Lage og bruke policyer for informasjonsbehandling

Aktivering av områdepolicyfunksjonen gjør det mulig for administratorer for områdesamlinger å definere tidsplaner for oppbevaring som gjelder for et område og alt innholdet. Slik aktiverer du denne funksjonen:

1. Gå til hjemmesiden for områdesamlingen du vil aktivere områdepolicyfunksjonen for.

   Gå til Innstillinger , Innstillinger for område.

2. Velg Funksjoner for områdesamling under Administrasjon av områdesamling.

3. Rull til områdepolicy. Hvis du ikke ser Aktiv på høyre side, velger du Aktiver.

Hvis du vil sikre at en informasjonspolicy brukes på alle dokumenter av en bestemt type i en nettstedssamling, bør du vurdere å opprette policyen på nettstedssamlingsnivå og senere bruke policyen på innholdstyper. Disse kalles policyer for områdesamling.

1. Gå til Innstillinger , Innstillinger for område.

2. Klikk Policyer for områdesamling i listen Administrasjon av områdesamling på siden Innstillinger for område.

3. Klikk Opprett på siden Policyer for områdesamling.

4. Skriv inn et navn og en beskrivelse for policyen, og skriv deretter en kort policyerklæring som forklarer brukerne hva policyen gjelder for. En policyerklæring kan bestå av opptil 512 tegn.

5. Se Opprette en policy for en innholdstype senere i denne artikkelen for å lære hvordan du konfigurerer funksjonene du vil knytte til policyen.

6. Klikk OK for å gå tilbake til siden Policyer for områdesamling.

Hvis du legger til en policy for informasjonsbehandling i en innholdstype, blir det enkelt å knytte policyfunksjoner til flere lister eller biblioteker. Du kan velge å legge til en eksisterende policy for informasjonsbehandling i en innholdstype eller opprette en unik policy som er spesifikk for en individuell innholdstype.

Du kan også legge til en policy for informasjonsbehandling i en innholdstype som er spesifikk for lister. Dette har innvirkning på å bruke policyen bare på elementer i listen som bruker innholdstypen.

1. Gå til Innstillinger , Innstillinger for område.

2. Klikk Nettstedsinnholdstyper under Nettsted Formgivning sinnstillinger på siden Innstillinger for nettsted.

3. Velg innholdstypen du vil legge til en policy for, på siden Innstillinger for innholdstype for nettsted.

4. Klikk Innstillinger for policy for informasjonsbehandling under Innstillinger på siden Innholdstype for nettsted.

5. Velg Definer en policy på siden Innstillinger for policy for informasjonsbehandling, og klikk deretter OK.

6. Skriv inn et navn og en beskrivelse for policyen på Rediger policy-siden, og skriv deretter inn en kort beskrivelse som forklarer brukerne hva policyen gjelder for. En beskrivelse kan bestå av opptil 512 tegn.

7. I de neste delene velger du de individuelle policyfunksjonene du vil legge til i policyen for informasjonsbehandling.

8. Hvis du vil angi en oppbevaringsperiode for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, klikker du Aktiver oppbevaring, og deretter angir du oppbevaringsperioden og handlingene du vil skal forekomme når elementene utløper.

   Slik angir du en oppbevaringsperiode

   					1.	Klikk Legg til en oppbevaringsfase for poster...
   					2.	Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe. Gjør ett av følgende: Hvis du vil angi utløpsdatoen basert på en datoegenskap, klikker du Denne fasen er basert på en datoegenskap på elementet, og deretter velger du dokument- eller elementhandlingen (for eksempel Opprettet eller Endret) og tidsintervallet etter denne handlingen (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe. Hvis du vil bruke en egendefinert oppbevaringsformel til å bestemme utløpsdato, klikker du Angi etter en egendefinert oppbevaringsformel som er installert på denne serveren. Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er konfigurert av administratoren.
   					3.	Alternativet Start en arbeidsflyt er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for en liste, et bibliotek eller en innholdstype som allerede har en tilknyttet arbeidsflyt. Du vil da få et valg av arbeidsflyter å velge mellom.
   					4.	Velg Gjenta handlingen i denne fasen i Regelmessighet-delen...og angi hvor ofte du vil at handlingen skal gjentas. Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte, kan gjentas. Du kan for eksempel ikke angi regelmessighet for handlingen Slett permanent.
   					5.	Klikk på OK.

