Lage og bruke policyer for informasjonsbehandling

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Policyer for informasjonsbehandling gjør det mulig å kontrollere hvem som har tilgang til organisasjonsinformasjon, hva de kan gjøre med det, og hvor lang tid å beholde den. En policy kan hjelpe deg med å overholde samsvar med juridiske og statlige forskrifter eller interne forretningsprosesser. Som administrator, kan du konfigurere en policy som styrer hvordan du sporer dokumenter, som har tilgang til dokumenter, og hvor lang tid å beholde dokumenter.

Hver policy kan opprette et sett med regler for en bestemt innholdstype. Hver regel i en policy er en policyfunksjon for. For eksempel en informasjon policyfunksjoner for informasjonsbehandling kan angi hvor lenge en type innhold skal beholdes.

Obs!: Policyer for informasjonsbehandling er kompilert ved hjelp av en informasjon Management policyen tidtakerjobben, administreres av Microsoft, som kjører ukentlig. Derfor policyer kanskje ikke i kraft umiddelbart. Frekvens og datoen for informasjon om behandling policyen tidtakerjobben kan ikke endres.

En policy for informasjonsbehandling kan opprettes på et område på tre forskjellige måter:

  1. Opprette en policy for informasjonsbehandling du bruker på flere innholdstyper i en områdesamling.

  2. Opprette en policy for informasjonsbehandling for en områdeinnholdstype.

  3. Opprette en policy for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek.

Aktivere Områdepolicy funksjonen lar administratorer for områdesamlinger angi oppbevaringsplaner som gjelder for et område og alt innholdet. Aktivere denne funksjonen:

  1. Gå til hjemmesiden for områdesamlingen du vil aktivere funksjonen for Områdepolicy.

    Gå til Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , Innstillinger for område.

  2. Velg Funksjoner i områdesamling under Administrasjon av områdesamling.

  3. Rull til Områdepolicy. På høyre side, hvis du ikke ser aktiv, velger du Aktiver.

Hvis du vil sikre at det er brukt en policy for alle dokumenter av en bestemt type i en områdesamling, bør du vurdere å opprette policyen på områdesamlingsnivå og deretter Angi policyen for innholdstyper. Dette kalles policyer for områdesamling.

  1. Gå til Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , Innstillinger for område.

  2. Klikk policyer for områdesamling på siden for områdeinnstillinger, i listen Administrasjon av områdesamling.

  3. Klikk Opprett på siden policyer for områdesamling.

  4. Skriv inn et navn og beskrivelse for policyen, og Skriv en kort policyutsagnet som forklarer brukerne hva policyen er for. En policyutsagnet kan være opptil 512 tegn.

  5. Se Opprette en policy for en innholdstype senere i denne artikkelen å lære hvordan du konfigurerer funksjonene du vil knytte til policyen.

  6. Klikk OK for å gå tilbake til siden policyer for områdesamling.

Legge til en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype, gjør det enkelt å knytte policyfunksjoner til flere lister eller biblioteker. Du kan velge å legge til en eksisterende policy for informasjonsbehandling for en innholdstype eller opprette en unik policy som er spesifikk for en individuell innholdstype.

Du kan også legge til en policy for informasjonsbehandling for en innholdstype som er spesifikk for lister. Dette har effekten av å bruke policyen bare for elementer i listen som bruker innholdstypen.

  1. Gå til Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , Innstillinger for område.

  2. Klikk innholdstyper for område på siden for områdeinnstillinger, i delen Gallerier for webdesigner.

  3. Velg innholdstypen du vil legge til en policy på siden Innstillinger for område innhold Type.

  4. Klikk Innstillinger for policy for informasjonsbehandling på siden innholdstype for område under Innstillinger.

  5. Velg Definer en policy på siden Innstillinger for Policy for informasjonsbehandling, og klikk deretter OK.

  6. Skriv inn et navn og beskrivelse for policyen på Rediger Policy-siden, og Skriv en kort beskrivelse som forklarer brukerne hva policyen er for. En beskrivelse kan være opptil 512 tegn.

