Du kan samle inn eller oppdatere informasjon via e-post ved hjelp av Microsoft Access 2007 eller Access 2010 med Microsoft Outlook 2007 eller Microsoft Outlook 2010. Access veileder deg gjennom oppretting av et data innsamlings skjema og sender skjemaet i en e-postmelding. Når e-postmottakerne returnerer de ferdige skjemaene, kan du velge å få de innsamlede dataene automatisk behandlet og lagret i en bestemt Access-database. Denne metoden for data innsamling kan spare tid og krefter som vanligvis er involvert i Kopier og lim inn eller en manuell data registrerings prosess. Nedenfor finner du noen scenarioer der du kan bruke denne prosessen til å samle inn data:
Undersøkelser Du kan utføre en undersøkelse og kompilere resultatene ved først å opprette en Access-database med de nødvendige tabellene for å lagre resultatene, og bruke vei viseren til å generere et undersøkelses skjema og deretter sende dem til deltakerne i undersøkelsen. Når deltakerne svarer, lagres undersøkelses dataene automatisk i databasen.
Status rapporter Uansett om det er den nyeste lager nivå statusen eller oppdatert informasjon om ventende problemer, kan gruppen holde deg informert ved å sende e-postmeldinger som inneholder gjeldende informasjon med jevne mellomrom.
Hendelses behandling Når du organiserer en konferanse eller opplæring eller andre hendelser, kan du sende ett eller flere skjemaer som en e-postmelding for å samle inn kontakt informasjon, reise-og hotell innstillinger, og så videre. Hvis du velger å behandle svarene automatisk, kan deltakerne endre innstillingene når som helst uten å måtte varsle deg, og du har alltid tilgang til de nyeste dataene for beslutnings formål.
Denne artikkelen forklarer hva du trenger for å bruke denne prosessen, hvordan du kommer i gang med vei viseren, og gir deg mer informasjon om forskjellige trinn, slik at du kan gjøre det mest informerte utvalget når du følger vei viseren.
Obs!: Du vil ikke kunne legge til de innsamlede dataene hvis mottakeren har brukt Hotmail eller Yahoo til å sende deg data innsamlings skjemaet.
Før du begynner
Hvis dette er første gang du samler inn data ved hjelp av e-postmeldinger, utfører du følgende trinn:
-
Kontroller at du har installert følgende programmer på data maskinen:
-
Access 2007 eller Access 2010.
-
Outlook 2007 eller Outlook 2010. Du må ha Outlook installert og konfigurert på data maskinen som du bruker til å sende e-postmeldingene. Hvis du har Outlook installert, men ennå ikke er konfigurert, starter du Outlook og følger instruksjonene i oppstarts vei viseren for Outlook. Hvis du vil ha hjelp med vei viseren, kan du se Hjelp for Outlook.
-
Hvis du planlegger å bruke et InfoPath-skjema, må du kontrollere at du har InfoPath 2007 eller nyere versjoner installert, og at mottakerne må ha InfoPath installert på data maskinen.
-
E-postmottakerne må enten ha InfoPath eller en e-postklient som støtter HTML-format installert på data maskinen for å kunne vise og redigere skjemaet.
Skjemaet som brukes til å samle inn data via e-postmeldinger, er ikke et Access-skjema. Vei viseren genererer et spesielt skjema enten i HTML-eller InfoPath-format.
Identifisere en mål database. Databasen kan være i et MDB-eller ACCDB-format. I tillegg støttes MDE-og ACCDE-filer. Hvis du ikke vil bruke en eksisterende database, må du opprette en ny.
-
-
Identifiser eller Opprett tabellene du vil fylle ut med dataene fra e-postsvarene. Hvis du samler inn data for eksisterende tabeller, må du sørge for at tabellene ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til eller oppdatere innholdet.
Obs!: Felt typene vedlegg, Autonummer, OLE og flere verdier kan ikke samles inn ved hjelp av e-postmeldinger
Hvis data innsamlings operasjonen fyller to eller flere tabeller, må du opprette en utvalgs spørring og bruke den som post kilde for skjemaet. Kontroller at spørringen inneholder alle de nødvendige feltene fra de underliggende tabellene. Hvis du bruker en eksisterende spørring, må du kontrollere at spørringen ikke er skrivebeskyttet, og at du har de nødvendige tillatelsene til å legge til eller oppdatere innholdet. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du oppretter en spørring basert på to eller flere tabeller, kan du se artikkelen innføring i spørringer.
