Opprette et diagram i et skjema eller en rapport

Innledende trinn

1. Opprette eller åpne et skjema eller en rapport i utformingsvisning. Hvis du vil opprette, velger du Opprett > skjemautforming eller Rapportutforming. Hvis du vil åpne, høyreklikker du på skjema- eller rapportnavnet i navigasjonsfeltet, og deretter velger du Skjemautforming eller Rapportutforming.

2. Velg Utforming > Sett inn diagram , velg en diagramtype og slipp det i skjemaet eller rapporten. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Velg den beste diagramtypen for dine behov.

   Ruten Diagraminnstillinger åpnes, og et eksempeldiagram vises i rutenettet Skjemautforming.

   

   Bruk kontrollhåndtakene til å endre størrelsen på et diagram eller flytte diagrammet ved å dra i dem

   Bruk ruten Diagraminnstillinger til å konfigurere datakilden for diagrammet, velg feltene for Akse (kategori), Forklaring (serie) og Verdier (y-aksen), og formater diagrammet.

Til toppen av siden

Datainnstillinger

1. Velg Data-fanen i ruten Diagraminnstillinger.

2. Velg Tabeller, Spørringer eller begge, og velg deretter en datakilde fra rullegardinlisten. Direktespørringer støttes.

   Som standard er eksempeldiagrammet erstattet med et direkte diagram som bruker de to første feltene i datakilden som akse- (kategori) og verdi (Y-aksen)-dimensjoner. Den første kolonnen i en tabell er ofte en primærnøkkel, og du vil kanskje ikke bruke den som en dimensjon i et diagram. Egenskapen for diagrammet, Forhåndsvis direkte data, kontrollerer hvorvidt du ser direkte data.

   Tips    Hvis datakilden har mange felt, kan det hende det er enklere å opprette en spørring som begrenser feltene til bare de du ønsker, slik at du kan forenkle feltvalgene.

3. I inndelingene Akse (kategori), Forklaring (serie), og Verdier (Y-aksen) velger du minst to felt for å opprette et diagram. Gjør følgende:

   • Akse (kategori)    Under denne delen velger du ett eller flere felt.

     Denne dimensjonen i diagrammet viser vannrette verdier i et oppsett for XY-diagram i et gruppert stående stolpediagram og linjediagram, og loddrette verdier i et gruppert liggende stolpediagram.

     Akse for gruppert stående stolpediagram

     Akse for linjediagram

     Akse for gruppert liggende stolpediagram

     Standardaggregasjonen for et datofelt er Måneder. Hvis du vil endre dette, klikker du på PIL NED og velger fra listen, inkludert Ingen for å fjerne aggregasjonen.

     Når du velger mer enn ett Akse (kategori)-felt, opprettes det et hierarki med aksemerker langs mållinjen (for eksempel delstater i en divisjon).

   • Forklaring (serie)    Under denne delen velger du et felt.

     Denne dimensjonen i diagrammet dreier feltverdiene til kolonneoverskrifter. Verdiene i et Delstat-felt er for eksempel transponert som kolonneoverskrifter, og hver av dem blir en egen dataserie.

   • Verdier (Y-akse)     Under denne delen velger du ett eller flere felt.

     Denne dimensjonen i diagrammet viser loddrette verdier i et oppsett for XY-diagram i et gruppert stående stolpediagram og linjediagram, og vannrette verdier i et gruppert liggende stolpediagram.

     Verdier for gruppert stående stolpediagram

     Verdier for linjediagram

     Verdier for gruppert liggende stolpediagram

     Hvert felt du velger tilsvarer en dataserie. Når du velger to eller flere Verdier (Y-aksen) -felt, kan du ikke velge et Forklaring (serie) -felt. Verdier (Y-aksen) -feltene blir forklaringen som standard.

     Hvert valgte felt aggregeres som standard. Standardaggregasjonen for numeriske felt og valutafelt er Summer. Standardaggregasjonen for alle andre felt er Antall. Hvis du vil endre denne aggregasjonen, klikker du på PIL NED og velger fra listen, inkludert Ingen, for å fjerne aggregasjonen.

