Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting

Sortere og filtrere data for en utskriftsfletting

Du kan bruke utskriftsfletting til å opprette og sende masseutsendelser og opprette konvolutter og etiketter. Adresselisten er datakilden som brukes for utskriftsfletting. Word henter informasjon fra adresselisten og setter den inn i dokumentet for utskriftsfletting.

Redigere adresselisten

Med utskriftsfletting kan du sortere og filtrere data i adresselisten, slik at du velger bare de postene du ønsker.

  1. Åpne dokumentet for utskriftsfletting ved behov.

  2. Velg Rediger mottakerliste i gruppen Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Velg Rediger mottakerliste i Start sammenslåing-gruppen på Masseutsendelser-fanen i utskriftsfletting i Word.

    Tips!: Hvis Rediger mottakerliste er utilgjengelig, velger du Velg mottakere og kobler dokumentet til adresselisten du vil bruke.

  3. Merk av for hver mottaker hvis poster skal inkluderes i flettingen, i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

    Merk av for å inkludere hver mottaker for hver rad.

    Tips!: Hvis du vil gruppere rader eller begrense visningen til enkelte rader, kan du sortere eller filtrere adresselisten.

Flere alternativer

I dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting ser du alternativer for å begrense adresselisten. De to oftest brukte alternativene er å sortere og filtrere listen, da dette gjør det enklere å finne navn og adresser. Hvis du vil ha detaljer, kan du gå til «Sortere mottakerlisten» eller «Filtrere mottakerlisten» nedenfor.

Velg Rediger mottakere i et dokument for utskriftsfletting i Word, og velg et alternativ i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting under Begrens mottakerliste.

Sortere mottakerlisten

Det er mange måter du kan sortere mottakerlisten på. Fremgangsmåten nedenfor er bare ett eksempel på hva du kan gjøre for å sortere poster.

  1. Velg Sorter under Begrens mottakerliste, og dialogboksen Filtrer og sorter åpnes.

  2. Velg rullegardinpil ned for Sorter posterSorter poster-fanen, velg kolonnenavnet i Excel-adresselisten du ønsker å sortere etter, og velg deretter Stigende eller Synkende som sorteringsrekkefølge.

    Som en del av utskriftsfletting i Word velger du Rediger mottakerliste, og velger Sorter under Begrens mottakerliste.

  3. (Valgfritt) Velg rullegardinpil ned for Deretter etter, velg kolonnenavnet du ønsker å sortere etter, og velg deretter Stigende eller Synkende som sorteringsrekkefølge.

  4. (Valgfritt) Gjenta trinn 3 hvis du trenger å legge til enda et kolonnenavn å sortere etter.

  5. Velg OK, og se sorteringsresultatene.

    Som en del av utskriftsfletting i Word: resultater til en sortering av en mottakerliste.

    Obs!: Mottakerlisten er nå i stigende alfabetisk rekkefølge.

Filtrere mottakerlisten

Du kan filtrere adresselisten for å se bare mottakerne du ønsker å inkludere i utskriftsflettingen. Filteret kan for eksempel returnere poster for personer i bestemte byer eller for lagervarer til en bestemt pris.

I følgende fremgangsmåte angir du betingelser som skal brukes til å filtrere adresselisten din. Filtrering bruker enkle vilkår (uttrykk) basert på valgene du foretar, for å evaluere om dataene du oppgav, faktisk eksisterer.

  1. Velg Filtrer under Begrens mottakerliste, og dialogboksen Filtrer og sorter åpnes.

  2. Velg rullegardinpil ned for FeltFiltrer poster-fanen, og velg deretter kolonnenavnet i Excel-adresselisten som du ønsker å bruke som overordnet filter.

    Obs!: Filtrer poster-fanen er formatert som et skjema med fire kolonner. Kolonnene er, fra venstre mot høyre, betingelse, felt, sammenligningsoperator og brukerdefinerte samsvarskriterier.

  3. Velg rullegardinpil ned for Sammenligning, og velg deretter Lik eller et annet sammenligningsalternativ.

  4. Skriv inn dataene du ønsker at innholdet i Felt-boksen skal samsvare med, i Sammenlign med-boksen.

  5. (Valgfritt) Hvis du ønsker å legge til et underordnet filter, gjør du ett av følgende i kolonnen helt til venstre:

    • Velg Og for å sikre at begge filterbetingelsene er oppfylt, og gjenta deretter trinn 2 til trinn 4.

      eller

    • Velg Eller for å sikre at én av filterbetingelsene er oppfylt, og gjenta deretter trinn 2 til trinn 4.

    Som en del av utskriftsfletting i Word velger du Rediger mottakerliste, og velger Filtrer under Begrens mottakerliste.

