Excel Services I: de grondbeginselen

Overzicht

Person looking at an Excel spreadsheet in Excel Services on the Web

Gebruik Excel Services om een Excel 2007-werkmap te publiceren op uw SharePoint-site, waar meerdere gebruikers het werkblad tegelijk kunnen openen met hun webbrowser. In deze cursus, de eerste in een reeks, maakt u kennis met de grondbeginselen van Excel Services, dat deel uitmaakt van Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

Wanneer u deze cursus hebt voltooid, bent u in staat het volgende te doen:

  • Werkbladen publiceren op uw SharePoint Server 2007 Enterprise-site.

  • Begrijpen hoe mensen werkbladen via een webbrowser kunnen bekijken en gebruiken met Excel Services, in plaats van door bestanden in Excel te openen.

Deze cursus omvat:

  • Eén zelfstudieles.

  • Een korte test aan het einde van de les (er wordt geen beoordelingscijfer voor gegeven).

  • Een naslagkaart die u mee naar huis kunt nemen.

U dient vertrouwd te zijn met SharePoint-documentbibliotheken of de cursus 'SharePoint-documentbibliotheken I: inleiding tot het delen van bestanden' te volgen.

Softwarevereisten:

  • Een SharePoint-site op basis van SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel Services ingesteld met SharePoint Server 2007 Enterprise

  • Excel 2007 op computers geïnstalleerd via een van de volgende suites: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 of Office Ultimate 2007

    Gebruik Excel Services om een Excel 2007-werkmap te publiceren op uw SharePoint-site, waar meerdere gebruikers het werkblad tegelijk kunnen openen met hun webbrowser. In deze cursus, de eerste in een reeks, maakt u kennis met de grondbeginselen van Excel Services, dat deel uitmaakt van Microsoft Office SharePoint Server 2007 Enterprise.

    Als u meer wilt weten over deze cursus, leest u de tekst in Doelen en Over deze cursus of kijkt u in de inhoudsopgave. Vervolgens klikt u op Volgende om te beginnen met de eerste les.

Een werkmap opslaan op uw SharePoint-site

Data in Excel 2007

Werkbladgegevens in Excel-2007

Herkent u deze situatie? U bent verantwoordelijk voor een Excel-rapport, zoals de verkoopgegevens van Adventure Works in de afbeelding. U moet de gegevens op uw SharePoint-site plaatsen, zodat deze door alle mensen in het bedrijf voor hun eigen specifieke doeleinden kunnen worden gebruikt. De gegevens worden door de afdeling Accounting bijvoorbeeld als basis gebruikt voor het berekenen van bonussen, terwijl de afdeling Marketing dezelfde gegevens gebruikt om te bepalen hoe het reclamebudget moet worden uitgegeven.

Het is dus uw bedoeling dat mensen de gegevens kunnen bekijken en hiermee kunnen werken. U wilt echter niet dat ze de oorspronkelijke gegevens in Excel kunnen bewerken, omdat uw werkmap de hoofdversie is, die niet mag worden gewijzigd.

Wat is een goede oplossing voor dit probleem? Excel Services. Klik op Volgende om meer te weten te komen.

Inleiding tot Excel Services

Excel data in Excel Services

Werkbladgegevens in Excel Services op een SharePoint Server 2007 Enterprise-site

Hier is dezelfde werkmap in Excel Services op een SharePoint-site. Maar wat is Excel Services? Excel Services is een interactieve webweergave voor werkbladen: een manier om mensen gegevens in hun webbrowser te laten bekijken in plaats van met Excel. Wat mensen zien, lijkt veel op het programma Excel, maar dat is het niet. Mensen kunnen bijvoorbeeld navigeren met bladtabs, ze kunnen filterknoppen gebruiken, enzovoort. Dat doen ze echter allemaal in een webbrowser, niet in Excel. Excel hoeft niet eens geïnstalleerd te zijn om een werkblad te kunnen bekijken in Excel Services. Mensen hebben alleen een webbrowser nodig.

