Basistaken in Access 2010

Belangrijk : Dit artikel is automatisch vertaald, bekijk de disclaimer. De Engelse versie van dit artikel vindt u hier voor referentiedoeleinden.

Hier volgen enkele eenvoudige databasetaken die u doen kunt als u informatie over het gebruik van Microsoft Access 2010.

 

In dit artikel

Wat is Access?

Relationele databases in Access

Wanneer u Access opent

Een sjabloon zoeken en toepassen

Een geheel nieuwe database maken

Een bestaande Access-database openen

Aan de slag met uw nieuwe database

Een tabel toevoegen

Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken

Gegevens uit een andere bron importeren of een koppeling toevoegen naar deze gegevens

Volgende stappen

Gegevens importeren uit een spreadsheet- of ander programma

Een Excel-werkblad importeren in Access

Een Excel-werkblad importeren als een tabel in een nieuwe database

Uw gegevens ordenen met behulp van de wizard Tabelanalyse

Werken met gegevens uit andere toepassingen

Een database uit een vorige versie van Access in diverse versies van Access gebruiken

Een Access-databasebestand gebruiken in meerdere versies van Access

Stap 1: Maak een kopie van de bestaande database en sla deze op in een nieuwe indeling

Stap 2: Splits de kopiedatabase en gebruik het oorspronkelijke bestand als de back-enddatabase

Stap 3: Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de oorspronkelijke de database

Een front-end/back-endtoepassing gebruiken in meerdere versies van Access

Wat is Access?

Access 2010 is een toepassing ontwerp en implementatie databasehulpmiddel die u gebruiken kunt om belangrijke informatie bij te houden. U kunt uw gegevens blijven opslaan op uw computer of u kunt publiceren op het Web, zodat anderen uw database met een webbrowser gebruiken kunnen.

Veel mensen gaan Access gebruiken wanneer het programma dat ze eerder gebruikten om bepaalde gegevens bij te houden langzaam maar zeker minder geschikt wordt voor die taak. Stel dat u bijvoorbeeld een evenementenorganisator bent en u wilt alle detailgegevens bijhouden die nodig zijn om uw evenementen tot een succes te maken. Als u een tekstverwerking- of spreadsheetprogramma gebruikt om dit te doen, loopt u snel het risico dat u gebruik maakt van gedupliceerde en inconsistente gegevens. U kunt dan gebruik gaan maken van agendasoftware, maar financiële gegevens bijhouden in een agenda is geen goed idee.

Relationele databases in Access

Soms hebt u een relationele database nodig om dergelijke gegevens bij te houden. Dit is een gegevensopslag die is verdeeld in kleinere gegevensverzamelingen (die tabellen worden genoemd) om redundantie te voorkomen. Deze verzamelingen worden vervolgens aan elkaar gerelateerd op basis van overeenkomende gegevensitems (die velden worden genoemd). Een relationele database voor eventplanning kan bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens, een tabel met leveranciersinformatie en een tabel met eventinformatie bevatten. De tabel met eventinformatie kan een veld bevatten waarmee het wordt gerelateerd aan de tabel met klanten, en een veld waarmee het wordt gerelateerd aan de tabel met leveranciers. Dit zorgt er bijvoorbeeld voor dat wanneer een telefoonnummer van een leveranciers is gewijzigd, de informatie slechts eenmaal hoeft te worden gewijzigd in de tabel met leveranciers, en niet in alle events waarbij de betreffende leverancier is betrokken.

Access is een hulpprogramma dat u kunt gebruiken om snel en eenvoudig relationele databasetoepassingen te ontwikkelen waarmee u gegevens kunt beheren. U kunt een database maken om allerlei soorten informatie bij te houden, zoals voorraad, arbeidscontracten of bedrijfsprocessen. Access wordt zelfs geleverd met sjablonen die u direct kunt gebruiken om verschillende soorten informatie bij te houden, waardoor werken met Access zelfs voor nieuwkomers eenvoudig wordt.

Wanneer u Access opent

Wanneer u Access 2010 begint, ziet u de Microsoft Office Backstage-weergave, waar u kunt informatie over de huidige database, een nieuwe database maken, een bestaande database openen en weergave inhoud van Office.com aanbevolen.

backstage-weergave van access 2010

De weergave Backstage bevat ook veel andere opdrachten die u kunt gebruiken om uw databases aan te passen, te onderhouden en te delen. Opdrachten in de weergave Backstage zijn normaal gesproken van toepassing op volledige databases, en niet op objecten binnen een database.

Opmerking : U kunt de weergave Backstage altijd openen door op het tabblad Bestand te klikken.

Naar boven

Een sjabloon zoeken en toepassen

In Access beschikt u over een groot aantal verschillende sjablonen waarmee u het aanmaakproces van een database kunt versnellen. Een sjabloon is een kant-en-klare database met alle tabellen, query's, formulieren en rapporten die u nodig hebt om een specifieke taak uit te voeren. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen waarmee u problemen kunt volgen, contactgegevens kunt beheren of uitgaven kunt bijhouden. Sommige sjablonen bevatten een aantal voorbeeldrecords om hun gebruik te illustreren. U kunt databasesjablonen ongewijzigd gebruiken of aanpassen, zodat ze beter aansluiten op uw behoeften.

