Forberede datakilden i Excel for utskriftsfletting i Word

Du har laget en liste over kontakter og annen data som du ønsker å bruke til en Word-utskriftsfletting. Dersom datakilden er et eksisterende Excel-regneark, trenger du bare å klargjøre dataene for utskriftsfletting. Hvis datakilden derimot er en tabulatordelt fil (.txt) eller en kommadelt fil (.csv), må du først importere dataene til Excel og deretter klargjøre den for utskriftsfletting.

Trinn 1: Konfigurere datakilden i Excel

Hvis du bruker et Excel-regneark som datakilde for utskriftsfletting i Word, hopper du over dette trinnet. Hvis datakilden er en .txt- eller en .csv- fil, kan du bruke tekstimportveiviseren for å sette dataene opp i Excel.

Etter at du har importert en .txt- eller .csv-fil, går du til trinn 2.

Åpne Excel.
Gå til Data > Fra tekst/CSV.
Velg .txt- eller .csv-filen du vil bruke, og velg deretter Importer.
Velg Transformer data i vinduet for forhåndsvisning.
Velg postnummer eller en annen kolonne du vil formatere.
Gå til Transformer > Datatype: og velg Tekst.
Velg Erstatt gjeldende.
Gjenta trinn 5–7 ved behov.
Velg Lukk og last inn.
Gå til Fil > Lagre som, og lagre som med et annet navn.

Åpne Excel.
Excel 2016 Gå til Data > Hent eksterne data > Fra tekst.
Velg .txt- eller .csv-filen du vil bruke, og velg deretter Importer.
Velg Skilletegn i Opprinnelig datatype-ruten i Tekstimportveiviseren.
Merk av for Dataene mine har topptekster over Forhåndsvisning-ruten hvis filen har topptekster. Velg deretter Neste.
Velg avmerkingsboksen som samsvarer med skilletegnet (for eksempel tabulatortegn eller komma) dataene bruker, i Skilletegn-ruten, og velg deretter Neste.
Under Forhåndsvisning av data velger du kolonnen som inneholder postnummer, og under Kolonnedataformat velger du Tekst.

Obs!: Hver gang du bruker et dataformat – Generelt, Tekst eller Dato – i en kolonne, vises navnet på formatet i tabelloverskriften for denne kolonnen.
Gjenta trinn 7 etter behov, velg kolonnen du vil endre og dataformatet du vil bruke.
Velg Finish.
I dialogboksen Importer data godtar du standardinnstillingen for Eksisterende regneark og celleadressen. Velg deretter Ok.

Forsiktig!: Celleadressen i dialogboksen Importer data viser den merkede cellen. Dataene importeres med den angitte celleadressen først.
Lagre regnearket med et nytt filnavn.

Trinn 2: Klargjør datakilden din

I Excel-datakilden du skal bruke til en adresseliste ved en Word utskriftsfletting, må du påse at du formaterer kolonner med numeriske data på riktig måte. Formater en kolonne med tall slik at den for eksempel passer til en bestemt kategori, som for eksempel valuta.

Hvis du velger prosent som en kategori, må du være oppmerksom på at prosentformatet multipliserer celleverdien med 100. Formater en kolonne med prosenter som tekst hvis du vil unngå multiplikasjonsfaktoren.

Postnumre må også være formatert som tekst for å beholde dataene under en utskriftsfletting. Hvis ikke fullført etter import, formaterer du det nå. Foranstilte nuller – for eksempel 00399 – utelates i kodene under en utskriftsfletting hvis de ikke er formatert som tekst.

Velg kolonnen som inneholder postnumre eller andre data som skal formateres.
Gå til Hjem, og velg rullegardinpil ned for Nummerformat i Nummer-gruppen, og velg deretter et alternativ i listen (for eksempel Tekst).

Sikre at du legger til det riktige symbolet før eller etter et flettefelt. Slik vil for eksempel valuta- og prosentverdiene vil se ut dersom du utelater symboler.