De voordelen van Excel Services

Mensen die een werkmap bekijken in Excel Services, kunnen hier niet rechtstreeks in typen. U hoeft zich dus geen zorgen te maken dat mensen gegevens wijzigen terwijl ze deze bekijken op het web.

Als u wijzigingen moet aanbrengen, wijzigt u het oorspronkelijke bestand in Excel en slaat u het op. De versie in Excel Services wordt dan automatisch bijgewerkt.

U hoeft niet alles in een werkmap te laten zien: met Excel Services kunt u persoonlijke gegevens privé houden. U kunt mensen bijvoorbeeld wel de resultaten van formules laten zien, maar niet de onderliggende formules. En u kunt ook geselecteerde werkbladen of onderdelen van werkbladen, zoals grafieken en tabellen, privé houden. Hoe u dit doet, leert u in een andere cursus in deze reeks.

Excel Services gebruiken

[Untitled] Publishing a file to Excel Services

Een animatie van het publiceren van een bestand met Excel Services

U publiceert uw bestand eerst in een SharePoint-documentbibliotheek. Dit is een locatie voor gedeelde bestanden op een SharePoint-site.

Klik in Excel op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak, wijs Publiceren aan en klik op Excel Services.

Klik op Afspelen boven de afbeelding om het hele proces te bekijken.

Beschrijving van de animatie:

In de SharePoint-documentbibliotheek wordt het internetadres (de URL) van de bibliotheek waarnaar wordt gepubliceerd, boven aan het venster weergegeven. De knop Nieuw is zichtbaar. Dit betekent dat degene die de knop ziet, beschikt over de SharePoint-machtigingen om bestanden op te slaan in de bibliotheek.

De cursor klikt in Excel op de Microsoft Office-knop Office-knopvlak, wijst Publiceren aan en klikt vervolgens op Excel Services.

In het vak Bestandsnaam wordt de URL van de documentbibliotheek ingevoerd ('Forms/AllItems.aspx' aan het einde wordt weggelaten). In het vak Opslaan als wordt Excel-werkmap geselecteerd. (Er zijn slechts twee Excel-bestandsindelingen beschikbaar wanneer u een werkmap publiceert naar Excel Services: Excel-werkmap en Excel binaire werkmap). De cursor klikt op Opslaan. De documentbibliotheek verschijnt in het venster Opslaan als .

Er wordt een bestandsnaam ingevoerd en de cursor klikt opnieuw op Opslaan om het bestand te publiceren in de documentbibliotheek.

Hoe gebruiken mensen de werkmap in Excel Services?

[Untitled] How people can look at data in Excel Services

Een animatie van hoe mensen gegevens in Excel Services zien en hiermee werken

Nu het werkblad naar deze documentbibliotheek is gepubliceerd, wilt u anderen laten weten dat ze de bibliotheek kunnen bezoeken en het rapport kunnen bekijken in Excel Services.

Maar hoe bekijken mensen het rapport in Excel Services? Zowel Barbara van de afdeling Accounting als Richard van de afdeling Marketing moeten de gegevens kunnen inzien.

Klik op Afspelen boven de afbeelding om te zien hoe anderen de verkoopgegevens in Excel-services kunnen weergeven en gebruiken. Richard ziet niet wat Barbara in Excel Services doet en Barbara ziet niet wat Richard doet. Wat zij doen, is op geen enkele wijze van invloed op de gegevens die op uw SharePoint-site zijn gepubliceerd.

Beschrijving van de animatie:

Barbara klikt in de SharePoint-documentbibliotheek op de pijl-omlaag naast het bestand en klikt vervolgens op Weergeven in webbrowser om het bestand in Excel Services te openen.

Barbara klikt op de tab Samenvatting onder aan het venster, klikt op de filterknop in cel A3 en klikt vervolgens op Filter. Ze schakelt het selectievakje Alles selecteren uit, schakelt het selectievakje Divisie Noord in en klikt op OK.

Op hetzelfde moment bekijkt Richard de verkoopgegevens. Hij voert daarbij dezelfde stappen uit als Barbara. Omdat hij ook de samenvatting wil bekijken, klikt hij op de tab Samenvatting onder aan het venster. Het filter dat door Barbara is toegepast, krijgt hij niet te zien.

