Filtrere data i en skrivebordsdatabase

Viktig!: Denne artikkelen er maskinoversatt, se ansvarsfraskrivelsen. Du finner den engelske versjonen av artikkelen her som referanse.

Hvis du vil bruke et filter, høyreklikker du feltet eller kontrollen du vil bruke til filtrering, og deretter velger du en filtreringskommando på den nedre delen av menyen som åpnes. Hvis du vil bruke en bestemt verdi som basis for filteret, merker du verdien, høyreklikke den og velger en filtreringskommando. Filtreringsalternativene avhenger av datatypen til feltet du bruker. Slik ser filtreringsalternativene ut for et tekstfelt med verdien hallo verden valgt:

Hurtigmeny som viser tekstfiltreringsalternativer

Du kan bruke filtre for å vise bestemte poster i et skjema, rapport, spørring eller dataark, eller når du vil skrive ut bare enkelte poster fra en rapport, tabell eller spørring. Ved å bruke et filter kan du begrense dataene i en visning uten å endre utformingen av det underliggende objektet.

Denne artikkelen forklarer hvordan du bruker, lagre og fjerne filtre i en Access-database. For informasjon om filtrering i en Access-app, kan du se blogginnlegget Filtrere Your Data med Access 2013. Hvis du vil ha mer informasjon om Access se apper Generelt artikkelen opprette en Access-app.

I denne artikkelen

Om filtrering

Ulike metoder for å filtrere

Veksle mellom filtrert og ufiltrert visning av dataene

Fjerne et filter

Lagre et filter og bruke det automatisk

Om filtrering

Avgrensing av data som vises er en grunnleggende databaseoppgave, og filtrering er én måte å gjøre det på – men noen ganger er en spørring etter bedre valg. Hvis du bestemmer deg for å bruke et filter, kan du gjøre det på flere forskjellige måter: vanlig filtrering, filtrering etter merking og filtrering etter skjema.

Når bør jeg bruke en spørring?

Noen ganger er en spørring et bedre alternativ enn filtrering når du vil begrense datamengden som skal vise. Å opprette en spørring tar litt tid – du må åpne spørringsutformingen, legge til tabeller og så videre. Men når det først er gjort, har du en ny datakilde som du kan bruke til å hente data til skjemaer, rapporter eller andre spørringer – alt som bruker en datakilde. Vurder å bruke en spørring i disse tilfellene:

  • Hvis du planlegger å bruke det samme begrensede datasettet mange ganger, kanskje med mer enn ett objekt. Du kan lagre et filter, og du kan fjerne et filter og bruke det på nytt, men du kan ikke bruke et filter i et annet objekt enn det du opprettet det for.

  • Du trenger å inkludere flere muligheter samtidig – flere alternative sett med vilkår. Selv om dette er mulig med funksjonen Filtrer etter skjema, vil du i en spørring se alle de alternative settene med vilkår samtidig, ikke i forskjellige faner slik de vises i Filtrer etter skjema.

Filtre støtter forskjellige datatyper

Det finnes flere typer filtre, noen som brukes på bare én datatype, og andre som fungerer for flere datatyper. Hvilke filtre du kan bruke, avhenger av type felt og verdien i feltet du vil filtrere. Her er en illustrasjon som viser de vanlige filtrene for Dato/klokkeslett-data.

Filtrerering på et datofelt

1. Vanlige dato-/klokkeslettfiltre

2. Filteret Alle datoer i perioden er bare tilgjengelig for dato/klokkeslett-data. Det ignorerer dags- og årsdelen i datoverdiene.

Bruke et filter på nytt

Hvis du lagrer et objekt med et filter i bruk, vil filteret det være tilgjengelig neste gang du åpner objektet. Du kan angi FiltrerVedLasting-egenskapen til å kontrollere om filteret skal brukes når objektet åpnes.

Hvis du vil bruke et filter på nytt med andre databaseobjekter, kan du lagre det som en spørring.

Til toppen av siden

Ulike metoder for å filtrere

Det finnes tre primære måter å filtrere på:

  • Vanlige filtre    – Lett tilgjengelig har du vanlige filtre som lar deg velge verdier fra dataene som skal filtreres, og som også gir deg et sett innebygde sammenligningsfiltre, for eksempel Inneholder.

  • Filtrere etter merking    – Denne metoden, som også er lett tilgjengelig, fungerer godt hvis du ser en verdi du vil bruke som filter.

  • Filtrer etter skjema – Hvis du vil bruke et sett filtre samtidig, gir Filtrer etter skjema deg litt mer kontroll over prosessen.

Vanlige filtre

Vanlige filtre er innebygd for de fleste datatyper og gir en grunnleggende filtrering som er spesifikk for dataene. Når du filtrerer Dato/klokkeslett-data, kan du for eksempel bruke det vanlige filteret Før til å utelate datoer på eller etter en bestemt dato.

