Introduksjon til biblioteker

Hvis du bare er på jakt etter å opprette eller arbeide med biblioteker og trenger informasjon om Fremgangs måten, her er vanlige og nyttige oppgaver som du kan gjøre.

• Opprette, legge til, vise og gi nytt navn til dokument biblioteker

• Video: konfigurere dokument lagring og-deling i Microsoft 365

• Åpne SharePoint-filer i fil Utforsker

• Opprette en mappe i et dokumentbibliotek

• Slette en fil, mappe eller kobling fra et SharePoint-dokumentbibliotek

• Laste opp, opprette eller slette filer i et bibliotek

• Opprette en kolonne i en liste eller et bibliotek

• Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek

• Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek

• Angi en filmal for et dokument- eller skjemabibliotek

• Synkronisere filer med OneDrive i Windows

• Bruke arbeids flyter med et bibliotek

• Angi tillatelser og avanserte innstillinger for et bibliotek forstå tillatelses nivåer i SharePoint

• Arbeide med bilder i et bildebibliotek

• Konfigurere et aktivabibliotek til lagring av bilde-, lyd- eller videofiler

• Behandle lister og biblioteker med mange elementer

• Behandle store dokumenter og post biblioteker ved hjelp av metadata (se innføring i forvaltede metadata)

Et markedsførings team hos Contoso oppretter et gruppe nettsted der de planlegger å administrere prosjekter og dokumenter. De velger en område eier for å administrere området. Nettsteds eieren får full kontroll-tilgangs nivået når hun er lagt til i eiere-gruppen for nettstedet. Hun deler nettstedet og gir alle tillatelse til å bidra til det. Teamet bestemmer seg for å bruke dokument biblioteket til å administrere presse versjoner, budsjett filer, kontrakter, forslag og andre team dokumenter.

Nettsteds eieren laster opp viktige dokumenter for å få teamet til å begynne å bruke biblioteket som en sentral plassering. Deretter slår hun på versjons kontroll, så teamet har en logg over hvordan filene utvikler seg, og kan om nødvendig gjenopprette en tidligere versjon. Nettsteds eieren legger også til standard maler i biblioteket for markedsførings rapporter, salgs kontrakter, kampanje planer og budsjett regne ark. Hver mal inneholder firma logoen og et format som alle har samtykket i å bruke. Når medlemmer oppretter en ny fil fra dokument biblioteket, kan de enkelt velge hvilken mal de vil bruke.

Etter hvert som gruppe medlemmer legger til filer og samarbeider på dokumenter, organiserer de biblioteket ved å legge til kolonner og opprette visninger for å hjelpe dem med å finne dokumenter raskt. Nettsteds eieren legger for eksempel til kolonnen «prosjekt navn», slik at medlemmer kan filtrere eller sortere etter denne kolonnen. Andre gruppe medlemmer legger til offentlige visninger som grupperer etter regnskaps kvartal, og filtrere etter kontrakter som utløper om seks måneder. Hvert medlem oppretter også personlige visninger for å hjelpe dem med å finne informasjon raskt og fullføre arbeidet.

Etter at du har en mye diskusjon på et stabs møte, bestemmer gruppen seg for å angi varsler på bibliotek nivå for å rapportere oppdateringer én gang i uken. Hvert medlem kan bestemme hvordan du setter opp flere varsler eller RSS-feeder på bestemte filer etter behov.

Teamet blir også utført i en viktig "beste praksis" i denne nye verden av samarbeid. Når medlemmer vil dele et dokument, Resist de Temptation å legge dem ved i en e-postmelding, og i stedet sende en kobling til dokumentet. Det er enkelt å sende en kobling fra biblioteket, og du kan peker personer til den nyeste versjonen på gruppe området.

Et kritisk ansvar for dette teamet er å foreslå markedsførings kampanjer for å drive salg og omsetning. Når gruppe medlemmer utvikler en ny kampanje plan, kan de redigere dokumenter samtidig og spore underordnede versjoner av filene. Samtidig redigering lar flere personer redigere et dokument samtidig, uten å måtte bekymre seg om å avstemme endringer. Hvis de gjør en feil i én versjon av et dokument, kan de gjenopprette en tidligere versjon. Når de er ferdig med kampanje planen, kan de opprette en hovedversjon og deretter sende den til godkjenning av den juridiske avdelingen og lederen deres. Når filen er godkjent, kan andre ansatte i firmaet vise filen.

Nettsteds eieren søker på den elektroniske dokumentasjonen og opplæringen på nytt, og lærer hvordan du konfigurerer en arbeids flyt, knytter det til biblioteket og automatiserer prosessen med å samle inn tilbake melding, innsamling av signaturer og publisering av det endelige dokumentet.

