Basisinformatie over aanwezigheid

Dit onderwerp bevat basisinformatie over aanwezigheid die u nodig hebt om inzicht te krijgen in aanwezigheid, hoe de functie werkt en hoe u deze kunt benutten om contact op te nemen met anderen en onderbrekingen te beheren, zodat u productiever kunt zijn.

In dit onderwerp

Aanwezigheidsgegevens (overzicht)

Beste vijf manieren waarop aanwezigheidsgegevens u kunnen helpen

Wat betekenen de aanwezigheidsknoppen?

Wat zijn alle aanwezigheidskenmerken waarmee een contactpersoon wordt beschreven?

Aanwezigheidsgegevens handmatig wijzigen

Hoe aanwezigheid wordt bijgewerkt op basis van uw Outlook-agenda

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw activiteit

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw inactiviteit

Aanwezigheidsgegevens beheren zodat sommigen deze kunnen bekijken, maar anderen niet

Hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen op basis van toegangsniveaus

Aanwezigheidsgegevens (overzicht)

De aanwezigheid van een persoon wordt bepaald door een verzameling kenmerken waarmee de status, activiteit, locatie, bereidheid tot communicatie en contactgegevens van de persoon worden beschreven. Met aanwezigheidsgegevens kunt u contact opnemen met anderen en ervoor zorgen dat anderen u kunnen bereiken.

A person's presence is determined by a collection of attributes.

Office Communicator bevat een complete reeks persoonlijke aanwezigheidskenmerken die u andere contactpersonen ter beschikking kunt stellen om contact met u op te nemen. Sommige aanwezigheidskenmerken die u instelt, bevatten uw aanwezigheidsstatus, locatie, persoonlijke notitie en mobiele telefoonnummer.

Voorbeelden van aanwezigheidskenmerken zijn de status, de locatie, notities en het mobiele telefoonnummer. To enter your phone numbers, click the Menu button, then click Tools > Options > Phones tab.

Aanwezigheidsgegevens bieden context voor een contactpersoon en helpen u bepalen hoe u het beste met de contactpersoon kunt communiceren. Stel dat u een offerte met een collega wilt bespreken. U bekijkt de betreffende status in uw lijst met contactpersonen en ziet dat de persoon beschikbaar is. U zou naar het kantoor van uw collega kunnen lopen voor een persoonlijke bespreking, maar ziet aan de locatie-indicatie en een persoonlijke notitie dat deze persoon thuiswerkt. U besluit dus een expresbericht naar de contactpersoon te verzenden.

In Communicator wordt verschillende informatie over elke contactpersoon weergegeven, zodat u de context van personen kunt bekijken (zijn ze beschikbaar, in vergadering of over een uur vrij, of werken ze thuis). Deze context kunt u gebruiken om een beslissing te nemen over de manier waarop u het beste met de contactpersoon kunt communiceren. Als de contactpersoon bijvoorbeeld in vergadering zit en u een dringende kwestie wilt bespreken, kunt u naar deze persoon een expresbericht verzenden.

Communicator displays various bits of information about each contact.

Naar boven

Beste vijf manieren waarop aanwezigheidsgegevens u kunnen helpen

  • U kunt bepalen of een contactpersoon beschikbaar is zodat u direct antwoord kunt krijgen.

  • U kunt de status van een persoon bepalen (Beschikbaar, Bezet of Afwezig) zodat u de beste communicatiemethode kunt bepalen.

  • U kunt snel naar aanvullende contactgegevens zoeken, zoals het mobiele of een ander telefoonnummer.

  • U kunt de aanwezigheidsgegevens van een contactpersoon bekijken zodat u weet wanneer deze beschikbaar is.

  • U kunt uw status instellen op Niet storen om onderbrekingen te beheren zodat u uw werk afkrijgt.

Naar boven

Wat betekenen de aanwezigheidsknoppen?

Elke contactpersoon heeft een aanwezigheidsknop die de status van de contactpersoon aangeeft. De kleur van de aanwezigheidsknop van een contactpersoon is afhankelijk van allerlei factoren, zoals is beschreven in de volgende tabel.

Aanwezigheidsknop

Statustekst

Beschrijving

Available

Beschikbaar

De contactpersoon is online en kan deelnemen aan gesprekken. Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.

Busy

Bezet
In gesprek
In vergadering
In bijeenkomst

De contactpersoon is beschikbaar, maar bezig met een andere activiteit, zoals:

  • In gesprek    De contactpersoon is bezig met een telefoon- of videogesprek.

  • In vergadering     De contactpersoon is in gesprek met meerdere partijen via telefoon, spraak of video.

  • In bijeenkomst     In de agenda van Office Outlook staat dat de contactpersoon bezig is met een geplande vergadering.


