Koble og spore e-postmeldinger i Business Contact Manager

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Holde oversikt over e-postmeldinger til og fra personer som er knyttet til bedriften din kan være en overveldende oppgave, og når du mister oversikten over meldinger, kan du miste salgsmuligheter for. For å løse dette, blir Business Contact Manager for Outlook business- post til en virtuell innboksen ved slik at du kan koble e-postmeldinger til den.

Denne artikkelen beskriver hvordan du kan koble individuelle e-postmeldinger til Business Contact Manager for Outlook oppføringer og hvordan du setter opp e-kobling og sporing automatisk koble meldinger til oppføringer, inkludert forretningsprosjekter.

Viktig!: Hvis det er flere brukere av databasen, kan alle brukere som har tilgang til databasen se koblede e-postmeldinger.

Hva vil du gjøre?

Koble individuelle e-postmeldinger til oppføringer

Automatisk koble e-postmeldinger til oppføringer

Deaktiver e-post kobling og sporing

Forstå personvern og sikkerhet problemer med e-kobling og sporing i en delt database

Slette e-postmeldinger fra en oppføring

Koblingen e-postmeldinger til oppføringer

Du kan koble e-postmeldinger til Konto og Forretningskontakt oppføringstyper og forretningsprosjekter. Og deretter med noen få klikk kan du vise meldinger som er koblet til oppføringen.

Når du kobler forretningskontakter og forretningsprosjekter til en konto, kan du også vise e-postmeldinger som er knyttet til hver forretningskontakt og forretningsprosjekt i kommunikasjonsloggen for forretningsforbindelsesoppføringen.

Automatisk koble e-postmeldinger til oppføringer

E-post-kobling og sporing funksjonen aktiverer du automatisk koble og spore e-postmeldinger fra kontoer og forretningskontakter, Les gamle, og se gjennom meldingene selv kan du har sendt til dem. Du kan også automatisk koble e-postmeldinger etter underlagt forretningsprosjekter.

Til toppen av siden

Koble individuelle e-postmeldinger til oppføringer

E-postmeldingene du kobler til en forretningsforbindelse, forretningskontakt eller forretningsprosjekt oppføring forbli i Outlook. E-postmeldingene vises også i kommunikasjonsloggen for posten og Kommunikasjonslogg-mappe av Business Contact Manager for Outlook.

Fire KB av meldingen er lagret i Business Contact Manager-databasen, slik at du har fremdeles tilgang til hele eller deler av meldingen, selv om det slettes fra Outlook. Hvis den opprinnelige meldingen er større enn 4 KB, vil du bare har tilgang til en del av meldingen hvis den er slettet fra Outlook.

  1. Klikk eller åpne e-postmeldingen du vil koble til en oppføring i Outlook.

  2. Klikk koble til oppføring i arbeid-gruppen på båndet.

  3. Klikk typen oppføring du vil finne, i dialogboksen koble til Business Contact Manager-oppføring i Elementtype-listen.

    Obs!: Hvis du velger en salgsmulighetsoppføring, koblet e-postmeldingen faktisk til forretningsforbindelse eller forretningskontakt av salgsmulighetsoppføringen.

  4. Klikk en oppføring i listen over poster.

    Hvis du vil koble elementet til mer enn én post, velger du postene.

Hvordan velger jeg flere oppføringer?

Hvis du vil merke oppføringer som står ved siden av hverandre, holder du nede SKIFT mens du klikker den første og siste oppføringer i gruppen du vil legge til. Hvis du vil merke oppføringer som ikke står ved siden av hverandre, holder du nede CTRL mens du klikker de individuelle oppføringene. Hvis du vil merke alle oppføringer, klikker du én av dem, og deretter trykker du CTRL+A.

  1. Klikk Koble til under Koblede oppføringer.

    Oppføringene du valgte, er oppført i boksen Kobling til.

  2. Klikk på OK.

Vise e-postmeldinger som er knyttet til en post

Hvis du vil se e-postmeldinger som er knyttet til en oppføring, åpne oppføringen, og klikk deretter Logg-fanen.

E-postmeldingene, i tillegg til eventuelle andre kommunikasjonsloggelementene som er koblet til oppføringen vises.

Hvis du vil ha informasjon om andre kommunikasjonsloggelementer, kan du se spore kommunikasjon med kunder i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Automatisk koble e-postmeldinger til oppføringer

Fra klokkeslettet du aktiverer E-post-kobling og -sporing kobles automatisk en ny e-postmeldinger til eller fra valgte e-postadressene til postene.

Du kan også søke etter tidligere e-postmeldinger og koble dem til oppføringer, også.

Meldinger vises i kommunikasjonsloggen for posten som inneholder den valgte e-postadressen.

