Når du sorterer dataene i en Access-tabell, -spørring, -skjema eller -rapport, kan du lagre sorteringsrekkefølgen med objektet. Hvis du sorterer dataene i ett av disse objektene og deretter lagrer objektet, lagres sorteringsrekkefølgen som er i kraft når du lagrer objektet automatisk med objektet. Du kan angi om den lagrede sorteringsrekkefølgen skal tre i kraft når objektet åpnes neste gang.
For spørringer og rapporter kan du også definere en standard sorteringsrekkefølge. Standard sorteringsrekkefølge brukes på dataene i spørringen eller rapporten når ingen annen sorteringsrekkefølge er angitt.
Hva vil du gjøre?
Forstå lagrede sorteringsrekkefølger
Det finnes to typer lagrede sorteringsrekkefølger:
-
Sist brukt En sorteringsrekkefølge som sist ble brukt, er sorteringsrekkefølgen som var i kraft da objektet sist ble lagret. Tabeller, spørringer, skjemaer og rapporter kan alle ha sorteringsrekkefølger som sist ble brukt.
-
Standard En standard sorteringsrekkefølge er innebygd i utformingen av en spørring eller en rapport. En standard sorteringsrekkefølge brukes når ingen annen sorteringsrekkefølge er angitt.
Sist brukte sorteringsrekkefølger
Når du lagrer en tabell, spørring, et skjema eller en rapport mens dataene er sortert, lagres sorteringsrekkefølgen automatisk når du lagrer objektet. Dette kalles en sorteringsrekkefølge som sist ble brukt. Når du oppretter en sorteringsrekkefølge, endrer du faktisk utformingen av objektet.
Hvis du vil at den sist brukte sorteringsrekkefølgen skal brukes automatisk neste gang du åpner objektet, angir du egenskapen Sorter etter ved lasting for objektet til Ja. Hvis du vil angi denne egenskapen, utfører du følgende trinn mens objektet er åpent i utformingsvisning.
-
Trykk F4 for å vise egenskapsarket.
Dette trinnet er unødvendig hvis egenskapsarket allerede vises.
-
Gjør ett av følgende:
-
Hvis objektet er en tabell eller en spørring, angir du Egenskapen Order By On Load til Ja på Generelt-fanen på egenskapsarket.
-
Hvis objektet er et skjema eller en rapport, angir du Egenskapen Order By On Load til Ja på Data-fanen på egenskapsarket.
-
Obs!: Du kan hindre at den sist brukte sorteringsrekkefølgen brukes ved å angi egenskapen Sorter etter ved lasting til Nei.
Standard sorteringsrekkefølger
Siden den sist brukte sorteringsrekkefølgen kan endres når noen sorterer et objekt og deretter lagrer det, bør du definere en standard sorteringsrekkefølge. En standard sorteringsrekkefølge er en del av utformingen av objektet, og endres ikke når en annen sorteringsrekkefølge brukes.
Du kan bare angi en standard sorteringsrekkefølge for en spørring eller rapport. Selv om standard sorteringsrekkefølge ikke overskrives av gjeldende eller siste sorteringsrekkefølge, trer den i kraft bare når den gjeldende eller siste sorteringsrekkefølgen fjernes.
Definer standard sorteringsrekkefølge for en spørring
-
Åpne spørringen i utformingsvisning.
-
Dobbeltklikk feltet du vil bruke til å sortere.
Feltet vises i utformingsrutenettet.
-
Fjern merket i boksen i Vis-raden i feltet du har lagt til, i utformingsrutenettet.
-
I Sorter-raden angir du om du vil sortere feltet i stigende rekkefølge (minste verdier først, A-til-Å) eller i synkende rekkefølge (største verdier først; Å-til-A).
-
Hvis du vil sortere etter mer enn ett felt, legger du til flere sorteringsfelt ved å gjenta trinn 2 til 4.
Obs!: Når du sorterer etter mer enn ett felt, sorteres resultatene først etter det første feltet du har angitt, deretter etter det neste feltet du har angitt, og så videre. Hvis du for eksempel sorterer etter etternavn og deretter etter Fødselsdato, vises alle poster med en Last Name-verdi for Dow før poster med etternavnverdien Stevens, uavhengig av verdien fødselsdato. Poster i hvert Etternavn-felt sorteres deretter i henhold til verdien i Fødselsdato-feltet.
-
Trykk CTRL+S for å lagre spørringen.
Obs!: Hvis du vil fjerne en standard sorteringsrekkefølge fra en spørring, fjerner du sorteringsfeltene fra utformingsrutenettet for spørringen.
Definer standard sorteringsrekkefølge for en rapport
-
Åpne rapporten i rapportvisning eller oppsettvisning.
-
Klikk Avansert i sorter & filter-gruppen på Hjem-fanen, og klikk deretter Avansert filter/sortering på hurtigmenyen.
En ny dokumentfane vises, som inneholder et utformingsrutenett og et vindu der du kan velge et felt du vil sortere etter.
-
Dobbeltklikk feltet du vil bruke til å sortere, i vinduet.
Feltet vises i utformingsrutenettet.
-
Angi om du vil sortere feltet i stigende rekkefølge i utformingsrutenettet i sorter-raden (minst først; A-til-Å) eller i synkende rekkefølge (største verdier først; Å-til-A).
-
Hvis du vil sortere etter mer enn ett felt, legger du til flere sorteringsfelt ved å gjenta trinn 2 til 4.
Obs!: Når du sorterer etter mer enn ett felt, sorteres resultatene først etter det første feltet du har angitt, deretter etter det neste feltet du har angitt, og så videre. Hvis du for eksempel sorterer etter etternavn og deretter etter Fødselsdato, vises alle poster med en Last Name-verdi for Dow før poster med etternavnverdien Stevens, uavhengig av verdien fødselsdato. Poster i hvert Etternavn-felt sorteres deretter i henhold til verdien i Fødselsdato-feltet.
-
Klikk Aktiver/deaktiver filter i sorter & filter-gruppen på Hjem-fanen.
Obs!: Hvis du vil fjerne en standard sorteringsrekkefølge fra en rapport, fjerner du sorteringsfeltene fra utformingsrutenettet.
