Afdruk samenvoegen met enveloppen

Wanneer u bulkmail wilt verzenden naar personen in uw adressenlijst, kunt u de functie Afdruk samenvoegen gebruiken om een reeks geadresseerde enveloppen te maken. Elke envelop bevat een adres uit uw adreslijst. U kunt ook enveloppen maken en afdrukken zonder Afdruk samenvoegen te gebruiken.

Notities : Raadpleeg Etiketten maken en afdrukken met Afdruk samenvoegen voor informatie over het maken en afdrukken van etiketten met Afdruk samenvoegen.

Zie Use mail merge to personalize letters for bulk mailings (Brieven voor bulkmail personaliseren door afdrukken samen te voegen) als u brieven wilt maken met Afdruk samenvoegen.

Zie Bulk-e-mailberichten verzenden via Afdruk samenvoegen als u e-mail wilt maken en verzenden met behulp van Afdruk samenvoegen.

U gebruikt de volgende documenten bij het maken en afdrukken van enveloppen met de functie Afdruk samenvoegen:

  • Het hoofddocument Dit document bevat tekst en afbeeldingen (bijvoorbeeld een logo of afbeelding) die identiek zijn voor elke versie van de samengevoegde envelop. Het adres van de afzender op de envelop is een voorbeeld van identieke inhoud.

  • De adressenlijst Dit document bevat de adressen die op de enveloppen moeten worden afgedrukt.

Wanneer u deze twee documenten combineert aan de hand van de volgende stappen, beschikt u over geadresseerde enveloppen.

Stap 1: De adressenlijst samenstellen

De adressenlijst is uw gegevensbron. Dit kan een Excel-werkblad, een lijst met Outlook-contactpersonen, een Access-database of een Office-adreslijst zijn. De adressenlijst bevat de records waaruit door Word informatie wordt opgehaald om de adressen te maken die op de enveloppen moeten worden afgedrukt.

Tips

  • Als u geen adressenlijst hebt, kunt u er een maken tijdens de samenvoegbewerking. Voordat u het samenvoegproces start, verzamelt u alle adressenlijsten en voegt u deze toe aan de gegevensbron.

  • Als u een Excel-spreadsheet gebruikt, moeten de gegevens in de kolom voor de postcode zijn opgemaakt als tekst omdat er anders nullen verloren kunnen gaan. Zie Getallen, datums en andere waarden voor Afdruk samenvoegen opmaken in Excel voor meer informatie.

  • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, moet Outlook uw standaard e-mailprogramma zijn.

Stap 2: Uw envelopindeling testen

Een eerste stap in het samenvoegproces is het instellen van de envelop voor de samenvoegbewerking. Het is altijd goed om eerst een test met een kleine reeks enveloppen uit te voeren voordat u de echte samenvoegbewerking uitvoert.

Opmerking : Als u vertrouwd bent met het afdrukken van enveloppen in uw systeem, gaat u verder met stap 3.

  1. Kies in Word de opties Bestand > Nieuw > Leeg document.

  2. Kies Enveloppen in de groep Maken op het tabblad Verzendlijsten.

    Enveloppen afdrukken

  3. Typ in het vak Geadresseerde een voorbeeldadres om te testen hoe een envelop eruitziet wanneer deze wordt afgedrukt.

    Het vak Geadresseerde voor enveloppen

    Opmerking : Het voorbeeldadres wordt niet weergegeven in de samenvoegbewerking.

  4. Typ uw adres in het vak Afzender.

    Het vak Afzender

  5. Kies opties > Envelopopties en doe het volgende:

    • Kies in de vervolgkeuzelijst Envelopformaat het formaat dat overeenkomt met de envelop, of kies Aangepast formaat.

      het tabblad envelopopties voor het instellen van het envelopformaat en lettertypen voor de adressen

      Opmerking : Als u Aangepast formaat kiest, voert u de envelopafmetingen in de vakken Breedte en Hoogte in. Klik op OK als u klaar bent.

