Laatst bijgewerkt: februari 2015
Inhoud
Privacysupplement voor Microsoft Lync Room System
Deze pagina is een aanvulling op de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten. Teneinde de praktijken voor gegevensverzameling en gebruik te begrijpen die relevant zijn voor een bepaald Microsoft Lync-product of dienst, wordt u aanbevolen zowel de Privacyverklaring voor Microsoft Lync-producten en deze aanvulling lezen.
Deze aanvulling op de privacyverklaring heeft betrekking op de implementatie en het gebruik van de communicatiesoftware Microsoft Lync Room System, die is geïmplementeerd in uw bedrijf. Als u Microsoft Lync Room System gebruikt als onderdeel van een onlineoplossing of -service (met andere woorden: als een derde partij [bijvoorbeeld Microsoft] de servers host waarop de software wordt uitgevoerd of waarmee de software verbinding maakt), worden er gegevens naar deze derde partij verzonden. Neem contact op met de beheerder van uw bedrijf of uw serviceprovider voor meer informatie over het gebruik van de gegevens die naar deze derde partij worden verzonden.
Automatische image-update
Wat deze functie doet: Image-update downloadt Lync Room System-software-updates van het netwerk van uw bedrijf en installeert deze op Lync Room System. De beheerder van uw bedrijf bepaalt welke locatie wordt gebruikt voor de update.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Als de beheerder ervoor kiest om Image-update in te schakelen, wordt er informatie over de gebruiker die is aangemeld op het apparaat, de versie van uw Lync Room System-software en informatie over het apparaat verzonden naar een server in uw bedrijf. Er worden geen persoonlijke gegevens naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: Als er een andere versie van Lync Room System-software beschikbaar is, wordt Image-update automatisch gedownload en geïnstalleerd op het Lync Room System-software. Deze update wordt gedownload van uw bedrijfsnetwerk.
Keuze/beheer: De gebruiker van Lync Room System bestuurt geen enkel aspect van Image Update. Alleen de beheerder van het bedrijf kan Image Update in- of uitschakelen.
Logboekregistratie aan de clientzijde
Wat deze functie doet: met Logboekregistratie op clients worden gegevens verzameld die door de ondersteuning op het tweede niveau kan worden gebruikt om de oorzaak van een probleem vast te stellen. Logboekregistratie op clients vindt lokaal plaats, op de computer van de gebruiker.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als logboekregistratie aan de clientzijde is ingeschakeld, worden specifieke gebruiksgegevens opgeslagen in een logboek op de computer van de gebruiker. Dit geldt bijvoorbeeld voor het onderwerp en de locatie van vergaderingen, SIP-berichten (Session Initiation Protocol), antwoorden op Lync-uitnodigingen, informatie over de afzender en ontvanger van chatberichten en de route die het bericht heeft afgelegd, de lijst met contactpersonen en aanwezigheidsgegevens van de gebruiker, de namen van toepassingen, bijlagen, Microsoft PowerPoint-bestanden, whiteboards of peilingen die de gebruiker heeft gedeeld, inclusief gedeelde peilingvragen en een index van de antwoorden erop. De inhoud van Lync-gesprekken (chatberichten, PowerPoint-decks, de inhoud van whiteboards, notities, details van peilingen en dergelijke) wordt niet opgeslagen in de logboeken aan de clientzijde. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: de gegevens die worden verzameld in clientlogboeken kunnen worden gebruikt door de klantenondersteuning van de gebruiker of naar Microsoft worden verzonden om problemen met Lync op te lossen.
Keuze/beheer: Logboekregistratie aan de clientzijde is standaard uitgeschakeld. De administrator van het bedrijf kan deze functie in- of uitschakelen voor elke afzonderlijke ruimte via de admin-instellingen.
Bureaublad en toepassingen delen
Wat deze functie doet: gebruikers kunnen hun bureaublad of een geselecteerde toepassing delen met iedereen in een vergadering en zo samenwerken via een videochat. Zo kunnen ze bestanden delen en bewerken alsof ze zich in dezelfde ruimte bevinden als hun collega's. Gebruikers kunnen ook Microsoft PowerPoint-presentaties geven en met anderen samenwerken op een virtueel whiteboard. Dit is een lege pagina voor notities en tekeningen die iedereen in de vergadering kan gebruiken. Als een gebruiker diens bureaublad of een toepassing deelt, is deze persoon de enige die over de besturing beschikt.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als een deelsessie wordt gestart, kunnen alle gesprekspartners de beeldschermen, het volledige bureaublad of geselecteerde programma's op het computerscherm zien, afhankelijk van wat wordt gedeeld. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: via Bureaublad en toepassingen delen kunt u samenwerken met gesprekspartners.