  6. Gjenta trinn 5 ved behov.

  7. Velg OK når du er ferdig, og vis deretter resultatene av de filtrerte postene.

    Som en del av utskriftsfletting i Word: resultater til et filter som ble tatt i bruk på en mottakerliste.

Finne en mottaker

Du kan søke i adresselisten og finne en bestemt mottaker eller gruppe av mottakere som har et felles attributt, for eksempel et etternavn, et postnummer eller et medlemsnummer.

  1. Velg Finn mottaker under Begrens mottakerliste i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

  2. Skriv inn attributtnavnet du ønsker å søke etter i adresselisten, i Finn-boksen i dialogboksen Søk etter oppføring.

    Skriv inn et navn i dialogboksen Søk etter oppføring for å finne en mottaker.

  3. Gjør ett av følgende for Søk i:

    • Godta standardalternativet Alle felt.

      eller

    • Velg Dette feltet, og velg kolonnenavnet du ønsker å søke etter, fra rullegardinlisten.

  4. Velg Finn neste.

    Obs!: Hvis det finnes et treff på et søkeord, utheves oppføringen i adresselisten. Velg Finn neste på nytt, og hvis det finnes et nytt treff, utheves også dette i listen.

Se også

Se Ta utskriftsfletting til et høyere nivå – en gratis videoopplæring som forklarer sortering og filtrering av felt for utskriftsfletting, tilpassing av utskriftsflettingen med egendefinerte meldinger og hvordan du setter inn tilpassede flettefelt.

I noen tilfeller vil du kanskje ikke bruke all informasjonen i listen over mottakere for utskriftsfletting. Du kan velge bare noen av personene i listen, og du kan også sortere og filtrere dataene, slik at du inkluderer bare det du ønsker i utskriftsflettingen.

Sortere og filtrere listen for utskriftsfletting

  1. Åpne det eksisterende dokumentet hvis det ikke er åpent allerede.

  2. Klikk på Masseutsendelser > Rediger mottakere.

    Klikk for å redigere mottakerlisten

    Hvis Rediger mottakere er nedtonet, klikker du på Velg mottakere og kobler dokumentet til adresselisten du vil bruke.

  3. I Rediger listeelementer klikker du på plusstegnet (+) for å legge til en person eller minustegnet (-) for å fjerne en person fra listen.

    Klikk på pluss- eller minustegnene for å legge til eller fjerne personer fra listen.

  4. Når du er ferdig med å velge personene du vil ha i listen din, klikker du på OK.

Sortere listen for å finne grupper

Du kan sortere listen over mottakere for å gruppere informasjon på bestemte måter. Hvis du for eksempel bare vil sende e-post til personer som bor i bestemte byer, kan du sortere etter by, slik at alle personene i hver by er gruppert sammen. Dette gjør det enklere å velge dem når du starter flettingen.

  1. Klikk på Masseutsendelser >Rediger mottakere.

  2. Klikk på Sorter poster > Sorter etter, og velg navnet på feltet du vil sortere etter.

    Klikk på Sorter poster for å sortere elementer i utskriftsfletting

    Hvis du vil sortere etter flere felt, for eksempel etter geografisk område og deretter etter by, klikker du på Deretter etter, og velger deretter de andre feltene du vil sortere etter.

    Klikk for å sortere etter flere felt

  3. Når alle feltene er sortert slik du ønsker, klikker du på OK.

Filtrere listen for bare å vise de radene du vil inkludere

Du kan filtrere listen slik at bare personene eller elementene du vil inkludere i flettingen, vises, for eksempel bare personer i en bestemt by eller lagerelementer til en bestemt pris.

  1. Klikk på Masseutsendelser >Rediger mottakere.

    Klikk for å filtrere liste for utskriftsfletting

  2. I Filtrer poster klikker du på pilen ved siden Felt-boksen, og klikker deretter på kolonnen du vil filtrere etter, for eksempel Tittel eller Etternavn.

    Klikk på feltet du vil sortere etter

  3. Klikk på Sammenligning, og klikk deretter på typen sammenligning du vil gjøre.

    Klikk på sammenligningsalternativene du vil angi

  4. I sammenlignet med-boksen skriver du inn verdien for filteret. Hvis du for eksempel velger Poststed i Felt-listen, skriver du inn navnet på poststedet.

  5. Klikk Og eller Eller, og legg deretter til en annen betingelse i filteret. Hvis du for eksempel vil vise resultater for to poststeder, klikker du Eller, klikker feltet Poststed i Felt-listen og klikker Lik, og deretter skriver du inn navnet på det andre poststedet.

  6. Klikk OK.

Nå er du klar til å sette inn felt for utskriftsfletting i dokumentet du bruker til e-postfletting eller etiketter. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Sette inn felt for utskriftsfletting.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×