Lære om Office 365 Grupper

Sist oppdatert 15. februar 2019

Office 365-grupper er en tjeneste som fungerer med Office 365-verktøyene du allerede kjenner, slik at du kan samarbeide med kollegene dine når du skriver dokumenter, oppretter regneark, arbeider på prosjektplaner, planlegger møter eller sender e-post.

Denne artikkelen gir deg en innføring i hva grupper er, og gir deg også noen nyttige koblinger til de neste trinnene.

For å få nyheter og videoer om Office 365-grupper kan du se Office-bloggene

Tips!: Hvis du leter etter informasjon om å bruke Outlook-kontaktgrupper til å sende e-post til en liste over personer, for eksempel en gruppe venner, se Opprette en kontaktgruppe eller distribusjonsliste til Outlook for PC.

Hva er Office 365 Grupper?

Med grupper i Office 365 kan du velge en samling med personer du ønsker å samarbeide med, og enkelt konfigurere et sett med ressurser som disse personene kan dele. Ressurser som en delt innboks i Outlook, delt kalender eller et dokumentbibliotek for samarbeid på filer.

Du trenger ikke å bekymre deg for å tilordne tillatelser til alle disse personene manuelt, for når du legger til medlemmer i gruppen, får de automatisk tillatelsene de trenger for verktøyene som gruppen stiller til rådighet. Grupper er også den nye og forbedrede opplevelsen for det vi pleide å bruke distribusjonslister eller delte postbokser til å gjøre.

Tips!: Se denne artikkelen hvis du vil ha informasjon om oppgradering av de tradisjonelle distribusjonslistene til Office 365 Grupper.

De bestemte ressursene som leveres, avhenger litt av gruppeopplevelsen som gruppen din ønsker. Når du vurderer alternativene, er det viktig å huske at én størrelse sjeldent passer for alle. Ulike grupper foretrekker kanskje å arbeide på forskjellige måter, og Office 365 har verktøy som muliggjør samarbeid i ønsket form for din gruppe.

Du kan opprette Office 365 Grupper fra en rekke verktøy, inkludert Outlook, Outlook på nettet, SharePoint, Planner, Teams og flere. Hvilket verktøy du velger å starte fra, avhenger litt av hva slags gruppe du arbeider med. I Microsoft har vi for eksempel en tendens til å starte fra Outlook når vi oppretter en gruppe som er organisert rundt e-post og kalender. Hvis gruppen er beregnet for bedriftsomfattende kommunikasjon, pleier vi å starte med Yammer. For chatbasert samarbeid starter vi gruppen vår fra Microsoft Teams.

Når du oppretter en gruppe, må du velge om du vil den skal være en privat gruppe eller en offentlig gruppe. Innholdet i en offentlig gruppe er synlig for hvem som helst i organisasjonen, og hvem som helst i organisasjonen kan bli med i gruppen. Innholdet i en privat gruppe er bare synlig for medlemmene av gruppen, og personer som vil bli med i en privat gruppe, må godkjennes av gruppeeieren.

Obs!: Grupper som er opprettet fra Outlook på nettet, er for øyeblikket private som standard.

Verken offentlige grupper eller private grupper kan vises eller åpnes av personer utenfor organisasjonen, med mindre de har blitt spesielt invitert som gjester.

Du finner mer informasjon om hvordan du endrer gruppene fra offentlig til privat (eller omvendt) i Gjør Office 365-grupper offentlig eller privat.

eiere, medlemmer og gjester

Gruppeeiere er moderatorene i gruppen. De kan legge til eller fjerne medlemmer og har unike tillatelser, som muligheten til å slette samtaler fra delt innboks eller endre ulike innstillinger for gruppen. Gruppeeiere kan gi nytt navn til gruppen, oppdatere beskrivelsen eller bildet og mer. Hvis du er kjent med SharePoint-roller, så er en gruppeeier lik en administrator for områdesamling.

Gruppemedlemmene er vanlige brukere i organisasjonen som bruker gruppen til å samarbeide. De kan få tilgang til alt i gruppen, men kan ikke endre gruppeinnstillingene. I SharePoint kalles de områdemedlemmer. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du legger til eller fjerner medlemmer, kan du se Legg til og fjerne gruppemedlemmer i Outlook.

