Een vergadering plannen met anderen
U kunt een vergaderverzoek verzenden naar een of meer personen. Outlook reserveert tijd in uw agenda voor de vergadering en houdt bij wie de uitnodiging accepteert. Wanneer u een vergaderverzoek maakt, kunt u bijlagen toevoegen, een locatie instellen, persoonlijke aanwezigheid aanvragen en de Planningsassistent gebruiken om de beste tijd voor uw vergadering te kiezen.
Belangrijk: De stappen kunnen verschillen tussen nieuwe en klassieke Outlook voor Windows. Als u wilt bepalen welke versie van Outlook u gebruikt, zoekt u naarBestand op het lint. Als er geen optie voor Bestand is, volgt u de stappen op het tabblad Nieuwe Outlook. Als het Bestand wordt weergegeven, selecteert u het tabblad voor klassieke Outlook.
-
Selecteer Nieuwe gebeurtenis in de agenda.
-
Voeg een titel toe voor uw vergadering.
-
Selecteer
-
Selecteer een voorgestelde tijdsperiode voor de vergadering of voer handmatig een datum en begin- en eindtijd in.
-
Voer een locatie van de vergadering in en schuif de wisselknop van de Teams-vergadering naar links of rechts naar gelang van het geval:
-
Selecteer Verzenden om de uitnodiging te bezorgen.
Een vergadering plannen
-
Maak een vergaderverzoek op een van de volgende manieren:
-
In het postvak in selecteert u Nieuwe items > Vergadering of gebruikt u de sneltoets Ctrl + Shift + Q.
-
Selecteer in de agenda Nieuwe vergadering of gebruik de sneltoets Ctrl + Shift + Q.
-
Klik op een e-mailbericht in het postvak IN op de knop Beantwoorden met vergadering.
-
-
Deelnemers toevoegen op een van de volgende twee manieren:
-
Voeg uw genodigden toe aan de Aan regel van het vergaderverzoek en ga verder met stap 4.
-
Als u eenMicrosoft 365 of een Exchange-account gebruikt, gebruikt u de Planningsassistent om de schema's van deelnemers te bekijken.
-
-
Klik in de Planningsassistent op het vak onder uw naam en typ de naam of het e-mailadres van de deelnemer, of klik op de knop Deelnemers toevoegen om uw adresboek weer te geven.
Klik op het pictogram naast de naam van de deelnemer in de Planningsassistent om een specifieke deelnemer te markeren als een Vereiste deelnemer, Optionele deelnemer of een Bron. Wanneer u de naam van een deelnemer begint te typen, geeft Outlook suggesties voor u op basis van de personen die u onlangs heeft ontmoet of gemaild. Kies een naam in de lijst om een deelnemer toe te voegen.
-
Voeg een onderwerp, locatie, begin- en eindtijd voor uw vergadering toe.
In Outlook 2016 (of nieuwer) en Outlook voor Microsoft 365 kunt u beginnen met het typen van de naam van een locatie, bijvoorbeeld Vierde koffiebar of vergaderruimte 23. In Outlook wordt gezocht naar locatieovereenkomsten. Selecteer een van de suggesties om die locatie te kiezen of typ een andere locatie.
Tip: Als u een Microsoft Exchange-account of Microsoft 365 e-mailaccount gebruikt, klikt u op Planningsassistenten klikt u vervolgens op Ruimte zoeken om de beschikbaarheid te controleren en ruimten te reserveren. Zie voor meer informatie de planningsassistent en ruimte zoeken gebruiken voor vergaderingen in Outlook.
-
Om een bestand aan een vergaderverzoek toe te voegen, selecteert u in het menu Invoegen de optie Bestand bijvoegenen kiest u vervolgens het bestand dat u wilt toevoegen.
-
Als u de vergadering niet wilt instellen als terugkerende vergadering, klikt u op Verzenden. Zie anders Een vergadering terugkerend maken.
Tijd om te gaan inschakelen
-
In Outlook voor iOS selecteert u Instellingen > Tijd om te gaan.
