Aanmelden met Microsoft
Meld u aan of maak een account.
Hallo,
Selecteer een ander account.
U hebt meerdere accounts
Kies het account waarmee u zich wilt aanmelden.

Hier vindt u enkele basisdatabasetaken die u kunt uitvoeren om meer te weten te komen over het gebruik van Microsoft Access 2010.

 

In dit artikel

Wat is Access?

Access 2010 is een databasetoepassingsontwerp- en -implementatieprogramma waarmee u belangrijke informatie kunt bijhouden. U kunt uw gegevens op uw computer bewaren of publiceren op internet, zodat anderen uw database kunnen gebruiken met een webbrowser.

Veel mensen gaan Access gebruiken wanneer het programma dat ze gebruiken om iets geleidelijk bij te houden, minder geschikt wordt voor de taak. U bent bijvoorbeeld een gebeurtenisplanner en u wilt bijhouden wat u allemaal moet beheren om uw evenementen succesvol te maken. Als u hiervoor een tekstverwerker of spreadsheetprogramma gebruikt, kunt u gemakkelijk problemen krijgen met dubbele en inconsistente gegevens. U kunt agendasoftware gebruiken, maar het bijhouden van financiële gegevens in een agenda past niet goed.

Relationele databases in Access

Soms hebt u een relationele database nodig om dergelijke gegevens bij te houden: een opslagplaats met gegevens die zijn gescheiden in kleinere verzamelingen gegevens (tabellen genoemd) om redundantie te voorkomen en vervolgens te zijn gerelateerd op basis van gemeenschappelijke gegevens (velden genaamd). Een relationele database voor gebeurtenisplanning kan bijvoorbeeld een tabel met klantgegevens, een tabel met leveranciersgegevens en een tabel met gebeurtenisgegevens bevatten. De tabel met gebeurtenisgegevens kan een veld bevatten dat moet worden gerelateerd aan de klantentabel en een veld dat moet worden gerelateerd aan de leverancierstabel. Als bijvoorbeeld het telefoonnummer van een leverancier is gewijzigd, kunnen de gegevens eenmaal worden gewijzigd in de leverancierstabel, in plaats van in alle gebeurtenissen waarin de leverancier betrokken is.

Access is een hulpmiddel waarmee u snel en eenvoudig relationele databasetoepassingen kunt ontwikkelen waarmee u informatie kunt beheren. U kunt een database maken om u te helpen bij te houden wat voor soort informatie dan ook, zoals voorraad, professionele contactpersonen of bedrijfsprocessen. Access wordt geleverd met sjablonen die u meteen kunt gebruiken om allerlei informatie bij te houden, zodat u het voor beginners gemakkelijk kunt maken.

Wanneer u Access opent

Wanneer u Access 2010 opent, ziet u de backstage-weergave van Microsoft Office, waar u informatie over de huidige database kunt vinden, een nieuwe database kunt maken, een bestaande database kunt openen en aanbevolen inhoud van een Office.com.

Backstage-weergave van Access 2010

De Backstage-weergave bevat ook allerlei andere opdrachten die u kunt gebruiken om databases aan te passen, te onderhouden of te delen. Opdrachten in de Backstage-weergave zijn over het algemeen van toepassing op volledige databases, niet op objecten in een database.

Opmerking: U kunt de Backstage-weergave op elk moment openen door op het tabblad Bestand te klikken.

Naar boven

Een sjabloon zoeken en toepassen

Access biedt u een groot aantal sjablonen die u kunt gebruiken om uw proces voor het maken van databases te versnellen. Een sjabloon is een kant-en-klaar database met alle tabellen, query's, formulieren en rapporten die nodig zijn voor het uitvoeren van een specifieke taak. Er zijn bijvoorbeeld sjablonen waarmee u problemen kunt bijhouden, contactpersonen kunt beheren of onkosten kunt bijhouden. Sommige sjablonen bevatten een paar voorbeeldrecords om het gebruik te laten zien. Sjabloondatabases kunnen zo worden gebruikt of u kunt ze aan uw wensen aanpassen.

Ga als volgt te werk om een sjabloon te zoeken en op uw database toe te passen:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuw.

  2. Ga onder Beschikbaresjablonen op een van de volgende opties te werk:

    • Als u een onlangs gebruikte sjabloon opnieuw wilt gebruiken, klikt u op Recentesjablonen en selecteert u de sjablonen die u wilt gebruiken.

    • Als u een sjabloon wilt gebruiken die u al hebt geïnstalleerd, klikt u op Mijnsjablonen en selecteert u de sjablonen die u wilt gebruiken.

    • Als u in Office.com een sjabloon wilt zoeken, klikt u onder Office.com-sjablonenop een sjablooncategorie, selecteert u de sjablonen die u wilt gebruiken en klikt u vervolgens op Downloaden om de sjabloon van Office.com naar uw computer te downloaden.

      U kunt ook vanuit Access naar sjablonen Office.com zoeken op de pagina. Typ in het Office.com zoeken naar sjablonen een of meer zoektermen en klik vervolgens op de pijlknop om te zoeken.