     Obs!    Tekstfelt må bruke Antall-aggregeringen. Alle valgte Verdier (Y-aksen) -felt må være aggregerte eller ikke-aggregerte.

Obs!    Ulike feltkombinasjoner er mulig, men tenk gjennom følgende:

• Velg minst ett Akse (kategori)-felt og ett Verdier (Y-aksen) -felt.

• Du kan bare velge ett Forklaring (serie) -felt, men du kan velge mer enn ett felt fra delene Verdier (Y-aksen) eller Akse (kategori).

• Hvis du velger ett Akse (kategori)-felt og ett Forklaring (serie)-felt, kan du bare velge ett Verdier (Y-aksen) -felt. Hvis du vil legge til et ekstra Verdier (Y-aksen) -felt, fjerner du enten Akse (kategori)-feltet eller Forklaring (serie)-feltet.

• Hvis du velger et Forklaring (serie) -felt, velger du bare ett Verdier (Y-aksen) -felt, og dette må være aggregert.

Til toppen av siden

Formatinnstillinger

1. Velg Format-fanen i Diagraminnstillinger-ruten.

2. Velg en dataserie fra rullegardinlisten.

   Hver dataserie har et unikt sett med egenskaper

3. Angi én eller flere av følgende egenskaper for hver dataserie:

   • Visningsnavn    Navnet på dataserien i diagramforklaringen.

   • Diagramtype     Denne egenskapen vises bare for et kombinasjonsdiagram. Bruk denne egenskapen til å legge til forskjellige diagramtyper i kombinasjonsdiagrammet, én for hver dataserie. Standard kombinasjon av kombinasjonsdiagram er gruppert stolpediagram for den første dataserien og linjen for den andre dataserien. Du kan angi en annen diagramtype for hver dataserie. Hvis diagrammet bare har én enkelt dataserie, er det gruppert stående stolpediagram.

     Obs!   Ikke forveksle denne egenskapen med Diagramtype-egenskapen på egenskapsarket for diagrammet.

   • Linjetykkelse     Velg en linjetykkelse på 0,25 punkter. Denne egenskapen vises bare for et linjediagram.

   • Strektype     Velg én av følgende linjetyper: heldekkende, strek, prikk, strek-prikk eller strek-prikk-prikk. Denne egenskapen vises bare for et linjediagram.

   • Tegn serie på     Velg en primær eller sekundær akse til å tegne en dataserie på. Bruk dette alternativet når dataserier i diagrammet er svært varierte eller har ulike mål (for eksempel pris og mengde). Et kombinasjonsdiagram bestående av grupperte stående stolpediagram og linjediagram som også har aksetitler fungerer ofte best.

   • Manglende datapolicy     Velg ett av følgende: Tegn som null for å representere manglende data som 0, Ikke tegn inn for å ignorere manglende data, og Tegn som interpolert for å beregne nye data som fyller ut manglende data. Denne egenskapen vises bare for et linjediagram.

   • Fyllfarge for serie     Velg en farge til å fylle inn dataserier med, for eksempel en stående eller liggende kolonne.

   • Kantlinjefarge for serie    Velg en farge til å legge til en kontur til dataserier med, for eksempel til en stående eller liggende kolonne.

   • Vis dataetikett     Velg dette alternativet for å vise en dataetikett som avklarer dataserien.

   • Vis trendlinjer     Velg dette alternativet for å vise en trendlinje, som er en måte å vise datatendenser på.

   • Alternativer for trendlinjer     Velg én av følgende trendlinjer:

     • Lineær     Dette er en rett linje for beste tilpassing for datasett, som øker eller reduserer på en jevn basis.

     • Eksponentiell     Dette er en buet linje med positive tall som stiger eller faller med konstant økende hastigheter.

     • Logaritmisk     Dette er en buet linje med beste tilpasning, med data som har en endringsfrekvens som raskt øker eller minker, for så å flate ut.

     • Polynom     Egner seg best når dataene fluktuerer, for eksempel ved vinninger og tap over et stort datasett.

     • Opphøyd     Dette er en buet linje med positive tall som øker med en bestemt hastighet, for eksempel akselerasjoner med intervaller på ett sekund.

