Office
Logg på

Veiledning for hvordan du utformer rapporter

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Access gir deg en rekke verktøy som hjelper deg med å bygge raskt lage attraktive, lett å lese rapporter som presenterer dataene på en måte som passer best til behovene til brukerne. Du kan bruke kommandoene i kategorien Opprett til å opprette en enkel rapport med ett klikk. Du kan bruke rapportveiviseren til å opprette en mer komplisert rapport, eller du kan opprette en rapport ved å legge til alle dataene og formatere elementer selv. Uansett hvilken metode som du velger, vil du sannsynligvis gjøre minst noen endringer i utformingen av rapporten for å få det til å vise dataene slik du vil bruke. Denne artikkelen handler om generell prosessen med å utforme en rapport, og viser deg hvordan du legger til bestemte utformingselementer i rapporten.

I denne artikkelen

Bestemme hvordan du utformer en rapport

Bruke kontrolloppsett til å justere dataene

Legge til eller fjerne rapport eller siden inndelingene for topptekst og bunntekst

Tips for formatering av ulike datatyper

Bestemme hvordan du utformer en rapport

Når du utformer en rapport, må du først vurdere hvordan du vil at dataene skal ordnes på siden, og hvordan dataene lagres i databasen. Under utformingsprosessen, kan du også oppdage ordningen av data i tabellene, ikke vil at du oppretter rapporten du vil bruke. Dette kan være angir at tabeller ikke blir normaliserte – Dette betyr at dataene ikke er lagret i den mest effektive måten.

Gjøre en skisse av rapporten

Dette trinnet er ikke nødvendig, kan det hende som rapportveiviseren i Access eller rapportverktøy (begge er tilgjengelig i rapporter-gruppen i kategorien Opprett ) gir en tilstrekkelig første utforming for rapporten. Men hvis du bestemmer deg å utforme rapporten uten å bruke disse verktøyene, kan du være nyttig å gjøre en grov Skisse av rapporten på et papir ved å tegne en boks der hvert felt går og skrive inn feltnavnet i hver boks. Du kan også bruke programmer som Word og Visio til å opprette en mockup i rapporten. Uansett hvilken metode som du bruker, må du passe på å ta med nok rader for å angi hvordan dataene skal gjentas.

utfylt skjema som overkapper med foreløpig skisse

Du kan for eksempel bruke en rad for produktinformasjon, og deretter flere gjentatte rader for denne produktsalg og til slutt en rad med totalt salg for produktet. Deretter gjentar sekvensen for neste produktet og så videre før slutten av rapporten. Eller kanskje rapporten er en enkel liste over dataene i tabellen, og da din Skisse kan inneholde en serie med rader og kolonner.

Obs!: Denne teknikken er også svært nyttig hvis du utformer en rapport for noen andre. I dette tilfellet kan den andre personen tegne skissen før du begynner å arbeide.

Når du oppretter din skisse, kan du finne ut hvilken tabell eller tabeller som inneholder dataene du vil vise i rapporten. Hvis alle dataene er i én enkelt tabell, kan du basere rapporten direkte på tabellen. Oftere, lagres dataene du vil bruke i flere tabeller som du må trekke sammen i en spørring, før du kan vise den i rapporten. Spørringen kan innebygges i postkilde -egenskapen for rapporten, eller du kan opprette en separat, lagret spørring og basere rapporten på som.

Bestemme hvilke data som skal plassere i hver rapportinndeling

Hver rapport har én eller flere rapportinndelinger. Én del som finnes i hver rapport er detaljinndelingen. Denne delen gjentar én gang for hver post i tabellen eller spørringen som rapporten er basert på. Andre inndelinger er valgfritt og gjenta mindre ofte og brukes vanligvis til å vise informasjon som er felles for en gruppe med poster, en side i rapporten, eller hele rapporten.

Tabellen nedenfor beskriver der hver del er plassert, og hvordan brukes vanligvis delen.

Del

Plassering

Vanlig innholdet

Rapporten topptekstinndeling

Vises bare én gang, øverst i den første siden i rapporten.