  3. Klik desgewenst op het mappictogram naast het vak Bestandsnaam om naar de locatie te gaan waar u de database wilt maken. Als u geen specifieke locatie op geeft, wordt de database in Access gemaakt op de standaardlocatie die wordt weergegeven onder het vak Bestandsnaam.

  4. Klik op Maken.

De database wordt gemaakt en geopend voor gebruik.

Naar boven

Een volledig nieuwe database maken

Als u meer wilt weten over de concepten achter het gebruik van Access om een database te maken, bekijkt u het artikel Beginselen van databaseontwerp.

Als geen van de sjablonen aan uw wensen voldoet of als u gegevens hebt in een ander programma dat u wilt gebruiken in Access, kunt u besluiten dat u beter een volledig nieuwe database kunt maken. In Access 2010 hebt u de keuze: een standaard bureaubladdatabase of een webdatabase.

Zie het artikel Een database maken om op het web te delen voor meer informatie over webdatabases.

Ga als volgt te werk om een nieuwe database te maken:

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Nieuw in de weergave Backstage op Lege database of Lege webdatabase.

    Belangrijk: De keuze die u hier maakt, bepaalt welke functies beschikbaar zijn in de database. Bureaubladdatabases kunnen niet worden gepubliceerd naar het web en webdatabases ondersteunen bepaalde bureaubladfuncties niet, zoals totalenquery's.

  3. Typ aan de rechterkant een naam voor de database in het vak Bestandsnaam.

    Als u de locatie wilt wijzigen waarop u het bestand maakt, klikt u op Bladeren alternatieve tekst naast het vak Bestandsnaam, bladert u naar de nieuwe locatie, selecteert u deze en klikt u op OK.

  4. Klik op Maken.

    De database wordt gemaakt en er wordt een lege tabel (met de naam Tabel1) geopend in gegevensbladweergave.

  5. De cursor wordt in de eerste lege cel in de kolom Klikken om toe te voegen van de nieuwe tabel gezet.

    Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen of kunt u gegevens uit een andere bron plakken, zoals wordt beschreven in de sectie Gegevens uit een andere bron in een Access-tabelplakken, verder op de pagina in dit artikel.

    Notities: 

    • Het invoeren van gegevens in de gegevensbladweergave lijkt veel op het invoeren van gegevens in een Excel-werkblad. De belangrijkste beperking is dat gegevens moeten worden ingevoerd in aaneengesloten rijen en kolommen, te beginnen in de linkerbovenhoek van het gegevensblad. U moet niet proberen uw gegevens op te maken door lege rijen of kolommen op te nemen zoals in een Excel-werkblad, omdat hierdoor ruimte in uw tabel wordt verspild. De tabel bevat alleen uw gegevens. Alle visuele presentaties van die gegevens worden uitgevoerd in de formulieren en rapporten die u later ontwerpt.

    • De tabelstructuur wordt gemaakt terwijl u gegevens typt. Wanneer u een nieuwe kolom aan het gegevensblad toevoegt, wordt een nieuw veld in de tabel gedefinieerd. De gegevens gegevenstype het veld worden bepaald op basis van het type gegevens dat u typt. Als u bijvoorbeeld een kolom hebt waarin u alleen datumwaarden hebt ingevoerd, wordt het gegevenstype van dat veld ingesteld op Datum/tijd. Als u later probeert een niet-datumwaarde (zoals een naam of een telefoonnummer) in dat veld in te voeren, wordt in Access een bericht weergegeven met de melding dat de waarde niet overeen komt met het gegevenstype van de kolom. Indien mogelijk moet u de tabel zo plannen dat elke kolom hetzelfde type gegevens bevat, of het nu tekst, datums, getallen of een ander type is. Dit maakt het veel gemakkelijker om query's, formulieren en rapporten te maken die alleen de gegevens selecteren die u wilt.

Als u nog geen gegevens wilt invoeren, klikt u op Knopafbeelding.

Opmerking: Tabel1 wordt verwijderd als u deze sluit zonder op te slaan.

Naar boven

Een bestaande Access-database openen

Tip: Als u snel een van de laatste databases die u hebt geopend, wilt openen, klikt u op het tabblad Bestand op Recenten klikt u vervolgens op de bestandsnaam.

  1. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  2. Klik op een snelkoppeling in het dialoogvenster Openen of klik in het vak Zoeken in op het station of de map met de 3D-database.

  3. Dubbelklik in de mappenlijst op mappen totdat u de map met de database opent.

  4. Wanneer u de database hebt gevonden, gaat u op een van de volgende manier te werk:

    • Als u de database wilt openen in de modus Standaard openen, dubbelklikt u erop.

    • Als u de database wilt openen voor gedeelde toegang in een omgeving met meerdere gebruikers, zodat u en andere gebruikers de database tegelijkertijd kunnen lezen en schrijven, klikt u op Openen.

    • Als u de database wilt openen voor alleen-lezen toegang, zodat u de database kunt bekijken maar niet kunt bewerken, klikt u op de pijl naast de knop Openen en klikt u vervolgens op Openen als alleen-lezen.