9. Hvis du vil aktivere overvåking for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, klikker du Aktiver overvåking og angir deretter hendelsene du vil overvåke.

   Slik aktiverer du overvåking

   					1.	Merk av for Aktiver overvåking i overvåkingsdelen på Rediger policy-siden, og merk deretter av for hendelsene du vil beholde et revisjonsspor for.
   					2.	Hvis du vil be brukerne om å sette inn disse strekkodene i dokumenter, merker du av for Be brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift .
   					3.	Klikk OK for å bruke overvåkingsfunksjonen på policyen.
   						Revisjonspolicyfunksjonen gjør det mulig for organisasjoner å opprette og analysere revisjonsspor for dokumenter og liste opp elementer som oppgavelister, problemlister, diskusjonsgrupper og kalendere. Denne policyfunksjonen inneholder en overvåkingslogg som registrerer hendelser, for eksempel når innhold vises, redigeres eller slettes.
   						Når overvåking er aktivert som en del av en policy for informasjonsbehandling, kan administratorer vise overvåkingsdataene i bruksrapporter for policyer som er basert i Microsoft Excel, og som oppsummerer gjeldende bruk. Administratorer kan bruke disse rapportene til å bestemme hvordan informasjon brukes i organisasjonen. Disse rapportene kan også hjelpe organisasjoner med å bekrefte og dokumentere forskriftssamsvar eller undersøke potensielle bekymringer.
   						Overvåkingsloggen registrerer følgende informasjon: hendelsesnavn, dato og klokkeslett for hendelsen, og systemnavnet til brukeren som utførte handlingen.

10. Når strekkoder er aktivert som en del av en policy, legges de til i dokumentegenskaper og vises i topptekstområdet i dokumentet som strekkoden brukes på. Som etiketter kan strekkoder også fjernes manuelt fra et dokument.

    Slik aktiverer du strekkoder

    					1.	Merk av for Aktiver strekkoder under Strekkoder på Rediger policy-siden.
    					2.	Hvis du vil be brukerne om å sette inn disse strekkodene i dokumenter, merker du av for Be brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift .
    					3.	Klikk OK for å bruke strekkodefunksjonen på policyen.
    						Strekkodepolicyen genererer kode 39 standard strekkoder. Hvert strekkodebilde inneholder tekst under strekkodesymbolet som representerer strekkodeverdien. Dette gjør at strekkodedataene kan brukes selv når skanning av maskinvare ikke er tilgjengelig. Brukere kan skrive inn strekkodenummeret manuelt i søkeboksen for å finne elementet på et nettsted.

11. Hvis du vil kreve at dokumenter som er underlagt denne policyen, har etiketter, klikker du Aktiver etiketter og angir deretter innstillingene du vil bruke for etikettene.

    Slik aktiverer du etiketter

    					1.	Hvis du vil kreve at brukere legger til en etikett i et dokument, merker du avfor Be brukerne om å sette inn en etikett før lagring eller utskrift . Obs!: Hvis du vil at etikettene skal være valgfrie, må du ikke merke av for dette alternativet.
    					2.	Hvis du vil låse en etikett slik at den ikke kan endres etter at den er satt inn, merker du av for Forhindre endringer i etiketter etter at de er lagt til . Denne innstillingen hindrer at etikettekteksten oppdateres når etiketten er satt inn i et element i et klientprogram, for eksempel Word, Excel eller PowerPoint. Hvis du vil at etiketten skal oppdateres når egenskapene for dette dokumentet eller elementet oppdateres, merker du ikke av for dette alternativet.
    					3.	Skriv inn teksten for etiketten slik du vil at den skal vises, i boksen Etikettformat. Etiketter kan inneholde opptil 10 kolonnereferanser, som hver kan inneholde opptil 255 tegn. Gjør følgende for å opprette formatet for etiketten: Skriv inn navnene på kolonnene du vil inkludere i etiketten, i den rekkefølgen du vil at de skal vises i. Omslutt kolonnenavnene i klammeparenteser ({}), som vist i eksemplet på Rediger policy-siden. Skriv inn ord for å identifisere kolonnene utenfor hakeparentesene, som vist i eksemplet på Rediger policy-siden.
    					4.	Hvis du vil legge til et linjeskift, skriver du inn\n der du vil at linjeskiftet skal vises.
    					5.	Velg skriftstørrelsen og stilen du vil bruke, og angi om du vil plassere etiketten til venstre, midtstilt eller til høyre i dokumentet. Tips!: Velg en skrift og stil som er tilgjengelig på brukernes datamaskiner. Størrelsen på skriften påvirker hvor mye tekst som kan vises på etiketten.
    					6.	Skriv inn høyden og bredden på etiketten. Etiketthøyden kan variere fra 0,25 tommer til 20 tommer, og etikettbredden kan variere fra 0,25 tommer til 20 tommer. Etikettteksten er alltid loddrett midtstilt i etikettbildet.
    					7.	Klikk Oppdater for å forhåndsvise etikettinnholdet.