Obs!:  Vanlige filtre fungerer på ett felt om gangen. Hvis du vil filtrere på flere felt eller kontroller, kan du bruke et filter for hver enkelt eller bruke et avansert filtreringsalternativ.

Slik bruker du et vanlig filter    Klikk overskriften for feltet du vil filtrere – vanlige filtre vises i den nederste delen av menyen som vises.

Vanlige datofiltre
Vanlige filtre for dato/klokkeslett-data

1. Hvis du vil filtrere på bestemte verdier, bruker du listen med avmerkingsbokser. Listen angir alle verdier som er lagret i feltet.

2. Hvis du vil filtrere på et verdiområde, klikker du et sammenligningsfilter og angir ønskede verdier.

Tips for vanlige filtre

  • Hvis du vil filtrere en verdiliste med bare én eller noen av verdiene, kan du fjerne den (Merk alt) merker boksen og velg deretter de ønskede verdiene.

  • Filtrere etter nullverdier (vise poster der det er ingen data for det filtrerte feltet), Fjern den (Merk alt) merker boksen, og velg deretter avmerkingsboksen ved siden (tomme celler).

  • Du kan bruke jokertegn i et vanlig filter for å få et mindre nøyaktig samsvar – jokertegnet stjerne (*) samsvarer for eksempel all tegnstrenger. Så du kan bruke til det vanlige filteret Er lik på et Fornavn-felt med filterstrengen Miche*l* for å samsvare med forskjellige stavemåter av Michele.

  • Hvis du vil inkludere et jokertegn i filteret som seg selv (ikke som jokertegn), omslutter du tegnet med hakeparenteser.

Hvorfor ser jeg ikke de vanlige filtrene?

Vanlige filtre er ikke tilgjengelige i følgende situasjoner:

  • Dataspesifikke filtre er ikke tilgjengelige for ja/nei-, OLE-objekt- og vedleggsfelt.

  • Verdilisten er ikke tilgjengelig for notatfelt.

  • Vanlige filtre er tilgjengelig bare i visningene dataarkvisning, skjemavisning, rapportvisning og oppsettvisning.

Filtrere etter merking

Hvis du vil bruke et filter basert på en gjeldende merket verdi, klikker du Hjem på båndet, og deretter klikker du Merket område i Sorter og filtrer-gruppen. En rullegardinliste viser de tilgjengelige filtreringsalternativene. Som med vanlige filtre varierer alternativene for filtrering etter merking avhengig av datatypen. Du kan også høyreklikke en merket verdi for å filtrere etter merking.

Filtrer etter merking-menyen

Filtrer etter skjema

Hvis du vil filtrere ved å fylle ut et skjema, klikker du Avansert i Sorter og filtrer-gruppen i kategorien Hjem, og deretter klikker du Filtrer etter skjema. Når du bruker Filtrer etter skjema, oppretter Access et tomt skjema likt det du filtrerer, og deretter kan du fylle ut så mange av feltene som du ønsker. Når du er ferdig, finner Access postene som samsvarer. Dette er praktisk når du vil filtrere ved å bruke verdier for flere felt. Illustrasjonen nedenfor viser et enkelt Filtrer etter skjema-filter:

Filtrer etter skjema

Obs!: Når du bruker Filtrer etter skjema, kan du ikke angi verdier som bruker disse felttypene: flere verdier, Notat, Hyperkobling, Ja/nei eller OLE-objekt.

Legge til alternative Filtrer etter skjema-verdier med kategorien Eller

Hvis du vil legge til et annet sett med verdier som skal brukes for å filtrere, klikker du den eller kategorien nederst i Filtrer etter skjema – dette åpner en tom nytt skjema for filtrering. Hver gang du bruker eller-kategorier, opprettes det en ny mal; Det er alltid ett ubrukte eller tab på en Filtrer etter skjema. Når du angir flere sett med verdier ved hjelp av Filtrer etter skjema, inkluderes poster som oppfyller et sett. Med andre ord, flere eller kategoriene du bruker, jo flere data inneholder av filteret.

Avansert filter/sortering

Noen ganger kan det være nødvendig å bruke et filter som går lenger enn det du kan gjøre med andre filtreringsmetoder. I slike tilfeller kan du bruke Avansert filter/sortering – en filterutforming som ligner å utforme en spørring.

  1. Åpne en tabell, spørring, skjema eller rapport i en av følgende visninger: dataark, skjema, rapport eller oppsett.

