|
|
Du har gjort endringer i prosjektplanen, og nå er sluttdatoen flyttet slik at den er for sent. Du retter sluttdatoen for prosjektet ved å justere aktivitetene som har størst innvirkning på sluttdatoen. Disse aktivitetene er i den kritiske linjen for prosjektet. Hvis du vil lese flere artikler i denne serien med instruksjonsveiledninger for prosjektstyring, kan du se veikartet for Project. |
Tips for prosjektstyring før du begynner
Når du gjør endringer i planen, må du se på tre faktorer: prosjektkostnadene, leveringsomfanget og tiden. Dette vises ofte som en trekant. Du kan ikke endre ett punkt av trekanten uten å påvirke de andre.
Her er eksempler på hva dette betyr for sluttdatoen for prosjektet.
-
Når du prøver å bli ferdig innen den planlagte sluttdatoen, kan du ende opp med økte kostnader og et redusert omfang.
-
Hvis du planlegger å aldri endre budsjettkostnadene, kan resultatet bli en utvidet tidsplan og redusert omfang.
-
Hvis du øker omfanget eller antall leveringer, kan prosjektet ta lengre tid og koste mer penger med ekstra arbeidere eller ressurser.
Hvis prosjektstyring er nytt for deg Noe vil gå galt, uavhengig av hvor bra du planlegger et prosjekt. Begynn å se etter problemer nå i stedet for senere når det kan bli mye verre.
Her er noen metoder for å hjelpe deg i gang med overvåking og retting av prosjektet.
-
Se på de viktigste aktivitetene først Noen aktiviteter er viktigere enn andre når du må løse problemer i prosjektet. Aktivitetene som påvirker planen mest, er de kritiske aktivitetene, og det er de du må følge mest med på.
-
Få riktig visning av prosjektet Project omfatter flere visninger og rapporter som lar deg finne ut hva som er galt med prosjektet. Når det er et enkelt prosjekt, holder du nøye øye med prosjektets sluttdato ved hjelp av Gantt-diagrammet. Ved kompliserte prosjekter kontrollerer du avvikstabellene eller rapportene for inntjent verdi.
-
Få ukentlige statusrapporter Det er ikke enkelt for personer å sende inn statusrapporter for arbeidet. En enkel metode er å få status under ukentlige gruppemøter. Innsamling av status oftere enn ukentlig kan fungere mot sin hensikt.
Hvis du er en erfaren prosjektleder Du har vært prosjektleder lenge, men nå har du et prosjekt som krever nøye overvåking for å overholde budsjettet.
I tillegg sier sponsorene at hun vil ha månedlige ledelsesrapporter.
Her er noen metoder for å hjelpe deg i gang med overvåking, rapportering og retting av prosjektet.
-
Opprette en opprinnelig plan for et prosjekt Når du har opprettet planen, lagrer du en versjon av den opprinnelige planen. En opprinnelig plan er den opprinnelige versjonen av prosjektet som du kan bruke til sammenligning med fremdriften av aktivitetene.
-
Få riktig visning av prosjektet Project omfatter flere visninger og rapporter som lar deg finne ut hva som er galt med prosjektet. Når prosjektene blir med kompliserte, kan du se du på avvikstabellene eller rapportene for inntjent verdi for å finne ut hva som er galt.
-
Få ukentlige statusrapporter Når prosjektene blir mer kompliserte, kan du bruke med avanserte metoder for å samle inn ukentlige statusrapporter. Gruppemedlemmer kan angi statusinformasjon i en SharePoint-oppgaveliste som deretter kan synkroniseres med Microsoft Project. Hvis du bruker Project Professional, kan du også bruke Project Web App til å samle inn statusrapporter fra gruppen. Innsamling av status oftere enn ukentlig kan fungere mot sin hensikt.
-
Forstå analyse av inntjent verdi Analyse av inntjent verdi lar deg avgjøre om prosjektet er i rute.
Overvåke prosjektet
|
Vis aktivitetsoppdateringer fra gruppemedlemmer for å finne ut hvor det er problemer. Du kan hurtig spore fremdriften ved hjelp av Gantt-diagrammet, eller du kan bruke en avansert analyse av inntjent verdi. Dette hjelper deg med å vurdere om arbeid på prosjektet går som forventet. |
|
|
Finn ut hvordan prosjektet planlegges. Du kan se hvordan endringer i aktivitetsplanen påvirker sluttdatoen for prosjektet. |
|
|
Vis aktiviteter som har størst innvirkning på sluttdatoen for prosjektet. Se på disse aktivitetene først for å løse problemer i planen. |
|
|
Bruk visningene og rapportene i Project til å finne ut hvor det kan være problemer og gjøre endringer i planen. |
|
|
Hvis du vil begynne sporingen på nytt, oppretter du en ny opprinnelig plan for å sammenligne fremtidig fremdrift. |
|
|
Opprett og tilpass grafiske rapporter om prosjektfremdriften. Vis rapportene i Project, eller eksporter dem til andre programmer som PowerPoint, Word eller Excel. |
|
|
Inntjent verdi hjelper med å besvare spørsmål som «Når du ser på arbeidsmengden som er utført så langt i prosjektet, hvor mye penger skal vi ha brukt?» eller «Vil vi bli ferdig i tide?». |
Løs problemene
|
Velg en dato som begynner eller slutter på en dato som er tidligere enn datoen for den gjeldende planen. Hvis dette er et alternativ for prosjektet, kan du prøve å endre startdatoen først. |
|
|
Reduser aktivitetsvarigheter for å flytte sluttdatoen nærmere. Pass på at du reduserer aktivitetsvarigheter for kritiske aktiviteter som har størst innvirkning på sluttdatoen for prosjektet. |
|
|
Når flere personer i prosjektet arbeider på for mange tildelinger samtidig, kan du la Project fordele arbeidet jevnere ved å utjevne ressurstildelingene. |
|
|
Du kan dele én enkelt aktivitet hvis den består av flere elementer som kan arbeides på samtidig av ulike ressurser. Hvis du bryter en kritisk linjeaktivitet inn i disse forskjellige elementene med forskjellige tildelinger, kan det hende du kan oppfylle sluttdatoen. |
|
|
Legg til personer som skal arbeide på en aktivitet som flytter sluttdatoen til et senere tidspunkt. |
|
|
Fjerning av personer fra aktiviteter er en annen metode for å flytte sluttdatoen for prosjektet nærmere. Hvis det er for mange eller feile personer på en aktivitet, kan dette føre til kommunikasjonsproblemer som kan øke aktivitetsvarigheten. |
|
|
Du kan flytte sluttdatoen for prosjektet nærmere ved å endre arbeidskalenderen for personer. Du kan legge til flere arbeidsdager i planene eller få dem til å arbeide overtid. |
|
|
Få Project-spørsmål besvart av eksperter. Project-forumet på Answers.com har erfarne brukere og Project-konsulenter som er klare til å svare på spørsmålene dine. |
|
|
Når du har endret planen til en person, må du formidle endringene slik at informasjonen ikke går tapt. |
|
|
Alle prosjektendringer koster tid, penger eller omfang. Dette er faktorene du håndterer hver dag for å holde prosjektplanen i rute. Lær hvordan du arbeider innenfor disse rammene. |
|
|
Når Project justerer tidsplanen, kan det hende at aktivitetene flyttes rundt uventet. Forstå den store "Hvorfor?" bak Project sin kraftige planleggingsmotor. |