Etter tre måneder med bruk er dokument biblioteket og nettstedet blitt kritisk for markedsførings teamet og hjalp å forbedre produktiviteten og synligheten i hele organisasjonen. De kan ikke forestille seg å arbeide uten det, og det er andre måter å bruke SharePoint-teknologi på for å samarbeide bedre.

Her er noen måter du kan arbeide med biblioteker på, og gjøre dem mer nyttige for gruppen (organisert løst fra grunnleggende til mer avansert):

Bruke og opprette visninger     Du kan bruke en visning til å se filene i et bibliotek som er viktigst for deg, eller som passer best til et formål. Innholdet i biblioteket endres ikke, men hver visning organiserer eller filtrerer filene for å gjøre dem enklere å finne og bla på en meningsfull måte. Hvis du vil ha mer informasjon om visninger, kan du se opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.

Spore versjoner     Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner av filer, kan biblioteker hjelpe deg å spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte. Du kan også velge å angi noen versjoner som overordnede, for eksempel å legge til et nytt kapittel i en håndbok, og andre versjoner som underordnede, for eksempel retting av stavefeil. Hvis du vil ha hjelp til å administrere lagrings plass, kan du velge nummeret til hver type versjon du vil lagre.

Hvis du vil ha mer informasjon om versjons kontroll, kan du se aktivere og konfigurere versjons kontroll for en liste eller et bibliotek.

Samtidig redigering eller utsjekking av filer     Når du redigerer et Microsoft Word-eller PowerPoint-dokument fra et bibliotek uten å sjekke det ut, kan andre redigere det samtidig (det er samtidig redigering). Når du sjekk ut en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen til den er sjekket inn. Du kan kreve at dokumenter skal sjekkes ut i biblioteker som inneholder sensitive dokumenter, eller når du vil spore utviklingen av dokumenter nøye. Men vær oppmerksom på at ved å kreve utsjekking kan du gjøre det umulig for personer å redigere dokumenter samtidig. Ved å bruke utsjekking blir personer bedt om å legge igjen en kommentar om hva de har endret seg i dokumentet, men utsjekking vil også redusere redigerings-og gjennomgangs prosessene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se dokument samarbeid og samtidig redigering eller sjekke ut, sjekke inn eller forkaste endringer i filer i et bibliotek.

Redigere filer fra skrive bords programmer    Når du lagrer dokumenter på et SharePoint-område, kan du opprette, redigere og samtidig redigere dokumenter direkte fra kompatible skrive bords programmer, for eksempel Microsoft Word eller PowerPoint, uten å gå til nettstedet. Du kan for eksempel redigere en PowerPoint-presentasjon samtidig med andre når andre redigerer den (også kalt samtidig redigering). Du kan også behandle innsjekking og utsjekking direkte fra PowerPoint. I tillegg kan du bruke OneDrive for jobb eller skole eller Outlook til å koble fra bibliotek innhold i frakoblet modus, arbeide med dem fra en ekstern plassering, og deretter kan du effektivt synkronisere endringer når du er på nettet.

Holde deg informert om endringer    Hvis du vil holde deg oppdatert når dokumenter i et bibliotek endres, kan du konfigurere varsler, abonnere på RSS-feeder eller følge dokumenter. Hoved forskjellen mellom varsler, RSS og følgende er hvor du mottar varsler. Både varsler og RSS-feeder informerer deg om oppdateringer, og begge lar deg tilpasse hvor mye informasjon du mottar. Du kan konfigurere varsler eller RSS for å finne ut når noe endres i et bibliotek. Hvis du bare bryr deg om et bestemt dokument, kan du sette opp et varsel eller følge dokumentet. Varsler kan ankomme som e-post eller tekst meldinger. RSS-varsler ankommer i en konsolidert feed som du kan lese i Outlook eller en annen feed-leser. Hvis du følger et dokument, mottar du et varsel i nyhetsfeeden (Hvis organisasjonen bruker nyhetsfeeden). Hvis du vil ha mer informasjon om varsler, kan du se opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed.

Kreve godkjenning av dokument     Du kan kreve at dokumenter skal godkjennes før alle kan se dem. Dokumenter blir værende i en ventestatus til de er godkjente eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan se et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem.

Angi tillatelser    SharePoint-grupper og tilgangs nivåer hjelper deg med å administrere tilgang til innhold effektivt. Tillatelser på biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter arves som standard fra området. Tilordning av unike tillatelser til et bestemt bibliotek eller dokument kan hjelpe deg med å beskytte sensitivt innhold, for eksempel kontrakter eller budsjett informasjon, uten å begrense tilgangen til resten av nettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se forstå tillatelses nivåer i SharePoint.