    • Als u de database wilt openen voor exclusieve toegang, zodat niemand anders deze kan openen terwijl u deze hebt geopend, klikt u op de pijl naast de knop Openen en klikt u vervolgens op Exclusief openen.

    • Als u de database wilt openen voor alleen-lezen toegang, klikt u op de pijl naast de knop Openen en klikt u vervolgens op Exclusief openen als alleen-lezen Andere gebruikers kunnen de database nog steeds openen, maar ze hebben alleen-lezentoegang.

Als u de database die u wilt openen niet kunt vinden    

  1. Klik in het dialoogvenster Openen op de snelkoppeling Mijn computer of klik in het vak Zoeken in op Mijn computer.

  2. Klik in de lijst met stations met de rechtermuisknop op het station dat mogelijk de database bevat en klik vervolgens op Zoeken.

  3. Voer uw zoekcriteria in en druk op Enter om naar de database te zoeken.

  4. Als de database wordt gevonden, opent u deze door erop te dubbelklikken in het dialoogvenster Zoekresultaten.

    Aangezien de zoekopdracht is gestart vanuit het dialoogvenster Openen, moet u in dat dialoogvenster op Annuleren klikken voordat de database wordt geopend.

U kunt een gegevensbestand rechtstreeks openen in een externe bestandsindeling (zoals dBASE, Paradox, Microsoft Exchange of Excel). U kunt ook rechtstreeks een ODBC-gegevensbron openen, zoals Microsoft SQL Server of Microsoft FoxPro. Er wordt automatisch een nieuwe Access-database gemaakt in dezelfde map als het gegevensbestand en koppelingen naar elke tabel in de externe database worden toegevoegd.

Naar boven

Aan de slag met de nieuwe database

Afhankelijk van de sjabloon die u hebt gebruikt, moet u mogelijk een of meer van de volgende dingen doen om aan de slag te gaan met de nieuwe database:

  • Als in Access een dialoogvenster Aanmelden wordt weergegeven met een lege lijst met gebruikers, gebruikt u de volgende procedure om aan de slag te gaan:

    1. Klik op Nieuwe gebruiker.

    2. Vul het formulier Gebruikersgegevens in.

    3. Klik op Opslaan en sluiten.

    4. Selecteer de zojuist ingevoerde gebruikersnaam en klik op Aanmelden.

  • Als in Access een leeg gegevensblad wordt weergegeven, kunt u gegevens rechtstreeks in dat gegevensblad typen of op andere knoppen en tabbladen klikken om de database te verkennen.

  • Als in Access een pagina Aan de slag wordt weergegeven, kunt u op koppelingen op die pagina klikken voor meer informatie over de database of op andere knoppen en tabbladen klikken om de database te verkennen.

  • Als in Access een beveiligingswaarschuwing wordt weergegeven op de berichtenbalk en u de bron van de sjabloon vertrouwt, klikt u op Inhoud inschakelen. Als u zich voor de database moet aanmelden, moet u zich opnieuw aanmelden.

Voor bureaublad- en webdatabases begint u ook met een van de volgende stappen:

Naar boven

Een tabel toevoegen

U kunt een nieuwe tabel toevoegen aan een bestaande database met behulp van de hulpmiddelen in de groep Tabellen op het tabblad Maken.

De groep Tabellen op het tabblad Maken

Opmerking: In een webdatabase is alleen de opdracht Tabel beschikbaar in de groep Tabellen.

Ongeacht in welke weergave u begint, kunt u altijd naar de andere weergave overschakelen met de weergaveknoppen op de statusbalk van het Access-venster.

Een lege tabel maken in de gegevensbladweergave    In de gegevensbladweergave kunt u onmiddellijk gegevens invoeren en de tabelstructuur achter de schermen door Access laten opbouwen. Veldnamen worden numeriek toegewezen (Veld1, Veld2, en dergelijke) en access stelt het veldgegevenstype in op basis van het type gegevens dat u hebt getypt.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Knopafbeelding.

  2. De tabel wordt gemaakt en de cursor wordt vervolgens in de eerste lege cel in de kolom Klikken om toe te voegen gezet.

  3. Als u gegevens wilt toevoegen, begint u te typen in de eerste lege cel of kunt u gegevens uit een andere bron plakken, zoals verder in dit artikel wordt beschreven.

    • Als u de naam van een kolom (veld) wilt wijzigen, dubbelklikt u op de kolomkoppen en typt u de nieuwe naam.

      Tip: Geef elk veld een duidelijke naam, zodat u weet wat het bevat zonder de gegevens te moeten bekijken.

    • Als u een kolom wilt verplaatsen, selecteert u deze door te klikken op de kolomkoppen en sleept u de kolom naar de juiste plaats. U kunt ook een aantal aaneengesloten kolommen selecteren en ze allemaal naar een nieuwe locatie samen slepen.

      Als u meer velden aan de tabel wilt toevoegen, kunt u beginnen te typen in de kolom Klikken om toe te voegen in de gegevensbladweergave of u kunt nieuwe velden toevoegen met de opdrachten in de groep & Verwijderen op het tabblad Velden.

