Meer informatie over Office 365 Groepen

Laatst bijgewerkt: 14 augustus 2019

Office 365 Groepen is een service die samen met de gebruikte Office 365-hulpmiddelen werkt, zodat u samen met uw collega's documenten kunt opstellen, spreadsheets kunt maken, aan projectplannen kunt werken, vergaderingen kunt plannen of e-mails kunt verzenden.

In dit artikel leest u wat groepen zijn en vindt u enkele nuttige koppelingen naar de volgende stappen.

Ga naar Office Blogs voor het laatste nieuws en de laatste video's over Office 365 Groepen.

Tip: Ga naar Maak een groep contactpersonen of distributielijst in Outlook voor PCals u op zoek bent naar informatie over het gebruik van Outlook groepen contactpersonen om een e-mail te verzenden naar een lijst met personen, zoals een groep vrienden.

Wat zijn Office 365-groepen?

Met behulp van groepen in Office 365 kunt u de personen kiezen met wie u wilt samenwerken, waarna u eenvoudig een verzameling met bronnen kunt instellen die deze personen gemeenschappelijk kunnen gebruiken. Resources, zoals een gedeeld Postvak IN van Outlook, een gedeelde agenda of een documentbibliotheek om samen te werken aan bestanden.

U hoeft zich niet bezig te houden met het handmatig toewijzen van machtigingen aan al deze bronnen. Als u leden aan de groep toevoegt, worden automatisch de machtigingen toegewezen die ze nodig hebben voor de hulpprogramma's die in de groep beschikbaar zijn. Daarnaast zijn groepen de nieuwe en verbeterde ervaring waarvoor we voorheen distributielijsten of gedeelde postvakken gebruikten.

Tip: Lees dit artikel als u uw traditionele distributielijsten wilt bijwerken naar Office 365 Groepen.

Welke specifieke resources beschikbaar zijn, hangt enigszins af van de groepservaring die uw team wenst. Tijdens het onderzoeken van de opties is het belangrijk dat u weet dat er geen uniforme aanpak bestaat. Elk team geeft de voorkeur aan een andere manier van werken. Office 365 bevat alle hulpmiddelen die nodig zijn om uw teams te laten samenwerken op de manier die ze zelf willen.

U kunt Office 365 Groepen maken met een groot aantal programma's, bijvoorbeeld Outlook, de webversie van Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, Planner, Teams en meer. Vanuit welk programma u wilt beginnen, hangt enigszins af van de soort groep waarmee u werkt. Bij Microsoft bijvoorbeeld beginnen we vanuit Outlook als we een groep maken die voor e-mail en agenda wordt gebruikt. Als de groep is bedoeld voor communicatie met het hele bedrijf, beginnen we vanuit Yammer. Voor samenwerking via chat beginnen we de groep vanuit Microsoft Teams.

Bij het maken van een groep moet u bepalen of de groep een privégroep of een openbare groep is. Inhoud in een openbare groep kan door iedereen in uw organisatie worden bekeken en iedereen in uw organisatie kan deelnemen aan de groep. De inhoud in een privégroep kan alleen worden bekeken door de leden van de groep. De personen die willen deelnemen aan een privégroep, moeten worden toegelaten door de groepseigenaar.

Opmerking: Op dit moment zijn groepen die zijn gemaakt in de webversie van Outlook standaard privé.

Personen buiten uw organisatie kunnen openbare en privégroepen niet zien en hebben er geen toegang toe, tenzij deze personen zijn uitgenodigd als gasten.

Zie Office 365-groepen openbaar of privé maken voor meer informatie over het wijzigen van privégroepen in openbare groepen en omgekeerd.

Eigenaren, leden en gasten

Groepseigenaars zijn de beheerders van de groep. Zij kunnen leden toevoegen of verwijderen en ze hebben unieke machtigingen, zoals de mogelijkheid om gesprekken te verwijderen uit het gedeelde Postvak IN en het wijzigen van verschillende instellingen voor de groep. Groepseigenaars kunnen de naam van de groep wijzigen, de beschrijving bijwerken, een foto toevoegen, enzovoort. Als u bekend met rollen van SharePoint, is de groepseigenaar te vergelijken met de beheerder van een siteverzameling.

Groepsleden zijn de gewone gebruikers in uw organisatie die de groep gebruiken om samen te werken. Ze hebben toegang tot de volledige inhoud van de groep, maar ze kunnen geen groepsinstellingen wijzigen. In de wereld van SharePoint zijn ze siteleden. Zie Groepsleden toevoegen en verwijderen in Outlook 2016 voor meer informatie over het toevoegen of verwijderen van groepsleden.