Wanneer mensen meer willen doen

In SharePoint, the Open Snapshot in Excel command

De opdracht Momentopname openen in Excel in Excel Services

En als iemand nu een Excel-functie wil gebruiken die niet beschikbaar is in Excel Services? Stel dat iemand de knop AutoSom wil gebruiken, eigen filterknoppen wil toepassen of wil afdrukken met de afdrukfuncties van Excel.

Dat is allemaal mogelijk als ze een momentopname openen in Excel. Een momentopname is een beperkte versie van de werkmapgegevens in Excel.

De momentopname bevat geen formules, gegevensverbindingen, voorwaardelijke opmaak, verborgen cellen, rijen, kolommen of werkbladen, persoonlijke informatie zoals de naam van de auteur van de werkmap of filterknoppen.

Het werken met een momentopname in Excel is op geen enkele wijze van invloed op de gegevens die op uw SharePoint-site zijn gepubliceerd.

Als u een momentopname wilt openen vanuit Excel Services, klikt u op Openen en klikt u vervolgens op Momentopname in Excel.

En als u wijzigingen moet aanbrengen?

[Untitled] Click Edit in Microsoft Excel in the document library to revise a file

Een animatie van het aanbrengen van wijzigingen in een bestand dat u in Excel Services ziet

Bij het bekijken van de verkoopgegevens ziet u een fout die u moet corrigeren. Wanneer u de werkmap in Excel bewerkt, worden de gegevens in Excel Services automatisch bijgewerkt.

Klik op Afspelen boven de afbeelding om te zien hoe u wijzigingen aanbrengt en hoe iemand die het bestand bekijkt, uw wijzigingen kan weergeven.

Opmerking     Mensen die de gegevens in Excel Services bekijken terwijl u het bestand bewerkt, kunnen boven aan de pagina in de webbrowser onder Bijwerken op Werkmap opnieuw laden klikken om de laatste versie weer te geven die u hebt opgeslagen. Anders krijgen ze de wijzigingen te zien wanneer ze het bestand de volgende keer openen op de site.

Beschrijving van de animatie:

Judi klikt in de SharePoint-bibliotheek op de pijl naast het bestand en klikt vervolgens op Bewerken in Microsoft Office Excel om het bestand in Excel te openen.

Het bestand wordt geopend in Excel. Judi wijzigt het getal in cel B3 en slaat de wijziging op door op de Microsoft Office-knop te klikken en vervolgens op Opslaan te klikken.

Op hetzelfde moment dat Judi het bestand wijzigt en opslaat, bekijkt Richard het bestand in Excel Services. Hij klikt op Bijwerken en klikt vervolgens op Werkmap opnieuw laden om de wijzigingen te zien.

Voorkomen dat mensen bewerkingen kunnen uitvoeren

If you do not see the Edit in Microsoft Excel command in the SharePoint library, you cannot edit files from there.

Welke menuopties mensen in de SharePoint-bibliotheek te zien krijgen, is afhankelijk van machtigingen. Site-eigenaren wijzen mensen toe aan SharePoint-groepen en elke groep beschikt over machtigingen om bepaalde dingen te doen.

xlServices1Audio1_7_ZA010285449.wma

Excel Services II: vereisten, aanbevelingen en machtigingen , wordt dieper ingegaan op machtigingen. U leert hoe u mensen kunt toevoegen aan groepen, zodat sommigen bestanden kunnen bewerken, terwijl anderen bestanden alleen kunnen bekijken.

U hebt net in een animatie gezien hoe u een werkblad kunt bewerken met de opdracht Bewerken in Microsoft Excel die u in de afbeelding ziet. Maar als u nou niet wilt dat bepaalde mensen het bestand kunnen bewerken? Is er een manier om die opdracht voor bepaalde mensen te verbergen? Ja.

Met behulp van SharePoint- machtigingen, die door site-eigenaren worden verleend, kan worden ingesteld of die opdracht wel of niet wordt weergegeven voor een specifieke gebruiker.