     • Glidende gjennomsnitt     Dette er en måte å jevne ut fluktueringer i dataene på, og for å tydeliggjøre et mønster eller en trend.

   • Trendlinjenavn     Skriv inn et navn som er mer beskrivende, og som vises på diagramforklaringen.

   • Markørfigur     Velg en figur som linjemarkør. Denne egenskapen vises bare for et linjediagram.

Til toppen av siden

Viktige hensyn

Aggregering    Selv om datakilden ofte starter som et sett med ikke-aggregerte data når du oppretter et diagram, opprettes det som standard aggregerte beregninger i Access, som Summer, Antall og Gjennomsnitt på felt, for å forenkle antall dataserier. Du kan imidlertid fjerne standardberegningene for aggregasjonen ved å velge Ingen i rullegardinlisten. Denne prosessen med å velge felt og aggregasjoner oppretter en SELECT-, SQL GROUP BY- eller TRANSFORM-setning som er lagret i Transformert radkilde-egenskapen. Hvis du vil se setningen, høyreklikker du på egenskapen og velger Zoom. Følgende er et sammendrag av de tre viktigste mulighetene:

• Hvis du velger feltene Akse (kategori) og Verdier (Y-aksen), men fjerner aggregasjonene, konverteres radkilden til en enklere SELECT-setning i Access. For eksempel:

  SELECT [Segment], [Sales] FROM [Orders]

• Hvis du velger feltene Akse (kategori) og Verdi (Y-aksen), konverteres radkilden til en GROUP BY-setning i Access. For eksempel:

  SELECT [Segment], Sum([Sales]) AS [SumOfSales FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment]

• Hvis du også velger et Forklaring (serie)-felt, konverteres radkilden til en krysstabellspørring i Access (ved hjelp av TRANSFORM SQL-spørringssetningen). Feltverdiene som returneres av PIVOT-setningsdelen av spørringssetningen TRANSFORM SQL brukes som kolonneoverskrifter, for eksempel et Delstat-felt som kan opprette mange overskrifter – hver av dem med tilhørende dataserier. For eksempel:

  TRANSFORM Sum([Sales]) AS [SumOfSales] SELECT [Segment] FROM [Orders] GROUP BY [Segment] ORDER BY [Segment] PIVOT [State]

Hvis du vil ha mer informasjon om dataaggregering, kan du se Gjør det enklere å lese oppsummeringsdata ved bruk av en krysstabellspørring.

Egenskaper    Hvis du vil tilpasse diagrammet ytterligere, velger du Utforming > egenskapsside > <diagramnavn>, som viser alle diagramrelaterte egenskaper. Trykk på F1 på hver egenskap for å få hjelp med denne egenskapen. Når du endrer en egenskap på egenskapsarket, endres den tilsvarende verdien i ruten Diagraminnstillinger, og omvendt.

Det finnes mange Format-egenskaper som er unike for diagrammer. Du kan bruke disse til å formatere akseverdier, -titler og selve diagrammet. Det finnes også flere Data-egenskaper som er unike for diagrammer, inkludert Forhåndsvis direkte data, Transformert radkilde, Diagramakse, Diagramforklaring og Diagramverdi.

Legge til en sekundær loddrett akse    Når du oppretter et diagram, er det vanligvis en primær loddrett akse, men du kan legge til en sekundær loddrett akse når data varierer sterkt, eller til å tegne ulike mål, for eksempel pris og mengde. Skalaen på den sekundære loddrette aksen viser verdiene for den tilknyttede dataserien. Hvis du vil legge til en sekundær loddrett akse, kan du bruke egenskapen Tegn serie på på Format-fanen i ruten Diagraminnstillinger.

Legge til en trendlinje    For numeriske data bør du legge til en trendlinje for å vise datatendenser. Du kan bruke alternativene Trendlinje og Trendlinjenavn på Format-fanen i ruten Diagraminnstillinger.

