Afdruk samenvoegen met een Excel-werkblad

Hier volgen enkele tips om uw Excel-spreadsheet voor te bereiden voor afdruk samenvoegen. Controleer het volgende:

  • Namen van kolommen in uw werkblad moeten overeenkomen met de namen van de velden die u in de samenvoegbewerking wilt invoegen. Als u bijvoorbeeld geadresseerden in uw document met hun voornaam wilt aanspreken, hebt u aparte kolommen nodig voor de voor- en achternaam.

  • Alle gegevens moeten worden samengevoegd op het eerste werkblad van uw spreadsheet.

  • Gegevens met percentages, valuta's of postcodes zijn correct opgemaakt in het werkblad zodat Word de waarden correct kan lezen.

  • Het Excel-spreadsheet dat bij de samenvoegbewerking moet worden gebruikt, is opgeslagen op uw lokale computer.

  • Wijzigingen van of toevoegingen aan uw spreadsheet zijn voltooid voordat deze aan uw document voor afdruk samenvoegen in Word wordt gekoppeld.

Notities: 

Koppelen en de adressenlijst bewerken

Koppelen met uw gegevensbron. Voor meer informatie, zie Gegevensbronnen die u voor afdruk samenvoegen kunt gebruiken.

De adressenlijst bewerken

  1. Klik op Adressenlijst bewerken.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Adressenlijst bewerken gemarkeerd.

  2. In het dialoogvenster Geadresseerden voor Afdruk samenvoegen schakelt u het selectievakje uit naast de naam van de persoon naar wie u uw mailing niet wilt verzenden.

    Rijen selecteren door het bijbehorende selectievakje in te schakelen

    Opmerking: U kunt de lijst ook sorteren of filteren, zodat u eenvoudiger de gewenste namen en adressen kunt vinden. Voor meer informatie, zie Gegevens sorteren voor een afdruk samenvoegen of Gegevens filteren voor een afdruk samenvoegen.

U kunt één of meerdere samenvoegvelden invoegen waarmee de gegevens uit uw spreadsheet worden opgehaald en in uw document worden geplaatst.

Samenvoegvelden invoegen op een envelop, etiket, e-mailbericht of brief

  1. Ga naar Verzendlijsten > Adresblok.

    Samenvoegveld Adresblok invoegen

  2. Voor meer informatie, zie Adresblok invoegen

  3. Kies Begroetingsregel om een begroetingsregel toe te voegen.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Begroetingsregel bewerken gemarkeerd.

  4. Voor meer informatie, zie Begroetingsregel invoegen.

  5. Voor het toevoegen van overige samenvoegvelden, zoals factuurnummers, zie Samenvoegvelden invoegen.

  6. Kies OK.

  7. Kies Bestand > Opslaan.

Als u meer wilt weten over de opties voor het instellen van een e-mailbericht, zie E-mail samenvoegen in Word.

Nadat u de gewenste samenvoegvelden hebt ingevoegd, bekijkt u een voorbeeld van de resultaten om te controleren of de inhoud juist is. Daarna bent u klaar om het samenvoegingsproces te voltooien.

  1. Ga naar Mailings> Voorbeeldresultaten.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de groep Voorbeeld van het resultaat.

  2. Kies Volgende De knop Volgende record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen of Vorige De knop Vorige record voor voorbeeldresultaten van Afdruk samenvoegen om door de records in uw gegevensbron te bladeren en te bekijken hoe de records in het document worden weergegeven.

  3. Ga naar Voltooien & samenvoegen > Documenten afdrukken of E-mailberichten verzenden.

    Schermafbeelding van het tabblad Verzendlijsten in Word, met de opdracht Voltooien en samenvoegen en de opties daarvan.

Wanneer u het samenvoegdocument opslaat, blijft het verbonden met de gegevensbron. U kunt het samenvoegdocument opnieuw gebruiken voor uw volgende grootschalige mailing.

  • Open het document voor Afdruk samenvoegen en kies Ja wanneer u door Word wordt gevraagd of u de verbinding wilt behouden.

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×