1. Mensen in de groep Eigenaar en Lid zijn gemachtigd om bestanden in Excel te bewerken. Voor deze mensen is de menuopdracht Bewerken in Microsoft Office Excel beschikbaar in SharePoint.

2. Mensen in de groep Bezoeker of Lezer krijgen de opdracht Bewerken in Microsoft Office Excel niet te zien en kunnen SharePoint-bestanden dus ook niet bewerken.

In de tweede cursus in deze reeks, Excel Services II: vereisten, aanbevelingen en machtigingen , wordt dieper ingegaan op machtigingen. U leert hoe u mensen kunt toevoegen aan groepen, zodat sommigen bestanden kunnen bewerken, terwijl anderen bestanden alleen kunnen bekijken.

Verschillen tussen het gebruik van een werkmap in Excel en in Excel Services

A message that says a workbook contains unsupported features: formulas displayed in cells instead of cell results

Werkmappen die bepaalde functies bevatten, kunnen niet worden gepubliceerd in Excel Services. In dit voorbeeld wordt het bericht hierboven weergegeven wanneer in cellen van een werkmap formules worden weergegeven in plaats van de resultaten hiervan.

Hier is nog iets waarmee u rekening moet houden: er zijn enkele Excel-functies die u niet kunt gebruiken in Excel Services. U kunt bijvoorbeeld geen werkmappen weergeven die zijn beveiligd of die gekoppelde of ingesloten objecten bevatten. De snelzoekkaart aan het einde van de cursus bevat een lijst met de functies die niet worden ondersteund.

Als u het selectievakje Openen met Excel Services ingeschakeld laat in het dialoogvenster Opslaan als , weet u meteen of een bestand niet-ondersteunde functies bevat. Wanneer u een bestand publiceert en u het op uw site probeert te openen in de browser, verschijnt er een bericht zoals het bericht in de afbeelding.

Als u het bestand in dit voorbeeld wilt publiceren en wilt weergeven in Excel Services, moet u de resultaten van de formules in de werkmap weergeven in plaats van de formules.

Wat u nodig hebt

Software requirements

Softwarevereisten voor het gebruik van Excel Services

Zoals u hebt gezien, gebruikt u de opdracht Excel Services in Excel 2007 om een bestand te publiceren voor gebruik in Excel Services. De opdracht Excel Services is echter alleen beschikbaar voor gebruikers die een van de volgende suites hebben geïnstalleerd:

  • Microsoft Office Professional Plus 2007

  • Microsoft Office Enterprise 2007

  • Microsoft Office Ultimate 2007

Bovendien moet u toegang hebben tot een SharePoint Server 2007 Enterprise-site. Hoe weet u of u SharePoint Server 2007 Enterprise hebt? Dat is een veelgestelde vraag. Probeer maar eens een bestand te publiceren met Excel Services, zoals u in deze cursus hebt geleerd. Als dat niet lukt, vraagt u iemand die verantwoordelijk is voor de server of iemand anders van uw IT-afdeling of SharePoint Server 2007 Enterprise beschikbaar is voor u.

De volgende cursus in deze reeks

Illustration of the different SharePoint groups people can belong to: Owners, Members, Visitors, and Viewers

In de volgende cursus in deze reeks leert u meer over SharePoint-groepen.

Tot nu toe hebt u geleerd hoe u Excel Services gebruikt wanneer alles al voor u is ingesteld en u meteen aan de slag kunt. In de volgende cursus in deze reeks, Excel Services II: vereisten, aanbevelingen en machtigingen , leert u enkele zaken die van belang zijn als nog niet alles vooraf is ingesteld. Hierin wordt het volgende behandeld:

  • Hoe site-eigenaren een documentbibliotheek kunnen instellen voor Excel Services-bestanden.

  • Alles over de SharePoint-groepen waarvan mensen deel kunnen uitmaken: Eigenaren, Leden, Bezoekers en Lezers, en de machtigingen die bij elke groep horen. Het is belangrijk dat u begrijpt hoe machtigingen werken wanneer u zich bijvoorbeeld afvraagt waarom sommige mensen uw bestanden wel kunnen bewerken en andere niet en u om wijzigingen moet vragen.