Keuze/beheer:
-
Sluit de VGA- of HDMI-kabel aan op uw laptop
-
Zorg ervoor dat uw laptop is ingesteld op een van de beeldschermopties, maar niet op "Alleen computer".
-
Zodra de kabel is aangesloten en projecteert, klikt u onderin de Lync-console UI, op Ja om te beginnen met projecteren in de ruimte.
Belangrijk: Documenten of afbeeldingen die zijn geopend op uw bureaublad en worden beveiligd door DRM-software (Digital Rights Management), zijn mogelijk zichtbaar voor anderen met wie u uw bureaublad deelt in een Lync-gesprek.
E-mailwhiteboard
Wat deze functie doet: Voor een geplande Lync-vergadering, kunnen gebruikers de whiteboards van hun keuze selecteren die zijn gemaakt als onderdeel van hun Lync-vergadering en deze per e-mail versturen naar de organisator van de vergadering. In het geval van een ad hoc- of Nu vergaderen-vergadering, kan de gebruiker één e-mailadres uit de exchange-map kiezen.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: Alle actieve whiteboards en actieve whiteboardinhoud wordt gemaild. Gebruikers hebben de mogelijkheid om het whiteboard te selecteren dat ze per e-mail willen versturen. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden. Er wordt geen informatie opgeslagen op de Lync Room System-pc. Informatie wordt tijdelijk opgeslagen in de cache en verwijderd aan het einde van het proces. Het systeem zal ook worden ingesteld om standaard geen verzonden e-mails in de exchange-map te bewaren.
Gebruik van gegevens: De gebruiker kan deze informatie gebruiken om notulen van de Lync-vergadering te bewaren.
Keuze/beheer: Gebruikers kunnen kiezen of zij al dan niet e-mailberichten willen verzenden. Als de gebruiker de bijeenkomst beëindigt, wordt alle whiteboardinformatie van de vergadering gesloten. Als de gebruiker ervoor kiest om whiteboards per e-mail te versturen, kunnen zij ook kiezen welk whiteboard ze willen versturen. Verzonden e-mail is standaard uitgeschakeld. De administrator van uw onderneming kan de functie voor retentie van verzonden berichten voor uw onderneming in- en uitschakelen.
Vanuit Lync Room System-console
-
Klik in de rechterbenedenhoek van de Lync Console UI op Whiteboard per e-mail verzenden
-
Er wordt een lijst met beschikbare whiteboards weergegeven.
-
Selecteer of deselecteer de whiteboards die u per e-mail wilt verzenden door te klikken op het selectievakje naast de naam van elk whiteboard.
-
Klik op Verzenden om het whiteboard per e-mail te verzenden.
Noodhulpdiensten (alarmnummer)
Wat deze functie doet: wanneer deze functie beschikbaar wordt gemaakt door de beheerder van het bedrijf, kan in Lync via Noodhulpdiensten een locatie worden verzonden naar een externe routeringsserviceprovider die is geselecteerd door de klant. De externe routeringsserviceprovider verzendt de locatie vervolgens naar de noodhulpdiensten wanneer het telefoonnummer voor deze diensten wordt gebeld (zoals 911 in de Verenigde Staten). Wanneer de functie is ingeschakeld, zijn de locatiegegevens die worden verzonden naar de medewerkers van de noodhulpdiensten, de locatie die de beheerder aan de locatie van elke gebruiker heeft toegewezen (bijvoorbeeld een gebouw- en kantoornummer) en heeft ingevoerd in de locatiedatabase. Als een dergelijke locatie niet beschikbaar is, is dit de locatie die de gebruikers mogelijk handmatig hebben ingevoerd in het veld Locatie. Als de gebruikers de noodhulpdiensten bellen terwijl ze Lync gebruiken via een draadloze internetverbinding op hun eigen werklocatie, zijn de locatiegegevens die naar de noodhulpdiensten worden verzonden, slechts een benadering van de locatie op basis van de locatie die is toegewezen aan het draadloze eindpunt waarmee de computer communiceert. De locatiegegevens van dit draadloze eindpunt worden bovendien handmatig ingevoerd door de beheerder van het bedrijf. Hierdoor vormen de locatiegegevens die worden verzonden naar de medewerkers van de noodhulpdiensten mogelijk niet de werkelijke fysieke locatie van de gebruiker. Voor volledig gebruik van deze functie moet het bedrijf een routeringsservice gebruiken die is geleverd door gecertificeerde oplossingsproviders. Daarnaast is de service alleen beschikbaar in de Verenigde Staten.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de locatiegegevens die door Lync worden verkregen, zijn de automatische locatiegegevens die worden aangeleverd door de locatie-informatieserver, of de locatiegegevens die de gebruiker handmatig heeft ingevoerd in het veld Locatie. Deze gegevens worden opgeslagen in het geheugen van de computer van de gebruiker. Wanneer het nummer van de noodhulpdiensten wordt ingevoerd, worden deze locatiegegevens met de oproep verzonden, zodat de gegevens worden doorgestuurd naar de juiste noodhulpdienst en een benadering van de locatie wordt doorgegeven. De locatie van de gebruiker kan ook via een chatbericht naar de lokale beveiliging worden verzonden. Voor noodoproepen bevat de oproepdetailrecord de locatiegegevens van de beller. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: Locatie wordt gebruikt om het gesprek te routeren naar de relevante hulpdienst, zodat deze kan worden ingezet. Deze gegevens kunnen ook worden verzonden naar het beveiligingsbedrijf van de onderneming, samen met een melding over de locatie van de beller en terugbelgegevens.
Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld. De beheerder van het bedrijf kan deze inschakelen. Vraag de beheerder van het bedrijf of deze functie beschikbaar is. U kunt niet zelf instellen of een locatie automatisch wordt bepaald of doorgegeven aan noodhulpdiensten wanneer het alarmnummer wordt gebeld.
Opmerking: De beheerder van het bedrijf kan de mogelijkheid om alarmnummers te bellen beperken op uw werklocatie. Neem daarom contact op met de beheerder van uw bedrijf voor meer informatie over de mate waarin de functionaliteit voor het bellen van de noodhulpdiensten beschikbaar is.
Endpoint Protection en Automatische updates
Opmerking over Endpoint Protection en Automatische updates: als u Endpoint Protection wilt activeren, is het belangrijk dat uw software up-to-date is. Microsoft raadt u aan uw software automatisch te laten bijwerken. Als u echter de software niet automatisch wilt bijwerken of uw toestemming voor het accepteren van automatische updates wilt intrekken, raadt Microsoft u aan een alternatieve methode voor het regelmatig bijwerken van de software te implementeren of de software te verwijderen. Raadpleeg voor meer informatie de privacyverklaring voor Endpoint Protection.
Lync-programma voor kwaliteitsverbetering
Wat deze functie doet: Het LIP (Lync-programma voor kwaliteitsverbetering) verzamelt informatie over uw gebruik van Lync Room System en verzendt dit elke keer dat u Lync Room System gebruikt, naar Microsoft. Met deze informatie kunnen er oplossingen voor veelvoorkomende problemen worden gevonden en kunnen Lync Room System en andere Microsoft-producten worden verbeterd.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: De informatie die wordt verzonden naar Microsoft, kan gegevens bevatten over hoe u Lync Room System gebruikt, over prestaties en betrouwbaarheid, over de apparaatinstellingen, over de kwaliteit van de netwerkverbinding, evenals foutcodes, foutenlogboeken en uitzonderingsgegevens. Het LIP kan ook gegevens verzenden over u en het apparaat, zoals de gebruikersnaam of het IP-adres. Deze gegevens worden eerst geanonimiseerd voordat ze worden opgeslagen op de Microsoft-servers.
Gebruik van gegevens: de gegevens die worden verzameld door het LIP, worden gebruikt om veelvoorkomende aanmeldingsproblemen en trends op te sporen. Microsoft wil de gebruiker helpen bij het oplossen van aanmeldingsproblemen, om zo de aanmelding bij Lync Room System te helpen verbeteren.
Keuze/beheer: deze functie is standaard uitgeschakeld en kan worden beheerd door de beheerder van het bedrijf. De beheerder kan ervoor kiezen informatie voor het Lync-programma voor kwaliteitsverbetering altijd of nooit naar Microsoft te verzenden, of de gebruiker zelf laten bepalen welke instelling deze wil gebruiken. Deze instelling kan worden gewijzigd door de gebruiker in het dialoogvenster met opties. Deze instelling kan ook worden ingesteld door de beheerder met behulp van een groepsbeleid. Als de beheerder deze instelling heeft ingesteld voor de organisatie, wordt de gebruiker niet gevraagd om deze gegevens te verzenden naar Microsoft.