Gasten zijn vergelijkbaar met groepsleden, maar maken geen deel uit van de organisatie. De standaardinstelling is dat uw gebruikers gasten kunnen uitnodigen om deel te nemen aan uw groep. U kunt deze instelling desgewenst aanpassen. Ga naar Gasttoegang in Office 365 Groepen voor meer informatie.

Selecteer het type groep dat u wilt gebruiken:

Als u wilt samenwerken door gebruik te maken van een gedeeld Postvak IN, is de groepservaring in Outlook geschikt voor u. Als u een groep maakt in Outlook, hebt u de beschikking over het volgende:

  • Gedeeld Postvak IN: Voor e-mailgesprekken tussen uw leden. Dit Postvak IN heeft een e-mailadres en kan worden ingesteld om berichten van personen buiten de groep en zelfs buiten uw organisatie te accepteren, net als een traditionele distributielijst

  • Gedeelde agenda: Voor het plannen van gebeurtenissen voor de groep

  • SharePoint-documentbibliotheek: Een centrale plek waar de groepsleden bestanden kunnen opslaan en delen

  • Gedeeld OneNote-notitieblok: Voor het verzamelen van ideeën en informatie, en om onderzoek te doen

  • SharePoint-teamsite: Een centrale opslagplaats voor informatie, koppelingen en inhoud voor uw groep

  • Planner- Voor het toewijzen en beheren van projecttaken tussen leden van uw groep

U hoeft deze bronnen niet handmatig te maken. Als u de groep maakt, worden deze bronnen automatisch gemaakt en worden de benodigde machtigingen aan de groepsleden toegewezen, zodat ze direct gebruik kunnen maken van de bronnen.

U kunt toegang krijgen tot deze bronnen met behulp van de vertrouwde Microsoft Outlook 2016-desktopclient, via de webversie van Outlook, via Outlook 2016 voor Mac (alleen via een gedeeld Postvak IN) of via Outlook Mobile. U vindt Office 365 Groepen in het navigatievenster aan de linkerkant in Outlook-desktop of de webversie van Outlook.

U vindt uw groepen in het navigatiedeelvenster aan de linkerkant in Outlook of de webversie van Outlook

Met de nieuwe Office 365 Groepen kaar die zweeft, kunt u snel toegang krijgen tot de resources van de gedeelde groep. Beweeg met uw muisaanwijzer gewoon over de naam van een groep in de webversie van Outlook of SharePoint.

Afbeelding van de nieuwe Office 365 Groepen kaart die zweeft

Microsoft Teams is het nieuwste onderdeel op samenwerkingsgebied. Microsoft Teams is de binnenste ring voor uw team, een permanente, op chat gebaseerde werkruimte waar u informeel, realtime, gesprekken kunt voeren over gerichte onderwerpen of specifieke subgroepen binnen de groep. 

Met Yammer kunt u samenwerken door in uw bedrijf gebruik te maken van sociale functies. Met Yammer kunt u nieuwe connecties maken en nieuwe dingen ontdekken in uw organisatie. Yammer kan u helpen bij het communiceren en bespreken van ideeën in het bedrijf of van gedeelde interesses.

Als u een verbonden Office 365-groep maakt in Yammer, beschikt u over:

  • Yammer-groep – Een algemene plek voor het voeren van gesprekken en het delen van gegevens

  • SharePoint-documentbibliotheek – Een centrale plek waar de groepsleden bestanden kunnen opslaan en delen.

  • Gedeeld OneNote-notitieblok – Voor het verzamelen van ideeën, het doen van onderzoek en het verzamelen van informatie

  • SharePoint-teamsite – Een centrale opslagplaats voor informatie, koppelingen en inhoud met voor uw groep

  • Planner – Voor het toewijzen en beheren van projecttaken tussen leden van uw groep

U kunt deze hulpprogramma's openen via Yammer in uw browser of met behulp van de Yammer-app op uw iOS-, Android- of Windows Phone-apparaat.

Als een groep geen nut meer heeft, kunt u deze verwijderen om systeembronnen vrij te maken en ervoor te zorgen dat de groep niet meer wordt vermeld of weergegeven. Zie Een groep verwijderen. Als u niet wenst te hoeven herinneren om verouderde groepen te verwijderen, kan uw beheerder een verloopbeleid instellen, waardoor oude groepen verlopen en automatisch worden verwijderd na een specifieke periode. Ga naar: Office 365 Groepen Verloopbeleid.

Opmerking: De inhoud op dit tabblad is bedoeld voor beheerders.

Er zijn drie primaire inrichtingsmodellen in Office 365 Groepen: Open, Onder leiding van IT en Gecontroleerd. Elk heeft zijn eigen voordelen.

