Ti gode grunner til å bruke Access med Excel

Når du bruker Office-serien med produkter, bør du bruke Excel eller skal du bruke Access til å behandle tabell dataene? En følge artikkel, som bruker Access eller Excel til å behandle dataene dine, diskuterer fordelene med hvert produkt og hva de plasserer i tabellen. Men hvorfor velge mellom en eller annen? Hvis du lagrer dataene i Access og kobler deg til dem fra Excel, får du fordelene av begge. Her er ti årsaker til hvorfor bruk av Excel og Access foretar mange fornuftigr.

Selv om Excel ikke er en database, brukes det mye til å lagre data, og den brukes ofte til å løse enkle database problemer. Excel er imidlertid en flat fil database, ikke en Relasjons database. Når enkle tabeller må utvikles til flere tabeller med relaterte data, er Access det første valget for informasjons arbeidere som raskt kan opprette et database program. Access har alltid vært en fantastisk "data Start blokk" for innhenting og konsolidering av forskjellige data i virksomheten, mye som bor i Excel-arbeidsbøker. Når dataene er i Access, kan du legge til flere tabeller og bli med i dem, opprette spørringer (eller visninger av dataene), strukturere dataene og definere data typer for å sikre dataintegritet, dele og oppdatere data mellom mange brukere og opprette kraftige rapporter og skjemaer.

I motsetning til Excels enkle regne ark oppsett, er Access organisert på en annen måte med flere relaterte objekter som kan virke avskrekkende i begynnelsen. Men du trenger ikke å være ekspert for å bruke Access. Access er utformet for alle typer brukere, og du kan bare bruke så langt du trenger å gå.

Peel få tilbake tilgang til et lag om gangen.

Access-lag

1. Bruk Access på tre måter: som en gangs bruker, en privilegert bruker eller en utvikler.

2. tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter bygger på hverandre og utgjør kjernen i et database program.

3. tilfeldige brukere har vei visere, egenskaps byggere, Office flytende bruker grensesnitt og Excel-lignende funksjoner for raskt å få jobben gjort.

4. privilegerte brukere har makroer, egenskaps ruten, uttrykkene og database utformings verktøyene til Delve dypere og gjør mer.

5. utviklere kan arbeide med moduler og utvikle VBA-kode for å opprette egen definerte database løsninger og distribuere kjøre tids programmer.

Kopiere Excel-data til Access

En god måte å komme i gang på er å kopiere data fra Excel til Access. Du kan opprette en Access-tabell og vise den i data ark visning, som ligner mest på et Excel-regneark. Du kan utføre vanlige oppgaver for tabell oppretting, for eksempel definere en datatype, et feltnavn eller et nytt felt, direkte i data ark visning. Hvis du for eksempel skriver inn en dato i et tomt felt, angir Access data typen Dato/klokkeslett for dette feltet. Hvis du skriver inn tekst, for eksempel et navn, bruker Access data typen tekst i feltet. Hvis du vil flytte et felt, klikker du bare og drar det.

Når du kopierer data fra Excel og limer dem inn i Access, trenger du ikke engang å opprette en tabell først, eller åpne en tabell i data ark visning. Access ber deg automatisk om at dataene har overskrifter, foretar gode forslag ved bruk av riktig datatype og oppretter en Access-tabell. Det var ikke enklere.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se åpne et tomt dataark.

kobling fra Excel-data til Access

En av de enkleste måtene å avlede fordelene i både Excel og Access på er å koble et Excel-regneark til en Access-tabell. Bruk en tilgangs kobling når du planlegger å beholde dataene i Excel, men også jevnlig kan utnytte noen av de mange Access-funksjonene, for eksempel rapportering og spørring. Du kan koble data fra Access, og ikke fra Excel.