  • Rapporttittelen

  • Logo

  • Gjeldende dato

Rapporten bunntekstinndeling

Vises etter den siste linjen i data over bunntekst på side-delen på siste side i rapporten.

Rapportsummer (SUMMER, antall, gjennomsnitt og så videre)

Siden topptekstinndeling

Vises øverst på hver side i rapporten.

  • Rapporttittelen

  • Sidetall

Siden bunntekstinndeling

Vises nederst på hver side i rapporten.

  • Gjeldende dato

  • Sidetall

Gruppetopptekst

Vises bare foregående av en gruppe med poster.

Feltet grupperes på

Gruppen bunntekstinndeling

Vises bare etter en gruppe med poster.

Gruppere totaler (SUMMER, antall, gjennomsnitt og så videre)

For informasjon om hvordan du legger til eller fjerne toppteksten og bunnteksten inndelinger eller siden inndelingene for topptekst og bunntekst, kan du se delen legge til eller fjerne rapport eller siden topptekst og bunntekst inndelinger i denne artikkelen. Du kan legge til gruppen topptekst og bunntekst inndelinger ved hjelp av ruten grupper, Sorter og summer i oppsettvisning eller utformingsvisning.

Bestemme hvordan du ordner detaljdata

De fleste rapporter er ordnet i en tabell eller et stablet oppsett, men Access gir deg muligheten til å bruke nesten alle typer ordningen for poster og felt du vil bruke.

Tabelloppsett    Tabelloppsett ligner på et regneark. Etiketter er øverst, og dataene er justert i kolonner under etikettene. Stablet refererer til tabellen som utseendet på dataene. Dette er typen rapport som Access oppretter når du klikker rapporten i rapporter-gruppen i kategorien Opprett. Tabelloppsettet er god å bruke hvis rapporten har en relativt lite antall felt du vil vise i en enkel liste-format. Illustrasjonen nedenfor viser en rapport over ansatte som ble opprettet ved hjelp av et tabelloppsett.

Ansattrapport i et tabelloppsett

Stablet oppsett    Et stablet oppsett ligner på et skjema som du fyller ut når du åpner en konto, eller gjøre et kjøp fra en elektronisk forhandler. Hver del av dataene er merket, og feltene som er stablet oppå hverandre. Dette oppsettet er god for rapporter som inneholder for mange felt som skal vises i tabellformat – det vil si bredden på kolonnene overskrider bredden på rapporten. Illustrasjonen nedenfor viser en rapport over ansatte som ble opprettet ved hjelp av et stablet oppsett.

Ansatterapport i et stablet oppsett

Obs!: I rapportveiviseren, er dette oppsettet referert til som en kolonne oppsett.

Blandet oppsett    Du kan blande elementene i tabellform og stablet oppsett. For hver post, kan du for eksempel ordne noen av feltene i en vannrett rad øverst i detaljinndelingen og ordne andre felt fra den samme posten i én eller flere stablet oppsett under den øverste raden. Illustrasjonen nedenfor viser en rapport over ansatte som ble opprettet ved hjelp av blandet oppsett. ID, Etternavn og Fornavn feltene ordnes i en tabellformet kontrolloppsett, og feltene stilling og telefon, arbeid er ordnet i et stablet oppsett. I dette eksemplet brukes støttelinjer til å gi en visuell Atskillelsen av felt for hver ansatt.

Rapport over ansatte som bruker blandet oppsett

Blokkjustert oppsett    Hvis du bruker rapportveiviseren til å opprette rapporten, kan du velge å bruke et oppsett med blokkjustering. Dette oppsettet bruker full bredde på siden for å vise oppføringene som compactly som mulig. Selvfølgelig, kan du oppnå de samme resultatene uten å bruke rapportveiviseren, men det kan være en painstaking prosess for å justere feltene nøyaktig. Illustrasjonen nedenfor viser en rapport over ansatte som ble opprettet ved hjelp av rapportveiviseren oppsett med blokkjustering.

