Av Jane Suchan, PMP
Prosjektstyring handler om å finne ut hva du vil oppnå, opprette en gjøremålsliste over arbeid som må gjøres for å få deg dit, bestemme hvor lang tid det vil ta, og beregne hvor mye det kommer til å koste. Høres enkelt ut, hva? Men den virkelig vanskelige delen er å holde styr på alt. Kjører prosjektet i tide? Vil det bli gjort før tidsplanen? Er det under budsjett? Vil det fortsatt være under budsjett når alt arbeidet er gjort?
Én måte å evaluere tilstanden til et prosjekt på, er å spore forskjellen mellom den opprinnelige prosjektplanen og hva som faktisk skjer. Dette gapet er bedre kjent som varians, en sammenligning av det tiltenkte eller budsjetterte beløpet og det faktiske beløpet som er brukt. Analyse av avvik er praksisen med å sammenligne faktiske prosjektresultater med det som var planlagt eller forventet. Det er en måte å kvantifisere hvor godt ― eller hvor dårlig ― et prosjekt utvikler seg.
Planlegging for varianser: Opprett opprinnelige planer
Hvis du vil bestemme prosjektavvik, må du plassere en innsats i bakken som utgangspunkt: dette er den opprinnelige planen. Uten dette jager og prøver du å kontrollere et bevegelig mål. To viktige opprinnelige planer som skal opprettes før du kan sette varianssporing og -rapportering i spill, er kostnader og tidsplaner. Men før du kan komme dit, bør du spikre ned prosjektomfanget.
Bruke en struktur for nedbryting av arbeid til å opprette omfang
Den opprinnelige planen for omfanget omfatter alle prosjektleveranser. som sådan identifiserer den alt arbeidet som skal gjøres. Én måte å dokumentere omfanget på er å opprette en struktur for arbeidsfordeling (WBS), en hierarkisk visning av prosjektleveranser. Hvert nivå nedover i hierarkiet representerer en stadig mer detaljert beskrivelse av leveranser. For eksempel vil en WBS for bygging av et nytt hus omfatte fundament, innramming, tak, og elektriske og vvs systemer, samt landskapsarbeid planer, arkitektoniske tegninger, og inspeksjon tillatelser.
Etablerer opprinnelige tidsplaner og kostnader
Opprinnelige tidsplaner og kostnader opprettes bare etter at omfanget er bestemt. Uten et klart bilde av hva prosjektet vil produsere, kan du ikke fastslå hvor lang tid det vil ta eller hvor mye det vil koste.
Den opprinnelige planen er den godkjente prosjektplanen, grunnlaget for måling og rapporteringsplanytelse. Den opprinnelige kostnadsverdien er det godkjente tidsfasede budsjettet, som kostnadsresultatene måles mot. Det bestemmes ved å legge til kostnadene for en bestemt prosjektperiode eller fase, som krever tilordning av kostnader til prosjektaktiviteter. Tildeling av kostnader til prosjektkomponenter kan være tidkrevende, men det vil gjøre det mulig for deg å utføre mer detaljert og nøyaktig kostnadsytelsesrapportering, noe interessentene og prosjektsponsorene dine vil være svært interessert i.
Slik etablerer du opprinnelige planer for tidsplaner og kostnader:
-
Utvikle tidsplanen ved å identifisere aktivitetene og aktivitetene for å produsere hver leveranse i WBS.
-
Identifiser ressurser for hver aktivitet. Vurder begrensninger eller hvor mye tid hver person realistisk kan bruke på dette prosjektet.
-
Beregne hvor lang tid (i timer eller dager) det vil ta å fullføre hver aktivitet.
-
Beregne kostnaden for hver aktivitet, ved hjelp av en gjennomsnittlig timepris eller daglig timepris for hver ressurs, pluss eventuelle faste kostnader som er knyttet til aktiviteten.
-
Finn ut hvilke aktiviteter som er avhengige av andre, og utvikle deretter den kritiske linjen.
-
Utvikle opprinnelige kostnader, dette er et tidsfaset budsjett for å måle prosjektets kostnadsytelse. Dette gjør du ved å legge til de estimerte kostnadene, etter aktivitet eller tidsperiode.
Svar på varianser: Endre kontroll
Når du har opprettet omfang, tidsplan og opprinnelige kostnader, kan du opprette trinnene teamet vil utføre for å administrere avvikene for disse planene. Denne informasjonen blir prosjektendringsstyringsplanen. Denne planen definerer når du fastslår at det kreves en forespørsel om prosjektendring (PCR), hvordan du dokumenterer varianser og sender inn til godkjenning, og hva som skjer etter at en endringsforespørsel er godkjent.
Beregninger av avvik brukes til å avgjøre om en PCR er nødvendig, og om prosjektets tidsplan eller opprinnelige kostnader vil bli endret. Varianser kan være enten positive eller negative:
-
En positiv varians angir at prosjektet er foran tidsplanen eller under budsjett. Positive scenarier kan gjøre det mulig for deg å omfordele penger og ressurser til de i det negative territoriet.
