Office
Logg på

Hvorfor bør du oppgradere til distribusjonslister gruppene i Outlook

Obs!:  Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

År organisasjoner har spredde seg på distribusjonsgrupper til å kommunisere og samarbeide med grupper av personer i og utenfor firmaet. Nå, men Office 365-grupper i Outlook gir en kraftigere løsning for samarbeid.

Tips!: Hvis du leter etter informasjon om å bruke Outlook-kontaktgrupper til å sende e-post til en liste over personer, for eksempel en gruppe venner, se Opprette en kontaktgruppe.

Hva er Office 365 Grupper?

Når du har konfigurert en Office 365-gruppe i Outlook, kan du velge et sett med personer som du ønsker å samarbeide med og enkelt sette opp en samling av ressurser for personene du deler. Du trenger ikke å bekymre deg om å tilordne tillatelser til alle disse ressursene manuelt fordi å legge til medlemmer i gruppen gir dem automatisk tillatelsene de må verktøyene gruppen gir.

Disse flere ressurser:

  • Delt innboks - der diskusjonene du tradisjonelt har i din distribusjonslister finner sted. Denne delte innboksen er fullstendig søkbar slik at det opprettes et levende arkiv over gruppens meldinger. Nykommere i gruppen kan søke eller bla bakover gjennom loggen til å komme i gang raskt på hva er blitt lagt inn i gruppen tidligere. Se: ha en gruppesamtale i Outlook.

    Tips!: Hvis brukerne vil fremdeles gruppemeldinger skal vises i innboksen personlige slik de gjorde med distribusjonslisten, er alt de trenger abonnerer på gruppen ved å klikke knappen medlemskap på båndet i Outlook.

  • Delte filer bibliotek - gruppen har et SharePoint-filer bibliotek der brukere kan lagre, dele og samarbeide om dokumenter, arbeidsbøker, presentasjoner, bilder eller andre typer de trenger for å arbeide på filen. Se: dele gruppefiler.

  • Delt kalender – gruppen får en delt kalender til å kunngjøre hendelser som er relatert til gruppen. Hvert medlem som har abonnert på gruppen er automatisk invitert til hendelser som er lagt ut på kalenderen slik at disse hendelser kan også vises i kalenderne personlige hvis de ønsker. Se: Planlegg et møte i en gruppekalender i Outlook 2016.

  • Delte OneNote-notatblokk - gruppen har automatisk en delt OneNote-notatblokk der gruppemedlemmer kan samle inn og samarbeide på informasjon. Mange grupper bruke notatblokken til å opprette en levende wiki med vanlige spørsmål om og andre ressurser. Se: Komme i gang med OneNote 2016.

  • Gjestetilgang – du kan legge til eksterne kontakter distribusjonsgrupper før, men alle de har ble e-post. Du kan tilby gjester tilgang til e-samtaler, filer og med den delte OneNote-notatblokken med grupper. Se: gjestetilgang i Office 365-grupper.

  • Innholdet er synlig - grupper i Outlook er offentlige som standard noe som betyr at de er enkle til andre personer i organisasjonen oppdage og bli med i eller gå gjennom materiale i gruppen. Hvis innholdet i gruppen er mer sensitive kan du bytte gruppen til privat, som skjuler innholdet fra ikke-medlemmer og krever gruppeeier til å godkjenne alle forespørsler om å bli med i.

  • Selvbetjent oppretting - IT ikke behøver å få hengemyr av forespørsler fra brukere til å opprette grupper. Brukere kan opprette sine egne grupper etter behov. Hvis du vil kontrollere hvilke brukere i organisasjonen kan opprette grupper kan du se: gjestetilgang i Office 365-grupper.

Det er bare noen få av funksjonene som gjør grupper en kraftigere løsning enn distribusjonsgrupper.

Administrasjon av gruppene dine

Office 365 tilbyr en rekke nyttige verktøy og funksjoner for mer enkelt å administrere og administrasjon av gruppene dine. Hvis du vil ha mer informasjon om hver av disse fordelene, klikker du overskriftene nedenfor.

Holde katalogen under kontrollen er av betydning hver administrator. Her er noen av Office 365 tilbyr gjøre som lettere-verktøyene:

  • Gi navn til policyer - Naming policyer tillater du definere hva, og er ikke, akseptabel navn for gruppene dine. Som hindrer at brukere gir krenkende eller forbudt navnene til grupper. I tillegg kan du gjennomføre firmaet standard prefikser eller suffikset som skal gruppenavnene.