Access støtter to grunnleggende forskjellige måter å opprette database tabeller på. Brukere kan opprette nye opprinnelige tabeller for å lagre dataene i en Access-database, eller de kan opprette koblinger til eksisterende data utenfor Access-databasen. Data i koblede tabeller vises og fungerer på mange måter, akkurat som opprinnelige tabeller. Vei viseren for tabell koblings behandling hjelper deg med å spore, finne og oppdatere Excel-regnearket eller andre data kilder hvis det flyttes og koblings skiftene.

Når du kobler til et Excel-regneark eller et navngitt område, oppretter Access en ny tabell som er koblet til Excel-dataene. Hvis du vil legge til, redigere eller slette data, gjør du endringene i Excel og oppdaterer (eller ny spørring) dataene i Access-tabellen. Du kan imidlertid ikke redigere innholdet i tabellen i Access. Med dataene som er koblet til Excel, kan du opprette rapporter, spørringer og skrivebeskyttede skjemaer i Access.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se importere eller koble til data i en Excel-arbeidsbok.

Importere data fra Excel til Access

Hvis du bestemmer deg for å klippe ut data ledningen, kan du flytte dataene til Excel ved å importere dataene til Access. Vær oppmerksom på at Word- importen har to forskjellige gjennomsnitt mellom Excel og Access. Når du importerer (eller kobler til) i Excel, oppretter du en permanent tilkobling til data som kan oppdateres. Når du importerer i Access, henter du dataene i Access én gang, men uten en permanent data tilkobling. Når du importerer data, lagrer Access dataene i en ny eller eksisterende tabell uten å endre dataene i Excel. I Access kan du importere alle eller alle regne arkene i en Excel-arbeidsbok i én operasjon.

Import vei viseren veileder deg gjennom import trinnene og hjelper deg med å ta viktige avgjørelser om om du vil endre data typer og legge til topp tekster. Hvis det oppstår feil når du importerer dataene, blir du varslet om feilen i en tabell, slik at du raskt kan finne og rette dem. Det kan for eksempel være et alfanumeriskt post nummer Buried nedover i en kolonne du trodde var helt numerisk, eller en duplisert ID ble oppdaget for et primær nøkkel felt. Du kan enten gjøre endringene i Excel-arbeidsboken og importere dataene på nytt, eller foreta endringene i den nye Access-tabellen. Når du har fullført operasjonen, kan du lagre trinnene du brukte, og til og med opprette en Outlook-oppgave som minner deg på når du utfører import operasjonen regelmessig.

Når dataene er importert, er de nå opprinnelig for tilgang, og du kan bruke dataark og skjemaer til å legge til, redigere og slette dataene. Når du har importert dataene, kan du bestemme om du vil slette dataene fra Excel. Det er vanligvis en god idé å ha bare én plassering for oppdatering av dataene.

Obs!: Hvis du importerer data fra Excel til Access, importeres ikke formler, bare resultatene av disse formlene.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Koble til Access-data fra Excel

Du kan også koble Access-data til Excel på nytt. Hvis du vil gjøre dette, kan du opprette en tilkobling i Excel, ofte lagret i en Office-datafil (ODC), i Access-databasen og hente alle dataene fra en tabell eller spørring. Når du har koblet til dataene, kan du også automatisk oppdatere (eller oppdatere) Excel-arbeidsbøkene fra den opprinnelige Access-databasen når databasen oppdateres med ny informasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Ansattrapport i et tabelloppsett

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av Marvelous-matrisen for opprettings-og tilpasnings verktøy for rapporter. Vil du opprette en rapport med bare noen få klikk? Bruke rapport vei viseren. Vil du utforme og endre rapport oppsettet i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelsen på blokker av data, legge til og fjerne felt og umiddelbart se endringene når du bygger det? Bruk oppsetts visning. Vil du samhandle med rapporten for å søke etter, filtrere og sortere data i sanntid? Bruke rapport visningen. Vil du legge til kommando knapper, side tall, bilder, hyperkoblinger og profesjonelle stiler alt på egen hånd? Bruk de mange kontroll vei viserne og galleriene i kontrollene og oppsetts gruppene på utforming -fanen på båndet. Ved hjelp av Access kan du enkelt opprette enkle rapporter, gruppe-og sammendrags rapporter, adresse etiketter, grafiske rapporter og del rapporter.

