U kunt verschillende opties gebruiken wanneer u een Lync-vergadering instelt, presenteert of eraan deelneemt. Met deze aanbevolen procedures kunt u de handige functies optimaal benutten en geniet u van een aangename vergaderervaring.
Een Lync-vergadering instellen
De vergadering plannen
-
Voor kleine en informele vergaderingen met mensen in uw bedrijf gebruikt u de standaardvergaderingsopties in plaats van de instellingen te wijzigen. Onthoud dat bij de standaardopties iedereen een presentator kan zijn en rechtstreeks aan de vergadering kan deelnemen.
-
Als u specifieke vergaderingsvereisten hebt, bijvoorbeeld een groter publiek, gegevensbeveiliging, externe klanten, enzovoort, moet u ervoor zorgen dat u de vergaderingsopties aanpast aan de vereiste. Zie Opties instellen voor Lync-vergaderingen voor meer informatie.
Opmerking: Het maximum aantal deelnemers aan een vergadering is 250.
-
U kunt Lync-vergaderingen in een vergaderruimte houden als er zowel lijfelijk aanwezigen als onlineaanwezigen zijn. Klik in Outlook op Ruimte zoeken om een ruimte in het gewenste gebouw te zoeken en toe te voegen. U kunt de vergaderruimte ook afzonderlijk boeken en de informatie over de vergaderruimte in het vak Locatie van het vergaderverzoek plaatsen.
Een back-uppresentator aanwijzen
U kunt een back-uppresentator aanwijzen voor het geval u de vergadering niet kunt bijwonen of laat bent. Een back-uppresentator kan ook de opname starten, het publiek helpen en beheren of de vragen bijhouden die tijdens de vergadering worden gesteld, zodat u zich kunt richten op de presentatie. Dit is vooral belangrijk bij een grote vergadering of evenement.
Uw pincode onthouden
Meestal hebt u geen pincode nodig wanneer u inbelt bij een vergadering. U wordt direct verbonden met de vergadering en uw telefoonnummer wordt toegevoegd aan de lijst met deelnemers. Als u echter wilt inbellen als de leider of als een geverifieerde beller, wordt u gevraagd om uw pincode en/of zakelijke nummer of toestelnummer.
Opmerking: Inbellen als een geverifieerde beller betekent eenvoudig dat de vergadering is beveiligd en dat u zich moet identificeren voordat u kunt deelnemen aan de vergadering .
Het verdient aanbeveling om uw pincode bij de hand te hebben in geval u de pincode nodig mocht hebben. Als u uw pincode niet meer weet, klikt u in de uitnodiging voor de vergadering op Bent u uw pincode voor inbellen vergeten? en volgt u de instructies om een nieuwe pincode in te stellen.
Een trainingsdocument of koppeling opnemen in uw vergaderverzoek
Als u deelnemers uitnodigt die niet bekend zijn met Lync, kunt u in het vergaderverzoek een trainingsdocument of een koppeling naar de Lync-training opnemen om ze te helpen met de vergaderingsfuncties voordat ze deelnemen aan de vergadering.
Deelnemen aan een Lync-vergadering
-
Meld u tien tot vijftien minuten tevoren aan bij de vergadering om u voor te bereiden en om eventueel tijd te hebben voor probleemoplossing.
-
Bepaal voordat de vergadering begint of u computeraudio (geluid en videobeelden zijn geïntegreerd met Lync) of een telefoon gebruikt voor het audiogedeelte van de vergadering.
-
Als u computeraudio gebruikt, stelt u uw audio- en videoapparaten in en controleert u de kwaliteit. U kunt de microfoon en luidsprekers van de computer gebruiken of een headset aansluiten. Zie Lync-audio en -video instellen voor meer informatie.
-
Als u een telefoon gebruikt voor het geluid tijdens de vergadering, kunt u de Lync-functie Mij bellen gebruiken. Of selecteer in het venster Deelnemen aan audiosessie tijdens vergadering de optie Bel me op en typ het telefoonnummer waarop u wilt worden gebeld. Als u deze functie gebruikt, hoeft u geen id of pincode in te voeren.
-
Gebruik indien mogelijk een headset in plaats van de microfoon en luidsprekers van uw computer voor een betere geluidskwaliteit.
