Aan de slag met databases

Maak een korte samenvatting van het vastgestelde doel en raadpleeg deze samenvatting regelmatig om ervoor te zorgen dat u dicht bij het ontwerp blijft. Als u bijvoorbeeld een kleine database wilt ontwerpen voor een bedrijf aan huis, kunt u misschien een samenvatting schrijven zoals 'De klantendatabase is bedoeld voor het bijhouden van een lijst met klantgegevens om mailings en rapporten te kunnen versturen'. Als het om een database voor een grote onderneming gaat, zijn er misschien wel meerdere alinea's nodig om te beschrijven wanneer en hoe mensen met verschillende rollen de database en de bijbehorende gegevens gaan gebruiken. Schrijf een specifieke en gedetailleerde missieverklaring waarop u gedurende het ontwerpproces kunt terugvallen.

Begin met uw bestaande gegevens en registratiemethoden. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat u inkooporders momenteel invoert in een grootboek of klantgegevens op papieren formulieren noteert. Gebruik deze bronnen om een overzicht te maken van de gegevens die u op dit moment verzamelt (bijvoorbeeld alle invoervelden op de formulieren). Als u weet dat er in de huidige situatie bepaalde belangrijke informatie niet wordt vastgelegd, omschrijf dan welke unieke gegevens u daarvoor wilt registreren. Elk individueel gegevenstype wordt later een veld in uw database.

Maak u geen zorgen om uw eerste lijst perfect te maken, u kunt deze in de tijd verder afstemmen. Maar houd rekening met alle personen die deze informatie gebruiken en vraag om hun ideeën.

Bedenk vervolgens wat voor gegevens of informatie de database moet opleveren en wat voor rapporten of mailings u wilt produceren. Controleer vervolgens of alle gegevens worden vastgelegd die zijn vereist om te voldoen aan deze doelen. Als u bijvoorbeeld een rapport wilt met verkoopcijfers per regio, moet u verkoopgegevens vastleggen op regioniveau. Het is vaak handig om even een opzet van het rapport te tekenen met de gegevens die u uiteindelijk wilt zien. Noteer vervolgens de gegevens die u nodig hebt om een dergelijk rapport te maken. Ga op dezelfde manier te werk voor mailings of andere uitvoer die de database moet produceren.

Voorbeeld

Stel dat uw klanten zich kunnen aanmelden (of afmelden) voor een periodieke nieuwsbrief die per e-mail wordt verstuurd en dat u een lijst wilt afdrukken met klanten die zich hebben aangemeld. U hebt dan een kolom E-mail versturen nodig in de tabel Klanten, met de toegestane waarden Ja en Nee.

Voor de personen die per e-mail een nieuwsbrief willen ontvangen, hebt u een e-mailadres nodig, waarvoor u ook een veld moet reserveren. Als u de juiste aanhef wilt gebruiken in de e-mail (zoals 'heer' of 'mevrouw'), is een veld Aanhef ook noodzakelijk. Als u gewend bent om uw klanten met hun voornaam aan te spreken in e-mailberichten, kunt u nog het veld Voornaam toevoegen.

Nadat u de lijst met vereiste gegevens hebt samengesteld, bepaalt u de belangrijkste entiteiten (of onderwerpen) die u nodig hebt om uw gegevens te ordenen. Voorkom dubbele gegevens binnen entiteiten. Stel dat de voorlopige lijst voor een database met verkoopgegevens er zo uitziet:

De belangrijkste entiteiten zijn: klanten, leveranciers, producten en orders. Dit betekent dat u begint met vier tabellen: één voor gegevens van klanten, één voor gegevens van leveranciers, enzovoort. Dit hoeft niet het definitieve ontwerp te zijn, maar het is wel een goed uitgangspunt.

Laten we eens naar de onderstaande tabel kijken om erachter te komen waarom voor databasetabellen de regel 'minder is meer' niet opgaat:

Elke rij bevat informatie over zowel het product als de leverancier. Aangezien veel producten afkomstig zijn van dezelfde leverancier, moeten de naam en adresgegevens van de leverancier vaak worden herhaald. Dit is een verspilling van schijfruimte. Het is beter om de leveranciersgegevens eenmaal op te nemen in een aparte tabel Leveranciers en die tabel te koppelen aan de tabel Producten.

Het tweede probleem met dit ontwerp wordt duidelijk wanneer u gegevens van de leverancier moet wijzigen. Stel dat u het adres van een leverancier moet wijzigen. Aangezien het adres op verschillende plaatsen voorkomt, kan het gebeuren dat u het adres op één plaats vergeet te wijzigen. Als het adres van de leverancier maar op één plaats is geregistreerd, is dit probleem niet meer aan de orde.

