Opprett konvolutter ved hjelp av utskriftsfletting i Word for Mac

Når du har masseutsendelser som skal sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting for å opprette en bunke med adresserte konvolutter. Hver konvolutt inneholder en adresse fra adresselisten.

Obs!: Noe av innholdet i dette emnet gjelder kanskje ikke for visse språk.

Dette er tre dokumenter som gjelder for å opprette og skrive ut konvolutter med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette er dokumentet du bruker til å konfigurere oppsettet for konvoluttene i utskriftsflettingen. Du kan også konfigurere innhold du vil gjenta på hver konvolutt, for eksempel firmalogo eller avsenderadressen på fraktetiketter.

  • Adresselisten
    Adresselisten er datakilden som Word bruker i utskriftsflettingen. Det er en fil som inneholder adressene som skal skrives ut på konvoluttene.

  • Det flettede dokumentet
    Dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten som brukes til å skrive ut individuelle adresser på konvoluttene.

Adresselisten kan være et Excel-regneark, en katalog med Outlook-kontakter eller en Apple-adressebok. Den inneholder postene som Word bruker til å hente informasjon fra for å lage adressene til konvoluttene.

  • Hvis du ikke har en adresseliste ennå, kan du opprette en ny liste i Word under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, må du samle inn alle adresselistene dine.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, må du sjekke at kolonnen for postnummer eller poststed er formatert som tekst, slik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram.

    Tips!: Hvis du vil gjøre Outlook til standard e-postprogram, åpner du Apple Mail, og velger InnstillingerE-post-menyen. Velg Microsoft OutlookGenerelt-fanen ved siden av Standard e-postleser.

  1. Velg Start utskriftsfletting > Konvolutter på fanen Masseutsendelser.

    Velg Konvolutter fra listen Start utskriftsfletting på Masseutsendelser-fanen

  2. La feltet Leveringsadresse stå tomt i dialogboksen Konvolutt, og gjør følgende under Avsenderadresse:

    • Velg Bruk min adresse hvis du vil bruke adressen din fra e-postkontaktlisten.

    • Velg Utelat hvis du ikke vil angi noen avsenderadresse.

    • Velg begge alternativene (Bruk min adresse og Utelat), og skriv inn avsenderadressen du vil bruke.

    • Formater Avsenderadresse ved å velge Skrift eller Plassering, og gjør endringene du ønsker.

  3. Velg Utskriftsformat under Utskriftsalternativer i dialogboksen Konvolutt.

  4. Velg alternativet som tilsvarer konvoluttstørrelsen, i listen Papirstørrelse i dialogboksen Utskriftsformat.

    Tips!: Hvis ingen av alternativene samsvarer med størrelsen på konvolutten, gjør du følgende:

    • Velg Behandle egendefinerte størrelser nederst i Papirstørrelse-listen.

    • Klikk på + (plusstegnet) for å legge til et nytt listeelement. Dobbeltklikk på Uten navn i dialogboksen Utskriftsformat, og deretter skriver du inn et navn på konvolutten.

    • Angi dimensjoner på konvolutten i Bredde- og Høyde-boksene, og velg deretter OK.

  5. Velg Liggende > OK ved siden av Papirretning i dialogboksen Utskriftsformat.

  6. Velg OK for å lukke dialogboksen Konvolutt.

  7. Velg LagreFil-menyen.

  1. Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen.

    Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer på Masseutsendelser-fanen

    Velg

    Hvis du vil

    Opprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste mens du konfigurerer utskriftsflettingen.

    Bruke en eksisterende liste

    Bruke et Excel regneark, eller en annen type datafil, som adresselisten

    Velge fra Outlook-kontakter

    Velge navn direkte fra Outlook-kontaktene for adresselisten

    Apple-kontakter

    Velge navn direkte fra Apple-adresseboken for adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Velg et alternativ:

 

 

• Opprette en ny liste

Word oppretter automatisk felt for grunnleggende informasjon, som fornavn, etternavn og adresse, i dialogboksen Redigere listefelter. Hvis du ønsker å legge til et nytt felt – for eksempel et meldingsfelt – legger du til dette nå, slik at du kan fylle ut feltet mens du skriver.

  1. Skriv inn navnet på feltet du ønsker å legge til, under Nytt feltnavn, og klikk deretter på plusstegnet.

    Tips!: Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du ønsker å flytte, og deretter bruker du PIL OPP eller PIL NED for å flytte feltene.

  2. Når alle feltene er satt opp slik du vil, kan du velge Opprett for å opprette en ny liste.

 

 

• Bruke en eksisterende liste

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Marker regnearket du vil bruke i dialogboksen Åpne arbeidsbok, og gjør deretter ett av følgende:

    • La Celleområdet stå tomt for å bruke hele regnearket.

      eller

    • Skriv inn et celleområde for dataene du vil bruke.