Gjester ligner på gruppemedlemmer, men de er utenfor organisasjonen. Som standard kan brukere invitere gjester til å bli med i gruppen, og du kan styre denne innstillingen. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Gjestetilgang i Office 365-grupper.

Velg hvilken typer grupper du vil bruke:

Hvis du foretrekker delt innboksmodus for samarbeid, er gruppeopplevelsen i Outlook noe for deg. Ved å opprette en gruppe i Outlook får du:

  • Delt innboks – for e-postdiskusjoner mellom medlemmene. Denne innboksen har en e-postadresse og kan konfigureres til å godta meldinger fra personer utenfor gruppen, eller til og med utenfor organisasjonen, ikke ulikt en tradisjonell distribusjonsliste.

  • Delt kalender – for planlegging av aktiviteter knyttet til gruppen

  • SharePoint-dokumentbiblioteket – et sentralt sted hvor gruppen kan lagre og dele filer

  • Delt OneNote-notatblokk – for å innhente idéer, undersøkelser og informasjon

  • SharePoint-gruppeområde – en sentral database for informasjon, koblinger og innhold relatert til gruppen

  • Planner– for å tilordne og behandle prosjektoppgaver blant gruppemedlemmene dine

Du trenge ikke å opprette noen av disse ressursene manuelt – oppretting av gruppen gjør at disse opprettes for deg automatisk, og nødvendige tillatelser for gruppemedlemmene tildeles også automatisk, så dermed kan medlemmene komme i gang umiddelbart.

Du kan få tilgang til disse ressursene gjennom den velkjente Microsoft Outlook 2016-skrivebordsklienten via Outlook på nettet, via Outlook 2016 for Mac (bare med delt innboks), via Outlook Mobile. Du finner Office 365-gruppene i navigasjonsruten til venstre i Outlook for skrivebordet eller på nettet.

Du finner gruppene i navigasjonsruten til venstre i skrivebordsversjonen for Outlook eller Outlook på nettet.

Med det nye pekerfølsomme Office 365 Grupper-kortet har du kjapp tilgang til delte grupperessurser. Bare hold musepekeren over gruppenavnet i Outlook på nettet eller SharePoint.

Bilde av det nye pekerfølsomme Office 365 Grupper-kortet

Den nyeste delen av vår samarbeidsartikkel er Microsoft Teams. Microsoft Teams er den indre løkken for gruppen – et vedvarende chatbasert arbeidsområde der du kan ha uformelle samtaler i sanntid om veldig fokuserte emner eller bestemte undergrupper i gruppen. 

Yammer sammenfører bedriftens sosiale opplevelse og samarbeid. Det hjelper deg å få nye kontakter og gjøre nye oppdagelser på tvers av organisasjonen. Det kan hjelpe hele bedriften å kommunisere og diskutere idéer eller felles interesseområder.

Når du oppretter en Office 365-tilkoblet gruppe i Yammer, vil du få:

  • Yammer-gruppe – et felles sted å føre samtaler og dele informasjon

  • SharePoint-dokumentbiblioteket – et sentralt sted for gruppen å lagre og dele filer

  • Delt OneNote-notatblokk – for å innhente idéer, undersøkelser og informasjon

  • SharePoint-gruppenettsted – et sentralt oppbevaringssted for informasjon, koblinger og innhold som er relatert til gruppen

  • Planleggeren – for å tilordne og behandle prosjektoppgaver blant gruppemedlemmene

Du kan få tilgang til disse verktøyene gjennom Yammer i nettleseren eller bruke Yammer-appen på en iOS-, Android- eller Windows Phone-enhet.

Når en gruppe i Outlook ikke lenger har noe formål, kan du slette den for å frigjøre systemressurser, og fjerne gruppen fra oppføringer og visninger. Se: Slette en gruppe. Hvis du ikke ønsker å måtte huske å slette foreldede grupper, kan administratoren angi utløpspolicyer som fører til at gamle grupper utløper og fjernes automatisk etter en angitt tidsperiode. Se: Utløpspolicy for Office 365-gruppe.

Obs!: Innholdet i denne kategorien er ment for administratorer.