Når rapporten er opprettet, bruker du Access til å distribuere rapporten elektronisk. Du kan for eksempel sende rapporten ved hjelp av en e-postmelding, eller lagre rapporten i forskjellige formater, for eksempel et øyeblikks bilde av Access eller en PDF-fil, for å legge den til på en nettside eller et SharePoint-nettsted.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Eksempelskjema

Når dataene er i Access, kan du dra nytte av de mange verktøyene for oppretting og tilpasning av skjemaer. Vil du opprette et skjema med bare noen få klikk? Bruke skjema vei viseren. Vil du utforme og endre skjema oppsettet i sanntid med direkte data, flytte og endre størrelsen på blokker av data, legge til og fjerne felt og umiddelbart se endringene når du bygger det? Bruk oppsetts visning. Vil du legge til kommando knapper, lister, kombinasjons bokser, alternativ grupper, bilder, inn data masker, diagrammer, hyperkoblinger og profesjonelle stiler alt på egen hånd? Bruk de mange kontroll vei viserne og galleriene i kontrollene og oppsetts gruppene på utforming -fanen på båndet. Ved hjelp av Access kan du enkelt opprette enkle skjemaer, skjemaer med faner, kontinuerlige skjemaer, popup-skjemaer, sperrende dialog bokser og del skjemaer.

I Access kan du enkelt opprette et delt skjema, som viser et synkronisert dataark og en skjema visning, slik at du kan få det beste av begge. Når du har opprettet et flott skjema, er det enkelt å rulle, filtrere og til og med søke etter dataene bak skjemaet ved å bruke standard navigasjons knapper og søke boksen nederst i skjemaet.

Delt skjema

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Autofiltrer

Uansett hvilket produkt du bruker, filtrerer du data for å arbeide med et delsett med data, og du kan sortere dataene for å ordne det akkurat slik du ønsker. I Access kan Excel-brukere filtrere og sortere data i en data ark visning uten å måtte lære et helt nytt bruker grensesnitt på nytt. Ikonene, kommando menyene, kommandoene, kriteriene og dialog boksene er svært like, enten du arbeider med tekst, tall, datoer eller tomme celler. Du kan til og med lagre filtrene og sorteringene sammen med data ark visningen.

Du kan opprette en spørring i Access, og ikke selv vite hva SQL står for. Fire vei visere for spørringer hjelper deg med å opprette enkle spørringer, finne duplikater, finne unike poster og opprette kryss tabell spørringer. Du trenger ikke engang å opprette en spørring. Du kan ganske enkelt filtrere og sortere dataene slik du vil at de skal se ut, og de er lagret med et dataark.

LandRegion-vilkår

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Første side i etikettveiviseren

Nå som familien din har vokst, ble ferie kort listen plutselig større, og du må holde oversikt over mye flere fødsels dager og merke dager. Ikke noe problem. Du kan bruke en Access-tabell eller-spørring som data kilde for utskrifts fletting, og opprette en operasjon for utskrifts fletting ved hjelp av vei viseren for utskrifts fletting i Word, for bokstaver, kort, e-postmeldinger og konvolutter. Hvis du bare trenger å opprette adresse etiketter, kan du bruke etikett vei viseren i Access til å opprette og skrive ut etikettene fra en rapport du oppretter. Du kan til og med automatisk legge til en strek kode som tilsvarer hver kunde adresse.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Både Access og Excel inneholder kommandoer for å koble til data i SharePoint-lister. Excel inneholder en skrivebeskyttet (en veis) tilkobling til koblede SharePoint-lister. mens Access lar deg lese og skrive (to veis) data i koblede SharePoint-lister. Access-og SharePoint-lister fungerer veldig godt sammen. Access-og SharePoint-datatyper, for eksempel rik tekst, bare Tilføy (for å støtte sporing av revisjons logg i et Notat felt), vedlegg, Autonummer, oppslag og fler verdi felt – gjør for smidig integrasjon og få eventuelle data inkonsekvenser.