Dokument for utskriftsfletting som leser «ditt bidrag på 50,00» og «tilbyr deg 20 rabatt».

Hvis du inkluderer symbolene, gir tallene mer mening.

Resultatet er at dokumentet for utskriftsfletting leser «ditt bidrag på USD 50,00» og «tilbyr deg 20 % rabatt».

I dokumentet for utskriftsfletting legger du til symbolene før eller etter flettefeltene slik:

Eksempeldokumentet for utskriftsfletting inneholder feltnavnet Donasjon, der det vises et dollartegn foran, og feltnavnet Prosent, etterfulgt av et prosenttegn.

Se også

Et viktig trinn i utskriftsflettingprosessen i Word er å konfigurere og forberede en datakilde. Du kan bruke en eksisterende Excel-datakilde eller bygge en ny en ved å importere en tabulatordelt (.txt) eller kommadelt (.csv)-fil. Når du har konfigurert og klargjort datakilden, kan du utføre en utskriftsfletting ved å bruke Dynamisk datautveksling (DDE) med den trinnvise veiviseren for utskriftsfletting eller ved å bruke en manuell metode for utskriftsfletting.

Hvis du ikke bruker en eksisterende Excel-datakilde for utskriftsflettingen, kan du bruke en kontaktliste eller en adressebok i en .txt- eller .csv-fil. Tekstimportveiviseren veileder deg gjennom trinnene for å få data som er i en .txt- eller .csv-fil til Excel.

Åpne Excel.
Velg Fra tekst/CSV på Data-fanen.
Velg .txt- eller .csv-filen du vil bruke, og velg deretter Importer.
Velg Skilletegn i Opprinnelig datatype-ruten i Tekstimportveiviseren.
Velg avmerkingsboksen Mine data har overskrifter ovenfor forhåndsvisningsruten hvis filen du importerer har overskrifter. Velg deretter Neste.
I Skilletegn-ruten velger du avmerkingsboksen som samsvarer med skilletegnet (for eksempel tabulatortegn eller komma) som dataene bruker. Velg deretter Neste.

Tips!: Forhåndsvisning av data-ruten viser hvordan resultatet vil se ut i et tabellformat.
Under Forhåndsvisning av data velger du kolonnen som inneholder postnummer, og under Kolonnedataformat velger du Tekst.
Obs!:
- De tilgjengelige formatene er Generelt, Tekstog Dato. Hver gang du bruker et dataformat i en kolonne, vises navnet på formatet i tabelloverskriften for denne kolonnen.
- En kolonne som inneholder numeriske data, for eksempel prosentandeler eller en valutaverdi, kan bare formateres etter at filen er importert. Se underpunktet «Formatere numeriske data i Excel» nedenfor hvis du vil ha mer informasjon.
Gjenta trinn 7 etter behov, velg kolonnen du vil endre og dataformatet du vil bruke.
Velg Finish.
I dialogboksen Importer data godtar du standardinnstillingen for Eksisterende regneark og celleadressen. Velg deretter Ok.

Forsiktig!: Celleadressen i dialogboksen Importer data viser den merkede cellen. Dataene importeres med den angitte celleadressen først.
Når du er ferdig, lagrer du datakilden med et nytt filnavn.

Formatere numeriske data i Excel

Formater numeriske data som prosentandeler eller valutaverdier i en ny eller eksisterende datakilde i Excel, som du har tenkt å bruke i en utskriftsfletting i Word. Hvis du vil beholde numeriske data du har formatert som en prosentandel eller valuta under en utskriftsfletting, følger du instruksjonene i inndelingen «Trinn 2: Bruke dynamisk datautveksling (DDE) for en utskriftsfletting».

I Excel-datakilden du skal bruke til en adresseliste ved en Word utskriftsfletting, må du påse at du formaterer kolonner med numeriske data på riktig måte. Formater en kolonne med tall slik at den for eksempel passer til en bestemt kategori, som for eksempel valuta.