Opprette arbeidsflyter     Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, som administrasjon av godkjenning eller gjennomgang av dokumenter. Gruppen kan bruke forretnings prosesser i dokumentene, som kalles arbeids flyter, som angir handlinger som må utføres i en sekvens, for eksempel godkjenning av dokumenter. En SharePoint-arbeidsflyt er en automatisk metode for å flytte dokumenter eller elementer gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver. Tre arbeidsflyter er som standard tilgjengelige for biblioteker: Godkjenning, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for godkjenning. Samle inn tilbakemelding, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding, og returnerer dokumentet til personen som startet arbeidsflyten som en kompilering. Innsamling av signaturer, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for å samle inn deres digitale signaturer.

Hvis du vil ha mer informasjon om arbeids flyter, se om arbeids flytene som følger med SharePoint.

Definere innholdstyper     Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper legger til fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholds type kan angi en mal og til og med arbeidsflyt prosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst tekst, og for egenskaper som gjelder for dokumenter av denne typen, for eksempel avdeling eller kontraktsbrudd.

Revisjonssporing    Hvis du har en gruppe følsomme filer, og det vil være nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som lar deg aktivere overvåkings sporing av hendelser, for eksempel fil endringer, Kopier eller sletting.

Angi policyer    Policy innstillinger Aktiver utløp av dokument, automatisk sletting eller periodisk gjennomgang (gjennom en arbeids flyt) av dokumenter som har nådd en bestemt alder. I tillegg til biblioteker som utvikler seg, kan du spare tid og krefter ved å bruke disse disposisjons innstillingene til å rydde opp i hard disk plass manuelt som er pakket full, eller for å unngå å nå kvote grensene.

Bruke et dokumentsentralområde    Du kan bruke et dokumentsentralområde når du vil opprette, behandle og lagre et stort antall dokumenter. Et dokument senter er utformet for å fungere som et sentralisert repositorium for administrasjon av mange dokumenter. Funksjoner, for eksempel metadata og tre visnings navigasjon, innholds typer og nett deler, hjelper deg med å organisere og hente dokumenter. «Content forvaltere innen» kan raskt konfigurere den metadata drevne navigasjonen til å fungere godt for de fleste biblioteker uten at det er uttrykkelig å opprette indekser. Eller innholds forvaltere innen kan opprette indekser for å forbedre ytelsen over et bredere utvalg filtre og visninger. Du kan bruke et dokument senter område som et redigerings miljø (der brukere sjekker inn filer i og ut og oppretter mappe strukturer for disse filene) eller et innholds arkiv (der brukere bare viser eller laster opp dokumenter).

Måten du organiserer filene på i et bibliotek, avhenger av behovene for gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjonen. Noe planlegging kan hjelpe deg med å sette opp strukturen som passer best for gruppen din. Biblioteker har flere funksjoner som hjelper deg med å arbeide med flere filer i ett bibliotek. Flere biblioteker kan imidlertid passe på at gruppen din er bedre.

Det finnes flere måter å organisere filer på i et bibliotek. Du kan legge til kolonner, definere visninger og opprette mapper. Hver Fremgangs måte har sine egne fordeler, og du kan kombinere hver metode sammen for å få plass til de unike behovene til biblioteket og teamet.

Noen biblioteker opprettes for deg når du oppretter et nytt område, for eksempel dokumenter-biblioteket på et gruppe nettsted. Du kan tilpasse disse bibliotekene for dine formål, eller du kan opprette dine egne andre biblioteker. Hver type bibliotek har et bestemt formål, og noen har et forskjellig sett med virke måter og funksjoner.

Asset Library     Hvis du vil dele og administrere digitale medier, for eksempel bilde-, lyd-og video filer, kan du bruke et Asset Library. Et anleggs middel bibliotek gjør det enklere for brukere å oppdage og bruke digitale medie filer som andre allerede har opprettet, for eksempel logoer og bedrifts bilder. Et Asset Library inneholder også innholds typer med egenskaper og visninger for å administrere og bla gjennom medie gjenstander, for eksempel miniatyr bilder og nøkkel ord for metadata. Du vil for eksempel kanskje administrere og lagre merkede bilder og innhold som kan brukes på nytt, fra programmer slik at de er tilgjengelige i hele organisasjonen og brukt konsekvent.

Instrument bord bibliotek    Inneholder nett dels IDer, nett dels IDer med status lister og PerformancePoint-distribuerte instrument bord.

