Wanneer u Microsoft Outlook 2010 met een Microsoft Exchange Server 2010-accountgebruikt, kunt u het persoonlijke archief gebruiken als een andere opslaglocatie voor het opslaan van historische e-mailberichten. Items in het persoonlijk archief tellen niet op voor de opslagquota voor Exchange Server-accounts en bieden een minder dure opslagoplossing voor organisaties.
Opmerking: Deze functie bevat licentievereisten voor Microsoft Outlook en Microsoft Exchange Server. Zie voor meer informatie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.
In dit artikel
Info over persoonlijk archief
Persoonlijk archief biedt u een belangrijk voordeel van de archivering van items in een Outlook-gegevensbestand (. PST) op de computer. Een Outlook-gegevensbestand (. PST) is alleen beschikbaar in Outlook en alleen op de computer waarop het bestand is opgeslagen. Met behulp van persoonlijk archief hebt u volledige toegang tot de gearchiveerde items vanuit Microsoft Outlook 2010 of Outlook Web app (OWA) vanaf een willekeurige computer.
U kunt berichten verplaatsen of kopiëren tussen het primaire Exchange Server-postvak en het persoonlijke archief, maar de beste manier om items te verplaatsen is met archiefbeleid. Met archiefbeleid kunt u automatisch beheer van wanneer items worden verplaatst van het Exchange Server-postvak naar het archief met persoonlijke gegevens.
Archiefbeleid
De beheerder van de Exchange-server heeft een archiefbeleid. Standaard bevat een Exchange Server-account één postvakarchief en vijf archief beleidsregels waarop mappen en afzonderlijke berichten kunnen worden toegepast.
|
Beleid |
Beschrijving |
|
Postvak (2 jaar verplaatsen naar archief |
Berichten worden na twee jaar automatisch naar het persoonlijk archief verplaatst. Dit geldt voor items in het hele postvak waarvoor geen archiefbeleid expliciet is toegepast of van de map is overgenomen. |
|
6 maand verplaatsen naar archief |
Berichten worden na zes maanden automatisch naar het persoonlijk archief verplaatst. |
|
1 jaar verplaatsen naar archief |
Berichten worden na 365 dagen automatisch naar het persoonlijk archief verplaatst. |
|
2 jaar verplaatsen naar archief |
Berichten worden na twee jaar automatisch naar het persoonlijk archief verplaatst. |
|
5 jaar verplaatsen naar archief |
Berichten worden na vijf jaar automatisch naar het persoonlijk archief verplaatst. |
|
Nooit naar archief verplaatsen |
Berichten worden nooit naar het persoonlijk archief verplaatst. |
Uw organisatie kan extra archief beleidsregels leveren die u handmatig kunt toepassen op mappen of afzonderlijke berichten.
Belangrijk: Als u vragen hebt over het archiefbeleid van uw organisatie, raadpleegt u de richtlijnen van de organisatie.
Het is eenvoudiger om op basis van elk bericht een archiefbeleid toe te wijzen, in plaats van afzonderlijk. Maar zelfs als een archiefbeleid is toegewezen aan een map of de bijbehorende berichten, kunt u een of meer berichten selecteren en vervolgens een ander beleid aan alleen die berichten toewijzen. Een beleidsregel die aan een bericht is toegewezen, heeft voorrang op de overgenomen map met postvak beleid.
Een archiefbeleid toewijzen aan een e-mailmap
Een archiefbeleid toewijzen
-
Klik op een e-mailmap in het navigatiedeelvenster.
-
Klik op het tabblad Map in de groep Eigenschappen op Beleid.
De knop beleid ontbreekt op het lint.
Als de opdracht beleid ontbreekt op het lint, is de beheerder van de Exchange-Server niet ingeschakeld Bewaar-en archiefbeleid voor uw account, of u gebruikt geen Outlook-licentie die is vereist voor de functie. Zie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.
-
Klik op het tabblad beleid onder persoonlijk archiefin de lijst items verplaatsen naar het archief wanneer ouder dan , op een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.
Een archiefbeleid verwijderen
Wanneer u een archiefbeleid verwijdert, is het mapbeleid van toepassing op het item, als er een is toegewezen.
-
Klik op een e-mailmap in het navigatiedeelvenster.
-
Klik op het tabblad Map in de groep Eigenschappen op Beleid.
-
Ga naar het persoonlijk archiefen klik in de lijst items verplaatsen naar het archief wanneer ouder dan , op beleid voor bovenliggende mappen gebruiken.
Een archiefbeleid toewijzen aan e-mailberichten
Een archiefbeleid toewijzen
-
Klik op een bericht in de berichtenlijst.
Tip: Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.
-
Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.
De opdracht Beleid toewijzen ontbreekt op het lint.
Als de opdracht beleid toewijzen ontbreekt op het lint, is de beheerder van de Exchange-Server niet in staat om Bewaar-en archiefbeleid voor uw account in te schakelen of wordt u niet gebruikt voor de functie. Zie Licentievereisten voor persoonlijk archief en bewaarbeleid.
-
Klik onder archiveringsbeleidop een item op basis van de richtlijnen van de organisatie.
Als het bericht wordt geopend en de Archiefdatum van toepassing is op een bericht, wordt de Archiefdatum weergegeven aan de onderkant van het berichtvenster, naast de sectie berichttekst.
Een archiefbeleid verwijderen
Wanneer u een archiefbeleid uit een e-mailbericht verwijdert, is het mappen beleid van toepassing op het item, als er een is toegewezen.
-
Klik op een bericht in de berichtenlijst.
Tip: Als u meerdere berichten wilt selecteren, houdt u Ctrl ingedrukt terwijl u op elk bericht klikt.
-
Klik op het tabblad Start in de groep Labels op Beleid toewijzen.
-
Klik op mappen beleid gebruiken.
Als het bericht wordt geopend en de Archiefdatum van toepassing is op een bericht, wordt de Archiefdatum weergegeven aan de onderkant van het berichtvenster, naast de sectie berichttekst.
Het archiefbeleid voor de postvak weergeven
De Exchange Server-beheerder kan een archiefbeleid toewijzen aan alle e-mailberichten in uw Exchange Server-postvak.
Berichten in het Exchange-postvak waarvoor geen archiefbeleid is toegewezen, nemen het postvak beleid over.
Ga als volgt te werk om het postvak beleid weer te geven:
-
Klik op het tabblad Bestand.
-
Zorg dat uw Exchange Server-account is geselecteerd onder account gegevens. Als u meer dan één account in uw Outlook-profiel hebt geconfigureerd, klikt u op de pijl-omlaag en klikt u vervolgens op het Exchange-account.
-
Onder account instellingenwordt informatie weergegeven met het webadres dat u wilt gebruiken voor toegang tot uw Exchange-account via Outlook Web Access (OWA) en wanneer e-mailberichten automatisch worden verplaatst naar het persoonlijke archief.
Opmerking: Als uw Exchange-beheerder OWA of persoonlijk archief niet heeft ingesteld, worden een of beide items niet weergegeven.