Åpne Excel-datakilden.
Velg en kolonne du vil formatere.
I Tall-gruppen på Hjem-fanen klikker du PIL NED for velge det Tallformatet (generelt) du ønsker å bruke.
Gjenta trinn 2 og 3 etter behov.
Når du er ferdig, velger du Lagre.

Når du har en Excel-datakilde som inneholder formaterte numre, for eksempel prosentandeler eller valutaverdier, kan det hende noen av de numeriske dataene ikke beholder formateringen under en utskriftsfletting Du får resultatene du vil ha for utskriftsfletting, og du kan beholde formatet til de numeriske dataene i Excel ved å bruke DDE.

Excel-dataformat sammenlignet med flettefelt for arbeid med eller uten Dynamisk datautveksling

Obs!: Hvis du velger å ikke bruke DDE, følger du veiledningen i Bruke utskriftsfletting til masseutsending av e-postmeldinger.

Åpne Word, velg Fil > Alternativer > Avansert.
Merk av for Bekreft konvertering av filformat ved åpning under Generelt.
Velg OK.
Velg Start utskriftsfletting > Trinnvis veiviser for utskriftsfletting, på Utsendelser-fanen.
Velg Bruk en eksisterende liste, under Velg mottakere i Utskriftsfletting-fanen.
Velg Bla gjennom, under Bruke en eksisterende liste, og åpne deretter det formaterte regnearket.
Merk av for Vis alle i dialogboksen Bekreft datakilde, og velg MS Excel-regneark via DDE (*.xls) >OK.
Velg Hele regnearket > OK i dialogboksen Microsoft Excel.
Når dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting åpnes, velger du OK.
Fortsett med flettingen av brev, e-postmeldinger, etiketter eller konvolutter.

Tips!: Du kan forhindre å bli spurt av Word hver gang du åpner en datafil. Når du har koblet til adresselisten, går du til Fil > Alternativer > Avansert. Fjern merket for Bekreft konvertering av filformat ved åpning under Generelt.

Hvis du har opprettet en kontaktliste i et Excel regneark, er det viktig å formatere eventuelle postnumre som tekst for å unngå å miste data. Hvis du importerer kontakter fra en tekstfil (TXT-fil) eller en fil med kommadelte verdier (CSV-fil) til et nytt regneark, hjelper tekstimportveiviseren deg med å importere og formatere dataene.

Trinn 1: Konfigurer datakilden i Excel

Hvis du allerede bruker et Excel regneark som datakilde for utskriftsfletting i Word, kan du gå til trinn 2 i dette emnet. Hvis datakilden er en .txt- eller en .csv- fil som inneholder dine Gmail-kontakter, bruker du tekstimportveiviseren for å vise dataene i Excel.

Åpne Excel, og velg Fra tekst på Data-fanen.
Velg den .txt- eller .csv-filen du vil bruke, og velg deretter Hent data.
Velg Neste i Tekstimportveiviseren.
Merk av i boksen som samsvarer med skilletegnet for hvert element i dataene (for eksempel tabulatortegn eller komma) i Skilletegn. Deretter velger du Neste.

Tips!: Ruten Forhåndsvisning av valgte data viser hvordan resultatet vil se ut i et tabellformat.
Velg kolonnen med postnummer i Forhåndsvisning av data. Velg tekst i Kkolonnedataformat.
Gjenta trinn 5 etter behov, og velg kolonnen du vil endre og dataformatet du vil bruke.

Obs!: Hver gang du angir dataformat for en kolonne, vises navnet på formatet i tabelloverskriften for denne kolonnen.
Klikk på Fullfør.
Du velger hvor du ønsker at dataene skal settes inn i Importdata-dialogboksen i Excel, og deretter klikker du på OK.

Obs!: Lagre regnearket med et nytt filnavn.