  2. Kontroller at visningen ikke allerede er filtrert. På postnavigasjonslinjen kontrollerer du at Ingen filtre vises nedtonet (er utilgjengelig). Hvis postnavigasjonslinjen ikke vises, klikker du Avansert under Sorter og filtrer i kategorien Startside og klikker Fjern alle filtre (hvis Fjern alle filtre er nedtonet, finnes det ingen aktive filtre).

  3. Klikk på båndet Hjem, deretter i den Sorter og Filtrer-gruppen klikker Avansert, og klikk deretter Avansert Filter/sortering.

  4. Legg til feltene som du vil filtrere etter, i rutenettet.

  5. I Vilkår-raden for hvert felt angir du et vilkår. Vilkårene brukes som et sett, og bare poster som samsvarer med alle vilkårene i raden Vilkår, vises. Hvis du vil angi alternative vilkår for ett enkelt felt, skriver du inn det første vilkåret i Vilkår-raden og det andre vilkåret i Eller-raden og så videre.

    Tips!: 

    • Hele vilkårsettet i Eller-raden brukes som et alternativ til vilkårsettet i Vilkår-raden. Alle vilkår du vil bruke for begge vilkårsett, må skrives inn både i Vilkår-raden og Eller-raden. Klikk Aktiver/deaktiver filter for å vise de filtrerte radene

    • En god måte å lære å skrive kriterier er å bruke et vanlig filter eller et filter som er basert på valget som produserer ett resultat som ligner det du leter etter. Deretter med filter brukt på visningen, til å vise den Filter objekt-fanen

Spesialkommandoer på dokumentfanen Filter

To spesialkommandoer er tilgjengelige for deg på den dokumentfanen Filter. Når du høyreklikker hvor som helst over utformingsrutenettet kategorien den Last fra spørring og Lagre som spørring-kommandoene er tilgjengelige på hurtigmenyen.

Spesielle filteralternativer

Kommandoen Last fra spørring laster utformingen for en valgt spørring inn i rutenettet. Dette lar deg bruke spørringsvilkårene som filtervilkår.

Kommandoen Lagre som spørring lar deg lagre filterinnstillingene som en ny spørring.

Til toppen av siden

Veksle mellom filtrert og ufiltrert visning av dataene

Hvis du vil bytte til ufiltrert visning av data, klikker du Filtrert på postnavigasjonslinjen.

Aktivere/deaktivere filtrering i Postnavigator

Hvis du vil bytte tilbake til den filtrerte visningen, klikker du Ufiltrert på postnavigasjonslinjen.

Til toppen av siden

Fjerne et filter

Slett et filter for å fjerne det fullstendig. Du kan ikke bruke et slettet filter på nytt ved å klikke Ufiltrert – du må opprette filteret på nytt. Du kan slette ett enkelt filter fra ett enkelt felt eller slette alle filtre fra alle felt i visningen.

  • Fjerne ett filter    Høyreklikk det filtrerte elementet, og klikk deretter Fjern filter fra feltnavn.

  • Fjern alle filtre    På den Hjem tab, i den Sorter og Filtrer-gruppen klikker du Avansert, og klikk deretter Fjern alle filtre.

Til toppen av siden

Lagre et filter og bruke det automatisk

Når du lukker en tabell, spørring, skjema eller rapport og et filter er på plass filteret er lagret på objektet. Neste gang objektet åpnes, ufiltrerte dataene vises, men lagret filter er tilgjengelig for Bruk – bare bytte til filtrert visning ved å klikke ufiltrert på postnavigasjonslinjen. Hvis du vil at filteret skal brukes når objektet åpnes, angir du Filtrer ved lasting egenskapen til Ja.

Obs!: Den Filtrer ved lasting brukes bare når objektet lastes inn. Angi denne egenskapen for et objekt i utformingsvisning og deretter bytte til en annen visning, vil ikke innstillingen trer i kraft. Du må lukke og åpne objektet for endringer i Filtrer ved lasting skal tre i kraft.

Lagre et filter som en spørring

Hvis du vil lagre et filter som en spørring – slik at du kan bruke det på nytt med andre objekter – bruker du Avansert filter/sortering: Klikk Hjem på båndet, klikk Avansert i Sorter og filtrer-gruppen, og klikk deretter Avansert filter/sortering. Sett opp filteret slik du ønsker, høyreklikk et tomt sted i kategorien Filter, og klikk Lagre som spørring.

Hurtigmeny i Avansert filter/sortering

Til toppen av siden

Obs!: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversettelse: Denne artikkelen er oversatt av et datasystem i stedet for en oversetter. Microsoft tilbyr disse maskinoversettelsene slik at brukere som ikke snakker engelsk, får tilgang til innhold om Microsoft-produkter, -tjenester og –teknologier. Ettersom artikkelen er maskinoversatt, kan den inneholde feil i vokabular, syntaks eller grammatikk.

Utvid ferdighetene dine
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×