Documenten en sites organiseren in Office 365

Een van de meest voorkomende problemen op een werkdag is het bijhouden van relevante documenten en sites. In dit artikel worden manieren beschreven waarop u documenten en sites binnen handbereik kunt houden.

Documenten opslaan in OneDrive voor Bedrijven of in uw teamsitebibliotheek

OneDrive voor Bedrijven is uw persoonlijke documentbibliotheek in Office 365. Bestanden die u opslaat in OneDrive voor Bedrijven zijn standaard privé, maar u kunt ze desgewenst delen. Uw teamsite is een site die wordt gedeeld door bepaalde personen in uw organisatie. Weet u niet welke bibliotheek u moet kiezen? Zie

Opmerking   OneDrive voor Bedrijven verschilt van OneDrive, die is bedoeld voor persoonlijke opslag, afgescheiden van uw werk.

U kunt maximaal 1 TB aan gegevens opslaan in OneDrive voor Bedrijven. Zie SharePoint Online: softwaregrenzen en -limieten voor meer informatie over opslaglimieten.

Als u naar uw OneDrive voor Bedrijven of uw teamsitebibliotheek wilt gaan, meldt u zich aan bij Office 365 en kiest u een van de volgende opties:

  • Selecteer OneDrive in de koptekst.

  • Selecteer Sites in de koptekst, selecteer de tegel Teamsite en selecteer vervolgens Documenten op de balk Snelle actie.

Als u met activiteiten wilt beginnen in OneDrive voor Bedrijven of de documentenbibliotheek van uw teamsite, gebruikt u de opties op de balk met snelle opdrachten:

Balk met snelle opdrachten in OneDrive voor Bedrijven

U kunt:

  • Nieuwe documenten maken.

  • Documenten uploaden vanaf uw computer.

  • OneDrive voor Bedrijven synchroniseren met uw computer voor lokale toegang tot uw bestanden.

  • Een geselecteerd bestand in de bijbehorende toepassing bewerken.

  • Bestanden beheren: Eigenschappen bekijken of bewerken, uitchecken, versiegeschiedenis, werkstromen, downloaden en verwijderen.

  • Bestanden delen.

Documenten zoeken

De meeste bedrijven produceren een enorme hoeveelheid documenten en het kan lastig zijn om de documenten te vinden die u nodig hebt, zelfs de documenten die u zelf hebt gemaakt. Office 365 biedt een aantal manieren om de benodigde documenten snel te vinden.

De manier waarop u naar documenten zoekt, hangt doorgaans af van wat u over het document weet. Er zijn bijvoorbeeld specifieke plaatsen om te zoeken als u een document volgt, als iemand een document met u heeft gedeeld of als u weet dat een document is opgeslagen in OneDrive voor Bedrijven of in een teamsitebibliotheek.

Andere keren wilt u mogelijk een document op naam zoeken of zelfs alleen op een term waarvan u denkt dat deze in het document voorkomt. In dit geval kunt u het queryvak in OneDrive voor Bedrijven gebruiken om te zoeken naar:

  • Documenten in uw OneDrive voor Bedrijven.

  • Documenten die iemand met u heeft gedeeld.

  • Documenten die zijn opgeslagen op een site die u volgt.

Het queryvak bevindt zich in de linkerbovenhoek van OneDrive.

Het vak Query in OneDrive

Voor een overzicht van manieren om documenten te zoeken in Office 365, raadpleegt u Een bestand zoeken in Office 365.

Documenten volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Wanneer u een document volgt, wordt dit weergegeven in de lijst met Gevolgde documenten in OneDrive voor Bedrijven.

Documenten bekijken die u volgt

Als u gegevens over uzelf hebt ingevoerd in uw profiel, zoals trefwoorden in het veld Interesses en Stel mij een vraag over, worden suggesties over documenten die u mogelijk interesseren weergegeven in de lijst Gevolgde documenten. Selecteer Volgen onder een voorgesteld document om dit toe te voegen aan de lijst Gevolgde documenten.

