Lag tilgjengelige Office-dokumenter

Fargebruk

Stol aldri på farge alene for å overføre informasjon, i tilfelle publikum ikke kan se det riktig. Hvis den nøyaktige fargen er viktig å vite, kan du for eksempel nevne fargen i bildemerket.

Unngå å bruke lyseblå farge, da det er den første fargen som forårsaker problemer når øynene eldes og mister følsomheten.

Lydbruk

Hvis du bruker lyd i et dokument, må du sørge for at informasjonen er tilgjengelig, selv om du ikke kan høre den.

For å gjøre videoer og lydfiler tilgjengelige, kan du legge til undertekster eller undertekster i dokumentet. De gjør dokumentet ditt egnet for et større publikum, inkludert mennesker med hørselshemming og de som snakker andre språk enn det som er beskrevet i medieklippet ditt.

Missing alternative texts in visuals

Hvis du bruker en skjermleser, beskriver den alternative (Alt) teksten et visuelt element for de som ikke kan se det. Bruk alltid effektive Alt-tekster i alle former, bilder, diagrammer, tabeller og SmartArt-grafikk for å gjøre dokumentet ditt mer tilgjengelig. For mer informasjon om riktig bruk av Alt-tekst, se Alternativ tekst.

Kompleks skrivestil

Hvis publikum ikke kan forstå deg, mislykkes dokumentet automatisk med formålet.

Bruk korte setninger og enkel grammatikk. Hvis innholdet egner seg til en punktliste, kan du presentere det på den måten. En punktliste er en veldig enkel måte å håndheve korte setninger på.

Når du står overfor alternativer, må du alltid velge det enkleste ordet som er tilgjengelig, i stedet for å imponere publikum med ordforrådet ditt.

Tabeller i dokumenter

Unngå å bruke tabeller i dokumentene dine, hvis mulig, siden det kan være vanskelig å følge tabellinnholdet gjennom en skjermleser. Hvis du må bruke et bord, må du utforme det nøye for å være så enkelt som mulig. Bruk alltid en overskrift for å presentere tabellen.

Hvis du oppretter en tabell med HTML for en webside, kan du bruke riktig merking for å la skjermleseren eller punktdisplayet gi tabelloverskriftinformasjon og data i sammenheng. Bruk <TH> -kodene for overskrifter og <TD> -koder for dataceller. Og ikke glem å ta med et tabellsammendrag i <tabel> -koden for å forklare formålet med tabellen.

Tabellbaserte dokumentoppsett

Tabellbaserte oppsett er populære, spesielt i nyhetsbrev opprettet med Wordog Outlook. Ved å lage et bord med usynlige grenser, og plassere de forskjellige nyhetsbrevartiklene i individuelle celler, kan du enkelt lage et imponerende dokument. Leserne dine med tilgjengelighetsproblemer vil imidlertid ikke takke deg. Bruk aldri tabeller som et layoutverktøy.

Når du navigerer i et dokument med en tabelloppsett, viser skjermleserne og punktskrift lesetabellene rad for rad over kolonnene: hvis nyhetsbrevet ditt er designet for å bli lest fra topp til bunn kolonne-for-kolonne, vil leseren din gå tapt.

Målet er å legge ut dokumentet uten å bruke tabeller. For ideer og en samling tilgjengelige maler du kan bruke med forskjelligeOffice applikasjoner, se Gjør malene dine mer tilgjengelige og Få tilgjengelige maler for Office. Hvis du må bruke et bordoppsett, må du sørge for at det er designet for å bli lest rad for rad over kolonnene og prøve å minimere antall Tab-tastetrykk eller sveip som kreves for å komme til slutten.

Navigering og fokusrekkefølge

Skjermleserbrukere stoler på Tab-tasten eller sveiper for å navigere gjennom dokumentet. Hvert tastetrykk eller sveip flytter fokuset i dokumentet til neste del, og lar skjermleseren lese opp innholdet i den delen.

For å implementere tilgjengelig navigering, må du sørge for at delene i dokumentinnholdet er bestilt logisk. Dette er spesielt viktig hvis dokumentinnholdet består av separate tekst- og bildestykker plassert ved siden av eller oppå hverandre, som på et PowerPoint-lysbilde. Hvis delene ikke er organisert logisk, vil skjermleseren lese dem opp i feil rekkefølge, noe som gir brukeren liten mulighet til å forstå innholdet. For å teste navigasjonen, aktiver skjermleseren og bla gjennom dokumentet ved å trykke på Tab-tasten eller sveipe til venstre eller høyre på skjermen. Forsikre deg om at fokus beveger seg gjennom dokumentet som forventet.