Ansattrapport som bruker et oppsett med blokkjustering

Oppsett med blokkjustering er en god oppsettet du vil bruke hvis du viser et stort antall felt i rapporten. Hvis du bruker et tabelloppsett til å vise de samme dataene i eksemplet ovenfor utvide feltene utenfor kanten på siden. Hvis du bruker et stablet oppsett, tar hver post mye mer loddrett avstand, som sløsing med papir, og gjør rapporten mer vanskelig å lese.

Til toppen av siden

Bruke kontrolloppsett til å justere dataene

Kontrolloppsett er veiledninger som du kan legge til en rapport mens den er åpen i oppsettvisning eller utformingsvisning. Access legger kontrolloppsett automatisk når du bruker rapportveiviseren til å bygge en rapport, eller når du oppretter en rapport ved å klikke rapporten i rapporter-gruppen i kategorien Opprett. Det er et kontrolloppsett som en tabell, hver celle som kan inneholde en etikett, en tekstboks eller en annen type kontroll. Illustrasjonen nedenfor viser et tabellformet kontrolloppsett i en rapport.

Grunnleggende tabellformet kontrolloppsett

Oransje linjene angir radene og kolonnene i kontrolloppsettet, og de vises bare når rapporten er åpen i oppsettvisning eller utformingsvisning. Kontrolloppsett hjelpe deg med å oppnå en uniform justeringen av data i rader og kolonner, og de gjør det enklere å legge til, endre størrelse på eller fjerne felt. (Tilgjengelig i oppsettvisning eller utformingsvisning), kan du endre én type kontrolloppsett til en annen ved hjelp av verktøy i tabellen og plassering-gruppen i kategorien Ordne, og du kan fjerne kontroller fra oppsett slik at du kan plassere den Kontroller der du vil bruke i rapporten.

Obs!: Hvis du bruker Access 2007, kan du finne disse verktøyene på Kontrolloppsett-gruppen i kategorien Ordne.

Til toppen av siden

Legge til eller fjerne rapport eller siden inndelingene for topptekst og bunntekst

Som nevnt tidligere i denne artikkelen, er topptekster og bunntekster rapportdeler som du kan bruke til å vise informasjon som er felles for hele rapporten og hver side i en rapport. Hvis du for eksempel du kan legge til en bunntekst på side-delen for å vise sidetall nederst på hver side, eller du kan legge til en topptekst i rapport-delen for å vise en tittel for hele rapporten.

Legge til topptekst og bunntekst-inndelinger rapport eller en side

  1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Kontroller hvilke inndelinger allerede finnes i rapporten. Delene er atskilt med skyggelagt vannrette strekene kalt delen velgere. Etiketten på hver inndeling datavalg angir delen rett under den er.

    Rapport i utformingsvisning

    Hver rapporten har en detaljinndelingen og kan også inneholde topptekst i rapport, topptekst, bunntekst på side og bunntekst i rapport inndelinger. I tillegg hvis det finnes grupperingsnivåer i rapporten, kan du se gruppetopptekster eller bunntekster (for eksempel Filen som topptekst vist i illustrasjonen). Som standard heter gruppen topptekst og bunntekst ved hjelp av feltnavnet eller uttrykket som er grunnlaget for gruppen. I dette tilfellet er navnet på grupperingsfeltet "Arkiver som."

  3. Hvis du vil legge til topptekst og bunntekst inndelinger eller rapportdeler topptekst og bunntekst i rapporten, høyreklikker du en hvilken som helst delen datavalg, og klikk deretter Topptekst/bunntekst eller Rapporten topptekst/bunntekst på hurtigmenyen.

    Forsiktig!: Hvis delen finnes allerede i rapporten, Access en advarsel om at sletter den eksisterende inndelingen og kontrollene den inneholder.

    Nå kan du flytte eksisterende kontroller eller legge til nye kontroller i de nye inndelingene.

