functienamen zijn gekoppeld.

Outlook-werkbalk Snelle toegang met weergave op naam van de knoppen E-mail, Agenda, Personen, Taken en Meer opties (de drie punten of ellipsen)

Outlook-werkbalk Snelle toegang met pictogrammen E-mail, Agenda, Personen, Taken en Meer opties

Wijzigen wat op de werkbalk Snelle toegang wordt weergegeven

U bepaalt zelf welke knoppen (of pictogrammen) op de werkbalk Snelle toegang worden weergegeven. Ook de volgorde kunt u zelf kiezen.

  1. Kies Meer Meer opties > Navigatieopties.

    Kies Meer (drie puntjes) op de werkbalk Snelle toegang om navigatieopties weer te geven

  2. In het dialoogvenster Navigatieopties voert u de volgende handelingen uit:

    Dialoogvenster Navigatieopties van werkbalk Snelle toegang

    • Als u het aantal knoppen of pictogrammen wilt wijzigen dat op de balk wordt weergegeven, verhoogt of verlaagt u de standaardinstelling van 4 voor Maximum aantal zichtbare items.

    • Als u pictogrammen in plaats van namen wilt zien, selecteert u het selectievakje Compacte navigatie.

    • Als u wilt rangschikken hoe knoppen of pictogrammen worden weergegeven, selecteert u een item in het vak In deze volgorde weergeven en kiest u vervolgens Omhoog of Omlaag.

  3. Kies OK.

    Tip : Als de aangebrachte wijzigingen u niet bevallen of als u opnieuw wilt beginnen, kiest u Opnieuw instellen.

Dankzij e-mail komt u in contact met personen van binnen en buiten de organisatie. U kunt een elektronische handtekening en bijlagen toevoegen aan uw e-mailberichten.

Een nieuw e-mailbericht maken

  1. Vanuit een e-mailmap (zoals uw postvak IN) kiest u Nieuwe e-mail.

    nieuwe e-mail

    Sneltoets    Druk op Ctrl+Shift+M om een e-mailbericht op te stellen.

  2. Wanneer u klaar bent met het schrijven van uw e-mail, kiest u Verzenden.

Zie Een e-mailbericht maken voor meer informatie.

Een e-mailhandtekening toevoegen aan berichten

U kunt persoonlijke handtekeningen maken die onder aan uw berichten worden weergegeven. Handtekeningen kunnen bestaan uit tekst, afbeeldingen, uw Elektronisch visitekaartje, een logo of zelfs een afbeelding van uw handgeschreven handtekening.

Een handtekening maken

  1. Kies in een nieuw bericht Handtekening > Handtekeningen.

    Handtekening

  2. Kies op het tabblad E-mailhandtekening de optie Nieuw.

  3. Typ eennaam en kies OK.

  4. Ga onder Standaardhandtekening kiezen als volgt te werk:

    • Kies in de lijst E-mailaccount een e-mailaccount dat u aan de handtekening wilt koppelen.

    • Kies in de lijst Nieuwe berichten de handtekening die u automatisch aan alle nieuwe e-mailberichten wilt toevoegen. Als u niet wilt dat al uw e-mailberichten automatisch van een handtekening worden voorzien, kunt u deze optie negeren omdat de standaardoptie (geen) is.

    • Kies in de lijst Antwoorden en doorgestuurde berichten de handtekening die automatisch toegevoegd moet worden aan antwoorden op berichten of aan doorgestuurde berichten (automatisch ondertekenen). Of u kunt de standaardoptie (geen) accepteren.

  5. Typ onder Handtekening bewerken de handtekeningen kies OK.

Een handtekening toevoegen

  • Kies Handtekening in een nieuw bericht en kies vervolgens de gewenste handtekening.

    Handtekening

Zie Een handtekening voor e-mailberichten maken en toevoegen voor meer informatie.

E-mailberichten doorsturen of beantwoorden

  1. Op het lint of in het leesvenster kiest u Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen

    Beantwoorden

  2. Voer een van de volgende bewerkingen uit in het vak Aan, CC of BCC:

    • Als u een ontvanger wilt toevoegen, klikt u in het daarvoor bestemde vak en typt u de naam van de ontvanger.

    • Als u een geadresseerde wilt verwijderen, klikt u in het desbetreffende vak, kiest u de naam van de ontvanger en drukt u op Delete.