  7. Velg de individuelle policyfunksjonene som du vil legge til policyen for informasjonsbehandling i de neste delene.

  8. Hvis du vil angi en oppbevaringsperiode for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, klikker du Aktiver oppbevaring, og angi deretter oppbevaringsperioden og handlingene du vil at skal skje når elementene utløper.

    Angi en oppbevaringsperiode

    1.

    Klikk Legg til en oppbevaringsfase for oppføringer...

    2.

    Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil angi utløpsdatoen basert på en datoegenskap, i hendelse-delen klikker du dette trinnet er basert på en datoegenskap på elementet, og velg deretter handlingen dokument eller element (for eksempel opprettet eller endret) og angir hvor lenge etter følgende handling (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe.

    • For å bruke en egendefinert formel for oppbevaring for å angi utløp, klikker du Bruk av en egendefinert formel for oppbevaring installert på serveren.

    Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er angitt av administratoren.

    3.

    Starte en arbeidsflyt-alternativet er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for listen, biblioteket eller innholdstypen som allerede har en arbeidsflyt tilknyttet. Deretter får du et valg for arbeidsflyter å velge mellom.

    4.

    I delen Regelmessighet, velger du Gjenta fasen... og angi hvor ofte du vil handlingen skal oppstår på nytt.

    Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte kan gjentas. Du kan for eksempel angi regelmessighet for handlingen Slette for godt.

    5.

    Klikk på OK.

  9. Hvis du vil aktivere overvåking for dokumenter og elementer som er underlagt denne policyen, klikker du Aktiver overvåking, og angi deretter hendelsene du vil overvåke.

    Aktivere sporing av endringer

    1.

    Merk av for Aktiver overvåking på Rediger Policy-siden i Formelrevisjon-delen, og velg deretter avmerkingsboksene ved siden av hendelsene du vil lagre overvåkingsspor for.

    2.

    Hvis du vil ber brukerne om å sette inn disse strekkodene i dokumenter, Merk av for Ber brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift.

    3.

    Klikk OK for å bruke funksjonen overvå policyen.

    Funksjonen overvåking policyen kan organisasjoner til å opprette og analysere overvåkingsspor for dokumenter og listeelementer som oppgavelister, Problemlister, diskusjonsgrupper og kalendere. Denne policyfunksjonen overvåkingslogg en som registrerer hendelser, for eksempel når innhold vises, redigeres eller slettes.

    Når sporing av endringer er aktivert som en del av en policy for informasjonsbehandling, kan administratorer vise overvåkingsdataene i bruksrapporter for policy som er basert i Microsoft Excel, og som oppsummere gjeldende bruk. Administratorer kan bruke disse rapportene til å bestemme hvordan informasjonen brukes i organisasjonen. Disse rapportene kan også hjelpe organisasjoner å bekrefte og dokumentere deres forskrifter eller for å undersøke potensielle problemer.

    Følgende informasjon registreres i overvåkingsloggen: navn på hendelsen, dato og klokkeslett på hendelsen, og systemnavnet på brukeren som utførte handlingen.

  10. Når strekkoder er aktivert som en del av en policy, kan de er lagt til dokumentegenskaper og vises i topptekstområdet på dokumentet som strekkoden er brukt. Som for eksempel dataetiketter, kan strekkoder også manuelt fjernes fra et dokument.

    Slik aktiverer du strekkoder

    1.

    Merk avmerkingsboksen Aktiver strekkoder i delen strekkoder på Rediger Policy-siden.

    2.

    Hvis du vil ber brukerne om å sette inn disse strekkodene i dokumenter, Merk av for Ber brukerne om å sette inn en strekkode før lagring eller utskrift.

    3.

    Klikk OK for å bruke strekkodefunksjonen policyen.

    Strekkodepolicyen genererer kode 39 standard strekkoder. Strekkodebilde av hver inneholder tekst under strekkodesymbolet som representerer strekkodeverdien. Dette gjør at strekkodedata som skal brukes selv når maskinvare for skanning ikke er tilgjengelig. Brukere kan manuelt skrive strekkodenummeret i søkeboksen for å finne elementet på et område.

