Du kan synkronisere data mellom en SharePoint 2010-liste og Office Access 2010 og holde begge datasettene oppdatert. Du vil for eksempel kanskje ha sporingsinformasjon for en salgskampanje i en SharePoint-liste, slik at det blir enkelt å samarbeide med andre i gruppen, men også å foreta periodisk rapportering og spørring og periodiske masseendringer ved å bruke Access 2010.
I denne artikkelen
Innføring i synkronisering av en SharePoint-liste med Access
Du kan synkronisere data mellom en SharePoint 2010-liste og Access 2010 og holde begge datasettene oppdatert. Du vil for eksempel kanskje ha sporingsinformasjon for en salgskampanje i en SharePoint-liste, slik at det blir enkelt å samarbeide med andre i gruppen, men også å foreta periodisk rapportering og spørring og periodiske masseendringer ved å bruke Access 2010.
Du kan synkronisere data mellom en SharePoint-liste og Access 2010 på tre ulike måter. Synkroniseringen er toveis uansett hvilken måte du velger. Hvis du endrer listedataene i Access, lastes endringene opp til SharePoint-serveren, og hvis du endrer SharePoint-listen på serveren, lastes endringene ned til Access på datamaskinen.
Hvis du vil synkronisere en SharePoint-liste, må du ha Access 2010 installert på klientdatamaskinen, og du må ha tillatelsen Bidra for listen.
Du finner mer informasjon om hvordan du bruker SharePoint 2010 med Access 2010, i avsnittet Se også og i Hjelp for Access 2010.
Obs!: Du kan ikke synkronisere en ekstern SharePoint-liste med Access 2010.
Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen Åpne i Access
Du kan synkronisere dataene i en SharePoint-liste med Access 2010 ved å bruke kommandoen Åpne i Access på listebåndet. Du bruker denne kommandoen til å opprette en Access-tabell som er koblet til SharePoint-listen, og en supplerende UserInfo-tabell som inneholder tilleggsinformasjon, for eksempel brukernavn, kontoer og e-postadresser.
Hver gang du åpner SharePoint-listen eller den Access-koblede tabellen, vises de siste dataene. Etter hvert som SharePoint-listen oppdateres, kan du også manuelt oppdatere den Access-koblede tabellen med de siste listeendringene. Etter hvert som den Access-koblede tabellen oppdateres, kan du også manuelt oppdatere SharePoint-listedataene med de siste Access-endringene.
Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen Spor denne listen i Access i dataarkvisning
Du kan også synkronisere en SharePoint-liste fra dataarkvisning ved å bruke kommandoen Spor denne listen i Access, som er tilgjengelig i oppgaveruten for dataarkvisning, og som oppretter en koblet tabell i Access. Du kan bruke andre kommandoer i oppgaveruten til å synkronisere listedataene og gjøre følgende:
-
Rapportere med Access
-
Eksportere til Access
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hjelp for dataarkvisningen. (Klikk Hjelp-koblingen nederst i dataarkvisning.)
Synkronisere listedata ved å bruke kommandoen SharePoint-liste i Access
I Access 2010 kan du også koble en tabell til en eksisterende SharePoint-liste ved å bruke kommandoen SharePoint-liste under Importer og koble på fanen Eksterne data.
Du kan også opprette en tom SharePoint-liste i Access. Klikk SharePoint-lister under Tabeller på fanen Opprett på båndet, og klikk deretter ett av følgende: Kontakter, Oppgaver, Problemer, Hendelser eller Egendefinert.
Du finner mer informasjon om hvordan du bruker Access, i Hjelp for Access 2010.
Fordeler ved å koble en Access-tabell til en SharePoint-liste
Uansett hvordan du velger å synkronisere en SharePoint-liste, opprettes det en koblet tabell i Access 2010 som gjenspeiler strukturen og innholdet i SharePoint-listen. Den riktige datatypen velges for hvert felt som tilsvarer listekolonnen. Disse koblede tabellene fungerer deretter som en hvilken som helst annen Access-tabell. Dermed kan du også bruke spørringer, skjemaer, rapporter, makroer eller kode til å arbeide med dataene i Access 2010.