Deze status kan handmatig door de gebruiker worden ingesteld.

Do not disturb

Niet storen

U ziet deze status als de contactpersoon aan u een ander toegangsniveau heeft toegewezen dan Team en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.

Urgent interruptions only

Alleen urgente onderbrekingen

U ziet deze status als de contactpersoon aan u het toegangsniveau Team heeft toegewezen en een van de volgende situaties geldt:

  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Niet storen.

Away

Afwezig
Niet aanwezig

De contactpersoon is waarschijnlijk niet bereikbaar. Deze status wordt weergegeven om de volgende redenen:

  • De computer van de contactpersoon is al langer niet gebruikt dan het afwezigheidsinterval (standaard 15 minuten).

    Opmerking : Na vijf minuten verandert de status Beschikbaar standaard in Inactief. Vervolgens verandert na 15 minuten de status in Afwezig als er nog steeds geen activiteit op de computer plaatsvindt.

  • Volgens de agenda of afwezigheidsassistent van Office Outlook is de contactpersoon buiten kantoor.

  • De contactpersoon is tijdelijk niet beschikbaar. Zodra activiteit wordt gedetecteerd op de computer van de contactpersoon, wordt de aanwezigheidsstatus automatisch ingesteld op de juiste status in Communicator 2007.

  • De contactpersoon heeft de aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Afwezig.

Inactive

Inactief

Deze contactpersoon is mogelijk bereikbaar, maar zijn of haar computer is langer niet gebruikt dan de ingestelde duur voor inactiviteit (standaard vijf minuten). Met deze status, die volgt op de status Beschikbaar, is de contactpersoon online, zoals blijkt uit de halfgroene/halfgele knop. Deze status wordt ingesteld door Communicator.

Busy Inactive

Bezet (inactief)

Deze contactpersoon zit in een vergadering of is gepland voor een vergadering (zoals wordt aangegeven in Outlook-agenda), maar zijn of haar computer is inactief geweest gedurende de tijdsperiode die voor inactiviteit is ingesteld (standaard vijf minuten).

Offline

Offline

De contactpersoon is niet bereikbaar. Deze status wordt weergegeven om de volgende redenen:

  • De contactpersoon heeft zijn of haar aanwezigheidsstatus handmatig ingesteld op Offline weergeven. (Offline weergeven is niet standaard beschikbaar. De systeembeheerder moet deze status instellen voor een organisatie via het groepsbeleid EnableAppearOffline.)

  • Communicator is niet actief op de computer van de contactpersoon of de contactpersoon heeft zich niet aangemeld.

  • De contactpersoon heeft de zichtbaarheid van diens aanwezigheidsstatus voor u geblokkeerd.

Presence unknown

Aanwezigheid onbekend

De status van de contactpersoon kan niet worden vastgesteld. Deze status wordt meestal weergegeven wanneer de aanwezigheidsstatus van de contactpersoon is opgeslagen op een ander computersysteem, zoals dat van een organisatie die geen federatieve partner is.

Blocked

Geblokkeerd

Deze knop wordt weergegeven in de lijst met contactpersonen bij de namen die u hebt geblokkeerd. Voor de geblokkeerde persoon lijkt het alsof u offline bent.

Naar boven

Wat zijn alle aanwezigheidskenmerken waarmee een contactpersoon wordt beschreven?

Tot aanwezigheidsgegevens behoren allerlei kenmerken die iets vertellen over de bereikbaarheid, activiteit, contactgegevens, agenda, locatie en notities (zowel Persoonlijk als Niet aanwezig) van een contactpersoon. De volgende tabel bevat een volledige lijst met aanwezigheidskenmerken in Communicator. Links in de tabel staan de kenmerken van aanwezigheidsgegevens en rechts ziet u welke kenmerken beschikbaar zijn voor de verschillende toegangsniveaus die verderop in dit onderwerp nader worden behandeld.

Aanwezigheidsgegevens

Geblokkeerd

Openbaar

Bedrijf

Team

Persoonlijk

Aanwezigheid offline

Aanwezigheid

Weergavenaam

E-mailadres

Functie*

Telefoon werk*

Mobiele telefoon*

Telefoon thuis*

Ander telefoonnummer

Bedrijf *

Kantoor*

Adres werk*

SharePoint-site*

Vergaderlocatie

Vergaderonderwerp

Beschikbaar/bezet

Werktijden

Eindpuntlocatie

Notities (Niet aanwezig)

Notities (Persoonlijk)

Laatst actief

Opmerking : Als deze kenmerken zijn gedefinieerd in Microsoft Active Directory, zijn ze zichtbaar voor alle contactpersonen binnen het bedrijf, ongeacht het toegangsniveau. De kenmerken zijn ook zichtbaar voor federatieve contactpersonen, afhankelijk van het toegewezen toegangsniveau. Ze zijn evenwel niet zichtbaar voor openbare contactpersonen voor expresberichten.