-
Selecteer een ondersteund account en gebruik vervolgens de schuifregelaar om Tijd om te gaan in te schakelen.
Opmerking: Tijd om te gaan is nog niet beschikbaar voor Outlook voor Android. Alleen Microsoft 365, Outlook.com en bepaalde Gmail-accounts worden ondersteund.
Voorkom dat deelnemers uw vergaderingen naar anderen kunnen doorsturen.
Als u Microsoft 365 gebruikt, kunt u bij het maken van een vergaderverzoek voorkomen dat deelnemers aan de vergadering het vergaderverzoek doorsturen naar andere personen. Deze nieuwe optie is beschikbaar voor klanten van het Huidige kanaal na een upgrade naar versie 1808.
-
Voordat u het vergaderverzoek verzendt, selecteert u Opties voor antwoorden > Doorsturen toestaan om de mogelijkheid voor deelnemers om een vergaderverzoek door te sturen in of uit te schakelen.
Zie Voorkomen dat een vergadering wordt doorgestuurd voor meer informatie.
-
Klik op Vergadering > Terugkeerpatroon.
Opmerking: Gebruik de sneltoets Ctrl+G als u de vergadering zo wilt plannen dat deze regelmatig wordt herhaald.
-
Kies de opties voor het gewenste terugkeerpatroon en klik op OK.
Opmerking: Wanneer u een terugkeerpatroon toevoegt aan een vergaderverzoek, verandert de naam van het tabblad Vergadering in Reeks vergaderingen.
-
Verzend het vergaderverzoek door op Verzenden te klikken.
Een persoon toevoegen aan een bestaande vergadering
U kunt een andere deelnemer toevoegen aan een bestaande vergadering.
Als u de eigenaar bent van de vergadering:
-
Dubbelklik op de vergadering om deze te openen en gebruik vervolgens de Aan-regel of de Planningsassistent om een of meer personen toe te voegen aan de vergadering.
-
Klik op Verzenden en kies vervolgens een van de volgende opties:
-
Updates alleen naar toegevoegde of verwijderde genodigden verzenden.
-
Updates naar alle deelnemers verzenden.
-
Als u niet de eigenaar bent van de vergadering
-
Open het vergaderverzoek. Selecteer in de groep Reageren op het lint de optie Reageren en vervolgens Doorsturen. Voeg een of meer geadresseerden aan het vergaderverzoek toe.
-
Klik op Verzenden. De eigenaar van de vergadering krijgt een melding dat u het vergaderverzoek naar iemand anders hebt doorgestuurd. Zie voor meer informatie Een vergadering doorsturen.
Vergaderingen vroegtijdig beëindigen
Als u Outlook voor Microsoft 365 gebruikt, kunt u Outlook nu uw vergaderingen een paar minuten eerder laten beëindigen. Dit kan u helpen reistijd tussen vergaderingen in te bouwen. U kunt een verschillende duur kiezen voor vergaderingen van minder dan een uur en vergaderingen van meer dan een uur.
-
Selecteer Bestand > Opties > Agenda > Agenda-opties
-
Schakel de optie Afspraken en vergaderingen vroegtijdig beëindigen in.
-
Gebruik de vervolgkeuzelijsten om het aantal minuten te selecteren voor vergaderingen van minder dan een uur en een uur of langer en klik vervolgens op OK.
Symptoom: Organisator van vergadering wordt twee keer weergegeven in planningsassistent, alleen wanneer een deelnemer een vergadering bekijkt vanuit Outlook.
Oorzaak: Dit probleem treedt op als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:
-
Organisator verzendt uitnodiging voor de vergadering naar ten minste 2 of meer deelnemers.
-
De deelnemer accepteert de uitnodiging.
Oplossing: U kunt de dubbele Organisator negeren die wordt weergegeven in Planningsassistent.
Meer hulp nodig?
Meer opties?
Verken abonnementsvoordelen, blader door trainingscursussen, leer hoe u uw apparaat kunt beveiligen en meer.
Community's helpen u vragen te stellen en te beantwoorden, feedback te geven en te leren van experts met uitgebreide kennis.