    • Kies onder Geadresseerde en Afzender een lettertype en de positie links en boven voor elk adres.

      Opmerking : Pas uw keuzen indien nodig aan op basis van het voorbeeld van de indeling van de envelop.

  6. Controleer op het tabblad Afdrukopties of de juiste Invoermethode is geselecteerd, plaats de envelop zoals in de afbeelding en kies OK.

    Opmerking : De printer geeft aan Word door hoe de envelop in de printer moet worden geplaatst. Deze informatie wordt weergegeven onder Invoermethode.

    Invoeropties voor het invoeren van enveloppen in de printer

  7. Kies Afdrukken en kies vervolgens Ja als u het adres van de afzender wilt opslaan als het standaardadres.

    Opmerking : Als de envelop correct is afgedrukt, gaat u naar de volgende stap in het samenvoegproces. Als de envelop niet werd afgedrukt zoals u had verwacht, gaat u terug naar stap 5 en past u indien nodig de opties voor de envelopindeling en de opties voor Paginadoorvoer aan.

Stap 3: De samenvoegbewerking starten

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Afdruk samenvoegen starten> Enveloppen.

    Menu Afdruk samenvoegen starten

  2. Kies in het dialoogvenster Envelopopties de gewenste opties om de envelop in te stellen, zoals in Stap 2: Uw envelopindeling testen en kies vervolgens OK.

    Opmerking : Word maakt een document dat overeenkomt met de envelopafmetingen en u ziet waar het adres van afzender op de envelop wordt weergegeven.

  3. Als u een afzender of een logo wilt toevoegen aan de envelop, kunt u dit nu doen.

  4. Kies Bestand > Opslaan en geef een bestandsnaam op.

Stap 4: De adressenlijst aan uw hoofddocument koppelen

U bent nu klaar om de gegevensbron voor de adressenlijst te openen.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Afdruk samenvoegen starten de optie Adressen selecteren en kies vervolgens een optie.

    De optie Nieuwe lijst typen

  2. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als u geen verzendlijst hebt, kiest u Een nieuwe lijst typen en maakt u er een.

      of

    • Als uw adreslijst zich in een Excel-werkblad, een Access-database of een ander type gegevensbestand bevindt, kiest u Bestaande lijst gebruiken. Blader naar uw lijst en kies Openen.

      of

    • Als u uw Outlook-contactpersonen wilt gebruiken, kiest u Kiezen uit Outlook-contactpersonen.

  3. Kies Bestand > Opslaan.

De adressenlijst bewerken

Als u enveloppen voor iedereen op de lijst afdrukt, gaat u naar Stap 5: Het adresblok toevoegen aan de envelop. Als u enveloppen wilt afdrukken voor personen op uw lijst die bijvoorbeeld binnen 30 kilometer van een gebeurtenis die u host wonen, gebruikt u een filter zoals een postcode om de lijst te beperken. Zie De gegevens voor samenvoegbewerkingen sorteren en filteren voor meer informatie over het filteren van uw gegevens.

Tip : Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om de filterfunctie te gebruiken voor het uitfilteren van contactpersonen waarvan u geen postadres hebt, zodat u geen enveloppen afdrukt die u niet kunt verzenden.

Als u afzonderlijke personen in de lijst wilt selecteren waarvoor u enveloppen wilt maken, gaat u als volgt te werk:

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. Plaats een vinkje bij de namen van de personen naar wie u uw bericht wilt verzenden.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

    U kunt de lijst ook sorteren of filteren, zodat u eenvoudiger de gewenste namen en adressen kunt vinden.

Stap 5: Het adresblok toevoegen aan de envelop

Het adresblok is een veld voor Afdruk samenvoegen. U gebruikt het samenvoegveld, een tijdelijke aanduiding, om de plaats te markeren waar adressen moeten worden weergegeven op de envelop.