    Tot nu toe hebt u geleerd hoe u Excel Services gebruikt wanneer alles al voor u is ingesteld en u meteen aan de slag kunt. In de volgende cursus in deze reeks, Excel Services II: vereisten, aanbevelingen en machtigingen , leert u enkele zaken die van belang zijn als nog niet alles vooraf is ingesteld. Hierin wordt het volgende behandeld:

    • Hoe site-eigenaren een documentbibliotheek kunnen instellen voor Excel Services-bestanden.

    • Alles over de SharePoint-groepen waarvan mensen deel kunnen uitmaken: Eigenaren, Leden, Bezoekers en Lezers, en de machtigingen die bij elke groep horen. Het is belangrijk dat u begrijpt hoe machtigingen werken wanneer u zich bijvoorbeeld afvraagt waarom sommige mensen uw bestanden wel kunnen bewerken en andere niet en u om wijzigingen moet vragen.

Doe de volgende test zodat u zeker weet dat u het materiaal begrijpt. Uw antwoorden zijn privé en de testresultaten worden niet van een score voorzien.

Mensen kunnen gegevens in Excel Services bewerken.

Waar.

Nee, u kunt niet in cellen typen om gegevens te wijzigen wanneer u de gegevens in Excel Services bekijkt.

Onwaar.

Juist, u kunt niet in cellen typen om gegevens te wijzigen wanneer u de gegevens in Excel Services bekijkt.

Mensen die de gegevens willen lezen, moeten Excel op hun computer hebben geïnstalleerd om de gegevens in Excel Services te kunnen bekijken.

Waar.

Nee, Excel is niet nodig. Mensen hebben alleen een webbrowser nodig om de gegevens op uw SharePoint-site te bekijken met Excel Services.

Onwaar.

Inderdaad. Excel is niet nodig. Mensen hebben alleen een webbrowser nodig om de gegevens op uw SharePoint-site te bekijken met Excel Services.

Als één persoon een draaitabelrapport in Excel Services filtert, krijgen anderen het nieuwe filter niet te zien.

Waar.

Juist. Niemand ziet wat iemand anders met de gegevens doet en het nieuwe filter wordt niet opgeslagen.

Onwaar.

Dat is helaas niet juist. Niemand ziet wat iemand anders met de gegevens doet en het nieuwe filter wordt niet opgeslagen.

Als auteur van de werkmap brengt u wijzigingen aan in het gepubliceerde bestand en vervolgens slaat u het bestand op uw site op. Iemand die de gegevens op datzelfde moment bekijkt, kan de wijzigingen zien die u hebt aangebracht.

Waar.

Juist. De lezer die het bestand bekijkt in Excel Services, klikt op Bijwerken en klikt vervolgens op Werkmap opnieuw laden om wijzigingen te zien. Anders worden de wijzigingen weergegeven wanneer de werkmap de volgende keer wordt geopend in Excel Services.

Onwaar.

Nee, de lezer die het bestand bekijkt in Excel Services, klikt op Bijwerkenen vervolgens op Werkmap opnieuw laden om wijzigingen te zien. Anders worden de wijzigingen weergegeven wanneer de werkmap de volgende keer wordt geopend in Excel Services.

Er zijn twee Excel-bestandsindelingen die kunnen worden gebruikt als u bestanden wilt publiceren om in Excel Services te worden geopend op uw SharePoint Server 2007 Enterprise-site.

Waar.

Dat is juist. U kunt Excel-werkmap (.xlsx) of Excel binaire werkmap (.xlsb) gebruiken om bestanden te publiceren naar Excel Services.

Onwaar.

Nee, dat klopt niet. U kunt Excel-werkmap (.xlsx) of Excel binaire werkmap (.xlsb) gebruiken om bestanden te publiceren naar Excel Services.

Hoe houdt u formules onzichtbaar in Excel Services?

U selecteert de optie Formules verbergen op de SharePoint-site.

Nee, dat is niet juist. Probeer het opnieuw.