Hvis du kobler fra en e-postmelding, og det finnes ingen eksisterende Business Contact Manager for Outlook-post som samsvarer med e-postadressen, kobling og sporing av funksjonen oppretter en ny forretningskontaktoppføring og koblinger i e-postmelding til den.

Til toppen av siden

Før du kobling og sporing

Før du aktiverer e-kobling og sporing, gjør du følgende:

Bekreft at du har skrevet inn e-postadresser i Business Contact Manager for Outlook-postene dine.

  1. Klikk én av følgende mapper under Business Contact Manager i navigasjonsruten for å vise arbeidsområdet:

    • Kontaktbehandling.

    • Salg.

    • Prosjektstyring.

  2. Klikk fanen som inneholder oppføringen du vil bruke, og dobbeltklikk deretter oppføringen for å åpne den.

  3. Kontroller at det er oppført i en e-postadresse i feltet e-postadresse.

Kontroller at Outlook er satt opp til lagre sendte meldinger til Sendte elementer-mappen.

For å enkelt koble og spore utgående meldinger, kan du lagre sendte meldinger i Sendte elementer-mappen.

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk Alternativer.

  3. Klikk e-post, og deretter blar du til delen Lagre meldinger.

  4. Kontroller at det er merket av ved siden av Lagre kopier av meldinger i Sendte elementer-mappen. Hvis du vil også koble og spore videresendte meldinger, kontroller at avmerkingsboksen Lagre videresendte meldinger er valgt, også.

  5. Klikk på OK.

For å beskytte personvernet Hvis du deler databasen Business Contact Manager for Outlook med andre brukere, e-postmeldinger er merket personlig, privat eller konfidensielt ikke koblet og spores.

Til toppen av siden

Konfigurere e-kobling og sporing

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager, og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing.

  3. Merk avmerkingsboksen ved siden av e-postadressene du vil koble og spore i kategorien e-post i dialogboksen Behandle kobling og sporing.

    Hvis en oppføring inneholder mer enn én e-postadresse, vises oppføringen for forretningsforbindelse eller forretningskontakt mer enn én gang.

    Dialogboksen Behandle kobling og sporing.

  4. Fjern merket ved siden av e-postadresser som du ikke vil koble og spore.

  5. Klikk kategorien mapper.

    Alle mappene er valgt som standard.

    Obs!: Hvis du har alle Outlook-reglene som er konfigurert til å rute e-postmeldinger til andre mapper, må du passe på å merke disse mappene i kategorien mapper til å koble og spore disse meldingene.

  6. Klikk på OK.

    Alle fremtidige e-postmeldinger til og fra de valgte adressene i de valgte mappene spores automatisk.

    Du kan også konfigurere kobling og sporing fra en e-postmelding. Klikk i innboksen, eller åpne e-postmeldingen. Klikk kobling og sporing i arbeid-gruppen på båndet. Velg e-postadressene i dialogboksen kobling og sporing, og klikk deretter OK. Hvis det finnes ingen eksisterende Business Contact Manager for Outlook-post som samsvarer med e-postadressen, oppretter koble e-postadressen en forretningskontaktoppføring.

Til toppen av siden

Koble gamle meldinger til forretningsforbindelser og forretningskontakter

Hvis du vil koble meldinger du har mottatt før aktivering av e-kobling og sporing Business Contact Manager for Outlook kan finne meldingene for deg og knytte dem til forretningsforbindelser og forretningskontakter.

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager, og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing.

  3. Gjør følgende i dialogboksen Behandle kobling og sporing Hvis det er nødvendig:

    • Merk av for forretningsforbindelser eller forretningskontakter som har sendt meldingene du vil søke etter og koble.

    • Fjern vil merket ved siden av en hvilken som helst forretningsforbindelser eller forretningskontakter som har tidligere meldinger du ikke koble.

      Hvis en oppføring inneholder mer enn én e-postadresse, vises oppføringen for forretningsforbindelse eller forretningskontakt mer enn én gang.

  4. Hvis du vil angi hvor Business Contact Manager for Outlook søker etter tidligere meldinger, i kategorien mapper Merk eller fjern merket ved siden av mappenavnene.

  5. Klikk Søk og koble.

    dialogboksen Behandle kobling og sporing med knappen Søk og koble uthevet.

  6. Hvis du vil utelate e-postmeldinger som er eldre enn en bestemt dato, Merk av for Ignorer e-post eldre enn i dialogboksen Koble eksisterende e-post, og klikk deretter en dato fra kalenderen.