Een tabel maken die begint in de ontwerpweergave    In de ontwerpweergave maakt u eerst de structuur van de nieuwe tabel. Vervolgens schakelt u over naar de gegevensbladweergave om gegevens in te voeren of voert u de gegevens in op een andere manier, bijvoorbeeld via een formulier.

De ontwerpweergave is niet beschikbaar voor tabellen in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op Tabelontwerp. Knopafbeelding

  2. Typ voor elk veld in de tabel een naam in de kolom Veldnaam en selecteer vervolgens een gegevenstype in de lijst Gegevenstype.

  3. U kunt voor elk veld extra informatie invoeren in de kolom Beschrijving. De beschrijving die u typt, wordt weergegeven op de statusbalk wanneer de invoegpositie zich in dat veld plaatst en wordt gebruikt als de statusbalktekst voor alle besturingselementen die u maakt door het veld van het deelvenster Lijst met velden naar een formulier of rapport te slepen en voor alle besturingselementen die met de wizard Formulier of Rapport voor dat veld zijn gemaakt.

  4. Nadat u alle velden hebt toegevoegd, kunt u de tabel opslaan:

    • Ga naar het tabblad Bestand en klik op Opslaan.

  5. U kunt op elk moment gegevens in de tabel invoeren door over te schakelen naar de gegevensbladweergave, in de eerste lege cel te klikken en te typen. U kunt ook gegevens uit een andere bron plakken, zoals wordt beschreven in de volgende sectie.

Een tabel maken op basis van een SharePoint-lijst    Met een SharePoint-lijst kunnen uw gegevens worden gebruikt door personen die niet over Access werken. Bovendien worden lijstgegevens opgeslagen op een server, wat over het algemeen betere beveiliging biedt tegen gegevensverlies dan bestanden die zijn opgeslagen op een desktopcomputer. U kunt beginnen met een nieuwe lijst of u kunt een koppeling maken naar een bestaande lijst. U moet voldoende machtigingen hebben voor de SharePoint-site waar u de lijst wilt maken. Dit kan per site variëren, dus neem contact op met uw SharePoint-beheerder voor meer informatie over de opties.

Deze functie is niet beschikbaar in een webdatabase.

  1. Klik op het tabblad Maken in de groep Tabellen op SharePoint-lijsten.

  2. U kunt een van de lijstsjablonen gebruiken om een standaard SharePoint-lijst te maken, zoals Contactpersonen of Gebeurtenissen.

    U kunt er ook voor kiezen om een aangepaste lijst te maken of om een bestaande lijst te koppelen of te importeren. Klik op de gewenste optie.

  3. Als u een van de lijstsjablonen kiest of een aangepaste lijst wilt maken, wordt het dialoogvenster Nieuwe lijst maken geopend om u te helpen bij het proces. Als u een bestaande lijst wilt gebruiken, wordt het dialoogvenster Externe gegevens verzamelen geopend.

Zie het artikel Inleiding tot tabellen voor meer informatie over tabellen.

Naar boven

Gegevens uit een andere bron in een Access-tabel plakken

Als uw gegevens momenteel zijn opgeslagen in een ander programma, zoals Excel, kunt u de gegevens kopiëren en in een Access-tabel plakken. Dit werkt over het algemeen het beste als de gegevens al zijn gescheiden in kolommen, omdat ze zich in een Excel-werkblad weergeven. Als uw gegevens deel uit maken van een tekstverwerkingsprogramma, moet u eerst de kolommen met gegevens scheiden met behulp van tabbladen of de gegevens converteren naar een tabel in het tekstverwerkingsprogramma en vervolgens de gegevens kopiëren. Als uw gegevens moeten worden bewerkt of gemanipuleerd (zoals het scheiden van volledige namen in voor- en achternamen), kunt u dit het beste doen voordat u de gegevens kopieert, vooral als u niet bekend bent met Access.

Wanneer u gegevens in een lege tabel plakt, wordt het gegevenstype van elk veld bepaald op basis van het soort gegevens dat daar wordt aan gevonden. Als een vereend veld bijvoorbeeld alleen datumwaarden bevat, wordt het gegevenstype Datum/tijd op dat veld toegepast. Als het ge paste veld alleen de woorden 'ja' en 'nee' bevat, wordt het gegevenstype Ja/Nee op het veld toegepast.

De namen van de velden worden afhankelijk van wat wordt gevonden in de eerste rij met gegevens die in Access zijn opgeslagen. Als de eerste rij met de gepste gegevens van type lijkt op de volgende rijen, wordt bepaald dat de eerste rij deel uitmaakt van de gegevens en worden de algemene namen van de velden toegewezen (Veld1, Veld2, etc.). Als de eerste rij met de gepste gegevens niet lijkt op de volgende rijen, wordt de eerste rij als veldnamen gebruikt en wordt de eerste rij in de werkelijke gegevens uitgesloten.