Aanwezigheids- en contactgegevens
Wat deze functie doet: de functie Aanwezigheids‑ en contactgegevens biedt u toegang tot gegevens die zijn gepubliceerd over andere gebruikers (zowel binnen als buiten uw organisatie) en biedt andere gebruikers toegang tot gegevens die over u zijn gepubliceerd, zoals aanwezigheid, status, titel, telefoonnummer, locatie en notities. De administrator kan ook integratie met Outlook en Exchange Server instellen, zodat u afwezigheidsberichten en andere statusgegevens kunt weergeven (bijvoorbeeld als er een vergadering is gepland in uw Outlook-agenda).
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens:: Eventuele telefoonnummers die de gebruiker beschikbaar stelt, gegevens zoals afwezigheidsberichten en statusinformatie als integratie met Outlook en Exchange Server is geconfigureerd door de beheerder en is ingeschakeld in Outlook, inclusief eventuele notities of beschikbaarheidsgegevens die door de gebruiker handmatig beschikbaar zijn gesteld via het visitekaartje.
Gebruik van gegevens: aanmeldadres en wachtwoord worden gebruikt voor de aanmelding bij Lync en om verbinding te maken met de Lync-server. Op basis van de manier waarop de gebruiker de privacyinstellingen heeft geconfigureerd, kunnen andere Lync-gebruikers en programma's mogelijk toegang hebben tot de aanwezigheids-, contact- en statusgegevens, als deze zijn gepubliceerd, zodat gebruikers beter met elkaar kunnen communiceren.
Keuze/beheer: de instellingen voor de aanwezigheids‑ en contactgegevens worden beheerd met de Lync-desktopclient.
QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren
Wat deze functie doet: met QoE-gegevens (Quality of Experience) verzamelen en rapporteren wordt de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties en vergaderingen in Lync verzameld en gerapporteerd. Deze statistieken omvatten IP-adressen, verliespercentage, gebruikte apparaten, gebeurtenissen van slechte kwaliteit tijdens de oproep enzovoort.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: als de beheerder van het bedrijf QoE inschakelt, worden gegevens over de mediakwaliteit van peer-to-peer-communicaties in Lync en vergaderingen vastgelegd in de QoE-database. Met deze functie wordt niet de inhoud van de Lync-vergaderingen vastgelegd. De QoE-gegevens worden opgeslagen in de Monitoring Server-back-enddatabase die is geïmplementeerd in het bedrijf en worden gerapporteerd in een set Monitoring Server-standaardrapporten. Er wordt geen informatie naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: de beheerder van het bedrijf heeft toegang tot deze gegevens en kan deze gebruiken om feedback te verzamelen over de kwaliteit van media die door het systeem stromen. Dit omvat IP-adressen van gebruikers.
Keuze/beheer: QoE is standaard ingeschakeld, maar de beheerder van het bedrijf moet een Monitoring Server installeren die is verbonden met een back-enddatabase van Monitoring Server, om de desbetreffende gegevens te kunnen verzamelen. De beheerder kan de Monitoring Server-standaardrapporten implementeren of aangepaste rapporten maken door een query uit te voeren op de Monitoring Server-database.
Slim bijsnijden
Wat deze functie doet: wanneer een gebruiker een video deelt tijdens een videovergadering, bepaalt de functie Slim bijsnijden met behulp van gezichtsdetectie de locatie van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de webcam. Zodra de locatie van het hoofd van de gebruiker is bepaald, wordt deze door de Lync-client vertaald naar coördinaten en worden de coördinaten toegevoegd aan de videobitstream die wordt verzonden. De ontvangende Lync-client gebruikt die gegevens om de oorspronkelijke (liggende) beeldverhouding van de binnenkomende videobitstream bij te snijden op basis van de coördinaten zodat het hoofd van de gebruiker zich in het midden van de uitgesneden video bevindt. Slim bijsnijden is een real-time functie die de bewegingen van de gebruiker voortdurend controleert en daarbij de coördinaten in de videobitstream aanpast, zodat de ontvangende Lync-client de video-uitsnede kan aanpassen, waarbij het hoofd van de gebruiker in het midden van de video blijft.
Verzamelde, verwerkte of verzonden gegevens: de coördinaten van het hoofd van de gebruiker binnen het beeldveld van de camera worden toegevoegd aan de videobitstream. Er worden geen gegevens naar Microsoft verzonden.
Gebruik van gegevens: de coördinaten worden gebruikt om het juiste deel van de binnenkomende video bij te snijden.
Keuze/beheer: deze functie kan niet worden uitgeschakeld.
Opmerking: Gebruikers van oudere Lync-clients en Lync voor mobiele apparaten zien het volledige beeld van de verzonden video.