  7. Klikk Start.

  8. Når Søk og koble er fullført, klikker du Lukk.

  9. Endre om nødvendig valgene for fremtidige e-postmeldinger i dialogboksen Behandle kobling og sporing.

    Viktig!: Hvis du klikker OK i dialogboksen Behandle kobling og sporing uten å endre den valgte e-postadresser og mapper, koblet fremtidige e-postmeldingene og sporet basert på valgene du brukte for søk og koble.

  10. Klikk OK i dialogboksen Behandle kobling og sporing.

Til toppen av siden

Koblingen e-postmeldinger etter underlagt forretningsprosjekter

Du kan koble e-postmeldinger til en forretningsprosjektoppføring basert på emnet for e-postmeldingene. Hvis du vil ha mer informasjon om oppføringer for forretningsprosjekter, kan du se organisere forretningsprosjekter i Business Contact Manager.

Advarsel!: Hvis du kobler meldinger til et forretningsprosjekt, og deretter vil deaktivere kobling og sporing, må du deaktivere det for hver unike e-postemne.

Hvis du vil ha informasjon, kan du se deaktivere e-kobling og sporing etter emne senere i denne artikkelen.

  1. Klikk eller åpne e-postmeldingen du vil koble til din forretningsprosjektoppføring.

  2. Klikk kobling og sporing i arbeid-gruppen på båndet.

  3. Klikk kategorien E-postemne i dialogboksen kobling og sporing.

    Dialogboksen Koble og spore på fanen e-postemne med Forretningsprosjekt merket av.

  4. Merk avmerkingsboksen ved siden av prosjektnavnet du vil koble e-postmeldingen til.

  5. Klikk på OK.

Til toppen av siden

Deaktiver e-post kobling og sporing

Hvis du ikke lenger vil automatisk koble e-postmeldinger til oppføringer, kan du deaktivere e-kobling og sporing.

Du kanskje vil deaktivere e-kobling og sporing Hvis du deler databasen med kollegene, fordi de kan se alle koblede e-postmeldinger. Hvis du vil hindre at de ser bare meldinger som allerede er koblet, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Deaktiver e-post kobling og sporing for forretningsforbindelser og forretningskontakter

  1. Klikk kategorien Fil.

  2. Klikk kategorien Business Contact Manager, og klikk deretter knappen Behandle kobling og sporing.

  3. Klikk Fjern alt-knappen for å fjerne alle avmerkingsboksene i dialogboksen Behandle kobling og sporing på både i kategorien e-post og mapper.

    Hvis du vil deaktivere kobling og sporing bare for enkelte poster, merkene disse.

  4. Klikk på OK.

    Obs!: Deaktivere kobling av e og spore stopper koble alle fremtidige e-postmeldinger til postene dine. Hvis du vil fjerne e-postmeldinger som er koblet til postene, må du slette dem når du deaktiverer e-post kobling og sporing. Hvis du vil ha informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Deaktiver e-kobling og sporing etter emne

  1. Klikk Prosjektstyring under Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Dobbeltklikk prosjektet du vil bruke på fanen Forretningsprosjekter.

  3. Klikk Logg i Vis-gruppen på båndet.

  4. Høyreklikk e-postmelding med emnet du vil stoppe kobling og sporing, og klikk deretter kobling og sporing.

  5. Gjør følgende:

    • Deaktiver e-post kobling og sporing for forretningsforbindelser og forretningskontakter     Hvis det er nødvendig, klikker du Fjern alle Hvis du vil slutte å koble og spore meldinger for forretningsforbindelser og forretningskontakter i kategorien E-postadresse.

    • Deaktiver e-post kobling og sporing for forretningsprosjekter     Klikk kategorien E-postemne, og klikk deretter Fjern alle.

      Du kan deaktivere e-kobling og sporing for bare disse forretningsprosjekter, forretningsforbindelser og forretningskontakter som er knyttet til den merkede meldingen. Hvis du vil deaktivere kobling og sporing for forretningsprosjekter, må du deaktivere det for hver unike e-postemne.

  6. Klikk på OK.

    Obs!: Deaktivere kobling av e og spore stopper koble alle fremtidige e-postmeldinger til postene dine. Hvis du vil fjerne e-postmeldinger som er koblet til postene, må du slette dem når du deaktiverer e-post kobling og sporing. Hvis du vil ha informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

Til toppen av siden

Forstå personvern og sikkerhet problemer med e-kobling og sporing i en delt database

Når du deler en database, kan du dele all informasjonen i databasen med alle som har tilgang til den. Hvis du har konfigurert automatisk kobling og sporing av e-postmeldingene, er alle eksisterende og fremtidige e-postmeldinger og andre kommunikasjonsloggelementer som er knyttet til oppføringene tilgjengelige for alle brukere som har tilgang til databasen. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du deler en database, kan du se dele Business Contact Manager-dataene med andre brukere.