Als in Access algemene veldnamen worden toegewezen, moet u de namen van de velden zo snel mogelijk wijzigen om verwarring te voorkomen. Gebruik de volgende procedure:

  1. Klik op het tabblad Bestand op Opslaan om de tabel op te slaan.

  2. Dubbelklik in de gegevensbladweergave op elke kolomkoppen en typ een naam voor de kolom.

  3. Sla de tabel opnieuw op.

Naar boven

Volgende stappen

De rest van het ontwerpproces is afhankelijk van uw doelstellingen, maar u wilt waarschijnlijk query's, formulieren, rapporten en macro's maken. Dit artikel bevat geen informatie over het maken van extra databaseobjecten.

Zie de volgende artikelen voor meer informatie:

Naar boven

Gegevens importeren uit een spreadsheet of een ander programma

Als u bekend bent met andere database- of spreadsheetprogramma's, kent u waarschijnlijk de basisbeginselen van de manier waarop deze toepassingen werken en waarvoor databases worden gebruikt. Access verschilt van vele andere databasetoepassingen doordat u relationele databases kunt maken en het verschilt verder van de meeste spreadsheetprogramma's door hulpprogramma's voor het ontwikkelen van geavanceerde query's, formulieren en rapporten aan te bieden. Access biedt ook veel opties voor het werken met andere databaseprogramma's, zoals SQL Server.

Een Excel-werkblad importeren in Access

Veel mensen beginnen Access te verkennen nadat ze eerst een lijst hebben gemaakt in Excel. Excel is een prima plek om een lijst te maken, maar naarmate de lijst groeit, wordt het moeilijker om ze te organiseren en bijgewerkt te houden. Het verplaatsen van de lijst naar Access is meestal de volgende logische stap.

Een databasetabel is in structuur vergelijkbaar met een werkblad, omdat de gegevens in rijen en kolommen worden opgeslagen. Hierdoor is het meestal eenvoudig om een werkblad in een databasetabel te importeren. Het belangrijkste verschil tussen het opslaan van gegevens op een werkblad en het opslaan ervan in een database is de manier waarop de gegevens zijn georganiseerd. Als u gewoon uw hele werkblad importeert als een nieuwe tabel in een database, worden de problemen met het ordenen en bijwerken van uw gegevens niet opgelost, met name als uw werkblad redundante gegevens bevat. U kunt deze problemen oplossen door de spreadsheetgegevens te splitsen in afzonderlijke tabellen die allemaal gerelateerde gegevens bevatten. Zie het artikel Beginselen van databaseontwerp voor meer informatie over hoe u de gegevens in uw tabellen rangschikt.

Access bevat de wizard Tabelanalyse, waarmee u dit proces kunt voltooien. Na het importeren van uw gegevens in een tabel, helpt de wizard u om de tabel op te splitsen in afzonderlijke tabellen die elk gegevens bevatten die niet in een van de andere tabellen zijn gedupliceerd. Met de wizard worden ook de benodigde relaties tussen de tabellen gemaakt.

Naar boven

Een Excel-werkblad importeren als een tabel in een nieuwe database

  1. Klik op het tabblad Bestand op Nieuwen klik vervolgens op Lege database.

  2. Typ een naam voor de nieuwe database in het vak Bestandsnaam en klik op Maken.

    De nieuwe database wordt geopend en in Access wordt een nieuwe lege tabel gemaakt, Tabel1.

  3. Sluit Tabel1.

    Wanneer u wordt gevraagd of u wijzigingen in het ontwerp van Tabel1 wilt opslaan, klikt u op Nee.

  4. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep & importeren op Excel. Knopafbeelding

  5. Klik in het dialoogvenster Externe gegevens verzamelen op Bladeren.

  6. Gebruik het dialoogvenster Bestand openen om uw bestand te zoeken.

  7. Selecteer het bestand en klik vervolgens op Openen .

  8. Controleer in het dialoogvenster Externe gegevens verzamelen of de optie De brongegevens importeren in een nieuwe tabel in de huidige databaseoptie is geselecteerd.

  9. Klik op OK.

    De wizard Werkblad importeren wordt gestart en u wordt een paar vragen gesteld over uw gegevens.

  10. Volg de instructies en klik op Volgende of Terug om door de pagina's te navigeren. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

    Opmerking: U wordt gevraagd of u de details van de zojuist voltooide importbewerking wilt opslaan. Als u denkt dat u dezelfde importbewerking opnieuw gaat uitvoeren, klikt u op Jaen voert u de details in. U kunt de bewerking vervolgens eenvoudig in de toekomst reproduceren door op het tabblad Externe gegevens in de groep Importeren op Opgeslagen importbewerkingen te klikken. Als u de details van de bewerking niet wilt opslaan, klikt u op Sluiten.

De gegevens worden geïmporteerd in een nieuwe tabel en vervolgens weergegeven onder Alle tabellen in het navigatiedeelvenster.

Naar boven

De wizard Tabelanalyse gebruiken om uw gegevens te ordenen

Nadat de gegevens in een Access-tabel zijn geïmporteerd, kunt u de wizard Tabelanalyse gebruiken om snel redundante gegevens op te halen. De wizard biedt vervolgens een eenvoudige manier om de gegevens in afzonderlijke tabellen in te delen, zodat deze op de meest efficiënte manier worden opgeslagen. De oorspronkelijke tabel blijft behouden als back-up en er worden nieuwe tabellen gemaakt die u als basis voor de databasetoepassing kunt gebruiken.