Ga als volgt te werk om een sjabloon voor de database te zoeken en toe te passen:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw.

  2. Voer onder Beschikbare sjablonen een van de volgende handelingen uit:

    • Als u een recent gebruikte sjabloon opnieuw wilt gebruiken, klikt u op Recente sjablonen en selecteert u vervolgens de gewenste sjabloon.

    • Als u een sjabloon wilt gebruiken die u al hebt geïnstalleerd, klikt u op Mijn sjablonen en selecteert u vervolgens de gewenste sjabloon.

    • Om te zoeken van een sjabloon op Office.com, onder Office.com-sjablonen, klikt u op een sjablooncategorie, selecteert u de sjabloon die u wilt en klik vervolgens op downloaden om de sjabloon downloaden van Office .com naar uw computer.

      U kunt ook vanuit Access zoeken naar sjablonen op Office.com. Typ in het vak Sjablonen zoeken op Office.com een of meer zoektermen en klik vervolgens op de knop met de pijl om het zoeken te starten.

  3. Het is ook mogelijk op het pictogram van de map te klikken naast het vakje Bestandsnaam om naar een locatie te bladeren waar u de database wilt maken. Als u niet op een bepaalde locatie klikt, maakt Access de database op de standaardlocatie die wordt weergegeven onder het vakje Bestandsnaam.

  4. Klik op Maken.

Access maakt de database en opent deze om te gebruiken.

Naar boven

Een geheel nieuwe database maken

Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp als u een uitgebreidere inleiding zoekt naar de beginselen voor het gebruik van Access om een database te maken.

Als geen enkele sjabloon voldoet aan uw wensen of als u gegevens uit een andere toepassing in Access wilt gebruiken, kan het verstandiger zijn om een geheel nieuwe database te maken. In Access 2010 hebt u de keuze uit een standaard bureaubladdatabase en een webdatabase.

Zie het artikel Databases maken om via het web te delen voor meer informatie over webdatabases.

Ga als volgt te werk om een nieuwe database te maken:

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Nieuw in de weergave Backstage op Lege database of Lege webdatabase.

    Belangrijk : De optie die u hier selecteert, bepaalt welke functies in de database beschikbaar zijn. Bureaubladdatabases kunnen niet worden gepubliceerd naar het web en webdatabases bieden geen ondersteuning voor bepaalde bureaubladfuncties, zoals query's voor totalen.

  3. Typ aan de rechterzijde een naam voor de database in het vak Bestandsnaam.

    Klik op Bladeren Knopafbeelding naast het vak Bestandsnaam als u de locatie wilt wijzigen waar u het bestand wilt maken. Blader naar de nieuwe locatie en selecteer deze. Klik vervolgens op OK.

  4. Klik op Maken.

    De database wordt gemaakt en vervolgens in een lege tabel (met de naam Tabel1) in de gegevensbladweergave geopend.

  5. De cursor wordt in de eerste lege cel in de kolom klik om titel toe te voegen van de nieuwe tabel geplaatst.

    Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals wordt beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron kopiëren naar een Access-tabel verderop in dit artikel

    Notities : 

    • Het invoeren van gegevens in de gegevensbladweergave lijkt op het invoeren van gegevens in een Excel-werkblad. De belangrijkste beperking is dat gegevens in aaneengesloten rijen en kolommen moeten worden ingevoerd, te beginnen in de linkerbovenhoek van het gegevensblad. Het is beter om geen lege rijen of kolommen toe te voegen aan uw gegevens zoals u dat misschien gewend bent te doen in een Excel-werkblad, omdat hiermee de ruimte in uw tabel wordt verspild. De tabel bevat alleen uw gegevens. De visuele presentatie van deze gegevens doet u in de formulieren en rapporten die u later ontwerpt.

    • De tabelstructuur van de wordt gemaakt terwijl u gegevens invoert. Elk gewenst moment dat u een nieuwe kolom aan het gegevensblad toevoegen, is een nieuw veld gedefinieerd in de tabel. Access Hiermee stelt u de gegevenstype van het veld op basis van het type gegevens die u invoert. Bijvoorbeeld, hebt u een kolom waarin u alleen datumwaarden hebt ingevoerd, wordt Access het gegevenstype van dat veld ingesteld op datum/tijd. Als u later invoeren van een niet-datumwaarde (zoals een naam of een telefoonnummer) in dat veld wilt, wordt een bericht waarin wordt gemeld dat de waarde niet overeenkomen met het gegevenstype van de kolom. Indien mogelijk, moet u de tabel plannen zodat elke kolom hetzelfde type gegevens bevat of u nu tekst, datums, getallen of een ander type. Hierdoor veel eenvoudiger te maken van query's, formulieren en rapporten die uitsluitend de gegevens die u wilt selecteren.

Als u nog geen gegevens wilt invoeren, klikt u op Sluiten Knopafbeelding .

Opmerking : Tabel1 wordt verwijderd wanneer u deze sluit zonder op te slaan.

Naar boven

Een bestaande Access-database openen

Tip : Als u snel een van de laatste databases wilt openen die u onlangs hebt geopend, klikt u op het tabblad Bestand op Recent en op de bestandsnaam.

  1. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  2. Klik op een snelkoppeling in het dialoogvenster Openen of in het vak Zoeken in, en klik op het station of de map waarin de gewenste database is opgeslagen.

