Åpne XML-formater og filtyper

Fra og med Microsoft Office 2007-systemet har Microsoft Office brukt XML-baserte filformater, for eksempel DOCX, XLSX og PPTX. Disse formatene og filtypene gjelder for Microsoft Word, Microsoft Excel og Microsoft PowerPoint. Denne artikkelen forklarer hovedfordelene med formatet, beskriver filtypene og diskuterer hvordan du kan dele Office-filer med personer som bruker tidligere versjoner av Office.

I denne artikkelen

Hva er fordelene med åpne XML-formater?

Hva er XML-filtyper?

Kan ulike versjoner av Office dele de samme filene?

Hva er fordelene ved åpne XML-formater?

De åpne XML-formatene har mange fordeler, ikke bare for utviklere og løsningene de utvikler, men også for enkeltpersoner og organisasjoner av alle størrelser:

• Kompakte filer     Filer komprimeres automatisk og kan være opptil 75 prosent mindre i enkelte tilfeller. Åpne XML-formater bruker ZIP-komprimeringsteknologi til å lagre dokumenter, noe som gir potensielle kostnadsbesparelser siden det kreves mindre diskplass for å lagre filer og redusert båndbredde for å sende filer via e-post, nettverk og Internett. Når du åpner en fil, pakkes den ut automatisk. Når du lagrer en fil, pakkes den automatisk på nytt. Du trenger ikke å installere noen spesielle ZIP-verktøy for å åpne og lukke filer i Office.

• Bedre gjenoppretting av skadde filer     Filer er strukturert på en modulær måte som holder ulike datakomponenter i filen atskilt fra hverandre. Dette gjør at filer kan åpnes selv om en komponent i filen (for eksempel et diagram eller en tabell) er skadet eller ødelagt.

• Støtte for avanserte funksjoner    Mange av de avanserte funksjonene i Microsoft 365 krever at dokumentet lagres i Open XML-formatet. Ting som automatisk lagringog tilgjengelighetskontroll, for to eksempler, kan bare fungere på filer som er lagret i det moderne Open XML-formatet.

• Bedre personvern og mer kontroll over personlige opplysninger     Dokumenter kan deles konfidensielt, siden personlig identifiserbare opplysninger og bedriftssensitive opplysninger, for eksempel forfatternavn, kommentarer, sporede endringer og filbaner enkelt kan identifiseres og fjernes ved hjelp av Dokumentinspeksjon.

• Bedre integrering og interoperabilitet for bedriftsdata     Bruk av Open XML-formater som et rammeverk for datainteroperabilitet for Office-produktsettet betyr at dokumenter, regneark, presentasjoner og skjemaer kan lagres i et XML-filformat som er fritt tilgjengelig for alle til å bruke og få lisens for, kostnadsfritt. Office støtter også kundedefinerte XML-skjemaer som forbedrer de eksisterende Office-dokumenttypene. Dette betyr at det er enkelt for kunder å låse opp informasjon i eksisterende systemer og bruke den i kjente Office-programmer. Informasjon som er opprettet i Office, kan enkelt brukes av andre bedriftsprogrammer. Alt du trenger for å åpne og redigere en Office-fil, er et ZIP-verktøy og et XML-redigeringsprogram.

• Enklere gjenkjenning av dokumenter som inneholder makroer     Filer som er lagret ved hjelp av standard "x"-suffiks (for eksempel DOCX, XLSX og PPTX), kan ikke inneholde Visual Basic for Applications-makroer og XLM-makroer. Bare filer der filtypen slutter med en "m" (for eksempel DOCM, XLSM og PPTM) kan inneholde makroer.

Før du bestemmer deg for om du skal lagre filen i et binært format, bør du lese Kan ulike versjoner av Office dele de samme filene?

Hvordan konvertere filen fra det gamle binærformatet til det moderne Open XML-formatet?

Når filen er åpen i Office-appen, klikker du Fil > Lagre som (eller Lagre en kopi, hvis filen er lagret på OneDrive eller SharePoint) og kontrollerer at Filtype er satt til det moderne formatet.

Dette oppretter en ny kopi av filen i Open XML-format.

Hva er XML-filtyper?

Som standard lagres dokumenter, regneark og presentasjoner du oppretter i Office, i XML-format med filtyper som legger til en "X" eller en "M" i filtypene du allerede kjenner til. Bokstaven "X" betyr en XML-fil uten makroer, og bokstaven "M" betyr en XML-fil med makroer. Når du for eksempel lagrer et dokument i Word, bruker filen nå filtypen DOCX som standard, i stedet for filtypen DOC.

Når du lagrer en fil som en mal, ser du samme type endring. Malfiltypen som ble brukt i tidligere versjoner, er der fortsatt, men nå er det en "x" eller en "m" på slutten. Hvis filen inneholder kode eller makroer, må du lagre den ved hjelp av det nye makroaktiverte XML-filformatet, som legger til en "m" for makro i filtypen.

Tabellene nedenfor viser alle standard filtyper i Word, Excel og PowerPoint.

Kan ulike versjoner av Office dele de samme filene?

Office lar deg lagre filer i Open Office XML-formater og i det binære filformatet i tidligere versjoner av Office. Det inkluderer både kompatibilitetskontroll og filkonvertering, slik at filer kan deles mellom ulike versjoner av Office.

Åpne eksisterende filer i Office     Du kan åpne og arbeide med en fil som ble opprettet i en tidligere versjon av Office, og deretter lagre den i det eksisterende formatet. Det kan hende at du jobber i et dokument med noen som bruker en tidligere versjon av Office, og derfor har Office en kompatibilitetskontroll som kontrollerer at du ikke har introdusert en funksjon som en tidligere versjon av Office ikke støtter. Når du lagrer filen, får du melding om disse funksjonene i kompatibilitetskontrollen, og deretter kan du fjerne dem før du fortsetter med lagringen.