Access legger alltid side og rapport inndelinger for topptekst og bunntekst i par. Det vil si kan du legge til topptekstinndeling side eller en rapport uten også å legge til den tilsvarende bunntekstdelen. Hvis du ikke trenger begge deler, du kan ikke slette en inndeling, men du kan endre størrelsen på ubrukte inndelingen til en høyde på null (0) til å unngå å legge til ekstra loddrett avstand i rapporten. Plasser pekeren nederst i delen ubrukte til den endres til en tohodet pil Dobbeltsidig pil , og dra deretter oppover til delen er skjult. Hvis det er andre kontroller i delen, må du slette dem før du kan skjule inndelingen fullstendig.

Fjerne rapport eller siden inndelingene for topptekst og bunntekst

  1. Høyreklikk rapporten du vil endre, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.

  2. Høyreklikk en hvilken som helst delen datavalg, og klikk deretter Topptekst/bunntekst eller Topptekst/bunntekst i rapport på hurtigmenyen.

Hvis du vil fjerne et par for topptekst og bunntekst, og disse delene blir endret inneholder kontroller, advarer Access du sletter inndelinger vil også slette kontrollene, og at du ikke kan angre handlingen. Klikk Ja for å fjerne inndelingene og slette kontrollene, eller klikk Nei for å avbryte operasjonen.

Til toppen av siden

Tips for formatering av ulike datatyper

Når du oppretter en rapport ved hjelp av verktøyet rapport (tilgjengelig i rapporter-gruppen i kategorien Opprett ), eller ved hjelp av rapportveiviseren, Access feltene legges til i rapporten for deg og oppretter den mest hensiktsmessige kontrollen skal vises hvert felt basert på feltets datatype. Hvis du legger til felt i en rapport deg selv, er den beste metoden til å dra hvert felt fra Feltlisten til rapporten. Som med rapportveiviseren eller verktøyet rapport oppretter Access den mest hensiktsmessige kontrollen for hvert felt, avhengig av datatypen for feltet. For de fleste datatyper er den mest hensiktsmessige (standard) kontrollen du vil bruke tekstboksen.

De følgende avsnittene inneholder tips om hvordan du formaterer noen av spesielle tilfelle datatypene.

Flerverdifelt    Standardkontrollen for et flerverdifelt er en kombinasjonsboks. Dette kan se ut som en merkelig valget for en kontroll i en rapport, fordi du ikke kan klikke pilen på en kombinasjonsboks i en rapport. Imidlertid i sammenheng med en rapport, en kombinasjonsboks oppfører seg som en tekstboks. Pilen er bare synlig i utformingsvisning.

Hvis feltet inneholder flere verdier, er disse verdier atskilt med komma. Hvis kombinasjonsboksen ikke er bred nok til å vise alle verdiene på én linje og egenskapen kan forstørres for kombinasjonsboksen er satt til Ja, verdiene brytes til neste linje. Ellers avrundes verdiene. Hvis du vil angi egenskapen kan forstørres for en kontroll, åpne rapporten i utformingsvisning eller oppsettvisning, klikker du kontrollen og deretter trykker du F4 for å vise egenskapssiden for kontrollen. Egenskapen kan forstørres er plassert på Format-fanen og deretter kategorien alle på egenskapssiden for kontrollen.

Felt med rik tekst    Standardkontrollen for felt for rik tekst er en tekstboks. Hvis tekstboksen ikke er bred nok til å vise alle verdiene på én linje og kan forstørres -egenskapen for tekstboksen er satt til Ja, verdiene brytes til neste linje. Ellers avrundes verdiene. Hvis du vil angi egenskapen kan forstørres for en kontroll, åpne rapporten i utformingsvisning eller oppsettvisning, klikker du kontrollen og deretter trykker du F4 for å vise egenskapssiden for kontrollen. Egenskapen kan forstørres er plassert på Format-fanen og deretter kategorien alle på egenskapssiden for kontrollen.

Felt for rik tekst hjelper deg å formatere tekst i en rekke måter. Hvis du for eksempel flere ord i et felt kan være understreket, og kan være flere ord i samme felt i kursiv. Du kan imidlertid fremdeles angi en generell formateringsstil for tekstboksen som inneholder rik tekst. Boksen tekstformateringen gjelder bare for tekst som ikke er spesielt formatert ved hjelp av rik tekstformatering.