-
Et negativt avvik er indikatoren på at prosjektet er etter planen eller over budsjettet, og at du må gjøre noe. Du må kanskje øke budsjettet eller godta reduserte fortjenestemarginer.
Variansterskler er en viktig komponent i en prosjektendringsstyringsplan. De utgjør vesentlige endringer i prosjektet, og nødvendiggjør derfor dokumentasjon og godkjenning i en PCR. Ikke alle PCR-er resulterer i å gjenopprette omfang, tidsplan eller budsjett. Dette er en viktig oppgave som kan kreve lang tid å fullføre, og du vil være forpliktet til å få godkjenning opp og ned i prosjektorganisasjonen.
Sporing av kostnads- og tidsplanavvik gjennom hele livssyklusen til prosjektet hjelper deg med å identifisere svake punkter ― områder med gjentatte endringer ― og respondere tilsvarende. Hvis du for eksempel ser at testteamet opplever kontinuerlige forsinkelser, må du kanskje tildele flere ressurser for å holde tidsplanen.
Ta det ett skritt videre: Analyse av inntjent verdi
Ingen diskusjon om prosjektavvik er fullført uten å nevne inntjent verdi, en teknikk for prosjektstyring for å beregne kostnader og tidsplan på et gitt tidspunkt. Analyse av inntjent verdi sammenligner arbeidet som er fullført med de etablerte opprinnelige planene. Det hjelper deg med å evaluere gjeldende prosjektytelse og foreta kursrettinger der det er nødvendig.
Hvis du vil utføre analyse av inntjent verdi, må du ha en WBS, en detaljert prosjektplan og et budsjett (etter fase eller tidsperiode) for arbeidet som er planlagt.
Stille spørsmål om inntjent verdi
Analyse av inntjent verdi måler prosjekttilstanden når som helst ved å stille tre viktige spørsmål:
-
Planlagt verdi: Hva er beløpet som kreves for arbeidet?
-
Inntjent verdi: Hva fullførte du egentlig?
-
Faktiske kostnader: Hvor mye kostet det deg å fullføre arbeidet?
Planlagt verdi (NÅVERDI) er budsjetterte kostnader for planlagte aktiviteter. Inntjent verdi (EV) er summen av alle budsjetterte kostnader for fullført arbeid. Faktiske kostnader (AC) er det som ble brukt på arbeidet som ble produsert.
Lære om analyse av inntjent verdi
Den enkleste måten å beskrive inntjent verdi på, er gjennom eksempel. La oss si at du administrerer et fire måneders prosjekt med et budsjett på KR 100 000. Du er tre måneder inn i det, og du innser at teamet har fullført bare halvparten av arbeidet, og dermed EV er $ 50.000. Basert på prosjektplanen bør om lag 75 prosent av arbeidet gjøres nå, og dermed PV er kr 75 000. Du vet også at laget har brukt $ 90.000 så langt, og dermed AC er $ 90.000.
Ved hjelp av disse tallene kan du beregne kostnads- og tidsplanavvik. Kostnadsavviket (CV) måler forskjellen mellom de faktiske kostnadene for utført arbeid og prosjektbudsjettet:
CV = EV – AC
Tidsplanavviket (SV) måler faktisk fremdrift mot prosjektplanen:
SV = EV – NÅVERDI
Ved hjelp av eksemplet ovenfor er kostnadsavviket for dette prosjektet kr 50 000 – KR 90 000 = KR 40 000. Tidsplanavviket er kr 50 000 – kr 75 000 = KR 25 000.
Alle prosjektledere kan se at prosjektet har brukt 90 prosent av budsjettet og bare fullført 50 prosent av arbeidet. Prosjektet er etter planen og vil være over budsjettet når det er fullført, så endring er nødvendig. Prosjektlederen bør redusere omfanget, utvide tidsplanen eller få mer midler til å fullføre arbeidet.
Komme i gang med varianssporing
Det er ganske enkelt å integrere varianssporing i prosjektstyringen, men det krever en systematisk tilnærming. Når du har prosjektoppgaven, kan du samarbeide med sponsoren for å etablere omfanget, budsjettet og tidsplanen. Samarbeid deretter med gruppen for å opprette en robust plan for endringsadministrasjon, som identifiserer variansterskler og beskriver hvordan du håndterer varianser hvis de overskrider terskelverdier. Når du har utviklet WBS og definert den detaljerte prosjektplanen, kan du etablere prosjektplanen og budsjettet. Når alle komponentene er på plass, er du klar til å begynne å spore varianser og sette planene for endringsadministrasjon ut i praksis.
|
Om forfatteren Jane Suchan er en programleder med erfaring med å administrere bedriftsinitiativer og utvikle prosjektstyringsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington. |