Oppslagsdata
Access oppretter også koblede tabeller for alle oppslagslister automatisk (med mindre oppslagslistene allerede er koblet til databasen). Hvis oppslagslistene inneholder kolonner som slår opp andre lister, inkluderes også disse listene i koblingsoperasjonen, slik at oppslagslisten for hver koblede tabell har en tilsvarende koblet tabell i databasen. Det opprettes også relasjoner mellom disse koblede tabellene.
Strukturelle endringer
Som i andre typer koblede tabeller kan du ikke legge til, slette eller endre feltene i en koblet tabell mens du arbeider i Access. Hvis du vil gjøre strukturelle endringer, for eksempel fjerne eller endre en kolonne, må du åpne listen på SharePoint-nettstedet. Du kan gå fra Access til innstillingssiden for SharePoint-listen hvis du vil endre listestrukturen. Høyreklikk Access-tabellen i navigasjonsruten, velg Flere alternativer, og klikk deretter Endre kolonner og innstillinger.
Strukturelle endringer du gjør i en SharePoint-liste, gjenspeiles ikke automatisk i en koblet tabell. Hvis du vil oppdatere en koblet tabell ved å bruke den siste listestrukturen, høyreklikker du Access-tabellen i navigasjonsruten, velger Flere alternativer og klikker deretter Oppdater liste.
Ytelse
Siden data fra koblede SharePoint-lister synkroniseres automatisk med lokale tabeller og brukere alltid arbeider mot lokale data, er ytelsen til en koblet Access-tabell forbedret i forhold til versjoner før Access 2010.
Masseredigeringer
Hvis du synkroniserer en SharePoint-liste med Access 2010, blir det mye enklere å foreta masseendringer i SharePoint-listedataene. Hvis du vil legge til, oppdatere eller slette data i en SharePoint-liste i en masseoperasjon, kjører du en tilføyings-, oppdaterings- eller slettespørring i Access 2010, og deretter åpner eller oppdaterer du SharePoint-listen.
Arbeide med data i frakoblet modus og løse konflikter
Hvis du må ta noe arbeid med deg hjem eller når du er på reisefot, kan du arbeide med de koblede SharePoint-listene i frakoblet modus ved å bruke Access 2010. Kanskje du vil gi en klient en delekatalog mens du er på reisefot. Du kan arbeide med dataene i Access 2010 og synkronisere endringene når du kobler til SharePoint-nettstedet på nytt senere.
Hvis det oppstår konflikter, for eksempel hvis en annen person oppdaterer den samme posten på serveren eller mens vedkommende arbeider frakoblet, kan du løse konflikten når du er tilkoblet på nytt, ved å bruke dialogboksen Løs konflikter. Denne dialogboksen inneholder informasjon om konflikten, for eksempel hvorfor feilen oppstod, og alternativer du kan bruke til å prøve å sende dataene på nytt eller til å forkaste endringene. Hvis det finnes flere feil, kan du vise detaljene for hver feil ved å klikke knappene Forrige og Neste i dialogboksen. Noen feil kan bare løses ved at du forkaster endringene.
Vurderinger ved synkronisering av data
Tabellen nedenfor inneholder enkelte ting du bør ta hensyn til når du synkroniserer data mellom en SharePoint-liste og en koblet Access-tabell.