Lagre dataene som nye poster i følgende situasjoner:
-
Hvis dataene skal fylles ut flere tabeller.
-
Hvis mål tabellen ikke har et primær nøkkel felt. Primær nøkkel verdiene er nødvendige for å tilordne hvert svar til en eksisterende post. Hvis mål tabellen ikke har et primær nøkkel felt, kan du enten legge den til nå eller tilordne et eksisterende felt som har unike verdier som en primær nøkkel.
-
Hvis mål tabellen ikke har noen poster. Hvis tabellen er tom, forutsetter vei viseren at du vil legge til poster.
-
Hvis e-postadressene til mottakerne ikke er lagret som et felt i databasen. Når du samler inn data for å oppdatere poster, vil du ikke kunne skrive inn adressene manuelt i den vei viser meldingen som genereres. Adresse-feltet må være i mål tabellen eller i en tabell som har en relasjon med mål tabellen.
Komme i gang
-
Åpne databasen der de innsamlede dataene vil bli lagret.
-
Hvis du vil legge til data i en enkelt tabell, merker du tabellen i navigasjons ruten. Hvis du vil fylle flere relaterte tabeller, velger du spørringen som er bundet til disse tabellene.
-
Gjør ett av følgende for å starte vei viseren:
-
Klikk Opprett e-posti gruppen samle data i kategorien eksterne data .
-
Høyre klikk på tabellen eller spørringen, og klikk deretter på samle inn og Oppdater data via e-post.
Obs!: Hvis tabellen ikke inneholder noen felt, eller bare har felt typene Autonummer, OLE-objekt, vedlegg eller flere verdier, viser Access følgende melding: den valgte tabellen eller spørringen har ingen felt som støtter innsamling av data via e-post.
-
Hvis tabellen inneholder felt som støtter data innsamling, starter vei viseren. Hvis mål tabellen støtter både tillegg og oppdatering av data, fører vei viseren deg gjennom de nødvendige trinnene for å samle inn data via e-postmeldinger.
Bruk følgende deler som en referanse for eventuelle spørsmål du kan ha gjennom følgende sju hovedtrinn i prosessen.
Velg hvilken type skjema for data registrering du vil sende
Velg skjema typen basert på bruker vennligheten for deg selv og mottakerne.
Velg HTML-skjema Et HTML-skjema kan vises og redigeres av alle brukere som har en e-postklient som støtter HTML
Velg Microsoft InfoPath-skjema Du vil bare se dette alternativet hvis InfoPath er installert på data maskinen. Velg dette alternativet bare hvis mottakerne har InfoPath og Outlook installert på data maskinen. Et InfoPath-skjema gir et bedre data registrerings-og redigerings miljø,
Den neste vei visers IDen som vises, avhenger av om mål objektet støtter oppdatering av data. Hvis objektet er en spørring basert på to eller flere tabeller, eller hvis det er en tabell som ikke har et primær nøkkel felt eller ikke inneholder noen poster, antar vei viseren at du vil legge til nye poster, og du blir bedt om å velge skjema feltene. I alle andre tilfeller ber vei viseren deg om å angi om du vil legge til eller oppdatere data før du blir bedt om å velge skjema feltene.
Velge om du vil samle inn nye data eller oppdatere eksisterende data
Angi hva du vil gjøre med dataene. Typen skjema du bruker, påvirker antall nye poster som en mottaker kan sende til deg i ett enkelt svar. Når du oppdaterer data, identifiserer antall forhånds utfylte skjemaer som skal være inkludert i en melding, hvor mange poster som må oppdateres av en mottaker.
Obs!: Hvis du vil legge til nye poster, skriver du inn e-postadressene i Adresse-boksen i e-postmeldingen når meldingen er opprettet. Hvis du vil oppdatere eksisterende data, må e-postadressene til mottakerne lagres som et felt i den underliggende tabellen eller spørringen, eller i en relatert tabell.
Angi dataene du vil samle inn
Når du velger feltene som skal inkluderes i skjemaet, er det ikke nødvendig å ta med alle felt som finnes i den underliggende tabellen eller spørringen i skjemaet. Følgende betingelser må imidlertid være oppfylt:
-
Obligatoriske felt: Felt merket med et stjerne symbol (*), er obligatoriske felt. Hvis du samler inn nye poster, vil vei viseren automatisk inkludere alle felt som har egenskapen Required angitt til Ja. Hvis en oppførings obligatoriske felt er tomme, kan ikke Access legge til posten i tabellen.