  1. Open de Access-database met de tabel die u wilt analyseren.

  2. Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Analyseren op Tabel analyseren.

    De wizard Tabelanalyse wordt gestart.

    De eerste twee pagina's van de wizard bevatten een korte zelfstudie, compleet met knoppen waar u op kunt klikken om voorbeelden te bekijken. Als u de inleidende pagina's niet ziet, maar in plaats daarvan het selectievakje Inleidende pagina's weergeven ziet,selecteert u het selectievakje en klikt u tweemaal op Terug om de inleiding te zien. Als u de inleidende pagina's niet meer wilt zien na het lezen van de inleiding, kunt u het selectievakje Inleidende pagina's weergeven uit.

  3. Selecteer op de pagina Welke tabel velden met waarden die in veel records worden herhaald? de tabel die u wilt analyseren en klik op Volgende.

  4. U kunt de wizard laten bepalen welke velden in welke tabellen worden op te nemen, of u kunt deze beslissing zelf nemen. Als u de suggesties van de wizard volgt, kunt u nog steeds wijzigingen aanbrengen in de tabelindeling op de volgende pagina van de wizard.

    Opmerking: Als u de wizard laat bepalen welke velden in welke tabellen moeten worden gezet, zijn de keuzen mogelijk niet altijd geschikt voor uw gegevens, vooral als er niet veel gegevens zijn om mee te werken. Controleer zorgvuldig de resultaten van de wizard. Aan de andere kant kan de wizard een efficiëntere organisatie voorstellen dan de organisatie waar u aan denkt, dus het is een goed idee om in ieder geval eenmaal de beslissingen van de wizard uit te proberen. Als de suggesties u niet be staat, kunt u de velden nog steeds handmatig opnieuw rangschikken en kunt u altijd op Terug klikken en alle velden zelf rangschikken.

  5. Klik op Volgende. Op deze pagina geeft u op welke tabellen welke velden bevatten. Als u ervoor kiest om de wizard te laten beslissen, worden meerdere tabellen met elkaar verbonden door relatielijnen. Anders wordt er slechts één tabel met alle velden gemaakt. In beide gevallen kunt u wijzigingen aanbrengen op deze pagina.

    • U kunt velden van een tabel naar een leeg gebied op de pagina slepen om een nieuwe tabel met die velden te maken. U wordt gevraagd om een tabelnaam.

    • U kunt velden van de ene tabel naar een andere tabel slepen als u denkt dat ze daar efficiënter worden opgeslagen.

    • De meeste tabellen krijgen een id of een veld Gegenereerde unieke id. Als u meer wilt weten over de id-velden, klikt u op Tips in de rechterbovenhoek van de wizard.

    • Als u een wijziging ongedaan wilt maken, klikt u op de knop Ongedaan maken.

    • Als u de naam van een tabel wilt wijzigen, dubbelklikt u op de titelbalk, typt u de nieuwe naam en klikt u op OK.

  6. Nadat u de velden hebt gerangschikt op de manier waarop u ze wilt hebben, klikt u op Volgende.

  7. Als de wizard records met zeer vergelijkbare waarden vindt, worden deze waarden als mogelijk typefouten gevonden en wordt er een scherm weergegeven waarin u kunt bevestigen wat u aan de waarden moet doen. Blader door de lijst om te zoeken naar waarden in de kolom Correctie en klik vervolgens op het juiste item in de vervolgkeuzelijst. Selecteer (Verlaten in de staat zelf) om te zorgen dat er geen wijzigingen in de waarde worden aangebracht in de wizard. Wanneer u klaar bent, klikt u op Volgende.

  8. U wordt gevraagd of u een query wilt maken die lijkt op de oorspronkelijke tabel. Als u al formulieren en rapporten hebt gemaakt op basis van de oorspronkelijke tabel, is het een goed idee om een dergelijke query te maken. If you choose Yes, create the query, the wizard renames the original table by appending "_OLD" to the table name, and then names the new query by using the name of the original table. De formulieren en rapporten die op de tabel zijn gebaseerd, gebruiken nu de query voor hun gegevens en werken verder zoals voorheen.

  9. Klik op Voltooien.

    De wizard maakt de nieuwe tabellen zoals is opgegeven en wordt vervolgens geopend. Sluit deze wanneer u klaar bent met het controleren van de resultaten.

Naar boven

Werken met gegevens uit andere programma's

Access 2010 bevat functies voor het werken met gegevens die zijn opgeslagen in andere programma's.

Een nieuwe Access-database maken die is koppelingen naar gegevens in een andere bestandsindeling    U kunt Access gebruiken om een bestand te openen in een andere bestandsindeling, zoals tekst, dBASE of een spreadsheet. Er wordt automatisch een Access-database gemaakt en het bestand wordt automatisch aan u gekoppelingen.