|
Funksjon/egenskap |
Sammenligning |
|
Kolonner |
Access støtter ikke mer enn 256 felt i en tabell, og derfor inkluderer den koblede tabellen bare de første 256 kolonnene. |
|
Mapper |
Hver mappe i SharePoint-listen eller vises som en post i Access-tabellen. Elementer i en mappe vises også som poster, rett under posten som tilsvarer denne mappen. |
|
Oppslagskolonner |
Hvis en kolonne slår opp verdier i en annen liste og den relaterte listen ikke allerede er i databasen, opprettes det automatisk koblede tabeller for de relaterte listene. Obs!: En kolonne av typen Person eller Gruppe er en spesiell type oppslagskolonne som slår opp verdier i listen over brukerinformasjon. Hvis du kobler til en liste som inneholder en Person- eller Gruppe-kolonne, oppretter Access automatisk en koblet tabell for listen over brukerinformasjon. |
|
Beregnede kolonner |
Resultatene i en beregnet kolonne vises i det tilsvarende feltet, men du kan ikke vise eller endre formelen i Access. |
|
Vedlegg |
Vedleggskolonnen for listen vises som et felt med navnet Vedlegg. |
|
Skrivebeskyttede kolonner |
Kolonnene som er skrivebeskyttet i en SharePoint-liste, vil fortsatt være skrivebeskyttet i Access. I tillegg vil du kanskje ikke kunne legge til, endre eller slette kolonner i Access. |
|
Kolonner med flere verdier |
En kolonne av typen Valg eller Oppslag kan inneholde flere verdier. For slike kolonner oppretter koblingsoperasjonen felt som støtter flere verdier. Oppslagskolonner med flere verdier opprettes i den koblede tabellen hvis kolonnen er av typen Oppslag. |
|
Lister som ikke støttes |
Følgende lister støttes ikke:
|
Synkronisere en SharePoint-liste med Access
-
Naviger til SharePoint-nettstedet som inneholder listen du vil synkronisere med et regnearkprogram.
-
Klikk navnet på listen i Hurtigstart, eller klikk Nettstedshandlinger, Vis alt nettstedsinnhold og deretter navnet på listen under den aktuelle listedelen.
Obs!: SharePoint-nettsteder kan i stor grad endres med hensyn til utseende og navigering. Kontakt administratoren hvis du ikke finner et alternativ, for eksempel en kommando, knapp eller kobling.
-
Klikk fanen Liste på båndet, og klikk deretter Åpne i Access i gruppen Koble til og eksporter.
-
Angi en plassering for den nye eller eksisterende databasen, eller klikk Bla gjennom for å finne en database.
-
Velg Koble til data på SharePoint-nettstedet, og klikk deretter OK.
Obs!: Du kan også klikke Eksporter en kopi av dataene. Å eksportere data, i motsetning til å koble data, er en engangskopiering av gjeldende data, og det forekommer ingen synkronisering mellom Access-tabellen som opprettes, og SharePoint-listen.
-
Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, klikker du OK.
-
Klikk Åpne i dialogboksen Nedlasting av filer.
-
Hvis du blir spurt om du vil aktivere datatilkoblinger på datamaskinen, klikker du Aktiver hvis du tror at tilkoblingen til dataene på SharePoint-nettstedet er trygg å aktivere.
Access 2010 oppretter en Access-tabell som er koblet til SharePoint-listen, en UserInfo-tabell og andre koblede tabeller hvis SharePoint-listen inneholder oppslagskolonner.
Oppdatere synkroniserte data
Hver gang du åpner den synkroniserte SharePoint-listen eller den Access-koblede tabellen, vises de siste dataene. Du kan sikre at du viser de siste dataene mens SharePoint-listen eller den koblede Access-tabellen er åpen, ved å oppdatere dataene manuelt.
Gjør ett av følgende for å oppdatere de synkroniserte dataene:
-
Klikk Oppdater under Poster på fanen Hjem på båndet for den koblede Access-tabellen i Access 2010, og klikk deretter Oppdater.
-
Gjør ett av følgende fra SharePoint-listen:
-
Klikk fanen Liste i dataarkvisning på båndet, og klikk deretter Oppdater data i Dataark-gruppen.
-
Klikk Oppdater på adresselinjen i Internet Explorer i standardvisning, eller trykk F5.
-