Endre diagrammet     Hvis du vil endre et diagram, åpner du skjemaet eller rapporten i utformings- eller oppsettvisning, og deretter velger du diagrammet som åpner ruten Diagraminnstillinger . Hvis du vil bytte til en annen diagramtype, velger du et annet diagram fra rullegardinlisten for egenskapen Diagramtype . Du kan også endre et hvilket som helst enkelt diagram til et kombinasjonsdiagram ved å endre egenskapen Diagramtype på egenskapsarket (og ikke formatfanen i ruten Diagraminnstillinger ).

Oppdater kildedata     Hvis du vil oppdatere diagramdata, bytter du til skjema- eller rapportvisning, merker diagrammet og velger Oppdater alt (eller trykker F5).

Diagraminnstillinger    Hvis ruten Diagraminnstillinger er lukket, sørg da for at diagrammet er valgt, og velg deretter Utforming > Diagraminnstillinger.

Eldre diagram    Unngå å forveksle med det nye diagrammet, , som er basert på moderne teknologi, med det eldre diagrammet, , som er en ActiveX-kontroll. Du kan fremdeles bruke det eldre diagrammet og til og med legge det til i et skjema eller i en rapport som har det nye diagrammet.

Til toppen av siden

Hva er et diagram?

Et diagram er en grafikk som viser numeriske data i et kompakt, visuelt oppsett og som viser forholdet mellom viktige data. Et diagram har mange elementer. Noen av disse elementene vises som standard, andre kan legges til etter behov. Du kan endre visningen av diagramelementene ved å endre størrelsen eller formatet på dem. Du kan også fjerne diagramelementer som du ikke vil vise. Diagrammet nedenfor viser de grunnleggende diagramelementene.

Til toppen av siden

Hvilke diagrammer kan du opprette?

Du kan opprette kolonne-, linje-, stolpe-, sektor-, og kombinasjonsdiagrammer i Access. Denne inndelingen forklarer hvert diagram og de beste bruksområdene.

Kolonne

I et stående stolpediagram vises kategorier langs den vannrette aksen (Akse (kategori)-egenskapen) og verdier langs den loddrette aksen (Verdier (Y-aksen) -egenskapen). Vanligvis kan du velge ett felt for Akse (kategori)-dimensjonen og ett eller flere felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, hvorpå hver av dem blir en dataserie. Hvis du velger mer enn ett felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, bør du vurdere å tegne langs en egen akse.

Trinnvis instruksjonsvideoSiste diagram

Access støtter tre typer stående stolpediagrammer.

Diagram		Beskrivelse
	Gruppert stående stolpediagram	Bruker loddrette kolonner til å sammenligne verdier på tvers av kategoriene som vises vannrett. Brukes ofte for en rekke verdier (elementantall), skalaer (resultater fra undersøkelser) og navn (steder eller personer).
	Stablet stolpediagram	Ligner på et gruppert stående stolpediagram, men viser to eller flere dataserier i hver kolonne. Brukes ofte til å vise forholdet mellom dataserien og helheten.
	Stablet stående stolpediagram med prosentfordeling	Ligner på et stablet stående stolpediagram, men kolonneverdiene går opp til 100 %. Brukes ofte til å sammenligne prosentandelen for hvor mye hver dataserie bidrar til helheten.

Til toppen av siden

Linje

I et linjediagram er kategorier distribuert jevnt langs den vannrette aksen (Akse (kategori)-egenskapen) og verdier er distribuert jevnt langs den loddrette aksen (Verdier (Y-aksen) -egenskapen). Vanligvis kan du velge ett felt for Akse (kategori)-dimensjonen og ett eller flere felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, hvorpå hver av dem blir en dataserie. Hvis du velger mer enn ett felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, bør du vurdere å tegne langs en egen akse.

Trinnvis instruksjonsvideoSiste diagram

Access støtter tre typer linjediagrammer.

Diagram		Beskrivelse
	Linje	Viser data kontinuerlig, distribuert jevnt langs begge akser for å sammenligne verdier over tid. Ofte brukt til å vise trender med regelmessige intervaller, for eksempel måneder, kvartaler eller regnskapsår, og for å sammenligne to eller flere dataserier.
	Stablet linjediagram	Ligner på et linjediagram, men viser to eller flere dataserier i hver linje. Brukes ofte til å sammenligne relaterte trender.
	Stablet linjediagram med prosentfordeling	Ligner på et stablet linjediagram, men viser trender som en prosentandel over tid. Brukes ofte til å sammenligne relaterte trender med helheten på 100 %.