Opmerking : Het is vaak handiger om het adresblok uit te lijnen als u eerst weergave van alineamarkeringen (¶) inschakelt. Druk op Ctrl+Shift+8 of klik op de knop Weergeven/verbergen ¶ op het tabblad Start van het lint om alineamarkeringen in te schakelen.

  1. Plaats de cursor waar het adresblok moet komen. Als u weergave van alineamarkeringen hebt ingeschakeld, klikt u direct na de alineamarkering (¶) die midden op de envelop is geplaatst.

  2. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Adresblok.

    Samenvoegveld Adresblok invoegen

  3. Kies in het dialoogvenster Adresblok invoegen een indeling voor de naam van de geadresseerde, zoals deze op de envelop wordt weergegeven.

    Opties voor Adresblok

    Opmerking : Kies onder Voorbeeld de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in de gegevensbron te bladeren en te bekijken hoe een adres op de envelop wordt weergegeven.

  4. Kies OK.

  5. Kies Bestand > Opslaan om het samenvoegdocument op te slaan voordat u verdergaat.

Namen van samenvoegvelden controleren

Controleer of Word de namen en adressen uit uw verzendlijst op de juiste plaats op de envelop zet.

  1. Kies op het tabblad Verzendlijsten in de groep Velden beschrijven en invoegen de optie Velden vergelijken.

  2. In het dialoogvenster Velden vergelijken bevat de kolom links de veldnamen die in Word worden gebruikt in een adresblok. In de kolom rechts kunt u de velden in uw gegevensbron vergelijken met die veldnamen. Controleer of de veldnamen links overeenkomen met de namen van kolomkoppen voor de records in uw adressenlijst, zodat de juiste gegevens op de juiste plek kunnen worden weergegeven op uw envelop.

    Dialoogvenster Velden vergelijken
  3. Voer een van de volgende handelingen uit:

    • Als de weergegeven veldnamen overeenkomen met de kolomkoppen die hebt gebruikt voor records in de gegevensbron voor de adressenlijst, hoeft u niets te doen.

      of

    • Als (geen overeenkomst) wordt weergegeven in een veldnaam die volgens u overeen had moeten komen met een kolomkop in uw gegevensbron, klikt u op de pijl-omlaag en kiest u vervolgens de veldnaam in de gegevensbron voor de adressenlijst. Herhaal deze stappen indien nodig.

  4. Kies OK.

Stap 6: De enveloppen weergeven en afdrukken

Voer een laatste controle uit voordat u de enveloppen afdrukt.

  1. Kies Voorbeeld van het resultaat en kies vervolgens de recordknop Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om te controleren of de namen en adressen op alle enveloppen er naar wens uitzien.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

    Tip :  Als u naar het begin van de lijst wilt gaan, kiest u de recordknop Eerste De knop Eerste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen en als u naar het einde van de lijst wilt gaan, kiest de recordknop Laatste De knop Laatste record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen .

  2. Kies Voltooien en samenvoegen > Documenten afdrukken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

Stap 7: Uw samenvoegdocument voor enveloppen opslaan

Wanneer u het samenvoegdocument voor enveloppen opslaat, blijft het verbonden met uw adressenlijst, zodat u het opnieuw kunt gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.

Het samenvoegdocument voor enveloppen opnieuw gebruiken

  • Open het samenvoegdocument voor enveloppen en kies Ja wanneer u in Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

Adressen in het samenvoegdocument voor enveloppen wijzigen

  • Open het samenvoegdocument voor enveloppen en kies Adressenlijst bewerken om bepaalde adressen te sorteren, filteren en selecteren.

Zie ook

Hebt u een vraag over de samenvoeging in Word die hier nog niet is beantwoord?

Stel een vraag op het forum van de Word-community

Help ons Word te verbeteren

Hebt u suggesties voor het verbeteren van de samenvoeging (of een andere functie) in Word? Als dit het geval is, gaat u naar Word User Voice en laat het ons dan weten.

Was deze informatie nuttig?

Heel goed! Hebt u nog meer feedback?

Wat kunnen we verbeteren?

Bedankt voor uw feedback.

×