    Dynamisk medlemskap - dynamisk medlemskap lar deg angi gruppemedlemskap av regelen, som legger til (eller fjerner) gruppemedlemmer som er basert på metadata (for eksempel avdelingen eller rolle) i active directory. Se bruke attributtene til å opprette avanserte regler for mer informasjon om hvordan du oppretter dynamiske medlemskap.

  • Skjult medlemskap – Hvis du har en grunn vil medlemskapet for gruppen konfidensiell, for eksempel hvis medlemmene er studenter, kan du skjule medlemskapet fra eksterne parter.

  • Tillatelser for områdeoppretting – det kan være enkelte personer i organisasjonen som du ikke vil kunne opprette nye grupper. Det finnes flere metoder for å administrere tillatelser for områdeoppretting i katalogen. Se Behandle oppretting av Office 365-gruppen.

  • Overvåkingsloggene – du kan ha flere KONFIDENS tillate brukere å opprette grupper og administrere gruppemedlemskap fordi overvåkingslogger for Office 365-grupper kan du spore hvem som opprettet eller slettet en bestemt gruppe eller har gjort endringer i medlemskapet for gruppen. Se: Søk i overvåkingsloggen Logg på Office 365-sikkerhet og samsvar Midtstill.

Leveringsadministrasjon gir deg noen metoder for å håndtere hvordan meldinger skal sendes eller mottas av gruppen. Det finnes også verktøy til å overvåke flyten i disse meldingene.

  • Send som eller Send på vegne av - innstillingene for Tillat angitte brukere å sende e-postmeldinger som om de kommer fra, eller er på vegne av gruppen.

  • Begrensninger for avsender - disse innstillingene lar deg å kontrollere hvem som har tillatelse til å sende meldinger til gruppen. Gruppen kan konfigureres til å tillate e-post fra eksterne parter, men du vil begrense som bare bestemte eksterne parter.

  • Støtte for ekstern bruker – ved å invitere gjester til gruppen din kan du velge å angi at de inkluderes i e postdiskusjoner i gruppen. Se: gjestetilgang i Office 365-grupper.

  • Transportregler - Transport regler arbeid for grupper samme måte som de gjør for Exchange-serveren. Reglene kan søke etter meldinger som oppfyller bestemte betingelser og deretter kan utføre handlinger på meldingene.

  • E-posttips - e-posttips er informativ meldingene som vises for brukere når de skriver en melding. De kan bidra til å redusere NDR ved advarsel en bruker Hvis meldingen er sannsynligvis gå til eksterne parter eller overskrider kvoter for meldingen.

  • Flere proxy-adresser – en gruppe kan ha aliaser akkurat som inneholder en Brukerpostboks. Flere proxy-adresser kan være nyttige for å godta meldinger som sendes til de andre aliasene eller for å gjøre det enklere å nå en gruppe som har et langt heltall eller vanskelig å stavekontrollen navn. Se: flere domener kundestøtte for Office 365-grupper - administrator

  • Maks sending/mottak størrelse - disse kvoter kan bidra til å redusere problemer med gruppen Behandle mottak (eller sending) svært store meldinger for å gi bedre lagring og båndbredde krav.

Office 365 gir deg også noen verktøy til å administrere hva slags innhold som blir delt i gruppen.

  • Retningslinjer for bruk av – du kan definere retningslinjer for bruk for Office 365-grupper – til Informer brukerne om anbefalte fremgangsmåter som hjelper beholde gruppene effektive og oppdater dem på interne innholdspolicyer. Et eksempel kan du se: Retningslinjer for bruk for Microsoft-kunder og partnere.

  • Data klassifisering - du kan opprette en som kan tilpasses datasystemet klassifisering for Office 365-grupper som gjør at Atskillelsen av grupper etter policytype (eksempel, "uklassifiserte", "bedriftens konfidensiell" eller "øverste hemmelig"). På denne måten gruppene dine kan oppstå problemer policyene av annet innhold i organisasjonen. Extensible policy, kan du konfigurere et sluttpunkt som kalles når en gruppe er opprettet eller endret, og du kan implementere dine egne retningslinjer for opprettelse av grupper eller endre.