  11. Hvis du vil kreve at dokumenter som er underlagt denne policyen ha etiketter, klikker du Aktiver etiketter, og angi deretter innstillingene du vil bruke for etikettene.

    Slik aktiverer du etikettene

    1.

    Hvis du vil kreve at brukerne å legge til en etikett i et dokument, Merk avforBer brukerne om å sette inn en etikett før lagring eller utskrift.

    Obs!: Hvis du vil ha etiketter er valgfri, ikke Merk denne avmerkingsboksen.

    2.

    Hvis du vil låse en etikett slik at den ikke kan endres etter at den er satt inn, merker du den for forhindre endringer i etiketter når de er lagt til.

    Denne innstillingen forhindrer etiketteksten oppdaterer når etiketten er satt inn i et element i en klientprogrammet for eksempel Word, Excel eller PowerPoint. Hvis du vil at etiketten skal oppdateres når egenskapene for dokumentet eller elementet oppdateres, ikke Merk denne avmerkingsboksen.

    3.

    I Etikett-boksen skriver du inn teksten for etiketten slik du vil det skal vises. Etiketter kan inneholde opptil 10 kolonnereferanser, hver av dem kan bestå av opptil 255 tegn. Hvis du vil opprette formatet for etiketten, gjør du følgende:

    Skriv inn navnene på kolonnene som du vil inkludere i etiketten i rekkefølgen du vil de skal vises. Sett kolonnenavn i klammeparenteser ({}), som vist i eksemplet på Rediger Policy-siden.

    Skriv inn ord for å identifisere kolonnene utenfor parentesene, som vist i eksemplet på Rediger Policy-siden.

    4.

    Hvis du vil legge til et linjeskift, skriver du inn \n der du vil at linjeskiftet skal vises.

    5.

    Velg skriftstørrelsen og stilen du vil bruke, og angi om du vil at etiketten skal plasseres til venstre, midterste eller høyre i dokumentet.

    Tips!: Velg en skrift og stil som er tilgjengelige på brukernes datamaskiner. Størrelsen på skriften påvirker hvor mye tekst kan vises på etiketten.

    6.

    Skriv inn høyden og bredden på etiketten. Etiketthøyde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer og etikettbredde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer. Etikettekst midtstilles alltid loddrett innenfor etikett-bilde.

    7.

    Klikk Oppdater for å forhåndsvise etikettinnholdet.

  12. Klikk på OK.

Du kan definere en oppbevaringspolicy som gjelder bare for en bestemt liste, bibliotek eller mappe. Hvis du oppretter en oppbevaringspolicy dette veien likevel, kan du bruke denne policyen på andre lister, biblioteker, mapper eller nettsteder på nytt.

Obs!: Du kan ikke bruke en policy for områdesamling i en policy for plasseringen basert.

Hvis du vil bruke en enkelt oppbevaringspolicy til alle typer innhold på ett sted, bør du mest sannsynlig bruke basert på sted oppbevaring. I de fleste andre tilfeller vil du vil kontrollere at det er angitt en oppbevaringspolicy for alle innholdstyper for område.

Obs!: Undermappene arver oppbevaringspolicy for overordnet, med mindre du velger å bryte arv og definere en ny oppbevaringspolicy på underordnet nivå.

Hvis du vil definere en policy for informasjonsbehandling enn oppbevaring i en liste eller bibliotek, må du definere en policy for informasjonsbehandling for hver enkelt listeinnholdstype som er knyttet til listen eller biblioteket. Se opprette en policy for en innholdstype for område i denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon.

Viktig!: Hvis du vil bytte fra innholdstypen til sted-baserte policyer for en liste eller bibliotek på et punkt, brukes bare oppbevaringspolicy som policyen basert på sted. Alle andre policyer for informasjonsbehandling (revisjoner, strekkoder og strekkoder) vil arves fra de tilknyttede innholdstypene.

Tips!: Plasseringen basert policyer kan deaktiveres for en områdesamling ved å deaktivere funksjonen bibliotek og mappe basert oppbevaring. Dette gjør det mulig for administratorer for områdesamling å sikre at policyer for innholdstype ikke overstyres av en Listeadministrator plasseringen basert policyer.