  3. Dubbelklik op mappen in de lijst met mappen totdat u bent aanbeland bij de map met de gewenste database.

  4. Als u de database hebt gevonden, voert u de volgende procedure uit:

    • Dubbelklik op de database om deze te openen in de standaardmodus voor openen.

    • Klik op Openen als u de database voor gedeeld gebruik in een omgeving met meerdere gebruikers wilt openen, zodat u en andere gebruikers tegelijkertijd met de database kunnen werken.

    • Klik op de pijl naast de knop Openen en klik vervolgens op Openen als alleen-lezen als u de database wilt openen voor alleen-lezen toegang. In dat geval kunt u de database bekijken, maar niet bewerken.

    • Klik op de pijl naast de knop Openen en klik vervolgens op Exclusief openen als u de database wilt openen voor exclusieve toegang, zodat niemand anders de database kan openen als deze is geopend.

    • Als u de database voor alleen-lezen toegang wilt openen, klikt u op de pijl naast de knop Openen en vervolgens klikt u op Exclusief openen als alleen-lezen. Andere gebruikers kunnen de database dan wel openen, maar ze beschikken slechts over alleen-lezen toegang.

Als u de database die u wilt openen niet kunt vinden   

  1. Klik in het dialoogvenster Openen op de snelkoppeling Deze computer (of klik in het vak Zoeken in op Deze computer).

  2. Klik met de rechtermuisknop in de lijst met stations op het station dat vermoedelijk de database bevat en klik vervolgens op Zoeken.

  3. Voer uw zoekcriteria in en druk op ENTER om de database te zoeken.

  4. Als de database is gevonden, opent u deze door erop te dubbelklikken in het dialoogvenster Zoekresultaten.

    Omdat de zoekopdracht is gestart vanuit het dialoogvenster Openen, moet u in dit dialoogvenster op Annuleren klikken voordat de database wordt geopend.

U kunt een gegevensbestand met een externe bestandsindeling (bijvoorbeeld dBASE, Paradox, Microsoft Exchange of Excel) rechtstreeks openen. Bovendien kunt u elke willekeurige ODBC-gegevensbron openen, zoals Microsoft SQL Server of Microsoft FoxPro. Er wordt in Access automatisch een nieuwe Access-database gemaakt in de map met het gegevensbestand en er worden koppelingen toegevoegd naar elke tabel in de externe database.

Naar boven

Aan de slag met uw nieuwe database

Afhankelijk van de sjabloon die u hebt gebruikt, moet u mogelijk één of meer van de volgende handelingen uitvoeren om met de nieuwe database aan de slag te gaan:

  • Als Access een dialoogvenster Aanmelden weergeeft met een lege lijst gebruikers, moet u de volgende procedure gebruiken om aan de slag te gaan:

    1. Klik op Nieuwe gebruiker.

    2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.

    3. Klik op Opslaan en sluiten.

    4. Selecteer de zojuist ingevoerde gebruikersnaam en klik vervolgens op Aanmelden.

  • Als Access een leeg gegevensblad weergeeft, kunt u gegevens rechtstreeks in dat gegevensblad typen of op andere knoppen en tabbladen klikken om de database te verkennen.

  • Als Access een pagina Aan de slag weergeeft kunt u op koppelingen op die pagina klikken voor meer informatie over de database of op andere knoppen en tabbladen klikken om de database te verkennen.

  • Als Access een bericht Veiligheidswaarschuwing weergeeft op de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klik dan op Inhoud inschakelen. Als er voor de database een aanmelding nodig is, moet u zich opnieuw aanmelden.

Zowel bij bureaublad- als bij webdatabases, begint u met een van de volgende stappen:

Naar boven

Een tabel toevoegen

U kunt een nieuwe tabel aan een bestaande database toevoegen met behulp van de hulpmiddelen in de groep Tabellen op het tabblad Maken.

De groep Tabellen op het tabblad Maken

Opmerking : In webdatabases is alleen de opdracht Tabel beschikbaar in de groep Tabellen.

Ongeacht de weergave waarin u begint, u kunt altijd met de weergaveknoppen op de statusbalk van het Access-venster naar de andere weergave schakelen.

Een lege tabel maken in de gegevensbladweergave    In de gegevensbladweergave kunt u gegevens meteen invoeren, waarbij de tabelstructuur achter de schermen automatisch wordt opgebouwd. Veldnamen worden numeriek toegewezen (Veld1, Veld2, enzovoort) en in Access wordt het gegevenstype van het veld bepaald op basis van de gegevens die u invoert.

  1. Klik op het tabblad maken in de groep tabellen op tabel Knopafbeelding .

  2. Access maakt de tabel aan en plaatst vervolgens de cursor in de eerste lege cel in de kolom klik om titel toe te voegen.

  3. Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen in de eerste lege cel. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals verderop in dit artikel wordt beschreven.

    • Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, kunt u dubbelklikken op de kolomkop en de nieuwe naam invoeren.

      Tip : Geef elk veld een duidelijke naam, zodat u kunt zien welke gegevens ze bevatten zonder de gegevens te raadplegen.

    • U kunt een kolom verplaatsen door deze te selecteren en op de kolomkop te klikken. Vervolgens sleept u de kolom naar de gewenste positie. U kunt ook meerdere aaneengesloten kolommen selecteren en ze tegelijk naar een nieuwe locatie slepen.