  1. Start Access.

  2. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  3. Klik in het dialoogvenster Openen op het type bestand dat u wilt openen in de lijst. Als u niet zeker bent van het bestandstype, klikt u op Alle bestanden (*.*).

  4. Blader indien nodig naar de map met het bestand dat u wilt openen. Wanneer u het bestand hebt gevonden, dubbelklikt u erop om het te openen.

  5. Volg de instructies in de wizard. Klik op de laatste pagina van de wizard op Voltooien.

Gegevens importeren uit of koppelen aan een bestaande Access-database    U kunt gegevens uit andere bronnen en programma's importeren in Access-tabellen, zodat de gegevens in het Access-bestand zijn opgenomen, of u kunt een koppeling naar de gegevens maken vanuit Access, zodat de gegevens in het oorspronkelijke bestand blijven staan (buiten het Access-bestand).

  1. Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep & importeren op de indeling waarin de gegevens zijn opgeslagen.

    U kunt gegevens importeren uit of een koppeling maken naar gegevens uit de volgende bronnen:

    • Excel    U kunt gegevens uit een werkblad of een benoemd bereik naar een Excel-werkmap halen. Elk werkblad of benoemd bereik moet afzonderlijk worden geïmporteerd of gekoppeld.

    • Access    Dit is handig voor het scheiden van uw proces van uw gegevens en het maken van een gesplitste database. Dat wil zeggen dat u de ene database kunt gebruiken om al uw formulieren, rapporten en macro's te bevatten en uw gegevens in een andere database te bewaren. U kunt dan verbeteringen ontwikkelen zonder dat het werk van iemand wordt onderbroken. U kunt ook gegevens uit diverse Access-databases combineren in één, zodat u gemakkelijker gegevens kunt samenvatten op verschillende afdelingen of tussen zakenpartners.

    • ODBC-database    Veel programma's ondersteunen deze indeling, waaronder veel databaseserverproducten. Dit helpt u bij het maken van 'landingspad'-databases, waar u gegevens uit verschillende systemen combineert.

    • Tekstbestand    U kunt verbinding maken met een eenvoudig tekstbestand en in Access zelfs de inhoud van dat bestand wijzigen. Hierdoor kunnen Access-gegevens gemakkelijk worden gebruikt door een groot aantal programma's.

    • XML-bestand    Deze indeling biedt ook compatibiliteit met diverse andere programma's, waaronder sommige webservers.

    • SharePoint-lijst    Hierdoor kunnen uw gegevens worden gebruikt met een webbrowser, de standaard manier om een SharePoint-lijst te gebruiken.

    • Gegevensservices    U kunt verbinding maken met webgegevensservices binnen uw bedrijf.

    • HTML-document    

    • Outlook-map    U kunt verbinding maken met Outlook-mappen, zodat u uw contactgegevens gemakkelijker kunt integreren met de rest van uw gegevens.

    • dBase-bestand    dBase is een populair alternatief databasesysteem dat wordt ondersteund door Access

      Het dialoogvenster Externe gegevens verzamelen wordt weergegeven.

  2. Volg de instructies in het dialoogvenster.

    De gegevens worden geïmporteerd of aan de database gekoppeld. Voor de meeste indelingen moet u de locatie van de gegevens opgeven en vervolgens kiezen hoe u de gegevens wilt opslaan in de database.

Naar boven

Een database uit een eerdere versie gebruiken in verschillende versies van Access

Als uw Access-database of Access-project is gemaakt in Access 2000 of hoger, kunt u de database of het project gebruiken in de versie van Access waarin het is gemaakt of in een latere versie, zelfs als de beveiliging van het bestand is ingeschakeld. Access 2000-bestanden kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt in Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 en Access 2010.

Het kan zijn dat u uw gegevens in een eerdere versie van Access wilt bewaren, maar dat gebruikers met een nieuwere versie van Access een koppeling naar die gegevens willen maken, maar toch gebruik willen maken van bepaalde functies van de nieuwere versie. De oplossing is om een nieuwe 'front-end'-database te maken in de nieuwere versie (met formulieren, rapporten, query's, macro's, maar geen tabellen) en deze te koppelen aan de tabellen in het eerdere versiebestand. Volg een van de volgende procedures, afhankelijk van of uw database in één bestand is opgenomen of al is gesplitst in front-end-/back-endtoepassing.

Een Access-databasebestand gebruiken in verschillende versies van Access

Als alle tabellen, formulieren en andere objecten van uw eerdere versie van de Access-database in één bestand zijn opgenomen en u de database in verschillende versies van Access wilt gebruiken, kunt u een nieuwe front-enddatabase maken in een latere versie en deze koppelen aan het oorspronkelijke bestand. Gebruikers met een eerdere versie van Access kunnen nog steeds de oorspronkelijke database gebruiken. Gebruikers met de nieuwere versie kunnen de nieuwe front-enddatabase gebruiken om aan dezelfde gegevens te koppelen. U kunt verschillende front-endversies maken als u meerdere versies van Access wilt gebruiken.