Det finnes tre primære modeller av klargjøring i Office 365-grupper: Åpen, IT-styrt eller Styrt. Hver enkelt har sine fortrinn.

Modell

Fordeler

Åpen (standard)

Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov uten å måtte vente på, eller mase på, IT-avdelingen

IT-styrt

Brukerne ber om en gruppe fra IT-avdelingen. IT-avdelingen kan hjelpe dem med å velge de beste samarbeidsverktøyene for deres behov

Styrt

Opprettelse av grupper er begrenset til bestemte personer, team eller tjenester (se: Styre hvem som kan opprette Office 365 Grupper)

Hvis du vil styre hvordan Office 365-grupper navngis, kan du bruke navngivningspolicy for å tvinge gruppenavn til å følge visse standarder, blant annet prefikser eller suffikser samt blokkering av støtende navn. Se Navngivningspolicy for grupper i Office 365 for mer informasjon.

Hver gruppe har minst én eier som kan legge til eller fjerne medlemmer og gjøre grunnleggende kuratering for gruppen og innholdet. Eieren gjør vanligvis dette i Outlook. Se: Legge til og fjerne medlemmer av gruppen i Outlook. Hvis en gruppeeier (eller eiere) forlater organisasjonen av en eller annen grunn, kan administratoren tilordne en ny eier for gruppen. Se Tilordne en ny eier til en frittstående gruppe.

Hvis du har administratorrettigheter i Exchange Online, kan du dessuten administrere gruppene fra administrasjonssenteret for Office 365 (se Administrere gruppemedlemskap i administrasjonssenteret for Office 365) eller fra PowerShell (se Behandle Office 365-grupper med PowerShell) .

Det kan komme et tidspunkt da du vil slette en gruppe fra leieren. Hvis du ønsker informasjon om hvordan du sletter en gruppe, kan du se: Slette en gruppe. Hvis en gruppe ved et uhell slettes, kan administratorer gjenopprette denne gruppen i opptil 30 dager, se: Gjenopprette en slettet Office 365-gruppe.

Hvis du foretrekker en mer automatisert måte å håndtere livssyklusen for Office 365-grupper på, kan du bruke utløpspolicyer for å angi når grupper skal utløpe (på et bestemt tidsintervall). Gruppens eiere får en e-postmelding 30, 15 og 1 dag(er) før gruppens utløp, noe som gjør det enkelt for vedkommende å fornye gruppen hvis det ennå trengs. Se: Utløpspolicy for Office 365-gruppe.

Grenser for en gruppe

Maksimum ...

Verdi

Eiere per gruppe

100

Grupper en bruker kan opprette

250

Grupper en administrator kan opprette

Opp til standardgrensen for leiere på 500K

Antall medlemmer

Mer enn 1000, men bare 1000 kan få tilgang til gruppesamtalene samtidig.

Brukere kan merke forsinkelser ved tilgang til kalenderen og samtaler i veldig store grupper i Outlook

Antall grupper en bruker kan være medlem av

1000

Fillagring

1 TB + 10 GB per abonnerende bruker + eventuell ekstra lagringsplass som kjøpes. Du kan kjøpe ubegrenset ekstra lagringsplass.

Størrelse på gruppepostboksen

50 GB

Standard maksimalt antall grupper en Office 365-organisasjon kan ha, er for øyeblikket 500 000.

Hvis du planlegger å bruke funksjonen «Group Writeback» (gruppe-writeback) fra Azure Active Directory Connect-verktøyet, er den maksimale lengden 448 tegn relatert til «Beskrivelse»-attributtet.

Hvis du vil ha mer informasjon om lagringsplass for SharePoint Online, kan du se Begrensninger for SharePoint Online og Grenser og begrensinger for SharePoint Online-programvaren.

Å administrere Office 365-gruppene er mer effektivt når du aktiverer informasjon om gruppers bruk. Administrasjonssenteret for Office 365 har et rapporteringsverktøy som lar deg se ting, som bruk av lagringsplass, hvor mange aktive grupper du har, og til og med hvordan brukerne bruker gruppene. Se: Office 365-rapporter i administrasjonssenteret for mer informasjon.

Office 365-grupper gir deg en rekke verktøy for samsvar, informasjonsbeskyttelse og i tillegg eDiscovery.

Se også

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×