U gebruikt alleen Excel Services en doet verder niets.

Uitstekend. Formules worden in Excel Services automatisch verborgen wanneer u een bestand publiceert.

U gaat naar het tabblad Formules en u selecteert in de groep Berekening de optie om formules te verbergen.

Nee, probeer het nog eens.

Test uzelf

Feedback

Snelzoekkaart

Zie ook

Softwarevereisten voor Excel Services

Als u bestanden wilt publiceren naar Excel Services, hebt u het volgende nodig:

  • Excel Services ingesteld met SharePoint Server 2007 Enterprise.

  • Een SharePoint-site gebaseerd op SharePoint Server 2007 Enterprise. Op die site kunt u werkmappen opslaan en kunnen anderen de gegevens in uw werkmappen bekijken via hun webbrowser.

  • Excel 2007 op computers geïnstalleerd via een van de volgende suites: Office Professional Plus 2007, Office Enterprise 2007 of Office Ultimate 2007.

    Excel hoeft niet te zijn geïnstalleerd op de computer van mensen die een werkblad willen bekijken in Excel Services. Hiervoor hebben mensen alleen een webbrowser nodig.

Als u niet zeker weet wat de versie van uw SharePoint-site is (veel mensen weten dat niet), vraagt u iemand die verantwoordelijk is voor de server of iemand anders van uw IT-afdeling of SharePoint Server 2007 Enterprise beschikbaar is voor u.

Tip     Mensen die beschikken over Excel 2003 kunnen de opdracht Opslaan als in Excel 2003 gebruiken om werkmappen op te slaan op een SharePoint Server 2007 Enterprise-site, waar de gegevens kunnen worden weergegeven in Excel Services. Gebruikers van Excel 2003 moeten het Compatibiliteitspakket voor Office 2003 op hun computer installeren om Excel 2003 te kunnen gebruiken met Excel Services (boven aan de pagina vindt u een koppeling naar dit pakket).

Bestandsindeling van werkmappen

Als u een werkmap met Excel Services wilt opslaan op uw SharePoint-site, moet de werkmap een van de volgende Excel 2007-bestandsindelingen hebben:

  • Excel-werkmap (*.xlsx)    

  • Excel binaire werkmap (*.xlsb)    

Bestanden opslaan op uw site

U moet ten minste deel uitmaken van de groep Leden om een werkmap met Excel Services te kunnen opslaan naar uw SharePoint-site. De eigenaar van de site kan u de machtigingen van de groep Leden verlenen als u die nog niet hebt.

Een werkmap opslaan op uw SharePoint-site

  1. Klik op de Microsoft Office-knop, wijs Publiceren aan en klik vervolgens op Excel Services.

  2. Geef de URL voor de documentbibliotheek op in het vak Bestandsnaam (zonder 'Forms/AllItems.aspx' aan het einde van de URL) en klik vervolgens op Opslaan.

  3. Voer een naam in voor de werkmap en klik opnieuw op Opslaan .

    De werkmap wordt op uw SharePoint-site geopend als het selectievakje Openen met Excel Services in het dialoogvenster Opslaan als is ingeschakeld. Als dat niet zo is, moet u de documentbibliotheek openen om het bestand te zien.

  4. Klik op de pijl-omlaag naast het bestand, wijs Verzenden naar aan en klik vervolgens op Een koppeling per e-mail verzenden om mensen te laten weten waar ze de gegevens kunnen vinden.

Werkmappen weergeven in Excel Services

Plaats de muisaanwijzer in de documentbibliotheek op de bestandsnaam, klik op de pijl-omlaag die verschijnt en klik vervolgens op Weergeven in webbrowser. Mensen met de machtiging Alleen weergeven kunnen op de bestandsnaam klikken om het bestand weer te geven in Excel Services. In de volgende cursus in deze reeks komt u meer te weten over machtigingen.

Is van toepassing op: SharePoint Server 2007, Excel 2007



Was deze informatie nuttig?

Ja Nee

Wat kan er beter?

255 tekens resterend

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.

Ondersteuningsbronnen

Taal wijzigen