Når du har koblet dataene for SharePoint-lister til en Access-database, kan du også ta i bruk dataene i SharePoint-listen i en lokal Access-database og deretter koble til SharePoint-området på nytt for å laste opp eventuelle endringer. Eventuelle mot stridende data endringer som er gjort av andre brukere, blir håndtert av en konflikt løsnings vei viser. Skjemaene og rapportene du opprettet i Access, er basert på de samme dataene, men koblet til SharePoint-lister.

Excel har følgende integrerings punkter med SharePoint Server.

Datafokuserte integreringspunkt i Excel

1. Du kan utføre en engangsimport av Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste, eller eksporterer Excel-regnearkdata til en SharePoint-liste for å opprette en permanent, enveis datatilkobling.

2. Du kan bruke den permanente, enveis datatilkoblingen til å oppdatere data i et Excel-regneark fra SharePoint-listen.

3. Publiser Excel-arbeidsbøker i Excel Services, og Vis og samhandle med data ved hjelp av webdelen Excel Web Access på en nett del side.

4. Importer (koble) data til en Excel-arbeidsbok fra OLAP-servere, SQL Server-og Access-databaser og flate filer.

Access har følgende integrerings punkter med SharePoint Server.

1. Du kan utføre en engangs import eller eksport av data mellom Access-visninger og en SharePoint-liste.

2. koble data mellom Access-tabeller og en SharePoint-liste ved å opprette en permanent to veis tilkobling. (Oppdaterte liste data kan vises i en Access-tabell, og oppdaterte Access-tabell data kan ses i en liste.)

3. Du kan arbeide med lister i frakoblet modus, oppdatere i Access for så å synkronisere endringene og løse konflikter når du er tilkoblet igjen.

4. Du kan vise og redigere listedata i Access-visninger for dataark, skjemaer, og rapporter.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se:

Du kan opprette ganske avanserte skrive bords database programmer uten å måtte skrive én serie med VBA-kode. Hvert Access-objekt har lett tilgjengelig et omfattende sett med egenskaper og hendelser fra et egenskaps ark for å hjelpe deg med å tilpasse løsningen. Hvert objekt har detaljerte designere som avslører alle funksjonene som er tilgjengelige for deg. Flere database maler er tilgjengelige på Office Online. Felt-og tabell maler hjelper deg med å opprette og tilpasse nye tabeller raskt. Du kan utforme en ny database fra grunnen av med innebygde database utformings verktøy.

Access-makroer bruker et deklarativt miljø som ikke krever at du skriver noen VBA-kode, slik at du ikke trenger å være en utvikler. Hver makro handling utfører en oppgave, for eksempel å åpne et skjema, kjøre en spørring, finne poster eller vise en melding. Du kan bygge inn makroer i en hvilken som helst hendelse i en rapport, et skjema eller en kontroll. De fleste makroer har argumenter, og du kan legge til betinget logikk i dem for å få dem til å gjøre hva du vil. Du kan også definere variabler og utføre feil kontroll på nytt uten å skrive VBA-kode.

Utforme en prototype og kjøre den med IT-avdelingen. Opprett en løsning for teamet ditt når de trenger det, og gjør det på en shoestring med en Bones-stab. Hold oversikt over billetter som er solgt for en bedrifts fest, spor holdbarheten for produksjons materiell eller skriv ut aksept-koder for deler. Spor oppgaver, problemer og leveranser i gruppe prosjekter. Opprett en salgs forløps database for å overvåke mulige salg i en liten gruppe med selgere.

Mer informasjon

Til toppen av siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×