Stel dat er slechts één product wordt geleverd door Coho Winery en u het product wilt verwijderen, maar de naam en adresgegevens van de leverancier wilt behouden. Hoe zou u met dit ontwerp de productrecord verwijderen zonder ook de leveranciersgegevens te verliezen? Dat is niet mogelijk. Omdat elke record feiten over een product bevat naast feiten over een leverancier, is het onmogelijk om een record te verwijderen zonder de andere te verwijderen. Als u deze feiten gescheiden wilt houden, splitst u deze tabel op in twee: de eerste voor productgegevens en de tweede voor leveranciersgegevens. Wanneer u vervolgens een productrecord verwijdert, verwijdert u alleen de feiten over het product, niet de feiten over de leverancier.

Nadat u het onderwerp voor een databasetabel hebt gekozen, mogen in de kolommen in die tabel alleen gegevens worden opgeslagen over dat onderwerp. Zo mogen in een producttabel alleen gegevens van producten worden opgeslagen, niet van de bijbehorende leveranciers.

Gebruik de lijst die u eerder hebt gemaakt om te bepalen welke gegevens u in de tabel wilt bijhouden. In de tabel Klanten kunt u bijvoorbeeld deze gegevens vastleggen: Voornaam, Achternaam, Adres, E-mail versturen, Aanhef en E-mailadres. Elke record (klant) in de tabel bevat dezelfde set kolommen, zodat voor elke klant exact dezelfde gegevens worden opgeslagen.

Maak uw eerste lijst en controleer en verfijn deze. Vergeet niet om gegevens op te delen in de kleinst mogelijke velden. Als uw eerste lijst bijvoorbeeld Adres als veld heeft, kunt u dit opsnuiten in Adres, Plaats, Provincie en Postcode, of, als uw klanten globaal zijn, in nog meer velden. Op die manier kunt u bijvoorbeeld mailings in de juiste indeling of rapport over orders per status uitvoeren.

Nadat u de gegevenskolommen in elke tabel hebt verfijnd, kunt u voor elke tabel een primaire sleutel gaan kiezen.

Er is een methode nodig om elke rij in elke tabel uniek aan te duiden. Hierboven kwam al even de situatie te sprake dat twee klanten dezelfde naam hebben. In dat geval moet er toch een manier zijn om die personen afzonderlijk te identificeren.

Elke tabel moet dus een kolom (of set kolommen) bevatten die elke rij uniek identificeert. Dit wordt de primaire sleutel genoemd en is vaak een uniek getal, zoals een werknemer-id of een serieel nummer. Access gebruikt primaire sleutels om snel gegevens uit meerdere tabellen te koppelen en de gegevens voor u samen te brengen.

Soms bestaat de primaire sleutel uit twee of meer velden. Zo kan de primaire sleutel van een tabel Ordergegevens, met regelitems voor orders, bestaan uit een combinatie van deze twee kolommen: Ordernummer en Productnummer. Als een primaire sleutel uit meer dan één kolom bestaat, wordt dit ook wel een samengestelde sleutel genoemd.

Als u al een unieke id hebt voor de gegevens in een tabel, zoals productnummers die een unieke aanduiding vormen van alle producten in de catalogus, kunt u die waarde gebruiken. De waarde moet dan wel voldoen aan deze regels voor primaire sleutels:

• De id is altijd uniek voor elke record. Dubbele waarden zijn niet toegestaan in een primaire sleutel.

• Er is altijd een waarde beschikbaar voor het item. Elke record in de tabel moet een primaire sleutel hebben. Als u meerdere kolommen gebruikt om de sleutel te maken (zoals Onderdeelfamilie en Onderdeelnummer), moeten beide waarden altijd aanwezig zijn.

• De primaire sleutel is een waarde die niet wordt gewijzigd. Aangezien ook door andere tabellen wordt verwezen naar de sleutels, betekent een wijziging van een primaire sleutel in de ene tabel een wijziging op alle plaatsen waar naar de sleutel wordt verwezen. Regelmatige wijzigingen vergroten de kans op fouten.

Als u geen duidelijke id hebt, kunt u een willekeurig, uniek nummer gebruiken als de primaire sleutel. U kunt bijvoorbeeld aan elke order een uniek ordernummer toewijzen, uitsluitend om de order te identificeren.