Angi formateringsstiler for en tekstboks som viser felt for rik tekst

  1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

  2. Klikk tekstboksen som viser felt for rik tekst, og klikk deretter formateringsstil som du vil bruke i Skrift-gruppen i kategorien Format.

    Access bruker formatering på all tekst i felt for rik tekst som ikke allerede har denne typen (men ikke verdien) av formatering brukt i en visning som støtter dataregistrering, for eksempel dataarkvisning for en tabell eller spørring eller skjemavisning for et skjema. Hvis du for eksempel hvis en del av teksten i feltet er formatert med en rød skriftfarge, og du bruker en blå Skriftfarge på tekstboksen, blir Access all teksten blå bortsett fra det som ble formatert enkeltvis som rød. Eksempel hvis en del av teksten i feltet er formatert med en 11-punkts skriftstørrelse, og du bruker en 14-punkts skriftstørrelse på tekstboksen gjelder Access 14-punkts skriftstørrelsen for all tekst som ble formatert enkeltvis på 11 poin unntatt som TS.

    Vedleggsfelt    Vedleggsfelt Bruk en spesiell kontroll som ikke skal brukes for en annen datatype. Du kan knytte flere filer til en post ved hjelp av en enkelt vedleggsfelt, men feltet kan bare vise informasjon om ett vedlegg om gangen. Som standard viser vedleggskontrollen et ikon eller et bilde, avhengig av filtypen til vedlegget som vises av kontrollen. Hvis du vil, kan du angi egenskapene for vedleggskontrollen slik at alle vedlagte filer vises som ikoner eller slik at feltet viser ganske enkelt et bindersikon og antall vedlegg. Forutsatt at du allerede bruker en vedleggskontroll i rapporten, kan du bruke følgende fremgangsmåte til å justere kontrollegenskapene for forskjellige typer bruk av kontrollen.

Angi visningsegenskaper for et vedleggsfelt

  1. Høyreklikk rapporten i navigasjonsruten, og klikk deretter Oppsettvisning på hurtigmenyen.

  2. Klikk vedleggskontrollen. Hvis egenskapssiden ikke vises allerede, trykker du F4 for å vise den. Klikk kategorien Format på egenskapssiden.

    Bruk tabellen nedenfor som en veiledning for hvordan vedlegget kontrollegenskapene.

    Egenskap

    Innstilling

    Vis som

    • Bildeikon/viser grafikk som bilder og andre filer som ikoner. Dette er standardinnstillingen.

    • Ikonet viser alle filer som ikoner.

    • Bindersikonet viser et bindersikon etterfulgt av hvor mange vedlegg i parentes.

    Standardbilde

    Hvis du vil gjøre et standardbilde vises i vedleggskontrollen når det er ingen vedlagte filer, klikker Verktøy-knappen i egenskapsboksen, bla til bildet du vil bruke, og klikk deretter Åpne.

    Obs!: Standard bildet vises ikke hvis egenskapen Vis som er satt til bindersikonet.

    Bildejustering

    Velg justeringen du vil bruke fra listen. Standardinnstillingen er Midtstilt. Justere denne innstillingen, kan du få uventede resultater, avhengig av innstillingen for egenskapen bilde størrelse.

    Bilde størrelse-modus

    Denne innstillingen er bare tilgjengelig hvis egenskapen Vis som er satt til Bildeikon /.

    • Clip viser bildet i faktisk størrelse. Bildet er beskåret Hvis det er for stor til å få plass i kontrollen.

    • Strekk strekker bildet slik at det fyller hele kontrollen.

      Obs!: Med mindre vedleggskontrollen er av nøyaktig samme størrelse som bildet, forvrengning ved hjelp av denne innstillingen i bildet slik at det er strukket loddrett eller vannrett.

    • Zoom viser bildet så høy som mulig uten skjermutklipp eller forvrengt bildet. Dette er standardinnstillingen.

  3. Hvis du bruker kontrollen til å vise grafikk, kan du justere størrelsen på vedleggskontrollen slik at du kan se hvor mange detaljer som du vil bruke.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×