Det er enkelt å opprette en melding i Microsoft Outlook som bruker svarknapper til å stille mottakerne spørsmål med et bestemt og begrenset sett med svar. Når mottakerne svarer ved hjelp av svarknappene, kan du enten automatisk tabulere resultatene av avstemningen i Outlook eller eksportere svarene til et Excel regneark.
Legg til svarknapper
Obs!:
-
En Microsoft Exchange Server-konto kreves.
-
Hvis du krypterer en Outlook-melding som inneholder svarknapper, kan ikke meldingsmottakere se dem. Denne funksjonen støttes for øyeblikket ikke.
-
Opprett en ny e-postmelding, eller svar på eller videresend en melding du har mottatt.
-
Klikk Bruk svarknapper i Sporing-gruppen på Fanen Alternativer.
-
Gjør ett av følgende:
-
Godkjenne; Avvise
Brukes når du trenger en autorisasjon for en handling. Du kan for eksempel sende en e-postforespørsel til flere mottakere som søker godkjenning av et prosjektforslag. -
Ja; Nei
Brukes når du trenger enten et ja eller nei. Dette er en god måte å ta en rask avstemning på. -
Ja; Nei; Kanskje
Brukes når du ikke vil begrense valgene til ja og nei. Dette svaralternativet gir et alternativt svar. -
Egendefinerte
Brukes til å opprette dine egne navn på egendefinerte svarknapper. Du kan for eksempel be kollegene dine om å velge mellom tre dager i uken for et regelmessig ukentlig personalmøte.
-
Egendefinert svarknapp
Hvis du velger en egendefinert svarknapp, gjør du følgende:
-
Merk av forBruk svarknapper under Alternativer for svar og sporing i dialogboksen Egenskaper.
-
Bruk standardknappalternativene, eller slett standardalternativene, skriv deretter inn teksten du vil bruke, og bruk semikolon til å skille knappenavnene.
-
Klikk Lukk.
Viktig!: Hvis du bruker IRM-tillatelser (Information Rights Management) (fanen Alternativer > kommandoen Tillatelse) i en melding, vises ikke svaralternativene for mottakerne.
-
Mottakere kan stemme i leserute eller i en åpen melding. Klikk klikk klikk her i leseruten for å stemme i meldingshodet, og klikk deretter alternativet du vil bruke. Klikk Svar i Svar-gruppen på Melding-fanen i en åpen melding, og klikk deretter alternativet du vil bruke.
-
Avsenderen kan se alle svarene i en tabell. Klikk på avsenderens svarte linje i meldingshodet i en av svarmeldingene, og klikk deretter Vis svarsvar.
Se gjennom svarresultatene
-
Åpne den opprinnelige meldingen med svarknapper du har sendt. Denne meldingen ligger normalt i mappen Sendte elementer.
-
Klikk Oppfølging i Vis-gruppen i kategorien Melding.
Obs!: Sporing vises ikke før minst én mottaker av e-postmeldingen har svart med sin stemme.
Spore og skrive ut resultater
Når du oppretter og sender en e-postmelding med svarknapper til andre, kan du spore og skrive ut resultatene. Du kan raskt kopiere svarresultatene til et tomt Word-dokument eller en ny e-postmelding, eller du kan kopiere dem til Excel, slik at du kan arbeide med dataene senere.
-
Åpne e-postmeldingen med avspørringen du sendte, i Sendte elementer-mappen i Outlook.
-
Klikk Melding > Oppfølging.
Tips!: Oppfølging-knappen vises ikke før minst ett svar er avgitt.
-
Gjør ett av følgende for å skrive ut resultatene:
-
Trykk ALT + PRINTSCR (PrtScrn) på tastaturet hvis du vil ta en rask utskrift, og gjør deretter ett av følgende:
-
Klikk Tomt dokument i Word, og klikk deretter Lim inn.
-
Klikk Hjem > Ny e-post i Outlook, og klikk deretter Lim inn.
Klikk Fil > Skriv ut, angi en skriver, og klikk deretter Skriv ut.
-
-
Hvis du vil sortere og arbeide med dataresultatet i Excel, gjør du først følgende:
-
Klikk Melding > Oppfølging.
-
Trykk og hold CTRL på tastaturet, og klikk og dra musen for å merke alle navnene og svarene i listen.
-
Trykk CTRL+C på tastaturet.
-
Åpne Excel, og velg Tom arbeidsbok.
-
Høyreklikk cellen øverst til venstre, og klikk deretter Lim inn.
-
-
Hvis du vil justere kolonnene så de passer teksten, plasserer du markøren mellom kolonneoverskriftene og dobbeltklikker.
Klikk Fil > Skriv ut, angi en skriver, og klikk deretter Skriv ut.
-