  3. Velg OK.

 

 

• Velge fra Outlook-kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

  2. Velg Fullfør post i dialogboksen Spørringsalternativer ved siden av Vis mottakere for utskriftsfletting etter.

  3. Velg kontaktene du vil inkludere i utskriftsflettingen i listen over kontakter, og velg deretter OK.

 

 

• Apple-kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

  2. Velg gruppen du vil inkludere i utskriftsflettingen i dialogboksen Spørringsalternativer, under Apple-gruppekontakter, og velg deretter OK.

 

 

• File Maker Pro

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Velg et feltskilletegn til å skille hvert datafelt, og et postskilletegn til å skille hver datapost i dialogboksen Skilletegn i hovedpost. Velg deretter OK.

  1. Klikk i boksen Dra felt til denne boksen, eller skriv inn tekst i dokumentet, og klikk deretter på teksten for å fjerne den.

  2. Velg Sett inn flettefeltMasseutsendelser-fanen, og velg deretter feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på Masseutsendelser-fanen

  3. Legg til og formater feltene du vil inkludere i konvolutten, og velg OK.

    Tips!: 

    • Hvis du vil formatere felter, kan du for eksempel sette inn et mellomrom mellom Fornavn- og Etternavn-feltene og trykke på ENTER for å starte en ny linje for Adresse-feltet.

    • Hvis du vil sortere mottakerlisten eller fjerne mottakere, velger du Filtrer mottakereMasseutsendelser-fanen, og velger deretter Sorter poster eller Filtrer poster. Velg OK når du er ferdig.

  1. Velg Forhåndsvis resultaterMasseutsendelser-fanen for å se hvordan konvoluttene kommer til å se ut.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Obs!: Bruk PIL VENSTRE og PIL HØYRE på Masseutsendelser-fanen, og gå gjennom konvolutten.

  2. Hvis du ønsker å foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt. Dette gjør at du kan legge til eller fjerne flettefelter.

  3. Når konvoluttene ser ut slik du ønsker, velger du Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenterMasseutsendelser-fanen for å fullføre utskriftsflettingen.

    Fullfør og slå sammen og Skriv ut dokumenter er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Tips!: Hvis du vil se gjennom og oppdatere konvoluttene enkeltvis før utskrift, velger du Fullfør og slå sammen > Rediger enkeltdokumenterMasseutsendelser-fanen. Når du er ferdig, velger du Skriv utFil-menyen for å skrive ut konvoluttene.

Hvis du ikke har en adresseliste, må du opprette en før du starter utskriftsflettingsprosessen. Adresselisten kan være et Excel-regneark, en Apple-adressebok, en FileMaker Pro-database, et Word-dokument eller en tekstfil.

Trinn 1: Klargjør hoveddokumentet

  1. Velg Nytt tomt dokumentFil-menyen i Word.

  2. Velg UtskriftsoppsettVisning-menyen.

  3. Velg Behandling av utskriftsflettingVerktøy-menyen.

  4. Velg Opprett ny under 1. Velg dokumenttype, og velg deretter Konvolutter.

  5. Skriv inn adressen din i Avsenderadresse-boksen.

    Tips!: 

    • På dette tidspunktet skal du ikke skrive inn noe (inkludert mellomrom) i Adresse-boksen.

    • Hvis du ikke kan skrive i boksen Avsenderadresse, fjerner du merket for Bruk min adresse og prøver på nytt.

  6. Bekreft at riktig utskriftsinnstillinger for konvoluttene er valgt under Utskriftsalternativer.

  7. Velg OK når du er ferdig.

Trinn 2: Velg adresselisten

  1. Velg Behandling av utskriftsflettingVerktøy-menyen.

  2. Under 2. Velg listen over mottakere velger du Hent liste, og deretter velger du kilden for adresselisten (for eksempel et Excel-regneark eller et Word-dokument).

  3. Velg Kontakter under 3. Sett inn plassholdere.

  4. Dra et feltnavn fra Kontakter-listen (for eksempel Fornavn) til adresseboksen for konvoluttene.

  5. Gjenta trinn 4 for alle feltene som skal vises på konvoluttene.

  6. Rediger adresseboksen for konvoluttene i hoveddokumentet for å legge til mellomrom og returtegn der du vil ha dem.

  7. Gjør ett av følgende for å gjøre ferdig oppretting av konvoluttene:

    • Hvis du vil skrive ut konvoluttene umiddelbart, går du til Behandling av utskriftsflettingunder 6. Fullføre flettingen og velger Flett til utskrift  Knappen Flett til skriver .

      eller

    • Hvis du vil opprette et dokument som inneholder de flettede konvoluttene som du kan lagre, går du til Behandling av utskriftsfletting under 6. Fullføre flettingen og velger Flett til nytt dokument  Knappen Fullfør e-postfletting .

Se også

Opprette adresseetiketter ved hjelp av utskriftsfletting

Opprette en datakilde for en utskriftsfletting

Klargjøre en Excel-datakilde for utskriftsfletting i Word

Opprette og skrive ut en enkelt konvolutt

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×