      Als u meer velden wilt toevoegen aan de tabel, kunt u beginnen met typen in de kolom klik om titel toe te voegen in de gegevensbladweergave of kunt u nieuwe velden toevoegen met de opdrachten in de groep Toevoegen en verwijderen op het tabblad Velden.

Een tabel maken vanuit de ontwerpweergave    In de ontwerpweergave maakt u eerst de structuur van de nieuwe tabel. Vervolgens schakelt u over naar de gegevensbladweergave om gegevens in te voeren, of voert u gegevens in op een andere manier, bijvoorbeeld met een formulier.

De ontwerpweergave is niet beschikbaar voor tabellen in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabelontwerp. Knopafbeelding

  2. Typ voor elk veld in de tabel een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype uit de lijst Gegevenstype.

  3. U kunt aanvullende informatie invoeren voor elk veld in de kolom Beschrijving. De beschrijving die u invoert, wordt weergegeven in de statusbalk als de invoegpositie zich in het veld bevindt. Tevens wordt de beschrijving gebruikt als statusbalktekst voor alle besturingselementen die u maakt door middel van het slepen van een veld uit het deelvenster Lijst met velden naar een formulier of rapport, en voor alle besturingselementen die voor het desbetreffende veld worden gemaakt met behulp van de wizard Formulier of de wizard Rapport.

  4. Nadat u alle velden hebt toegevoegd, slaat u de tabel als volgt op:

    • Klik op het tabblad Bestand op Opslaan.

  5. U kunt op elk gewenst moment beginnen met het invoeren van gegevens door over te schakelen naar de gegevensbladweergave, in de eerste lege cel te klikken en te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals dit in het volgende gedeelte wordt beschreven.

Een tabel maken op basis van een SharePoint-lijst    Met een SharePoint-lijst kunnen uw gegevens worden gebruikt door mensen die niet over Access beschikken. Bovendien worden de lijstgegevens opgeslagen op een server, waarmee normaal gesproken betere bescherming wordt geboden tegen gegevensverlies dan bij bestanden die op een desktopcomputer zijn opgeslagen. U kunt beginnen met een nieuwe lijst of u kunt een koppeling toevoegen naar een bestaande lijst. U moet beschikken over voldoende machtigingen op de SharePoint-site waarop u de lijst wilt maken. De opties hiervoor kunnen per site verschillen, dus neem contact op met de SharePoint-beheerder voor meer informatie over de opties.

Deze functie is niet beschikbaar in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten.

  2. U kunt een van de lijstsjablonen gebruiken om een standaard SharePoint-lijst te maken, zoals Contactpersonen of Gebeurtenissen.

    U kunt ook een aangepaste lijst maken of een koppeling maken naar een bestaande lijst of een bestaande lijst importeren. Klik op de gewenste optie.

  3. Als u een van de lijstsjablonen kiest of ervoor kiest een aangepaste lijst te maken, wordt het dialoogvenster Nieuwe lijst maken geopend om u door de procedure te leiden. Als u ervoor kiest een bestaande lijst te gebruiken, wordt het dialoogvenster Externe gegevens ophalen geopend om u te helpen.

Zie het artikel Inleiding tot tabellen voor meer informatie over tabellen.

Naar boven

Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken

Als uw gegevens momenteel zijn opgeslagen in een ander programma, zoals Excel, kunt u de gegevens kopiëren en in Access-tabellen plakken. Dit werkt in het algemeen het beste als de gegevens al zijn verdeeld in kolommen, zoals in een Excel-werkblad. Als de gegevens afkomstig zijn uit een tekstverwerkingsprogramma, moet u de gegevenskolommen eerst scheiden met behulp van tabs of de gegevens omzetten in een tabel in het tekstverwerkingsprogramma en de gegevens vervolgens kopiëren. Als de gegevens moeten worden bewerkt of aangepast (bijvoorbeeld doordat volledige namen moeten worden gescheiden in voornamen en achternamen), kunt u dat beter doen voordat u de gegevens kopieert, vooral als u niet vertrouwd bent met Access.

Als u gegevens plakt in een lege tabel, wordt het gegevenstype van elk veld ingesteld volgens de gegevens in het veld. Als een geplakt veld bijvoorbeeld alleen datumwaarden bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Datum/tijd. Als het geplakte veld alleen de woorden 'ja' en 'nee' bevat, krijgt dat veld het gegevenstype Ja/nee.

Access geeft de velden namen naargelang de inhoud van de eerste rij geplakte gegevens. Als de eerste rij met geplakte gegevens qua type lijkt op de rijen die volgen, concludeert Access dat de eerste rij deel uitmaakt van de gegevens en worden aan de velden algemene namen (Veld1, Veld2, enzovoort) toegekend. Als de eerste rij met geplakte gegevens niet lijkt op de rijen die volgen, worden de gegevens uit de eerste rij als veldnamen gebruikt en wordt de eerste rij niet in de gegevens opgenomen.

Als algemene veldnamen worden toegewezen, kunt u de velden het best zo snel mogelijk nieuwe namen geven, om verwarring te voorkomen. Gebruik de volgende procedure:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Opslaan om de tabel op te slaan.