-
Felt typer som ikke støttes: Du vil ikke kunne inkludere bestemte felt typer i skjemaet, for eksempel Autonummer, vedlegg, OLE-objekt eller oppslags felt med flere verdier.
-
Primær nøkkel felt: Brukeren kan imidlertid skrive inn en verdi i feltet når de legger til poster. Svaret vil ikke bli behandlet hvis den angitte verdien allerede er i bruk.
Obs!: For hvert inkluderte felt, under felt egenskaper, angir du en etikett og klikker skrivebeskyttet hvis du ikke vil at brukeren skal endre dataene i dette feltet.
Angi automatisk eller manuell data behandling
Du kan velge en automatisk eller manuell behandling av svar. Automatisk behandling betyr at når du får svar, vil Outlook og Access arbeide sammen for å eksportere dataene til mål tabellene i databasen. Automatisk behandling kan spare tid og krefter. Manuell behandling betyr at du starter eksport operasjonen for å overføre dataene fra en bestemt mappe i Outlook til mål tabellen i Access.
Svar eksporteres til mål tabellen så lenge følgende betingelser er oppfylt på det tidspunktet svarene kommer fra post boksen:
-
Outlook må allerede kjøre på data maskinen. Hvis Outlook ikke kjører, starter behandling neste gang du starter Outlook.
-
Access må ikke være passordbeskyttet og bør ikke være åpen i alene modus. Navnet eller plasseringen til databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Navnene på tabellene og spørringene og egenskapene for feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Du må ha de nødvendige tillatelsene for å kunne legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringene.
Obs!: Hvis automatisk behandling mislykkes, kan du prøve å løse eventuelle problemer, og deretter eksportere svarene som mislyktes, manuelt. Alle svar som kommer til innboksen etter at du har løst problemene, blir fortsatt behandlet automatisk.
Angi egenskaper for å styre den automatiske behandlingen av svar
Hvis du vil angi en annen Outlook-mappe der svar lagres, klikker du mappe navnet på Angi hvordan du vil behandle svar- siden i vei viseren. I dialog boksen Velg mappe velger du en annen mappe eller klikker ny for å opprette en ny mappe.
Hvis du klikker Angi egenskaper for å kontrollere den automatiske behandlingen av svar til å endre eller fin justere import innstillinger, kan du se tabellen nedenfor for informasjon om de tilgjengelige alternativene:
|
Alternativ |
Resultat |
|---|---|
|
Forkaste svar fra de du ikke sendte meldingen til |
Merk av for dette alternativet hvis du vil at bare de svarene som ble sendt av de opprinnelige mottakerne av meldingen, skal behandles automatisk. Svar fra andre personer lagres i mål mappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Godta flere svar fra hver mottaker |
Merk av for dette alternativet hvis du vil at bare det første svaret fra hver mottaker skal behandles automatisk. Det andre og etterfølgende svar lagres i mål mappen, men behandles ikke automatisk. Obs!: Denne innstillingen styrer bare antall svar, og ikke antall poster i ett enkelt svar som behandles. Med andre ord, hvis du sender et InfoPath-skjema, kan en bruker sende deg flere poster i ett enkelt svar, og Access behandler automatisk alle postene i svaret, selv om det ikke er merket av for dette alternativet. |
|
Tillat bare oppdatering av eksisterende data |
Når mottakerne bruker et InfoPath-skjema til å oppdatere data, kan de sende nye poster i tillegg til oppdateringer til eksisterende poster. Merk av i denne avmerkings boksen for å behandle bare oppdateringene for eksisterende poster. |
|
Antall svar som skal behandles |
Skriv inn totalt antall svar (fra alle mottakere) som du vil behandle automatisk. Hvis du vil at alle svar skal behandles automatisk, skriver du inn en stor verdi, for eksempel 5000, i tekst boksen. Svar som mottas etter at den angitte verdien er nådd, lagres i mål mappen, men behandles ikke automatisk. |
|
Dato og tid for å stoppe |
Angi når automatisk behandling av svar skal stoppe for denne e-postmeldingen. Svar som mottas etter denne datoen og dette klokkeslettet, lagres i mål mappen, men behandles ikke automatisk. |
Hvis du vil endre disse alternativene på en senere dato, klikker du Behandle svari gruppen samle inn data i kategorien eksterne data . Velg meldingen du vil endre innstillingene for, i dialog boksen behandle data innsamlings meldinger , og klikk deretter meldings alternativer. Endringene du gjør i dialog boksen, påvirker alle påfølgende svar du mottar for denne meldingen.
