Legge til og redigere data

Kopiere data fra Excel

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Dra nytte av den strømlinjeformede redigeringen, kraftige spørringsfunksjoner og nyttige rapporteringsmuligheter i Access ved å kopiere data fra et Excel-regneark. Sette dataene inn i en eksisterende tabell eller en ny, tom tabell.

Før du kopierer data, må du kontrollere at de er konsekvente og strukturerte slik at overføringen blir ryddig.

Rydd opp i dataene
  • Alle data i en kolonne bør være av samme type og må ha et likt format. Kontroller for eksempel at alle telefonnumre inkluderer et retningsnummer, men ikke landskode, og at alle adresser inkluderer by og delstat, men ikke land, samt at alle priser inkluderer øre, selv om du fører opp «,00»

  • Fjern eventuelle underoverskrifter, sammendrag- eller kommentarrader, og tomme rader.

    Obs!: Legg eventuelt til disse tilbake senere ved hjelp av Access-spørring og rapportgruppering og summering.

    Hvis du limer inn dataene i en eksisterende Access-tabell, må du kontrollere at regnearket har kolonner i samme antall og samme rekkefølge som i Access-tabellen. (På den annen side, hvis du planlegger å opprette en ny Access-tabell med dataene, kan du navngi og organisere kolonnene på den måten du vil.)

    Tips!: Det er god databasepraksis å føre opp hver atskilt bit informasjon i en egen kolonne. Del for eksempel fornavn og etternavn i ulike kolonner, og separer gateadresse, poststed, delstat og postnummer.

Legge til Excel-data i en ny tabell
  1. Merk og kopier dataene i Excel som du vil legge til i tabellen.

  2. I Access velger du Hjem > Lim inn.

  3. For å angi om den første raden i dataene inneholder kolonneoverskrifter, velg Ja eller Nei.

  4. Hvis du vil, kan du gi nytt navn til tabellen og feltene.

Legge til Excel-data i en eksisterende tabell
  1. Merk og kopier dataene i Excel som du vil legge til i tabellen.

  2. Gå til Access og åpne tabellen du vil lime dataene inn i.

  3. Merk en tom rad på slutten av tabellen.

  4. Velg Hjem > Lim inn > Lim inn tilføying.

Når du kopierer Excel-data til en Access-database, forblir de opprinnelige dataene i Excel uendret.

Vil du vite mer?

Video: Flytte data fra Excel til Access

Excel-opplæring

Outlook-opplæring

Du har sannsynligvis brukt Excel til å lagre lister med data, for eksempel kontakter.

Hvis listen blir vanskelig å behandle i Excel, er det lurt å flytte den til Access slik at du kan dra nytte av funksjonene for spørring og rapportering.

Én måte er ganske enkelt å kopiere og lime inn Excel-dataene i Access, enten i en eksisterende tabell, eller i en ny. Her kan du se hvordan du gjør det

Du må kanskje gjøre en opprydding i Excel først. Access-tabeller krever at du strukturerer dataene. Dette bidrar til å gjøre ting mer nøyaktige.

Kontroller at alle dataene i hver kolonne er av samme type, for eksempel tekst, datoer eller tall.

Fjern eventuelle underoverskrifter, sammendragsrader eller tomme rader. Du kan gjenopprette dem senere ved hjelp av grupperings- og summeringsfunksjonene i Access-spørringer og -rapporter.

Hvis du limer inn dataene i en eksisterende Access-tabell, må du kontrollere at Excel-dataene har kolonner i samme antall og samme rekkefølge som i Access-tabellen.

Du må kanskje legge til en tom kolonne her og der i Excel-regnearket slik at de samsvarer.

Hvis du vil opprette en ny tabell i Access, kan du bare formatere Excel-regnearket slik du mener det er mest nyttig.

For eksempel er det lurt å skille fornavn og etternavn i separate kolonner...

...og adresseinformasjonen er vanligvis også mer nyttig hvis du deler den opp i kolonner.

Når dataene er klarte merker du dem...

og kopierer dem til utklippstavlen.

Hvis du vil opprette en ny tabell med disse dataene, høyreklikker du bare navigasjonsruten i Access og velger Lim inn.

Hvis de kopierte dataene inneholder kolonneoverskrifter, velger du Ja. Ellers velger du Nei.

Access oppretter en ny tabell, og du kan nå begynne å arbeide med den.

Hvis du limer inn i en eksisterende tabell i Access, dobbeltklikker du tabellen du legger til.

Velg en stjerne i den tomme raden nederst for å utheve den nye raden, og velg deretter rullegardinpilen under Lim inn på Hjem-fanen, og velg deretter Lim inn tilføying.

Det kan hende du trenger flere forsøk på å lime inn hvis Excel-dataene ikke samsvarer med kolonnene i Access-tabellen.

Hvis du har problemer med å lime inn, må du dobbeltsjekke datatypene for hver kolonne i Access-tabellen.

Du kan gjøre dette ved å velge Felt-fanen, og deretter klikke i en kolonne. Datatypen for denne kolonnen er vist her. Kontroller at dataene du prøver å lime inn i denne kolonnen samsvarer med den datatypen.

Når du har limt inn dataene, kan du begynne å arbeide med dem i Access. Fordi dette er en kopi av dataene, vil de opprinnelige dataene i Excel forbli uendret.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×