Håndtere endring

Brukere er noen ganger ukomfortabel med endre slik at det er viktig å kommunisere med de eksisterende medlemmene av din distribusjonslister som informerer om hva du kan forvente. Her er noen av informasjonen du bør ta med i denne meldingen, sammen med noen svar kan være nyttige:

Hva er grupper i Outlook?

Office 365-grupper i Outlook er en enkelt samarbeidsløsning for grupper/grupper som ønsker et sted å dele diskusjoner, filer, kalendere og notater på en enhetlig måte som er enkelt å finne.  Én-best-funksjonen er sannsynligvis at innboksen for gruppen beholder en logg over diskusjoner, noe som gjør det enkelt å søke forrige diskusjoner.

Hvorfor er vi denne endringen?

Personer har ofte forespurt muligheten til å søke etter meldinger som er lagt til vår distribusjonsliste for å finne informasjon som er diskutert tidligere. Oppgradering distribusjonslisten til en gruppe, betyr det at personene ikke trenger å be eller svare på samme spørsmål igjen og igjen.

Den nye gruppen inkluderer også en kalender for gruppehendelser våre, et bibliotek for delte filer og en OneNote-notatblokk der vi kan samarbeide og samle inn informasjon for fremtidig referanse.

Må jeg gjøre noe for å bli med i denne gruppen hvis jeg var allerede et medlem av distribusjonslisten?

Nei, hvis du allerede et medlem av distribusjonslisten du automatisk kan medlem av den nye gruppen.

Hvordan får jeg tilgang til den nye gruppen i Outlook? Hva med Outlook på nettet?

Tilgang til den nye gruppen i Outlook bare gå til kategorien grupper nær bunnen av navigasjonsruten til venstre. Hvis du bruker ofte denne gruppen kan du vurdere å feste den som en favoritt ved å høyreklikke den og velge Vis som favoritt.

I tillegg finnes det gratis mobile klienter for Office 365-grupper på hver mobile platform (iOS, Android, osv.) slik at du kan enkelt få tilgang til gruppen på farten.

Kan jeg fremdeles bare e-post

ja, selvfølgelig. Samme e-postaliaset du brukte for distribusjonslisten fungerer fortsatt fint etter gruppe i Outlook.

Tillegg

Husk å fortelle dem når denne endringen oppstår og hvem som de skal kontakte hvis de har ytterligere spørsmål.

Bytte til distribusjonslister

Er du klar til å oppgradere distribusjonslisten til en gruppe? Se overføre distribusjonslister til grupper i Office 365 – hjelp for administratorer.

Hva er det neste?

Når du har oppgradert distribusjonsgruppen til en Office 365-gruppe finnes det noen Følg opp oppgaver du kanskje vil gjøre for å sikre at det går problemfritt.

  • Oppfølging med brukerne - alternativet på med dem umiddelbart etter at oppgraderingen er fullført, og deretter på nytt senere noen dager. Viser at du lytter og svarer til spørsmål kan de har will hjelper deg med nær slik at de fornøyde og komfortabel med endringen.

  • Overvåke forhandling-rapporter – Office 365 Admin-portalen har noen god rapporter som kan vise deg hvor mange brukere bruker gruppen hvor ofte og hva de bruker funksjoner. Disse rapportene kan hjelpe deg med å utforme det oppfølging og brukeropplæring samt utheving der brukerne får mest mulig fra den nye gruppen. Se: aktivitetsrapportene i administrasjonssenteret for Office 365.

  • Del brukeropplevelsen - la andre grupper i firmaet ditt vet at du har oppgradert distribusjonsgruppen og hvilke forholdsregler du opprinnelig brukte for å gjøre det vellykket! Deling at informasjon kan hjelpe disse andre grupper følge din eksemplet og har en oppgradering av sin egen.

Se også

Har du spørsmål om Office 365-grupper?

Gå til Microsoft Office 365 grupper teknisk fellesskap.

Vi lytter

Denne artikkelen ble sist oppdatert på 22 desember 2017 som et resultat av tilbakemeldingen. Hvis du har funnet den veiledende du til nyttig informasjon og spesielt hvis du ikke, klikk tilbakemelding kontrollene nedenfor og kommentarene oss noen konstruktive slik at vi kan fortsette å forbedre den. takk!

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×