Zie E-mailberichten beantwoorden of doorsturen voor meer informatie.

Een bijlage toevoegen aan een e-mailbericht

Als u een bestand wilt delen, kunt u het aan het bericht toevoegen. U kunt ook andere Outlook-items, zoals berichten, contactpersonen of taken, als bijlage toevoegen.

  1. Maak een nieuw bericht of kies een bestaand bericht en kies Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen.

  2. Kies in het berichtvenster Bericht > Bestand bijvoegen.

    bestand bijvoegen

Zie Bestanden, berichten, contactpersonen of taken aan e-mailberichten toevoegen voor meer informatie.

Een bijlage bij een e-mailbericht openen of opslaan

U kunt een bijlage openen vanuit het leesvenster of vanuit een geopend bericht. Nadat u een bijlage hebt geopend en bekeken, kunt u deze opslaan. Als een bericht meerdere bijlagen heeft, kunt u deze als groep of een voor een opslaan.

Een bijlage openen

Afhankelijk van de versie van Outlook die u gebruikt, kunnen er meerdere opties beschikbaar zijn om een bijlage te openen.

  • Dubbelklik op de bijlage.

Zie Bijlagen openen voor meer informatie.

Een bijlage opslaan

  1. Kies de bijlage in het leesvenster of in het geopende bericht.

  2. Ga naar het tabblad Bijlagen en kies in de groep Acties de optie Opslaan als. U kunt ook met de rechtermuisknop op de bijlage klikken en Opslaan als kiezen.

    opslaan als bijlagen

Zie Bijlagen opslaan voor meer informatie.

Afspraken en vergaderingen zijn een logisch gevolg van uw persoonlijke en zakelijke leven. Uw agenda is uitstekend geschikt om beide te beheren. Met Outlook kunt u ook herinneringen voor geplande gebeurtenissen instellen.

Een agenda-afspraak maken

In Outlook verschillen afspraken van vergaderingen. Afspraken zijn activiteiten die u plant in de agenda en waarvoor u geen andere personen hoeft uit te nodigen of resources hoeft te boeken, zoals een conferentieruimte of apparatuur.

Op Agenda klikken

  • Kies in een Agenda-map Nieuwe afspraak. U kunt ook met de rechtermuisknop op een tijdblok in het agendaraster klikken en vervolgens Nieuwe afspraak kiezen.

    Nieuwe afspraak in de agenda

    Sneltoets    Druk op Ctrl+Shift+A om een afspraak te maken.

Zie Een afspraak plannen voor meer informatie.

Een vergadering plannen

Bij een vergadering in Outlook zijn andere personen betrokken en deze kan ook resources omvatten, zoals conferentieruimten. U ontvangt antwoorden op vergaderverzoeken in uw Postvak IN.

  • In een map Agenda kiest u Nieuwe vergadering.

    Nieuwe vergadering in de agenda

Sneltoets    Druk op Ctrl+Shift+Q als u een nieuw vergaderverzoek wilt maken in een map in Outlook.

Zie Een vergadering plannen met anderen voor meer informatie.

Een herinnering instellen

Herinneringen worden in een pop-upvenster weergegeven, zodat u nooit een belangrijke datum mist. U kunt herinneringen voor bijna elk item instellen of verwijderen in Outlook, waaronder voor e-mailberichten, afspraken en contactpersonen.

Voor afspraken of vergaderingen

  • Open een afspraak of vergadering en kies in de keuzelijst Herinnering hoe lang vóór de afspraak of vergadering u de herinnering wilt weergeven. Kies Geen als u een herinnering wilt uitschakelen.

Voor e-mailberichten, contactpersonen en taken

  • Kies Opvolgen > Herinnering toevoegen.

Tip : U kunt e-mailberichten snel als taken markeren met behulp van herinneringen. Hierdoor wordt het bericht weergegeven in de Takenlijst en in de map Taken, maar er wordt niet automatisch een herinnering toegevoegd. Klik met de rechtermuisknop op de vlag in de berichtenlijst om een herinnering toe te voegen. Of kies in het geopende bericht Opvolgen > Herinnering toevoegen.