Voorgestelde documenten die u kunt volgen Ga als volgt te werk als u een document in OneDrive voor Bedrijven of een sitebibliotheek wilt volgen:

  1. Selecteer het menu Meer (...) naast het document dat u wilt gaan volgen.

    Selecteer het pictogram Meer beletseltekens om de hovercard van het document te openen.
  2. Selecteer in het documentbijschrift het menu Meer (...) en selecteer vervolgens Volgen.

    De opdracht Volgen in het hovercardmenu

Documenten zien die met u gedeeld zijn

Documenten die met u zijn gedeeld, worden getoond in de weergave Gedeeld met mij in OneDrive voor Bedrijven. Documenten die 'met iedereen gedeeld' zijn, worden niet in deze weergave getoond.

Koppeling Gedeeld met mij van OneDrive voor Bedrijven
  1. Selecteer in Office 365 OneDrive in de koptekst.

  2. Selecteer Gedeeld met mij op de balk Snelle actie.

Een lijst met documenten zien die u onlangs hebt geopend

In OneDrive voor Bedrijven worden documenten getoond die u onlangs hebt geopend in Office 365, ongeacht of de documenten zijn opgeslagen in uw OneDrive voor Bedrijven-bibliotheek of in een teamsitebibliotheek.

Opmerking   U moet Office 2013 uitvoeren om onlangs geopende documenten te zien.

Waarschuwingen instellen op documenten om wijzigingen bij te houden

U kunt een waarschuwing op een document instellen om een melding te ontvangen over wijzigingen in het document, en als het document wordt verwijderd. U kunt opgeven of u waarschuwingen via e-mail of tekstbericht wilt ontvangen en hoe vaak.

Ga als volgt te werk om een melding in te stellen:
  1. Selecteer het document in de bibliotheek.

  2. Selecteer Bestanden > Waarschuw mij > Waarschuwing instellen voor dit document.

  3. Selecteer de gewenste opties in het dialoogvenster Nieuwe waarschuwing en selecteer OK.

Zie Een waarschuwing maken of een abonnement op een RSS-feed nemen voor meer details over het instellen van waarschuwingen.

Sites volgen zodat ze later gemakkelijk te vinden zijn

Als u lid bent van meerdere teamsites in uw organisatie, wilt u deze mogelijk gaan volgen voor eenvoudige toegang. Wanneer u een teamsite volgt, wordt deze weergegeven op de pagina Sites. Wanneer u sites volgt, kunt u snel naar bibliotheken op deze sites navigeren vanuit OneDrive voor Bedrijven, zoals wordt beschreven in de volgende sectie.

Ga als volgt te werk als u een site wilt gaan volgen:
  1. Ga naar de site die u wilt gaan volgen.

  2. Selecteer Volgen in de koptekst.

    Een site volgen om op te nemen op de pagina Sites

Zie Video: Een SharePoint-site volgen voor meer informatie.

Naar documentbibliotheken gaan op teamsites die u volgt

In OneDrive voor Bedrijven kunt u een lijst met teamsites tonen die u volgt in Office 365 en vervolgens naar documentbibliotheken op deze sites navigeren.

  1. Op de balk Snelle actie selecteert u Sitemappen. U ziet een lijst met alle sites die u volgt:

    Sitemappen selecteren op de balk Snelle toegang
  2. Selecteer een site in de lijst om de documentbibliotheken op de site te zien.

    Een documentbibliotheek op een teamsite die u volgt

Is van toepassing op: SharePoint Server 2013 Preview, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Online



Was deze informatie nuttig?

Ja Nee

Wat kan er beter?

255 tekens resterend

Voeg ter bescherming van uw privacy geen contactgegevens aan uw feedback toe. Beoordeel onze privacybeleid.

Bedankt voor uw feedback.

Ondersteuningsbronnen

Taal wijzigen