  2. Dubbelklik in de gegevensbladweergave op elke kolomkop en typ een naam voor de kolom.

  3. Sla de tabel opnieuw op.

Naar boven

Gegevens uit een andere bron importeren of een koppeling toevoegen naar deze gegevens

Het kan zijn dat u gegevens die in een andere toepassing zijn verzameld graag zou willen gebruiken in Access. Of misschien werkt u met mensen die hun gegevens in andere toepassingen opslaan en wilt u met hun gegevens in Access werken.

In Access is het eenvoudig om gegevens uit andere toepassingen te importeren of een koppeling naar deze gegevens toe te voegen. U kunt gegevens importeren uit een Excel-werkblad, uit een tabel in een andere Access-database, uit een SharePoint-lijst of uit een groot aantal andere bronnen. Afhankelijk van de gegevensbron wijkt het proces enigszins af, maar deze instructies helpen u in ieder geval op weg:

  1. Ga naar het tabblad Externe gegevens en klik in de groep Importeren en koppelen op de opdracht voor het type bestand waaruit u wilt importeren.

    Als u bijvoorbeeld gegevens uit een Excel-werkblad wilt importeren, klikt u op Excel. Als u het juiste type programma niet ziet, klikt u op Meer.

    Opmerking : Als u niet het juiste indelingstype in de groep importeren en koppelen vinden , moet u mogelijk start het programma waarin u de gegevens, oorspronkelijk hebt gemaakt en vervolgens dat programma gebruiken voor het opslaan van de gegevens in een bestandsindeling die ondersteuning biedt voor Access (zoals een tekstbestand met scheidingstekens), en vervolgens importeren of koppelen aan de gegevens.

  2. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen om naar het brongegevensbestand te gaan, of typ het volledige pad naar het brongegevensbestand in het vak Bestandsnaam.

  3. Klik op de gewenste optie bij Opgeven hoe en waar u de gegevens wilt opslaan in de huidige database. U kunt met de geïmporteerde gegevens een nieuwe tabel maken of een gekoppelde tabel maken die een koppeling onderhoudt met de gegevensbron.

  4. Klik op OK.

    Afhankelijk van uw keuze wordt het dialoogvenster Objecten koppelen of Objecten importeren geopend.

  5. Gebruik het dialoogvenster om het proces te voltooien. Welke exacte procedure u volgt, hangt af van de opties die u kiest voor het importeren en koppelen.

  6. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

    Als u ervoor hebt gekozen te importeren, wordt u gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan.

  7. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Importstappen opslaan en voert u de details in.

    Vervolgens kunt u de importbewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens te klikken, op de importspecificatie te klikken en tot slot op Uitvoeren te klikken.

  8. Klik op Sluiten als u de details van de bewerking niet wilt opslaan.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Volg de koppelingen in het gedeelte Zie ook van dit artikel voor meer informatie over het importeren van gegevens in Access.

Naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces verschilt, afhankelijk van de doelen, maar waarschijnlijk moet u overwegen om query's, formulieren, rapporten en macro's te maken. Dit artikel bevat geen informatie over het maken van aanvullende databaseobjecten.

Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

Naar boven

Gegevens importeren uit een spreadsheet- of ander programma

Als u bekend bent met andere database- of spreadsheetprogramma's, bent u waarschijnlijk op de hoogte van de basisprincipes voor de manier waarop deze toepassingen werken en waarvoor databases worden gebruikt. Access verschilt van veel andere databasetoepassingen doordat u hiermee relationele databases kunt maken en het verschilt verder van de meeste spreadsheetprogramma's doordat het hulpmiddelen voor het maken van uitgebreide query's, formulieren en rapporten biedt. In Access zijn er bovendien veel opties beschikbaar voor het werken met andere databaseprogramma's, zoals SQL Server.

Een Excel-werkblad importeren in Access

Veel mensen gaan Access pas verkennen na het opstellen van een lijst in Excel. Excel is een prima plaats om een lijst op te stellen, maar naarmate de lijst groeit, wordt het steeds moeilijker om deze te ordenen en bij te houden. Het overzetten van de lijst naar Access is dus meestal een logische stap.

Een databasetabel heeft een structuur die vergelijkbaar is met een werkblad, in die zin dat gegevens worden opgeslagen in rijen en kolommen. Daarom is het meestal vrij gemakkelijk om een werkblad in een databasetabel te importeren. Het belangrijkste verschil tussen het opslaan van gegevens in een werkblad en het opslaan van gegevens in een database schuilt in de wijze waarop de gegevens zijn geordend. Door alleen maar uw volledige werkblad te importeren als een nieuwe tabel in een database lost u de problemen met het ordenen en bijwerken van uw gegevens niet op, vooral niet als uw werkblad overtollige gegevens bevat. Om deze problemen op te lossen moet u de werkbladgegevens splitsen in afzonderlijke tabellen, elk met hun verwante gegevens. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over het rangschikken van de gegevens in uw tabellen.

In Access beschikt u nu over de wizard Tabelanalyse waarmee u dit proces kunt voltooien. Nadat de gegevens in een tabel zijn geïmporteerd, helpt de wizard u de tabel te splitsen in aparte tabellen, elk met gegevens die niet tevens in een van de andere tabellen staan. De wizard zet ook de benodigde relaties tussen de tabellen op.

Naar boven

Een Excel-werkblad importeren als een tabel in een nieuwe database

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw en klik vervolgens op Lege database.