Opvolgen

Personen

Personen is de verzamelnaam voor uw persoonlijke en zakelijke contactpersonen (dit geldt ook voor bedrijven). Wie u als contactpersoon toevoegt, bepaalt u volledig zelf. De enige beperkingen die zouden kunnen gelden, zijn de beperkingen die uw bedrijf aan u oplegt. Uw bedrijf kan bijvoorbeeld regels hebben voor de correspondentie met bepaalde externe e-mailadressen.

Een contactpersoon maken

Een contactpersoon kan bijvoorbeeld alleen maar uit een naam en e-mailadres bestaan, maar u kunt ook details toevoegen, zoals adressen, meerdere telefoonnummers, een foto of verjaardagen. Uw contactpersonen vindt u onder de optie Personen in de balk met sneltoetsen in de linkerbenedenhoek van het Outlook-venster.

Contactpersonen

  • Kies in PersonenNieuwe contactpersoon.

    Nieuwe contactpersoon

    Sneltoets    Druk op Ctrl+Shift+C als u een nieuwe contactpersoon wilt maken in een map in Outlook.

Zie Een contactpersoon maken of toevoegen voor meer informatie.

Een lijst met contactpersonen in uw Outlook-adresboek weergeven

Het is een goede gewoonte een kopie te maken van de contactpersonen in uw adresboek. In Outlook 2013 of Outlook 2016 voor Windows kunt u een door komma's gescheiden CSV-bestand met uw contactpersonen naar uw apparaat downloaden en openen in Excel.

  1. Open Outlook, kies Bestand > Openen en exporteren > Importeren/exporteren.

    Kies Openen en exporteren, en kies vervolgens Importeren/exporteren.

  2. Kies in de wizard Importeren en exporteren de optie Exporteren naar bestand > Volgende.

  3. Kies Door komma's gescheiden waarden en klik op de pagina Exporteren naar een bestand op Contactpersonen als de map waaruit u wilt exporteren voor uw account.

    Schuif omhoog en kies vervolgens de map met contactpersonen die u wilt exporteren.

    Belangrijk : Controleer voordat u verdergaat of de map Contactpersonen die u kiest, is gekoppeld aan uw e-mailaccount. Dit is vooral belangrijk als u deze stappen uitvoert op de computer van iemand anders.

  4. Kies Volgende > Bladeren en ga naar de locatie waar u het bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) wilt opslaan.

  5. Typ een bestandsnaam en kies vervolgens OK > Volgende.

    Sla het adresboek van uw contactpersonen op als een CSV-bestand

  6. Kies Voltooien om het exportproces te starten.

    Opmerking :  In Outlook wordt geen bericht weergegeven wanneer het exportproces is voltooid.

Uw CSV-bestand met contactpersonen openen

Het bestand met door komma's gescheiden waarden (.csv) met de geëxporteerde contactpersonen wordt gewoonlijk geopend in Excel.

  1. Blader naar de locatie waar u het CSV-bestand hebt opgeslagen en open het.

  2. Bevestig dat uw contactpersonen in het bestand worden weergegeven.

    Voorbeeld van Outlook-CSV-bestand geopend in Excel

    Opmerking : Er kunnen lege cellen aanwezig zijn. Dit is normaal.

  3. Sluit het bestand zonder wijzigingen te maken om problemen uit te sluiten bij het importeren van het bestand op een ander apparaat met dezelfde versie van Outlook of een andere e-mailservice.

Een taak maken

Veel personen houden lijsten met taken bij die moeten worden verricht, hetzij op papier, in een spreadsheet of via een combinatie van klassieke en elektronische methoden. In Outlook kunt u verschillende lijsten combineren tot één lijst, zorgen dat u herinneringen ontvangt en de voortgang van taken volgen.

  1. Open Outlook en kies op het tabblad Start, in de groep Nieuw, de optie Nieuwe items.

  2. Kies Taak, vul zo nodig het Taakformulier in en kies vervolgens Opslaan en sluiten.

Sneltoets    Druk op Ctrl+Shift+K als u een nieuwe taak wilt maken.

Zie Taken en takenlijsten maken voor meer informatie.

Een taak toewijzen

  1. Kies Pictogram Taken op de Outlook-werkbalk Snelle toegang op de werkbalk Snelle toegang of Taken op de navigatiebalk.

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Kies Pictogram Nieuwe taak op het lint of druk op Ctrl+Shift+K om een taak te maken.

      of

    • Open een bestaande taak.