Behandle svar manuelt
Hvis du vil kontrollere når og hvilke svar som behandles, velger du ikke alternativet automatisk prosess. Svarene blir lagret i en bestemt mappe i Outlook til du velger og høyre klikker hvert svar i mappen, og deretter klikker du Eksporter data til Microsoft Access på hurtig menyen.
I noen tilfeller må du kanskje også behandle svarene som ikke ble behandlet automatisk, manuelt.
Husk følgende før du eksporterer data
-
Access-databasen skal ikke være åpen i alene modus, og navnet eller plasseringen til databasen må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Navnene på tabellene og spørringene og egenskapene for feltene som er inkludert i skjemaet, må ikke være endret siden du sendte e-postmeldingen.
-
Du må ha de nødvendige tillatelsene for å kunne legge til eller oppdatere innholdet i de underliggende tabellene og spørringene.
Velg hvordan du vil angi e-postadressene til mottakerne
Hvis du bare samler inn ny informasjon, kan du angi e-postadressene på to måter:
-
Skriv inn e-postadressene enkeltvis i Outlook-e-postmeldingen, eller velg adressene fra en adresse bok.
-
Bruk e-postfeltet i tabellen eller spørringen til gjeldende Access-database.
Obs!: Når du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, ser du ikke denne dialog boksen fordi mottakernes e-postadresser må først være tilgjengelig som et felt i databasen.
Skrive inn e-postadresser direkte i Outlook
Hvis du angir mottakerne i Outlook, kan du forhånds vise og tilpasse meldingen før du sender den. I e-postmeldingsteksten finner du en kort innføring og et skjema. Det anbefales at du ikke gjør endringer i skjemaet. Endringer i skjema strukturen kan føre til at svaret ikke blir behandlet.
Bruke e-postadressene som er lagret i et felt i databasen
Alternativet for å velge en tilknyttet tabell refererer til tabeller som er relatert. Hvis du vil vise eller redigere tabell relasjoner i databasen, bruker du database verktøy. i relasjoner -gruppen i kategorien klikker du relasjoner
Hvis du vil ha mer informasjon om relasjoner, kan du se artikkel veiledningen til tabell relasjoner.
Se gjennom og angi listen over mottakere
Det endelige hovedtrinnet omfatter forhånds visning og tilpassing av e-postmeldingen, fin justering av mottaker listen, og deretter sender du data innsamlings meldingen.
Opprette og sende e-postmeldingen
Når vei viseren informerer deg om at du nå kan opprette e-postmeldingen, og vise deg hvordan du viser e-poststatusen ved å bruke kommandoen Behandle svar , kan det vises noen advarsels meldinger. Tabellen nedenfor beskriver hver advarsel og handlingen du kan gjøre for å løse problemet:
|
Advarsels melding |
Beskrivelse |
S olution |
|---|---|---|
|
Noen poster inneholder ikke en gyldig adresse i angitt e-postadresse-feltet. Ingen data vil bli returnert for disse radene. |
E-postfeltet du valgte, inneholder null verdier. |
Hvis du vil samle inn data for hver post, avslutter du vei viseren og erstatter null verdiene med e-postadresser. Start deretter vei viseren på nytt. |
|
Du har for øyeblikket en eksklusiv lås på databasen. automatisk behandling vil mislykkes til låsen frigis. |
Databasen er åpen i alene modus. |
Hvis du velger å behandle svarene automatisk, mislykkes behandlingen fordi Access ikke kan legge til eller oppdatere en database som har en eksklusiv lås. Lukk og åpne databasen på nytt i ikke-eksklusiv modus umiddelbart etter at du har sendt meldingen |
|
Disse e-postmeldingene kan inneholde data som er av typen konfidensielt eller sensitivt. |
Du samler inn data for å oppdatere eksisterende poster, og skjemaet du skal sende, blir forhånds fylt med eksisterende data. |
Hvis noen skjema felt inneholder sensitive data, går du tilbake til vei viser trinnet der du valgte feltene og fjerner feltene som inneholder sensitive data, fra skjemaet |
Når du forhånds viser og tilpasser meldingen, kan du filtrere feltet for e-postadresse og velge mottakere. Velg e-postadressene du vil bruke, ved å merke av i de tilsvarende avmerkings boksene. Hvis du ser en dialog boks som inneholder ugyldige e-postadresser, noterer du adressene i listen og klikker Avslutt. Kontroller de ugyldige adressene, foreta eventuelle nødvendige korrigeringer, og prøv deretter å sende meldingen på nytt.