Hvis det er flere brukere av databasen     Alle brukere som har tilgang til databasen kan se koblede meldinger og andre kommunikasjonsloggelementer.

  • Hvis du vil hindre at kollegene åpner koblede e-postmeldinger, men fortsatt ønsker å bruke e-kobling og sporing for fremtidige meldinger, kan du slette eksisterende meldingene fra postene før du deler databasen. For mer informasjon, kan du se slette e-postmeldinger fra en oppføring senere i denne artikkelen.

  • Hvis du ikke vil at kollegene har tilgang til fremtidige e-postmeldinger, men vil at vedkommende skal ha tilgang til tidligere meldinger, kan du deaktivere kobling og sporing før du deler databasen. Se delen deaktivere e-kobling og sporing tidligere i denne artikkelen.

  • Hvis du vil hindre at kollegene tilgang til alle eksisterende og fremtidige e-postmeldinger som er koblet til oppføringer, kan du deaktivere e-post kobling og sporing og slette e-postmeldinger fra alle postene før du deler databasen.

Hvis du er den eneste som bruker databasen, eller hvis du deler databasen for å lage en kopi av den på den bærbare datamaskinen     Sikkerhetshensyn er minimalt – for eksempel å beholde passordet sikker. En sikker måte kan du aktivere alle e-postadresser for kobling og sporing fordi ingen andre kan se meldingene.

Obs!: Hvis du vil lage en kopi av databasen for å bruke når du er borte fra kontoret, må du først dele Business Contact Manager-databasen, men det er fremdeles bare én bruker av databasen. For informasjon om å ta en kopi av databasen, kan du se dele Business Contact Manager-dataene med andre brukere.

Til toppen av siden

Slette e-postmeldinger fra en oppføring

En e-postmelding kan kobles til mer enn én oppføring. Når du fjerner en koblet melding fra en oppføring, slettes den fra kommunikasjonsloggen for bare denne posten. Hvis e-postmeldingen er koblet til andre oppføringer, påvirkes ikke de. Hvis du for eksempel hvis en e-postmelding er koblet til både et kundeemne og en Urelaterte konto, slette e-postmeldingen fra emnet slettes ikke meldingen fra forretningsforbindelsesoppføringen.

Slette en e-postmelding fra en oppføring, slettes ikke e-postmelding i Outlook.

  1. Klikk én av følgende mapper under Business Contact Manager i navigasjonsruten for å vise arbeidsområdet:

    • Kontaktbehandling.

    • Salg.

    • Prosjektstyring.

  2. Klikk fanen som inneholder oppføringen du vil bruke, og dobbeltklikk deretter oppføringen for å åpne den.

  3. Klikk Logg-knappen på båndet i Vis-gruppen.

    E-postmeldinger, i tillegg til eventuelle andre kommunikasjonsloggelementene som er koblet til oppføringen vises.

    Vise bare e-postmeldingen meldinger på Historikk-siden, på båndet, klikker du kategorien Vis klikker du knappen Elementtype, og klikk deretter e-postmeldinger.

  4. Velg e-postmeldinger som du vil slette.

    Hvis du vil merke poster som er ved siden av hverandre, trykker du SKIFT-tasten, og klikk deretter fornavn og etternavn oppføringene for gruppen du vil slette. Hvis du vil merke flere poster, holder du nede CTRL, og klikk deretter enkeltpostene.

  5. Klikk Fjern-knappen.

Hvis du vil ha mer informasjon om slettede poster, kan du se slette Business Contact Manager-oppføringer.

For informasjon om hvordan du kan gjenopprette slettede elementer, kan du se gjenopprette en oppføring i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Slette alle e-postmeldinger fra oppføringer

  1. Klikk knappen Business Contact Manager i navigasjonsruten.

  2. Klikk Kommunikasjonslogg under Forretningsoppføringer.

  3. Klikk Elementtypen kolonneoverskriften for å sortere listen etter Elementtype.

  4. Velg alle e-postmeldingene, eller Velg alle e-postmeldingene du vil slette.

    Hvis du vil merke poster som er ved siden av hverandre, trykker du SKIFT-tasten, og klikk deretter fornavn og etternavn oppføringene for gruppen du vil slette. Hvis du vil merke flere poster, holder du nede CTRL, og klikk deretter enkeltpostene.

  5. Høyreklikk de valgte e-postmeldingene, og klikk deretter Slett.

Hvis du vil ha informasjon om andre kommunikasjonsloggelementer, kan du se spore kommunikasjon med kunder i Business Contact Manager.

Til toppen av siden

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×