  2. Typ een naam voor de nieuwe database in het vak Bestandsnaam en klik vervolgens op Maken.

    De nieuwe database wordt geopend en in Access wordt een nieuwe lege tabel (Tabel1) gemaakt.

  3. Sluit Tabel1.

    Als u wordt gevraagd of u de wijzigingen in het ontwerp van Tabel1 wilt opslaan, klikt u op Nee.

  4. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Excel. Knopafbeelding

  5. Klik op Bladeren in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.

  6. Gebruik het dialoogvenster Bestand openen om uw bestand te zoeken.

  7. Selecteer het bestand en klik op Openen.

  8. Controleer of de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige database is ingeschakeld in het dialoogvenster Externe gegevens ophalen.

  9. Klik op OK.

    De wizard Werkblad importeren wordt gestart en er worden een paar vragen gesteld over uw gegevens.

  10. Volg de instructies en klik op Volgende of Vorige om door de pagina's te bladeren. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

    Opmerking : U wordt gevraagd of u de details van de importbewerking die u zojuist hebt uitgevoerd, wilt opslaan. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking vaker zult gaan uitvoeren, klikt u op Ja en voert u de details in. U kunt de bewerking gemakkelijk reproduceren door op Opgeslagen importbewerkingen te klikken in de groep Importeren op het tabblad Externe gegevens. Klik op Sluiten als u de details van de bewerking niet wilt opslaan.

De gegevens worden in een nieuwe tabel geïmporteerd, waarna de tabel bij Alle tabellen in het navigatiedeelvenster wordt weergegeven.

Naar boven

Uw gegevens ordenen met behulp van de wizard Tabelanalyse

Nadat uw gegevens zijn geïmporteerd in een Access-tabel kunt u met behulp van de wizard Tabelanalyse snel overbodige gegevens identificeren. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen te ordenen, zodat deze op de meest effectieve manier worden opgeslagen. In Access worden de oorspronkelijke tabellen bewaard als back-up en worden nieuwe tabellen gemaakt die u kunt gebruiken als basis voor uw databasetoepassing.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.

  2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Analyseren op Tabel analyseren.

    De wizard Tabelanalyse wordt gestart.

    De eerste twee pagina's in de wizard bevatten een korte zelfstudie, compleet met knoppen waarop u kunt klikken om voorbeelden weer te geven. Als u geen inleidende pagina's ziet maar een selectievakje met het label Inleidende pagina's weergeven?, schakelt u het selectievakje in en klikt u twee keer op Vorige om de inleiding weer te geven. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt weergeven nadat u de inleiding hebt doorgenomen, kunt u het selectievakje Inleidende pagina's weergeven? uitschakelen.

  3. Selecteer op de pagina Welke tabel bevat velden met waarden die in meer dan één record voorkomen? de tabel die u wilt analyseren en klik op Volgende.

  4. U kunt de wizard laten bepalen welke velden in welke tabellen moeten komen te staan, of u kunt deze beslissing zelf nemen. Als u de suggesties van de wizard opvolgt, kunt u de layout van de tabel altijd nog wijzigen op de volgende pagina van de wizard.

    Opmerking : Als u de wizard laat bepalen welke velden in welke tabellen komen te staan, zijn de keuzes niet altijd geschikt voor uw gegevens, vooral als er nog maar weinig gegevens zijn ingevoerd. U moet de resultaten van de wizard nauwkeurig controleren. De wizard kan echter wel een veel efficiëntere organisatie suggereren dan waar u zelf aan zit te denken, dus is het een goed idee om de beslissingen van de wizard ten minste een keer uit te proberen. Als u het niet eens bent met de suggesties, kunt u de velden altijd nog handmatig herindelen en kunt u altijd op Vorige klikken om de velden zelf in te delen.

  5. Klik op Volgende. Op deze pagina geeft u op welke tabellen welke velden bevatten. Als u de wizard laat kiezen, ziet u meerdere tabellen die aan elkaar zijn verbonden met relatielijnen. Anders wordt slechts één tabel gemaakt met alle velden. In beide gevallen kunt u op deze pagina wijzigingen aanbrengen.

    • U kunt velden van een tabel naar een leeg gebied op de pagina slepen om een nieuwe tabel met deze velden te maken. U wordt gevraagd om een tabelnaam op te geven.

    • U kunt velden van de ene tabel naar de andere slepen als u denkt dat ze daar beter zullen worden opgeslagen.

    • De meeste tabellen krijgen een veld Id of Gegenereerde Unieke id. Klik op Tips in de rechterbovenhoek van de wizard voor meer informatie over id-velden.

    • Klik op de knop Ongedaan maken om een wijziging ongedaan te maken.

    • Als u de naam van een tabel wilt wijzigen, dubbelklikt u op de titelbalk, typt u de nieuwe naam en klikt u vervolgens op OK.

  6. Nadat u de velden naar wens hebt ingedeeld, klikt u op Volgende.

  7. Als de wizard records vindt met bijna dezelfde waarden, worden deze waarden geïdentificeerd als mogelijke invoerfouten en wordt een venster weergegeven waarin u kunt bevestigen wat ermee moet gebeuren. Blader door de lijst om waarden in de kolom Correctie te zoeken en klik vervolgens op het desbetreffende item in de vervolgkeuzelijst. Selecteer (Niet wijzigen) als u niet wilt dat de wizard de waarde wijzigt. Klik op Volgende als u klaar bent.

