Bli kjent med databaseobjekter

Tabeller

Access organiserer informasjonen i tabeller – lister med rader og kolonner som ligner på regnskapsskjemaer eller et regneark. Hver tabell lagrer informasjon om et bestemt emne, slik at de fleste databaser inneholder mer enn én tabell.

Hver rad i tabellen kalles en post, og hver kolonne kalles et felt. En post inneholder all spesifikk informasjon om en bestemt enhet, for eksempel en kunde eller en ordre. Et felt er ett enkelt informasjonselement om denne enheten. I for eksempel Produkter-tabellen vil hver rad eller post inneholde informasjon om ett produkt. Hver kolonne, eller hvert felt, inneholder en type informasjon om produktet, for eksempel navn eller pris. Hvis du ikke allerede er kjent med dem, kan du lære det grunnleggende om databaser.

Spørringer

I en godt utformet database er data som du vil presentere gjennom et skjema eller en rapport, vanligvis plassert i flere tabeller. Du bruker en spørring til å hente ut informasjon fra ulike tabeller og sette den sammen slik at den vises i et skjema eller en rapport.

En spørring kan være en forespørsel om dataresultatet fra databasen, eller den kan brukes til å utføre en handling på dataene, eller så kan den være begge deler. Bruk spørringer til å få svar på enkle spørsmål, utføre beregninger ved hjelp av data, kombinere data fra forskjellige tabeller, og legge til, endre eller slette data fra en database.

Det finnes mange typer spørringer, men de to hovedtypene er:

Skjemaer

Skjemaer er som utstillingsskap i butikker – de gjør det enklere å vise eller få tilgang til databaseelementene du vil bruke. Access-skjemaer ligner på papirskjemaer og er objekter som du eller andre brukere kan legge til, redigere eller vise dataene som er lagret i Access-databasen. Det er viktig å utforme skjemaet med hvordan det skal brukes, i tankene. Hvis det for eksempel er for flere brukere, bidrar et velutformet skjema til å legge inn data nøyaktig, raskt og effektivt.

Rapporter

Rapporter gir en metode for å vise, formatere og oppsummere informasjon fra Access-databasen. For eksempel å opprette en enkel rapport over telefonnumre for alle kontaktene dine eller en sammendragsrapport på totalt salg på tvers av forskjellige områder og tidsperioder.

Rapporter er nyttige når du vil presentere informasjonen i databasen for å:

• Vise eller distribuere sammendrag av data.

• Arkivere skjermbilder av dataene.

• Gi detaljer om enkeltposter.

• Opprette etiketter.

Makroer

En makro er et verktøy som gjør det mulig å automatisere oppgaver og funksjonaliteten til skjemaer, rapporter og kontroller. Hvis du for eksempel legger til en kommandoknapp i et skjema og knytter knappens OnClick-hendelse til en makro, utfører den deretter en kommando hver gang knappen klikkes.

Access har et utformingsmiljø for å hjelpe deg med å opprette makroer. I hovedsak bruker du et forenklet programmeringsspråk til å bygge opp en liste over handlinger som skal utføres. Noen handlinger krever tilleggsinformasjon, for eksempel hvilke felt som skal vises som fylt ut. Utformingsmiljøet gjør det enklere å opprette makroer, da du velger fra en liste over handlinger og fyller ut informasjonen.

Makroer brukes til å automatisere en serie med handlinger, gjøre endringer i dataene i en database med mer. Gjennom utformingsvisningen har makroer et delsett med kommandoene som er tilgjengelige i Visual Basic for Applications (VBA). For de fleste kan det være enklere å bygge en makro for å legge til funksjonalitet i skjemaer, rapporter og kontroller enn å skrive inn VBA-kode, men du kan alltid konvertere makroene til VBA fra utformingsvisningen.

La oss si at du vil åpne en rapport direkte fra et av skjemaene dine for dataregistrering. Legg til en knapp i skjemaet, og opprett deretter en makro som åpner rapporten. Makroen kan være en frittstående makro (et separat objekt i databasen), som deretter blir bundet til OnClick-hendelsen til knappen, eller så kan makroen bygges inn direkte i OnClick-hendelsen for selve knappen. Uansett hva du velger, vil makroen kjøres og rapporten åpnes når du klikker knappen.

Moduler

Moduler er VBA-kode som du skriver inn for å automatisere oppgaver i programmet og for å utføre høyere sluttfunksjoner. Du skriver moduler i programmeringsspråket VBA. En modul er en samling av deklarasjoner, setninger og prosedyrer som er lagret sammen som en enhet.