Naar boven

Stap 1: Een kopie maken van de bestaande database en deze opslaan in een nieuwe indeling

Gebruik de volgende procedure om de database te converteren naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht blijft de oorspronkelijke database in de oorspronkelijke indeling behouden en wordt een kopie gemaakt in de indeling die u opgeeft.

  1. Sluit het Access-bestand. Als het bestand een Access-database met meerdere gebruikers op een server of in een gedeelde map is, zorg er dan voor dat niemand anders het bestand heeft geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Blader naar de locatie van het bestand dat u wilt converteren en dubbelklik erop om het te openen.

    Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven en u wordt gevraagd of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  5. Als er een formulier wordt geopend wanneer u de database start, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.

  7. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de nieuwe database.

    Opmerking: Tenzij u de nieuwe database op een andere locatie opgeslagen, moet de naam verschillen van de naam van de oorspronkelijke database. In beide gevallen kunt u het beste een andere naam gebruiken, zodat u gemakkelijk onderscheid kunt maken tussen de front-enddatabase en de back-enddatabase. Als u echter converteert naar de Access 2007-indeling, verandert de bestandsextensie van .mdb in .accdb, zodat u dezelfde bestandsnaam kunt gebruiken.

  8. Klik op Opslaan.

Naar boven

Stap 2: De kopieerdatabase splitsen en het oorspronkelijke bestand gebruiken als back-enddatabase

Splits de geconverteerde database met behulp van de volgende procedure:

  • Klik op het tabblad Hulpmiddelen voor databases in de groep Gegevens verplaatsen op Access-database. Knopafbeelding

  • Klik in het dialoogvenster Database splitsen op Database splitsen.

    U kunt ook een back-up maken, maar u kunt de kopie ook opnieuw maken met behulp van de oorspronkelijke database.

  • Typ een naam voor de back-enddatabase en klik op Splitsen.

Naar boven

Stap 3: De nieuwe front-end verbinden met de oorspronkelijke database

  1. Verwijder de back-enddatabase die met het hulpprogramma Database splitsen is gemaakt, en wees voorzichtig dat u de oorspronkelijke database niet verwijdert.

  2. De nieuwe front-enddatabase koppelen aan de tabellen in de oorspronkelijke database: Klik op het tabblad Externe gegevens in de groep & Importeren op Koppelingsbeheer. Knopafbeelding

  3. Klik op Allesselecteren en schakel het selectievakje Altijd vragen om nieuwe locatie in.

  4. Klik op OK,blader naar de database van de eerdere versie en dubbelklik erop.

    Als alles in goede staat, wordt in Access een bericht weergegeven waarin wordt aangegeven dat alle geselecteerde gekoppelde tabellen zijn vernieuwd.

U kunt nu de nieuwe front-enddatabase verbeteren zodat nieuwe functies worden ondersteund voor gebruikers met nieuwere versies van Access. Gebruikers met een eerdere versie kunnen de database met de eerdere versie blijven gebruiken.

Naar boven

Een front-end/back-endtoepassing gebruiken in verschillende versies van Access

Als uw Access-database al een bestaande front-end-/back-endtoepassing, kunt u de front-end converteren naar de nieuwe bestandsindeling. De back-enddatabase hoeft niet te worden gewijzigd.

In de volgende procedure ziet u hoe u de front-enddatabase met de opdracht Database opslaan als converteert naar een van de drie meest recente indelingen: Access 2000, Access 2002-2003 of Access 2007. Met deze opdracht blijft de oorspronkelijke database in de oorspronkelijke indeling behouden en wordt een kopie gemaakt in de indeling die u opgeeft.

  1. Sluit de front-enddatabase. Als het bestand een Access-database met meerdere gebruikers op een server of in een gedeelde map is, zorg er dan voor dat niemand anders het bestand heeft geopend.

  2. Start Access 2010.

  3. Klik op het tabblad Bestand op Openen.

  4. Blader naar de locatie van de front-enddatabase en dubbelklik erop om deze te openen.

    Als het dialoogvenster Databaseverbetering wordt weergegeven en u wordt gevraagd of u de database wilt verbeteren, klikt u op Nee.

  5. Als er een formulier wordt weergegeven wanneer u de database opent, sluit u het formulier.

  6. Klik op het tabblad Bestand op Database opslaan als.

  7. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de nieuwe database.

  8. Klik op Opslaan.

U kunt de nieuwe front-enddatabase nu verbeteren om nieuwe functies te ondersteunen.

Naar boven

Meer hulp nodig?

Meer opties?

Verken abonnementsvoordelen, blader door trainingscursussen, leer hoe u uw apparaat kunt beveiligen en meer.

Community's helpen u vragen te stellen en te beantwoorden, feedback te geven en te leren van experts met uitgebreide kennis.

Was deze informatie nuttig?

Hoe tevreden bent u met de taalkwaliteit?
Wat heeft uw ervaring beïnvloed?
Als u op Verzenden klikt, wordt uw feedback gebruikt om producten en services van Microsoft te verbeteren. Uw IT-beheerder kan deze gegevens verzamelen. Privacyverklaring.

Hartelijk dank voor uw feedback.

×