  8. De wizard vraagt of u een query wilt maken die lijkt op uw oorspronkelijke tabel. Als u al eens formulieren en rapporten hebt gemaakt op basis van de oorspronkelijke tabel, dan is het maken van een query een goed idee. Als u De query maken kiest, wordt de naam van de oorspronkelijke tabel gewijzigd door "_OLD" toe te voegen aan de tabelnaam, en krijgt de nieuwe query de naam van de oorspronkelijke tabel. De formulieren en rapporten die zijn gebaseerd op de tabel gebruiken nu de query voor hun gegevens en blijven op dezelfde manier werken.

  9. Klik op Voltooien.

    De wizard maakt de nieuwe tabellen zoals opgegeven, waarna ze worden geopend. Sluit de tabellen als u klaar bent met het controleren van de resultaten.

Naar boven

Werken met gegevens uit andere toepassingen

In Access 2010 beschikt u over functies voor het werken met gegevens die zijn opgeslagen in andere toepassingen.

Een nieuwe Access-database maken met een koppeling naar gegevens in een andere bestandsindeling    Als u in Access een bestand opent met een andere bestandsindeling, zoals tekst, dBASE of een werkblad, wordt automatisch een Access-database gemaakt waaraan het bestand wordt gekoppeld.

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  3. Klik in het dialoogvenster Openen op het bestandstype dat u wilt openen in de lijst. Als u niet zeker weet welk bestandstype u wilt gebruiken, klikt u op Alle bestanden (*.*).

  4. Blader eventueel naar de map met het bestand dat u wilt openen. Als u het bestand hebt gevonden, dubbelklikt u op het bestand om het te openen.

  5. Volg de aanwijzingen van de wizard op. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Gegevens importeren uit of koppelen aan een Access-database    U kunt gegevens uit andere bronnen en toepassingen importeren in Access-tabellen zodat de gegevens in het Access-bestand komen te staan, maar u kunt ook een koppeling maken naar de gegevens vanuit Access zodat de gegevens in het oorspronkelijke bestand blijven staan (en niet in het Access-bestand).

  1. Klik op de indeling waarin de gegevens zijn opgeslagen in de groep Importeren en koppelen van het tabblad Externe gegevens.

    U kunt gegevens uit de volgende bronnen importeren of een koppeling naar de gegevens toevoegen:

    • Excel    U kunt gegevens importeren uit een werkblad of een benoemd bereik in een Excel-werkmap. Alle werkmappen of benoemde bereiken moeten afzonderlijk worden geïmporteerd of gekoppeld.

    • Access    Dit is erg handig om het proces van de gegevens te scheiden, waardoor een gesplitste database wordt gemaakt. Dit wil zeggen dat u een database kunt maken die al uw formulieren, rapporten en macro's bevat, en u uw gegevens in een andere database kunt houden. Vervolgens kunt u verbeteringen ontwikkelen zonder werkzaamheden van anderen te onderbreken. U kunt ook gegevens uit verschillende Access-databases combineren in één database, waardoor het eenvoudiger wordt een overzicht te krijgen van gegevens voor verschillende afdelingen of zakelijke partners.

    • ODBC-database    Veel programma's ondersteunen deze indeling, waaronder veel databaseserverproducten. Dit helpt u 'landingsplatformdatabases' te maken waarin u gegevens uit verschillende systemen kunt combineren.

    • Tekstbestand    U kunt verbinding maken met een eenvoudig tekstbestand en Access zelfs gebruiken om de inhoud van het betreffende bestand te wijzigen. Hiermee worden Access-gegevens eenvoudig te gebruiken in een groot aantal programma's.

    • XML-bestand    Deze indeling biedt compatibiliteit met verschillende andere programma's, waaronder enkele webservers.

    • SharePoint-lijst    Hiermee kunnen de gegevens worden gebruikt in een webbrowser. Dit is de standaardmethode voor gebruik van een SharePoint-lijst.

    • Gegevensservices    U kunt verbinding maken met webgegevensservices binnen uw onderneming.

    • HTML-document   

    • Outlook-map    U kunt verbinding maken met Outlook-mappen, zodat u uw contactgegevens eenvoudig kunt integreren in de rest van uw gegevens.

    • dBase-bestand    dBase is een populair alternatief databasesysteem dat wordt ondersteund in Access.

      Het dialoogvenster Externe gegevens ophalen wordt weergegeven.

  2. Volg de aanwijzingen in het dialoogvenster op.

    De gegevens worden geïmporteerd in of gekoppeld aan uw database. Voor de meeste indelingen moet u de locatie opgeven van de gegevens en vervolgens kiezen hoe de gegevens in uw database moeten worden opgeslagen.

Naar boven

Een database uit een vorige versie van Access in diverse versies van Access gebruiken

Als uw Access-database of Access-project in Access 2000 of hoger is gemaakt, kunt u met de database of het project werken in de versie van Access waarin de database of het project is gemaakt of in een willekeurige latere versie, zelfs als de beveiliging voor het bestand is ingeschakeld. Zo kunt u met Access 2000-bestanden werken in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 en Access 2010.