Datatilkoblingsbibliotek     Hvis du vil forenkle vedlikehold og administrasjon av data tilkoblinger, kan du bruke et data tilkoblings bibliotek. Et data tilkoblings bibliotek er et sentralt sted for lagring av ODC-filer (Office Data Connection). Hver av disse filene (ODC) inneholder informasjon om hvordan du finner, logger på, spør og åpner en ekstern data kilde. Centralizing ODC-filer i et data tilkoblings bibliotek gjør det også mulig å dele, behandle og søke i data tilkoblings filer fra et SharePoint-nettsted, og bidrar til å sikre at forretnings data og rapporter, spesielt regne ark, opprettholder et konsekvent sett med verdier og formel resultater som «én versjon av sannheten».

Dokumentbibliotek     Du kan bruke et dokument bibliotek i mange filtyper, inkludert dokumenter og regne ark. Du kan lagre andre typer filer i et dokument bibliotek, selv om enkelte filtyper blokkeres av sikkerhets hensyn. Når du arbeider med programmer som ikke er blokkert, kan du opprette disse filene fra biblioteket. Markedsførings teamet kan for eksempel ha sitt eget dokument bibliotek for planlegging av materialer, nyhets utgivelser og publikasjoner.

Skjema bibliotek    Hvis du trenger å administrere en gruppe XML-baserte skjemaer, bruker du et skjema bibliotek. Det kan for eksempel være at organisasjonen vil bruke et skjema bibliotek for utgifts rapporter. Konfigurasjon av et skjema bibliotek krever et XML-redigeringsprogram eller et XML-skjema utformings program, for eksempel Microsoft InfoPath. Skjemaet som personer fyller ut, er bare en XML-fil som inneholder dataene (og bare dataene) som ble angitt i skjemaet, for eksempel utgifts dato og beløp. Alt annet som utgjør utgifts rapporten, tilbys av skjema malen. Når brukerne har fylt ut skjemaer, kan du slå sammen skjema dataene eller eksportere dem for analyse.

Bildebibliotek    Hvis du vil dele en samling med digitale bilder eller grafikk, kan du bruke et bilde bibliotek. Selv om bilder kan lagres i andre typer SharePoint-biblioteker, har bilde biblioteker flere fordeler. Fra et bilde bibliotek kan du for eksempel vise bilder i en lysbilde fremvisning, laste ned bilder til data maskinen og redigere bilder med kompatible grafikk programmer, for eksempel Microsoft Paint. Vurder å opprette et bilde bibliotek hvis du vil lagre bilder av Teams-hendelser eller produkt lanseringer. Du kan også koble til bilder i biblioteket fra et annet sted på området, for eksempel fra wikier og blogger.

Post bibliotek     Hvis du vil beholde et sentralt repositorium for lagring og behandling av organisasjonens poster eller viktige forretnings dokumenter, kan du bruke et post bibliotek. Organisasjonen må for eksempel følge med overholdelses bestemmelser som krever en organisert prosess for å behandle relevante dokumenter. Et arkiv senter område kan inneholde en rekke post biblioteker for lagring av forskjellige typer oppføringer. For hvert bibliotek kan du angi policyer som bestemmer hvilke poster som skal lagres, hvordan du distribuerer og behandler dokumenter, og hvor lenge disse postene må beholdes.

Rapport bibliotek     Hvis du vil forenkle oppretting, styring og levering av Netts IDer, dokumenter og sentrale ytelses indikatorer (KPI) av metrikk og mål, kan du bruke et rapport bibliotek. Rapport biblioteket er et sentralt sted der du kan opprette og lagre rapporter, for eksempel Excel-arbeidsbøker og instrument bords IDer. Når du publiserer en Excel-arbeidsbok i et rapport bibliotek, er den enkelt klikk aktivert for å åpne i nett leser visning, som er en praktisk måte å se arbeids boken uten å legge den til på en nett del side.

Prosessdiagram (metrisk og US-enheter)    Hvis du vil lagre og dele diagram prosess dokumenter, for eksempel de som er opprettet med Microsoft Visio, kan du bruke et prosessdiagram-bibliotek. Måleenhets bibliotekene for metrisk og USA er skreddersydd for de respektive målene.

Wiki-sidebibliotek    Hvis du vil opprette en samling av tilkoblede wiki-sider, bruker du et wiki-sidebibliotek. Med en wiki kan flere personer samle inn informasjon i et format som er enkelt å opprette og endre. Du kan også legge til wiki-sider som inneholder bilder, tabeller, hyperkoblinger og interne koblinger, i biblioteket. Hvis gruppen for eksempel oppretter et wiki-nettsted for et prosjekt, kan nettstedet lagre tips og triks i en serie med sider som kobles til hverandre.