-
De audiokwaliteit is sterk afhankelijk van de kwaliteit van het netwerk. Gebruik een kabelnetwerkverbinding en zorg ervoor dat u de draadloze verbinding uitschakelt op de computer.
-
Wanneer u deelneemt aan de vergadering, dempt u uw microfoon als u niet spreekt.
Presenteren in een Lync-vergadering
-
Laat een collega zich samen met u aanmelden bij de vergadering om de audio en de visuele kwaliteit te controleren.
-
Controleer de vergaderingsopties om ervoor te zorgen dat u de juiste publieksfuncties hebt in- of uitgeschakeld, zoals machtigingen voor deelnemers, de weergave van inhoud of aantekeningsmachtigingen.
-
Als u PowerPoint gebruikt:
-
Gebruik vijftien dia's of minder in een presentatie, met grotere lettertypen (30 punten en meer) en een simpele achtergrond om afleiding te voorkomen.
-
Upload uw presentatie van tevoren en oefen met de besturingselementen voor het verplaatsen van dia's of het maken van aantekeningen. U kunt bijvoorbeeld belangrijke punten aanwijzen met de laserpointer of er stempels bij plaatsen.
-
Gebruik de presentatornotities om de punten die u wilt bespreken, te onthouden. Zie PowerPoint-dia's delen tijdens een Lync-vergadering voor meer informatie.
-
-
Als u uw bureaublad of een programma deelt:
-
Wanneer u een programma deelt, zijn alleen de programma's en bestanden die u deelt, zichtbaar voor de deelnemers. Als u naar andere programma's bladert, zijn deze niet zichtbaar tijdens de vergadering.
-
Deel het bureaublad als u tussen programma's moet schakelen.
-
Klik in de Lync-vergadering op Voorbeeld om te zien wat de aanwezigen zien wanneer u het bureaublad of een programma deelt.
-
Stel uw toehoorders op de hoogte dat zij hun weergavegebied kunnen vergroten door naar de modus Volledig scherm te gaan.
Zie Uw bureaublad of een programma in een Lync-vergadering delen voor meer informatie.
-
-
Houd voldoende tijd vrij voor vragen en laat de toehoorders weten dat zij hun vragen of opmerkingen kunnen typen in het chatgebied.
-
Demp uzelf wanneer u niet spreekt en zorg ervoor dat u weet hoe u uw deelnemers kunt dempen en de demping kunt opheffen, zowel in Lync als met de druktoetsen van de telefoon wanneer u een telefoon gebruikt (druk op het toetsenblok van de telefoon op *1 om de opdrachten te horen).
-
Herinner de deelnemers er aan het begin van de vergadering aan hoe ze zichzelf kunnen dempen en de demping kunnen opheffen.
-
De vergadering houden in een vergaderruimte
Het raadzaam de tijd te nemen om de ruimte voor te bereiden voordat de vergadering begint om te controleren of Lync werkt met de audio- en videoapparaten die in de ruimte aanwezig zijn.
-
Sluit indien nodig uw laptop aan op de projector en de telefoon van de vergaderruimte.
-
Demp de microfoon en de luidsprekers van de computer als u een echo hoort. Vraag anderen in de ruimte ook hun microfoon en luidsprekers te dempen wanneer ze zijn aangemeld bij Lync.
-
U kunt de telefoon in de ruimte aansluiten op uw computer of de telefoon gebruiken voor aanmelding bij de vergaderingsaudio.
-
Als u de projector in de ruimte gebruikt, sluit u de kabel aan op uw computer en selecteert u het benodigde scherm. Druk op het toetsenbord op de Windows-toets + P om het scherm weer te geven en klik daarna op een van de volgende opties:
-
Duplicaat: geeft uw bureaublad weer op de computermonitor en de projector in de ruimte.
-
Uitbreiden: breidt uw bureaublad uit van uw computerscherm naar de projector in de ruimte.
-
Alleen projector: toont uw bureaublad alleen op de projector in de ruimte.
-
Wij raden u aan Duplicaat te selecteren, zodat u de vergadering op het beeldscherm en op de projector in de ruimte kunt zien.
