Opprette og skrive ut brev ved hjelp av utskriftsfletting i Word 2016 for Mac

Når du har masseutsendelser som skal sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting for å opprette en bunke med egendefinerte brev. Hvert brev som produseres har identisk oppsett, formatering, tekst og grafikk. Bare bestemte deler av brevet varierer og er egendefinert.

Det er tre dokumenter som må være på plass for å opprette og skrive ut brev med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (for eksempel en logo eller et bilde) som er identisk for alle versjonene av det flettede dokumentet. Brødteksten til brevet er et eksempel på identisk innhold.

  • Adresselisten
    Dette dokumentet inneholder dataene som brukes til å fylle ut informasjonen i dokumentet. Adresselisten inneholder for eksempel navn, og hoveddokumentet er brevet som vil bli adressert til navnene i listen.

  • Det flettede dokumentet
    Dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten og setter den inn i hoveddokumentet. Resultatet er et egendefinert brev til hver person.

Følg fremgangsmåten nedenfor for å opprette og skrive ut egendefinerte brev ved bruk av utskriftsfletting.

Før du begynner med utskriftsflettingen, må du forberede brevet ditt. Hvis du for eksempel skal informere om et forestående arrangement, inkluderer du navn, dato, klokkeslett og sted for arrangementet. Det er disse detaljene som er viktig for mottakerne av brevet.

  1. Velg Start utskriftsfletting > Brev i Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Standardbrev

  2. Skriv inn meldingsteksten du vil sende til alle, i Word.

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook-kontakter, en Access-database, eller en Office-adresseliste. Den inneholder postene som Word henter informasjon fra til å opprette brevene dine.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette den under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, samler du inn alle datapostene og legger dem til datakilden.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, må du sjekke at kolonnen for postnummer eller poststed er formatert som tekst,slik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram. Hvis du vil gjøre dette, åpner du Apple Mail, og velger Innstillinger i E-post-menyen. På Generelt, ved siden av Standard e-postleser, velger du Microsoft Outlook.

  • Du kan også bruke Apple-kontaktene dine, og sørg for at Apple Mail er angitt som standard e-postprogram.

  • Bruk FileMake Pro-databasen som datakilde for utskriftsflettingen.

  1. Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen, og velg deretter et alternativ.

    Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer på Masseutsendelser-fanen

    Velg

    Hvis du vil

    Opprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste mens du konfigurerer utskriftsflettingen.

    Bruke en eksisterende liste

    Bruke et Excel-regneark, eller en annen type datafil, som adresseliste

    Velge fra Outlook-kontakter

    Velge navn direkte fra Outlook-kontaktene for adresselisten

    Apple-kontakter

    Velge navn direkte fra Apple-adresseboken for adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Hvis du valgte Opprette en ny liste, gjør du følgende:

    1. Word oppretter automatisk felt for grunnleggende informasjon, som fornavn, etternavn og adresse, i dialogboksen Redigere listefelter. Hvis du ønsker å legge til et nytt felt, for eksempel et meldingsfelt, legger du til dette nå, slik at du kan fylle det ut mens du skriver. Skriv inn navnet på feltet du ønsker å legge til, under Nytt filnavn, og velg deretter plusstegnet (+).

      Tips!:  Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du ønsker å flytte, og deretter bruker du PIL OPP og PIL NED for å flytte feltene dit du ønsker i listen.

    2. Når alle feltene er slik du ønsker dem, kan du velge Opprett for å opprette listen.

  3. Hvis du valgte Bruk en eksisterende liste, gjør du følgende:

    1. Bla til filen du vil bruke, og klikk Åpne.

    2. Hvis du velger å åpne et Excel-regneark fra dialogboksen Åpne arbeidsbok, velger du arket du vil bruke. La Celleområde være tom hvis du vil bruke hele regnearket, eller oppgi et celleområde for dataene du ønsker å bruke. Deretter kan du velge OK.

  4. Hvis du har valgt Velg fra Outlook-kontakter eller Apple-kontakter, følger du denne fremgangsmåten:

    1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

    2. Hvis du vil bruke Outlook-kontakter, velger du Hel post ved siden av Vis mottakere av utskriftsfletting etter i dialogboksen Spørringsalternativer. I listen over kontakter velger du kontaktene du vil inkludere i masseutsendelser, og klikker deretter på OK.

    3. For Apple-kontakter velger du gruppen du ønsker å inkludere i masseutsendelsen i dialogboksen Spørringsalternativer under Gruppekontakter for Apple, og deretter velger du OK.

    4. For FileMaker Pro-database velger du databasefilen i dialogboksen Velg en FileMaker Pro-database for bruk som datakilde, og deretter velger du Åpne

  1. Klikk på Sett inn flettefeltMasseutsendelser-fanen, og velg feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Fortsett med å legge til felt, helt du har lagt til all den informasjonen du vil ha i brevet.

  2. Formater feltene i brevet slik at den ser ut slik du vil at resten av konvoluttene skal se ut. Sett for eksempel inn et mellomrom mellom fornavn og etternavn, og trykk ENTER for å begynne på en ny linje med adressefeltet.

    Tips!: Hvis du vil sortere mottakerlisten eller fjerne mottakere, velger du Filtrer mottakereMasseutsendelser-fanen, og velger deretter Sorter poster eller Filtrer poster. Velg OK når du er ferdig.

  1. Velg Forhåndsvis resultaterMasseutsendelser-fanen for å se hvordan brevet ser ut. Bruk PIL VENSTRE og PIL HØYRE på Masseutsendelser-fanen, og gå gjennom brevet.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på Masseutsendelser-fanen

  2. Hvis du ønsker å foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt. Dette gjør at du kan legge til eller fjerne flettefelt.

  3. Når bokstavene ser ut slik du ønsker, velger du Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenterMasseutsendelser-fanen

    Fullfør og slå sammen og Skriv ut dokumenter er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Tips!: Hvis du vil se gjennom og oppdatere brevene enkeltvis før utskrift, velger du Fullfør og slå sammen > Rediger enkeltdokumenterMasseutsendelser-fanen. Når du er ferdig, klikker du på Fil > Skriv ut for å skrive ut konvoluttene.

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir det koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til neste masseutsendelse.

Slik bruker du dokumentet for utskriftsfletting på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word spør om du vil beholde koblingen.

Slik endrer du adresser i dokumentet for utskriftsfletting

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×