12. Klikk på OK.

Du kan definere en oppbevaringspolicy som bare gjelder for en bestemt liste, et bibliotek eller en mappe. Hvis du oppretter en oppbevaringspolicy på denne måten, kan du imidlertid ikke bruke denne policyen på nytt på andre lister, biblioteker, mapper eller områder.

Hvis du vil bruke én enkelt oppbevaringspolicy på alle typer innhold på én enkelt plassering, vil du mest sannsynlig bruke plasseringsbasert oppbevaring. I de fleste andre tilfeller vil du kontrollere at en oppbevaringspolicy er angitt for alle innholdstyper.

Hvis du vil definere en annen policy for informasjonsbehandling enn oppbevaring til en liste eller et bibliotek, må du definere en policy for informasjonsbehandling for hver enkelt listeinnholdstype som er knyttet til listen eller biblioteket. Se Opprette en policy for en områdeinnholdstype i denne artikkelen for mer informasjon.

Du må minst ha tillatelsen Behandle lister for å endre policyinnstillingene for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek.

1. Gå til listen eller biblioteket du vil angi en policy for informasjonsbehandling for.

2. Klikk Innstillinger , Bibliotekinnstillinger for et dokumentbibliotek.

   Hvis du ikke ser disse menyelementene, eller for en liste, klikker du bibliotek - eller listefanen på båndet, og deretter klikker du Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

3. Klikk Policyinnstillinger for informasjonsbehandling under Tillatelser og behandling.

4. På siden Innstillinger for policy for informasjonsbehandling må du kontrollere at oppbevaringskilden for listen eller biblioteket er satt til Bibliotek og Mapper. Hvis innholdstypen vises som kilden, gjør du følgende:

   • Klikk Endre kilde.

   • Velg Bibliotek og mapper under Oppbevaringskilde på rediger policy-siden. Du blir varslet om at oppbevaringspolicyer for innholdstype ignoreres.

   • Klikk på OK.

5. Skriv inn en kort beskrivelse for policyen du oppretter, under Bibliotekbasert tidsplan for oppbevaring på rediger policy-siden.

6. Klikk Legg til en oppbevaringsfase under Ikke-poster...

   Viktig!: Vær oppmerksom på at du kan velge å definere forskjellige oppbevaringspolicyer for poster under Poster ved å velge alternativet Definer ulike oppbevaringsfaser for poster.

7. Velg et alternativ for oppbevaringsperiode i dialogboksen Faseegenskaper for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe. Gjør ett av følgende:

   • Hvis du vil angi utløpsdatoen basert på en datoegenskap, klikker du Denne fasen er basert på en datoegenskap på elementet, og deretter velger du dokument- eller elementhandlingen (for eksempel Opprettet eller Endret) og tidsintervallet etter denne handlingen (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe.

   • Hvis du vil bruke en egendefinert oppbevaringsformel til å bestemme utløpsdato, klikker du Angi etter en egendefinert oppbevaringsformel som er installert på denne serveren.

     Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er konfigurert av administratoren.

   • Under Handling angir du hva du vil skal skje når dokumentet eller elementet utløper. Hvis du vil at en bestemt handling skal skje med dokumentet eller elementet (for eksempel sletting), velger du en handling fra listen.

8. Alternativet Start en arbeidsflyt er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for en liste, et bibliotek eller en innholdstype som allerede har en tilknyttet arbeidsflyt. Du vil da få et valg av arbeidsflyter å velge mellom.

9. Velg Gjenta handlingen i denne fasen i Regelmessighet-delen...og angi hvor ofte du vil at handlingen skal gjentas.

   Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte, kan gjentas. Du kan for eksempel ikke angi regelmessighet for handlingen Slett permanent.