Du må minst ha tillatelsen Behandle lister til å endre innstillinger for policy for informasjonsbehandling for en liste eller et bibliotek.

  1. Gå til listen eller biblioteket du vil angi en policy for informasjonsbehandling.

  2. Klikk Innstillinger for Innstillinger: Oppdater profilen, installer programvare og koble den til skyen , Bibliotekinnstillinger for et dokumentbibliotek.

    Hvis du ikke ser disse menyelementer, eller for en liste, klikk kategorien bibliotek eller liste på båndet, og klikk deretter Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

  3. Under tillatelser og behandling klikker du Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.

  4. Kontroller at kilden for oppbevaring for listen eller biblioteket er satt til bibliotek og mapper på siden Innstillinger for Policy for informasjonsbehandling. Hvis Innholdstypen vises som kilde, gjør du følgende:

    • Klikk Endre kilde.

    • Velg bibliotek og mapper i delen Kilde oppbevaring på Rediger Policy-siden. Du blir varslet om at policyer for oppbevaring for innholdstype ignoreres.

    • Klikk på OK.

  5. Skriv inn en kort beskrivelse av policyen du oppretter i delen Biblioteket tidsplan for basert oppbevaring på Rediger Policy-siden.

  6. Under Ikke-poster, klikker du Legg til en oppbevaringsfase...

    Viktig!: Legg merke til at under poster, kan du velge å definere ulike oppbevaringspolicyer for poster ved å velge Definer ulike oppbevaring stadier for alternativet poster.

  7. Velg et alternativ for oppbevaringsperiode for å angi når dokumenter eller elementer er satt til å utløpe på fase Egenskaper-dialogboksen. Gjør ett av følgende:

    • Hvis du vil angi utløpsdatoen basert på en datoegenskap, i hendelse-delen klikker du dette trinnet er basert på en datoegenskap på elementet, og velg deretter handlingen dokument eller element (for eksempel opprettet eller endret) og angir hvor lenge etter følgende handling (for eksempel antall dager, måneder eller år) når du vil at elementet skal utløpe.

    • For å bruke en egendefinert formel for oppbevaring for å angi utløp, klikker du Bruk av en egendefinert formel for oppbevaring installert på serveren.

      Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis en egendefinert formel er angitt av administratoren.

    • Angi hva du vil skal skje når dokumentet eller elementet utløper under handling. Hvis du vil aktivere en bestemt handling skal skje til dokument eller element (for eksempel sletting), velg en handling fra listen.

  8. Starte en arbeidsflyt-alternativet er bare tilgjengelig hvis du definerer en policy for listen, biblioteket eller innholdstypen som allerede har en arbeidsflyt tilknyttet. Deretter får du et valg for arbeidsflyter å velge mellom.

  9. I delen Regelmessighet, velger du Gjenta fasen... og angi hvor ofte du vil handlingen skal oppstår på nytt.

    Obs!: Dette alternativet er bare tilgjengelig hvis handlingen du valgte kan gjentas. Du kan for eksempel angi regelmessighet for handlingen Slette for godt.

  10. Klikk på OK.

Hvis du allerede er opprettet policyer for informasjonsbehandling for området som policyer for områdesamling, kan du bruke én av policyene for en innholdstype. Gjør dette, kan du bruke samme policy for flere innholdstyper i en områdesamling som ikke deler samme overordnet innholdstype.

Obs!: Hvis du ønsker å bruke policyer for flere innholdstyper i en områdesamling, og du har en forvaltede Metadata tjeneste konfigurert, kan du bruke innholdstypepublisering til å publisere ut policyer informasjonsbehandling til flere områdesamlinger. I denne artikkelen hvis du vil ha mer informasjon, se bruke en policy for innholdstyper på tvers av områdesamlinger .

  1. Gå til listen eller biblioteket som inneholder innholdstypen du vil bruke en policy.

  2. Klikk Innstillinger for Innstillinger: Oppdater profilen, installer programvare og koble den til skyen , Bibliotekinnstillinger for et dokumentbibliotek.