Model

Voordelen

Open (standaard)

Gebruikers kunnen hun eigen groepen maken zonder dat ze op de IT-afdeling hoeven te wachten

Onder leiding van IT

Gebruikers verzoek IT om een groep. IT kan de gebruikers begeleiden bij het kiezen van de meest geschikte samenwerkingsprogramma's

Gecontroleerd

Het maken van groepen is beperkt tot bepaalde personen, teams of services (zie: Bepalen wie Office 365 Groepen kan maken)

Als u de naamgeving van uw Office 365 Groepen wilt beheren, kunt u naamgevingsbeleid gebruiken zodat de namen van groepen voldoen aan bepaalde standaarden, waaronder voor- en achtervoegsels, en het blokkeren van aanstootgevende namen. Zie Naambeleid voor Office 365 Groepen voor meer informatie.

Elke groep heeft ten minste één eigenaar, die leden kan toevoegen of verwijderen en basis data-onderhoud van de groep en de inhoud ervan kan uitvoeren. De eigenaar doet dat gewoonlijk in Outlook. Ga naar: Toevoegen en verwijderen van leden in Outlook. Als de eigenaar (of eigenaren) van een groep de organisatie om welke reden dan ook verlaat, kan de beheerder een nieuwe eigenaar aan de groep toewijzen. Ga naar Een nieuwe eigenaar toewijzen aan een groep zonder eigenaar.

Aanvullend, indien u beschikt over de Exchange Online Administrator machtigingen kunt u groepen beheren vanuit het Office 365-beheercentrum (Zie Beheer Groepslidmaatschap in het Office 365-beheercentrum) of van PowerShell (Zie Beheer Office 365 Groepen met PowerShell).

Het kan voorkomen dat u een groep verwijderen wilt uit uw tenant. Voor informatie over het verwijderen van groepen raadpleegt u: Verwijder een groep. Als een groep per ongeluk wordt verwijderd, kunnen beheerders die groep nog tot 30 dagen erna herstellen. Zie hiervoor: Herstel een verwijderde Office 365-groep.

Als u liever een meer geautomatiseerde manier zoekt om de levensduur van Office 365 Groepen te beheren, kunt u met behulp van verloopbeleid groepen na een bepaalde periode laten verlopen. Dertig, vijftien en één dag vóór de groep verloopt, ontvangen de groepseigenaren een e-mail, zodat ze de groep eventueel tijdig kunnen vernieuwen. Ga naar: Office 365 Groep Verloopbeleid.

Groepslimieten

Maximum aantal...

Waarde

Eigenaren per groep

100

Aantal groepen dat een gebruiker kan maken

250

Groepen die een beheerder kan maken

Tot standaardlimiet van tenant van 500k

Aantal leden

Meer dan 1000, hoewel momenteel maximaal 1000 leden toegang hebben tot de groepsgesprekken.

Gebruikers kunnen vertraging ondervinden bij het openen van de agenda en gesprekken in zeer grote groepen in Outlook

Aantal groepen waarvan een gebruiker lid kan zijn

1000

Bestandsopslag

1 TB + 10 MB per geabonneerde gebruiker + eventueel extra aangeschafte opslagruimte. U kunt een onbeperkte hoeveelheid extra opslagruimte aanschaffen.

Grootte van groepspostvak

50 GB

Momenteel kan een Office 365-organisatie maximaal 500.000 groepen hebben.

Als u van plan bent om gebruik te maken van de functie "Groep Terugschrijven" vanuit het hulpprogramma Azure Active Directory Connect, is de maximumlengte 448 tekens die zijn gerelateerd aan het kenmerk "Beschrijving".

Zie Limieten voor SharePoint Online en SharePoint Online: softwaregrenzen en -limieten voor meer informatie over opslag voor SharePoint Online.

Het beheren van Office 365 Groepen werkt effectiever als u informatie hebt waarmee een actie uitgevoerd kan worden die gaat over het gebruik van Groepen. Het Office 365-beheercentrum bevat een hulpmiddel voor rapportage waarmee u een overzicht kunt maken over tal van zaken; bijvoorbeeld het gebruik van opslagruimte, het aantal actieve groepen dat u hebt en zelfs hoe uw gebruikers de groepen gebruiken. Zie: Office 365-rapporten in het beheercentrum voor meer informatie.

Dankzij Office 365 Groepen beschikt u tevens over een aantal hulpmiddelen voor naleving, gegevensbescherming en eDiscovery.

Zie ook

Uw Office-vaardigheden uitbreiden
Training verkennen
Als eerste nieuwe functies krijgen
Deelnemen aan Office Insiders

Was deze informatie nuttig?

Bedankt voor uw feedback.

Hartelijk dank voor uw feedback! Het lijkt ons een goed idee om u in contact te brengen met een van onze Office-ondersteuningsagenten.

×