10. Klikk på OK.

Hvis policyer for informasjonsbehandling allerede er opprettet for området som policyer for områdesamling, kan du bruke én av policyene på en innholdstype. Ved å gjøre dette kan du bruke den samme policyen på flere innholdstyper i en områdesamling som ikke deler samme overordnede innholdstype.

1. Gå til listen eller biblioteket som inneholder innholdstypen du vil bruke en policy for.

2. Klikk Innstillinger , Bibliotekinnstillinger for et dokumentbibliotek.

   Hvis du ikke ser disse menyelementene, eller for en liste, klikker du bibliotek - eller listefanen på båndet, og deretter klikker du Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

3. Klikk Policyinnstillinger for informasjonsbehandling under Tillatelser og behandling.

4. Kontroller at policykilden er satt til innholdstyper, og velg innholdstypen du vil bruke policyen på, under Innholdstypepolicyer .

5. Klikk Bruk en policy for områdesamling i delen Angi policy, og velg deretter policyen du vil bruke fra listen.

   Obs!: Hvis alternativet Bruk en policy for områdesamling ikke er tilgjengelig, er ingen policyer for områdesamling definert for områdesamlingen.

6. Klikk på OK.

   Viktig!: Hvis listen eller biblioteket du arbeider med, støtter behandling av flere innholdstyper, kan du klikke innholdstypen du vil angi en policy for informasjonsbehandling for, under Innholdstyper . Dette tar deg direkte til trinn 5 ovenfor.

Del innholdstyper på tvers av områdesamlinger ved hjelp av et tjenesteprogram for forvaltede metadata for å konfigurere innholdstypepublisering. Innholdstypepublisering hjelper deg med å behandle innhold og metadata konsekvent på tvers av områdene, fordi innholdstyper kan opprettes og oppdateres sentralt, og oppdateringer kan publiseres til flere nettstedssamlinger eller webprogrammer som abonnerer.

Du kan definere en policy for informasjonsbehandling og deretter opprette en mal fra den for bruk på tvers av flere nettstedssamlinger. Denne metoden kan brukes hvis du vil ha en sikkerhetskopi av informasjonspolicyene, eller den kan også brukes som en alternativ metode for å bruke innholdstypepublisering for å bruke én policy på tvers av områdesamlinger. Du oppretter en mal eller sikkerhetskopi av policyen ved å eksportere policyen fra én områdesamling og deretter importere den til en lagret plassering eller til en annen områdesamling.

Eksportere en policy

1. Gå til Innstillinger , Innstillinger for nettsted i områdesamlingen der policyen befinner seg.

2. Klikk Policyer for områdesamling under Administrasjon av områdesamling på siden Innstillinger for område.

3. Klikk policyen du vil eksportere, bla til bunnen av policyen, og klikk deretter Eksporter.

4. Klikk Lagre i ledeteksten for å lagre eller åpne filen, og velg deretter en plassering du vil lagre filen på. Pass på at du velger en plassering som er tilgjengelig for områdesamlingene som importerer policyen.

5. Når dialogboksen Last ned fullført vises, klikker du Lukk.

Importere en policy til en annen områdesamling

Når du importerer en policy for informasjonsbehandling, kan du bruke den på flere innholdstyper på område- eller listenivå i en gitt områdesamling. Fordelene ved å gjøre dette er todelt: du trenger ikke å definere og bruke policyen på hver innholdstype på nytt, og du kan enklere administrere policyendringer ved å gjøre endringer i policyen på bare ett sted.

1. Gå til Innstillinger , Innstillinger for nettsted på hjemmesiden for områdesamlingen du vil bruke policyen på.

2. Klikk Policyer for områdesamling under Administrasjon av områdesamling.

3. Klikk Importer på siden Policyer for områdesamling, og klikk deretter Bla gjennom for å finne XML-filen for policyen.

4. Velg XML-filen der policyen er lagret, og klikk deretter Åpne.

5. Klikk Importer på siden Importer en områdesamlingspolicy for å legge til policyen i områdesamlingen.

Den importerte policyen kan nå brukes på én eller mange innholdstyper på område- eller listenivå. Se Bruke en policy for områdesamling på en innholdstype tidligere i denne artikkelen.