Obs!   På Format-fanen i Diagraminnstillinger-ruten er følgende egenskaper unike for linjediagrammer: Linjetykkelse, strektype, manglende datapolicy og indikatorfigur.

Tips    Hvis det er mange kategorier eller verdiene er omtrentlige, kan du bruke et linjediagram uten indikatorer.

Til toppen av siden

Stolpe

I et liggende stolpediagram er kategoriene ordnet langs den loddrette aksen (Verdier (Y-aksen) -egenskapen) og verdiene langs den vannrette aksen (Akse (kategori)-egenskapen). Liggende stolpediagrammer har en omvendt plassering av akse- og verdi-dimensjonene i forhold til normalen. Vanligvis kan du velge ett felt for Akse (kategori)-dimensjonen og ett eller flere felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, hvorpå hver av dem blir en dataserie. Hvis du velger mer enn ett felt for en Verdier (Y-aksen)-dimensjon, bør du vurdere å tegne langs en egen akse.

Trinnvis instruksjonsvideoSiste diagram

Access støtter tre typer liggende stolpediagrammer.

Diagram		Beskrivelse
	Gruppert liggende stolpediagram	Bruker vannrette kolonner til å sammenligne verdier på tvers av kategoriene som vises loddrett. Ofte brukt når akseetikettene er lange eller verdiene er varigheter.
	Stablet liggende stolpediagram	Ligner på et gruppert liggende stolpediagram, men viser to eller flere dataserier i hver kolonne. Brukes ofte til å vise forholdet mellom dataserien og helheten.
	Stablet liggende stolpediagram med prosentfordeling	Ligner på et stablet liggende stolpediagram, men stolpeverdiene går opp til 100 %. Brukes ofte til å sammenligne prosentandelen for hvor mye hver dataserie bidrar til helheten.

Til toppen av siden

Sektor

I et sektordiagram vises kategoriene som sektorer (Akse (kategori)-egenskapen). Dataverdier (Verdier (Y-aksen) -egenskapen) summeres som en prosentandel mot en helhet illustrert av en sirkel. Velg bare ett felt for Akse (kategori)-dimensjonen, og bare ett felt for Verdier (Y-aksen) -dimensjonen. Ikke bruk Forklaring (serie)-feltet, siden Akse (kategori)-feltet blir forklaringen som standard. Det er bare én Dataserie og én egenskap, Vis dataetikett, på Format-fanen i ruten Diagraminnstillinger. Fargene som brukes i diagramforklaringen er angitt som standard, og kan ikke endres.

Trinnvis instruksjonsvideoSiste diagram

Access støtter én type sektordiagram.

Diagram		Beskrivelse
	Sektor	Viser andelen kategorier som en prosentdel av helheten. Egner seg best for én dataserie med utelukkende positive verdier og mindre enn ti kategorier.

Til toppen av siden

Kombinasjon

Et kombinasjonsdiagram kombinerer to eller flere diagramtyper, for eksempel et gruppert stående stolpediagram og et linjediagram, for å forklare forskjellige men relaterte data.

Trinnvis instruksjonsvideoSiste diagram

Access støtter et kombinasjonsdiagram hvor du kan kombinere alle de andre enkle diagramtypene og tilordne hvert diagram til en annen dataserie. Tilordne for eksempel et gruppert stående stolpediagram i en dataserie for årlig privat salg og et linjediagram i en dataserie for månedlig gjennomsnittspris ved hjelp av egenskapene Dataserie og Diagramtype på Format-fanen i ruten Diagraminnstillinger. Du kan også endre ethvert enkelt diagram til et kombinasjonsdiagram ved å endre egenskapen Diagramtype på Data-fanen på egenskapsarket.

Diagram		Beskrivelse
	Egendefinert kombinasjon	Kombinerer to ulike diagrammer etter eget valg.

Til toppen av siden