  3. Kies Taak toewijzen.

    Opdracht Taak toewijzen op het lint

  4. In het taakformulier voert u het volgende uit:

    • Voer in het vak Aan een naam of e-mailadres in.

    • Voeg een Onderwerp toe, kies een Begindatum en een Einddatum en stel zo nodig Status en Prioriteit in.

      Eigenschappen Begindatum en Einddatum voor een toegewezen taak

    • Accepteer of wis de standaardselectie van de volgende twee selectievakjes: Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst en Mij een statusrapport zenden wanneer deze taak is voltooid.

    • Typ eventueel een bericht in het inhoudsblok onder de selectievakjes.

  5. Als u wilt dat de taak wordt herhaald, kiest u Terugkeerpatroon op het lint, selecteert u de gewenste opties in het dialoogvenster Terugkeerpatroon van taak kiest u vervolgens OK.

    Opmerking : Als u een terugkerende taak toewijst, blijft er een kopie van de taak in uw takenlijst achter. Deze kopie wordt echter niet bijgewerkt. Als u het selectievakje Mij een statusrapport zenden wanneer deze taak is voltooid inschakelt, ontvangt u een statusrapport telkens wanneer de taak wordt voltooid.

  6. Kies Verzenden.

Tip :  In Outlook kan de voortgang worden bijgehouden van een taak die aan één persoon is toegewezen. Als u meerdere personen aan een taak wilt laten werken, kan de taak het beste worden opgedeeld in kleinere taken die u afzonderlijk toewijst. Wanneer u bijvoorbeeld de voortgang wilt bijhouden van een rapport dat door drie personen wordt geschreven, maakt u drie aparte taken en wijst u ze vervolgens aan de juiste persoon toe.

Een toegewezen taak accepteren of weigeren

Als er een taak is gemaakt en aan u is toegewezen, verschijnt deze in uw Postvak IN.

De opdrachten Accepteren en Weigeren in een taakverzoek in het leesvenster

  • Kies in het leesvenster de optie Accepteren of Weigeren.

    of

    Open de taak, kies Accepteren of Weigeren op het lint en selecteer ongeacht welke optie u kiest ofwel Antwoord bewerken voor verzending ofwel Antwoord nu verzenden. Kies vervolgens OK.

    Opmerking : Geaccepteerde taken worden weergegeven in uw Outlook-takenlijst.

Als u een taak opent, kunt u kiezen voor Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen, afhankelijk van welke persoon of personen u het bericht wilt sturen. U kunt ook een opmerking in het berichtenblok opnemen.

Een taak weergeven

  1. Open Outlook en kies op de werkbalk Snelle toegang de optie Pictogram Taken op de Outlook-werkbalk Snelle toegang .

  2. Dubbelklik in uw Takenlijst of Lijst met taken op een item om het volledige formulier weer te geven.

U kunt altijd wijzigen hoe u taken wilt weergeven.

  • Kies op het tabblad Start, in de groep Huidige weergave, een andere weergave.

    Huidige weergaveopties voor contactpersonen .

Een taak afdrukken

U kunt kiezen hoe u uw taken wilt weergeven. Vervolgens wordt de taak afgedrukt, afhankelijk van wat u wilt afdrukken en in welke indeling, tabelstijl of memostijl. Als u slechts één taak wilt afdrukken, is de memostijl de enig beschikbare instelling. Maar als u een lijst kiest, bijvoorbeeld de takenlijst, kunt u ook kiezen voor een afdrukindeling in tabelstijl.

  1. Kies op de werkbalk Snelle toegang de optie Pictogram Taken op de Outlook-werkbalk Snelle toegang .

    Werkbalk Snelle toegang

  2. Kies één taak in een van uw mappen (Takenlijst of Lijst met taken) of kies een map.

  3. Kies Bestand > Afdrukken en selecteer de indeling (indien beschikbaar) onder Instellingen.

Een e-mailbericht, contactpersoon of agenda-item afdrukken

In Outlook kunt u items afdrukken, zoals e-mailberichten, contactpersonen, agenda-items of grotere weergaven, zoals agenda's, adresboeken of inhoudslijsten van e-mailmappen.

  1. Kies in Outlook een item of een map die u wilt afdrukken.

  2. Kies Bestand > Afdrukken.

Afdrukken

Zie Items afdrukken in Outlook voor meer informatie.

Was deze informatie nuttig?

Wat kan er beter?

Wat kan er beter?

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.