Naar boven

Aanwezigheidsgegevens handmatig wijzigen

Communicator biedt een reeks aanwezigheidskenmerken die u handmatig kunt wijzigen. U kunt bijvoorbeeld telefoonnummers bewerken en publiceren om deze met anderen te delen; u kunt een persoonlijke notitie toevoegen als u die dag op cursus bent. Als u een belangrijke deadline hebt, kunt u ook uw aanwezigheidsstatus wijzigen in Niet storen om onderbrekingen te beheren.

Uw aanwezigheidsstatus wijzigen

  • Klik op uw aanwezigheidsknop en selecteer de status in de vervolgkeuzelijst.

Set your presence status from the Presence button drop-down menu.

Een mobiel en/of ander telefoonnummer bewerken of toevoegen

  1. Klik op de de knop Menu, wijs Extra aan en klik op Opties.

  2. Klik op het tabblad Telefoons en klik op de knop Telefoon voor het nummer dat u wilt toevoegen.

  3. Klik op Dit telefoonnummer publiceren nadat u het telefoonnummer hebt toegevoegd. Nadat u het telefoonnummer hebt toegevoegd, moet u de toegangsniveaus instellen voor de contactpersonen die het telefoonnummer mogen zien. Zie het gedeelte Aanwezigheidsgegevens beheren zodat sommigen deze kunnen bekijken, maar anderen niet verderop in dit hoofdstuk voor meer informatie.

Een persoonlijke notitie maken

  • Klik in het vak Een notitie typen en geef een persoonlijke notitie op. Klik buiten het vak wanneer u klaar bent met de notitie.

    Uw persoonlijke notitie is zichtbaar voor alle contactpersonen met het toegangsniveau Bedrijf, Team of Persoonlijk.

Een afwezigheidsnotitie toevoegen

  • Klik in Office Outlook op Extra en klik op Afwezigheidsassistent.

  • Selecteer de optie Niet aanwezig, typ een afwezigheidsbericht en klik op OK.

Opmerking : De notitie Niet aanwezig vervangt iedere persoonlijke notitie die u eerder hebt opgegeven, maar de notitie Niet aanwezig wordt pas bijgewerkt nadat u zich hebt afmeld en weer hebt aangemeld bij Communicator. Nadat u dit hebt gedaan, kan het 30 minuten duren voordat de bijgewerkte notitie in het gehele aanwezigheidssysteem is doorgevoerd. Bovendien worden deze gegevens alleen doorgevoerd als u de Communicator-client uitvoert op een apparaat dat verbinding met Exchange kan maken.

Uw locatie weergeven

Met Communicator kunt u uw locatie weergeven als onderdeel van uw aanwezigheidsgegevens. U kunt uw huidige locatie instellen als Thuis of Kantoor of u kunt een aangepaste locatie maken.

  • Klik op uw aanwezigheidsknop, wijs Huidige locatie aan en selecteer een locatie of klik op Aangepaste locatie maken.

Uw locatiegegevens zijn alleen zichtbaar voor contactpersonen aan wie u het toegangsniveau Team of Persoonlijk toewijst. Zie het gedeelte Hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen op basis van toegangsniveaus verderop in dit onderwerp voor meer informatie over het toewijzen van toegangsniveaus aan contactpersonen.

Naar boven

Hoe aanwezigheid wordt bijgewerkt op basis van uw Outlook-agenda

Uw aanwezigheidsstatus is standaard gekoppeld aan uw Outlook-agenda. Als een vergadering momenteel is gepland in uw Outlook-agenda, wordt uw status daarom in Communicator weergegeven als In bijeenkomst, zoals is weergegeven in de volgende afbeelding. Zie Persoonlijke opties instellen voor meer informatie.

If a meeting is scheduled in your Outlook calendar, your status in Communicator is set to: In a meeting.

Naar boven

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw activiteit

Wanneer u bezig bent met een audio- of videogesprek, worden uw aanwezigheidsgegevens in Communicator bijgewerkt. Uw aanwezigheidsknop wordt weergegeven als Bezet en uw statustekenreeks wordt bijgewerkt naar In gesprek of In vergadering.

Your status string automatically updates when you are in an audio or video call, or conference.

Naar boven

Hoe aanwezigheidsgegevens worden bijgewerkt op basis van uw inactiviteit

Gebruikers van Communicator vragen zich vaak af wat het betekent als aanwezigheidsknoppen half geel/half oranje en half groen/half geel zijn.

