Opprette en datakilde for en utskriftsfletting

Word kan hente data fra en rekke datakilder for utskriftsfletting. Når Word er en del av Microsoft Office-pakken, godtar Word raskt data fra Outlook, Excel og Access. Det kan godta data fra andre kilder, inkludert nettsider, åpne dokumenttekstfiler og datafiler med skilletegn som er lagret som ren tekst. Og hvis du ikke har en eksisterende datakilde, kan du enkelt opprette en ny datakilde fra Word.

Datakilder for utskriftsfletting

Her ser du et par eksempler på datakilder du kan bruke til en utskriftsfletting i Word.

  • Excel-regneark

    Et Excel-regneark fungerer godt som en datakilde for utskriftsfletting, forutsatt at alle dataene er riktig formatert og på ett ark, slik at de kan leses av Word. Hvis du vil ha mer informasjon, se Klargjøre Excel-datakilden for utskriftsfletting

  • Liste med Outlook-kontakter

    Du kan hente kontaktinformasjon direkte fra kontaktlisten i Outlook til Word. Se Eksporter Outlook-elementer.

  • Apple kontaktliste

    Du kan eksportere Apple-kontakter til et Excel-regneark og bruke den som en adresseliste for utskriftsfletting.

  • Tekstfiler

    Du kan bruke enhver tekstfil som har datafelt som er atskilt (eller delt) med tabulatortegn eller komma, og dataposter som er atskilt med avsnittsmerker.

Du kan opprette en adresseliste i Word for masseutsending under utskriftsflettingen.

  1. Klikk på UtskrifttoppsettVisning-menyen.

  2. Klikk på Nytt  Nytt dokument-knappenstandardverktøylinjen.

    Du bruker det tomme dokumentet til å opprette en datakilde.

  3. Velg Behandling av utskriftsflettingVerktøy-menyen.

  4. Velg Opprett ny under 1. Velg dokumenttype, og velg deretter Standardbrev.

  5. Klikk på Hent Liste under 2 Velg Mottakere-liste, og klikk deretter på Ny datakilde.

  6. Klikk på feltnavnene du ikke vil inkludere i datakilden, i boksen Feltnavn i overskriftsraden. Velg Fjern feltnavn og deretter OK.

  7. Skriv inn et navn og velg en plassering for datakilden, og klikk på Lagre.

    Husk hvor du lagrer datakilden. Du må vite plasseringen senere.

  8. Skriv inn dataene for én datapost i dialogboksen Dataskjema (for eksempel en mottakers fornavn i Fornavn, etternavn i Etternavn, gateadresse i Adresse1 og så videre).

    Obs!: Ikke bruk mellomrom i boksene som du vil la stå tomme.

  9. Når du har fylt ut boksene for én post, klikker du på Legg til ny.

  10. Gjenta trinn 8 og 9 for hver post du vil angi.

  11. Når du har lagt til alle postene, klikker du på OK.

    Tips!: Hvis du vil gå tilbake til dialogboksen Dataskjema i Mail Merge Manager senere, klikker du på Rediger datakilde under 2. Velg mottakere-liste i Behandling av utskriftsfletting  Rediger datakilde-knappen .

  12. Velg LagreFil-menyen.

  13. Klikk på Lagre hvis du vil lagre datakilden.

  14. Klikk på Ikke lagre hvis du vil forkaste det tomme, åpne dokumentet.

Hver kolonne i Excel-arket inneholder en informasjonskategori, eller et datafelt, for eksempel navn, gateadresse, postnummer og poststed. Den første celleraden, kalt overskriftsposten, inneholder navnene på datafeltene. Alle etterfølgende rader inneholder én post, for eksempel navnet og adressen til en person.

Obs!: Når du senere skal opprette etikettene, bruker du feltene i overskriftsposten til å bestemme hvor de enkelte dataene skal settes inn.

  1. Åpne Excel.

  2. Skriv inn en overskriftspost for adressene i den første raden i arket.

    Skriv for eksempel inn Navn i den første kolonnen i den første raden, Adresse 1 i den andre kolonnen, Adresse 2 i den tredje kolonnen, Poststed i den fjerde kolonnen og Postnummer i den femte kolonnen, slik at Excel-arket ser omtrent slik ut:

    Regneark som inneholder topptekstposter

  3. Skriv inn navnet og adressen til en mottaker i den andre raden.

    Du kan legge til så mange ekstra adresserader som du vil. Excel-arket skal nå se omtrent slik ut:

    Regneark som inneholder e-postadresser

  4. Velg Lagre  Lagre-knappen .

  5. Skriv inn et navn på arbeidsboken, for eksempel adresser.

    Husk hvor du lagrer arket. Du må vite plasseringen senere.

  6. Lukk Excel-arbeidsboken som inneholder mottakerlisten.

    Hvis du ikke lukker Excel-arbeidsboken som inneholder listen, eller hvis du åpner den før du er ferdig med utskriftsflettingen, kan du ikke fullføre flettingen.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×