    Hvis du ikke ser disse menyelementer, eller for en liste, klikk kategorien bibliotek eller liste på båndet, og klikk deretter Bibliotekinnstillinger eller Listeinnstillinger.

  3. Under tillatelser og behandling klikker du Innstillinger for policy for informasjonsbehandling.

  4. Kontroller at policykilden er satt til Innholdstyper, og under Innhold Type policyer Velg innholdstypen du vil bruke til policy.

  5. Klikk Bruk en policy for områdesamling i delen Angi policyen, og velg deretter policyen du vil bruke, fra listen.

    Obs!: Hvis alternativet Bruk en policy for områdesamling ikke er tilgjengelig, definert ikke noen policyer for områdesamling for områdesamlingen.

  6. Klikk på OK.

    Viktig!: Hvis listen eller biblioteket du arbeider med støtter behandling av flere innholdstyper, kan du klikke innholdstypen du vil angi en policy for informasjonsbehandling under Innholdstyper . Dette kommer du direkte til trinn 5 ovenfor.

Dele innholdstyper på tvers av områdesamlinger ved hjelp av et tjenesteprogram for forvaltede Metadata for å konfigurere innholdstypepublisering. Publisering av innholdstype lar deg behandle innhold og metadata konsekvent på tvers av områdene dine fordi innholdstyper kan opprettes og oppdatert sentralt, og oppdateringer kan publiseres ut på flere abonnementer områdesamlinger eller webprogrammer.

Du kan definere en policy for informasjonsbehandling og opprette en mal fra den for å bruke etter behov på tvers av flere områdesamlinger. Denne metoden kan brukes hvis du vil ha en sikkerhetskopi av informasjonspolicyer for, eller den kan også brukes som en alternativ metode til å bruke publisering av innholdstype for å bruke en policy på tvers av områdesamlinger. Du oppretter en mal eller en sikkerhetskopi av policyen ved å eksportere policyen fra én områdesamling og deretter importere den til en lagret plassering eller til en annen områdesamling.

Viktig!: Hvis du bruker eksport/import-funksjonen til å gjøre et sett med maler for gruppepolicy, Husk at det finnes en unik identifikator i policyen XML-filen. På grunn av dette kan importere du ikke policyen til et område mer enn én gang uten å endre identifikatoren.

Eksportere en policy

  1. Gå til Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , Innstillinger for område i områdesamlingen der policyen befinner seg.

  2. Klikk policyer for områdesamling, under Administrasjon av områdesamling på siden Innstillinger for område.

  3. Klikk policyen du vil eksportere, Rull ned til bunnen av policyen, og klikk deretter Eksporter.

  4. Ved ledeteksten for å lagre eller åpne filen, klikker du Lagre, og velg deretter en plassering for lagring av filen til. Pass på å velge en plassering som er tilgjengelig for områdesamlingene som importerer policyen.

  5. Når dialogboksen nedlastingen er fullført vises, klikker du Lukk.

Importere en policy til en annen områdesamling

Importere en policy for informasjonsbehandling kan du bruke den på flere innholdstyper på område- eller nivå i en angitt områdesamling. Fordelene ved å gjøre dette er tosidig: du trenger ikke å definere på nytt og bruke policyen for hver innholdstype, og du kan behandle policyendringer enklere ved å gjøre endringer i policyen i bare ett sted.

  1. Gå til Innstillinger Knappen for Office 365-innstillinger , Innstillinger for område på hjemmesiden for områdesamlingen der du vil bruke policyen.

  2. Klikk policyer for områdesamling i delen Administrasjon av områdesamling.

  3. Klikk Importer på siden policyer for områdesamling, og klikk deretter Bla gjennom for å finne XML-filen for policyen.

  4. Velg XML-filen der policyen er lagret, og klikk deretter Åpne.

  5. På siden Importer en Policy for områdesamling-siden, klikker du Importer for å legge til policyen i områdesamlingen.

Importerte policyen kan nå brukes på én eller flere typer innhold på området eller listen. Se Bruk en policy for områdesamling til en innhold skriver du inn tidligere i denne artikkelen.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×