Aanwezigheidsknop

Beschrijving

Busy Inactive

De aanwezigheidsknop Bezet (inactief)     wordt weergegeven wanneer een gebruiker van Communicator in vergadering zit of zijn of haar status handmatig heeft ingesteld op Bezet, terwijl Communicator gedurende de afgelopen vijf minuten geen invoer heeft gedetecteerd op de computer (op geen enkele computer van de gebruiker waarop Communicator wordt uitgevoerd). Als een gebruiker bijvoorbeeld de muis beweegt of op het toetsenbord klikt, wordt de status weer ingesteld op Bezet.

Inactive

De aanwezigheidsknop Inactief     wordt weergegeven wanneer een contactpersoon mogelijk bereikbaar is, maar de computer langer niet heeft gebruikt dan de ingestelde duur voor inactiviteit (standaard vijf minuten). Met deze status, die volgt op de status Beschikbaar, is de contactpersoon online, zoals blijkt uit de halfgroene/halfgele knop. Deze status wordt ingesteld door Communicator.

Away

De aanwezigheidsknop Afwezig wordt ingesteld als Communicator gedurende 15 minuten geen invoer detecteert op de computer van de gebruiker waarop Communicator wordt uitgevoerd. Wanneer de computer van de gebruiker invoer ontvangt, worden de aanwezigheidsknop en de status weer ingesteld op de vorige waarde.

Naar boven

Aanwezigheidsgegevens beheren zodat sommigen deze kunnen bekijken, maar anderen niet

Communicator biedt toegangsniveaus die u kunt toewijzen aan contactpersonen zodat u kunt beheren hoeveel en welk type aanwezigheidsgegevens voor hen beschikbaar zijn. U kunt bijvoorbeeld uw mobiele telefoonnummer weergeven aan uw directe collega's, maar niet aan het volledige bedrijf. Bovendien zult u uw locatie willen doorgeven aan uw teamleden, maar niet aan het volledige bedrijf. Voor het beheren van de toegang tot uw aanwezigheidsgegevens beschikt u in Communicator over toegangsniveaus. U kunt toegangsniveaus op een van de volgende manieren toewijzen:

  • Klik in de lijst met contactpersonen op de persoon aan wie u een toegangsniveau wilt toewijzen, wijs Toegangsniveau wijzigen aan en selecteer het toegangsniveau voor de contactpersoon.

    To control access to your presence information, Communicator provides access levels.

  • Klik op de knop De manier wijzigen waarop u uw contactpersonen weergeeft en klik op Toegangsniveaus. U kunt vervolgens contactpersonen toewijzen aan toegangsniveaus door deze personen naar niveaus te slepen.

  • Wanneer iemand u toevoegt aan zijn of haar lijst met contactpersonen, ontvangt u een melding waarmee u het verzoek van de persoon om u toe te voegen aan de lijst met contactpersonen kunt accepteren of weigeren. Als u een toegangsniveau vanuit de melding toewijst, selecteert u een niveau in het vak Toegangsniveau van deze persoon en klikt u op OK.

When someone adds you to their Contact List, you receive an alert.

Naar boven

Hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen op basis van toegangsniveaus

In de volgende voorbeelden ziet u hoe uw aanwezigheidsgegevens worden weergegeven aan anderen en hoe toegangsniveaus kunnen bepalen welke aanwezigheidsgegevens beschikbaar zijn voor contactpersonen.

U wijzigt uw status van Beschikbaar in Afwezig

Uw aanwezigheidsknop ziet er als volgt uit

Change your status from Available to Away.

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

U publiceert uw mobiele telefoonnummer

Uw mobiele telefoonnummer wordt gepubliceerd op het tabblad Telefoons

Your mobile number is published in the Phones tab.

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

Uw status instellen op Niet storen

Uw aanwezigheidsknop ziet er als volgt uit

Set your status to Do not disturb

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

U zit in een vergadering die gepland in uw Outlook-agenda

Uw aanwezigheidsgegevens worden automatisch bijgewerkt naar Bezet - In bijeenkomst

Set to Busy - In a meeting

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

U bent online, maar hebt de afgelopen vijf minuten geen gegevens in de computer ingevoerd

Uw aanwezigheidsstatus wordt automatisch bijgewerkt naar Inactief

Inactive status

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

U zit in vergadering, maar hebt de afgelopen vijf minuten geen gegevens in de computer ingevoerd

Uw aanwezigheidsknop wordt automatisch bijgewerkt naar Bezet (inactief)

Inactive - In a meeting

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Bedrijf hebt toegewezen, ziet

Company access level

Een contactpersoon aan wie u het toegangsniveau Team hebt toegewezen, ziet

Team access level

Naar boven

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×