Nu kan een situatie ontstaan waarbij u uw gegevens in een eerdere versie van Access wilt behouden en gebruikers met een latere versie van Access die een koppeling met uw gegevens willen maken de voordelen van een aantal functies van de latere Access-versie willen benutten. Om dit probleem op te lossen, maakt u een nieuwe front-enddatabase in de latere versie (met formulieren, rapporten, query's, macro's maar geen tabellen) en koppelt u deze database aan de tabellen in het bestand dat bij de eerdere versie hoort. U gebruikt hiervoor een van de volgende procedures, naargelang uw database in één bestand is ondergebracht of al in een front-end-/back-endtoepassing is geplistst.

Een Access-databasebestand gebruiken in meerdere versies van Access

Als alle tabellen, formulieren en andere objecten van uw database uit een eerdere versie van Access in één bestand staan en u de database in diverse versies van Access wilt gebruiken, kunt u een nieuwe front-enddatabase in een latere versie maken en deze database aan het originele bestand koppelen. Gebruikers die met de vorige versie van Access werken kunnen met de oorspronkelijke database werken. Gebruikers die de latere versie hebben, kunnen de nieuwe front-enddatabase gebruiken om een koppeling met dezelfde gegevens te maken. U kunt verschillende front-endversies maken als u verschillende versies van Access wilt ondersteunen.

Naar boven

Stap 1: Maak een kopie van de bestaande database en sla deze in een nieuwe indeling op

U gebruikt de volgende procedure om de database te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.

  1. Sluit het Access-bestand. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Ga naar de locatie van het bestand dat u wilt converteren en dubbelklik op het bestand om het te openen.

    Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  5. Als er een formulier wordt geopend tijdens het starten van de database, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.

  7. Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.

    Opmerking : Behalve als u de nieuwe database toch al op een andere locatie gaat opslaan, moet deze een andere naam hebben dan de oorspronkelijke database. Het is namelijk beter om een andere naam te gebruiken, zodat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen de front-end- en de back-enddatabase. Als u echter een conversie uitvoert naar de Access 2007-indeling, wordt de extensie van de bestandsnaam gewijzigd van .MDB in .ACCDB, zodat u dus in feite dezelfde bestandsnaam kunt gebruiken.

  8. Klik op Opslaan.

Naar boven

Stap 2: Splits de kopiedatabase en gebruik het oorspronkelijke bestand als de back-enddatabase

Splits de geconverteerde database met de volgende procedure:

  • Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op Access-database. Knopafbeelding

  • Klik in het dialoogvenster Database splitsen op Database splitsen.

    U kunt indien gewenst een back-up maken, maar u kunt ook de kopie opnieuw maken door de oorspronkelijke database te gebruiken.

  • Voer een naam voor de back-enddatabase in en klik op Splitsen.

Naar boven

Stap 3: Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de oorspronkelijke de database

  1. Verwijder de back-enddatabase die door het hulpmiddel Database splitsen is gemaakt. Let op dat u hierbij niet uw oorspronkelijke database verwijdert!

  2. Koppel de nieuwe front-enddatabase aan de tabellen in de oorspronkelijke database: klik op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren en koppelen op Koppelingsbeheer. Knopafbeelding

  3. Klik op Alles selecteren en schakel vervolgens het selectievakje Altijd om nieuwe locatie vragen in.

  4. Klik op OK, ga naar de oudere versie van de database en dubbelklik hierop.

    Als alles goed gaat, wordt een bericht weergegeven waarin wordt vermeld dat de gekoppelde tabellen die u hebt geselecteerd met succes zijn vernieuwd.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren met de ondersteuning van nieuwe functies voor gebruikers die een nieuwere versie van Access gebruiken. Gebruikers van eerdere versies kunnen de database van de eerdere versie blijven gebruiken.

Naar boven

Een front-end/back-endtoepassing gebruiken in meerdere versies van Access

Als uw Access-database al een front-end-/back-endtoepassing is, kunt u de front-end converteren naar de nieuwe bestandsindeling. Geen wijzigingen zijn vereist voor de back-enddatabase.

De volgende procedure laat zien hoe u de opdracht Database opslaan als gebruikt om de front-enddatabase te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht behoudt u de originele database in de oorspronkelijke indeling en wordt een kopie van de database in de opgegeven indeling opgeslagen.

  1. Sluit de front-enddatabase. Als het bestand een Access-database voor meerdere gebruikers is op een server of in een gedeelde map, moet u ervoor zorgen dat deze door niemand anders is geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Ga naar de locatie van de front-enddatabase en dubbelklik op het bestand om het te openen.

    Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven met de vraag of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  5. Als er een formulier wordt weergegeven tijdens het openen van de database, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.

  7. Voer een naam voor de nieuwe database in het dialoogvenster Opslaan als in.

  8. Klik op Opslaan.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren met de ondersteuning van nieuwe functies.

Naar boven

Opmerking : Disclaimer voor automatische vertaling: Dit artikel is vertaald door een computersysteem zonder menselijke tussenkomst. Microsoft biedt deze automatische vertalingen aan om niet-Engels sprekende gebruikers te helpen de inhoud over producten, services en technologieën van Microsoft te raadplegen. Omdat het artikel automatisch is vertaald, bevat het mogelijk fouten in grammatica, woordenschat en syntaxis.

Delen Facebook Facebook Twitter Twitter E-mail E-mail

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×