Hver mal som er inkludert i Access, er et fullstendig sporingsprogram som inneholder forhåndsdefinerte tabeller, skjemaer, rapporter, spørringer, makroer og relasjoner. Disse malene er utformet for å være umiddelbart nyttige, slik at du kan opprette en ny database som er basert på en mal og komme raskt i gang. Noen ganger kan det imidlertid hende at du vil endre den nye databasen, for eksempel legge til eller gi nytt navn til et felt eller endre en rapport.
Denne artikkelen forklarer hvordan du utfører de vanligste endringene du kanskje vil bruke på en database som ble opprettet fra en mal. Se koblingene til artikler for mer detaljert informasjon om bestemte områder.
Hva vil du gjøre?
Lær det grunnleggende om tabeller og felter
Når du oppretter en database, lagrer du dataene i tabeller – emnebaserte lister med rader og kolonner. Du lagrer informasjonselementene du vil spore i felt (også kalt kolonner). I en kontakttabell kan du for eksempel opprette felt for Etternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. For en Produkt-tabell kan du opprette felt for Produktnavn, Produkt-ID og Pris.
Det er viktig at du velger feltene nøye. Det er for eksempel vanligvis en dårlig idé å opprette et felt for å lagre en beregnet verdi. I de fleste tilfeller kan du ha Access beregne verdien når det er nødvendig. Når du velger felt, kan du prøve å lagre informasjon i de minste nyttige delene. I stedet for et fullt navn i ett enkelt felt bør du for eksempel vurdere å lagre for- og etternavn separat. Hvis du har behov for å rapportere, sortere, søke eller utføre en beregning på et informasjonselement, plasserer du det vanligvis i et felt alene.
Hvis du vil ha mer informasjon om utforming av databaser og valg av felt, kan du se artikkelen Grunnleggende om databaseutforming.
Et felt har bestemte defineringsegenskaper. Hvert felt har for eksempel et navn som unikt identifiserer feltet i en tabell. Et felt har også en datatype som er valgt for å samsvare med informasjonen som skal lagres. Datatypen bestemmer verdiene som kan lagres, og operasjonene som kan utføres på disse verdiene, samt hvor mye lagringsplass som skal settes til side for hver verdi. Hvert felt har også en tilknyttet gruppe med innstillinger kalt egenskaper som definerer utseendet eller virkemåten til feltet. Format-egenskapen definerer for eksempel visningsoppsettet for et felt– det vil si hvordan det skal vises når det vises.
Sette inn, legge til eller opprette en nytt felt i en tabell
Du kan enkelt legge til et felt i en tabell i dataarkvisning. Du kan imidlertid også legge til et felt i en tabell i utformingsvisning. I dataarkvisning legger du til feltet ved å skrive inn data i cellen under overskriften Klikk for å legge til kolonne. Du kan også legge til et felt i tabellen i utformingsvisning.
Hvis du vil lære mer om hvordan du legger til et felt i en tabell i dataarkvisning, kan du se artikkelen Legge til eller slette en kolonne i et dataark.
Hvis du vil lære mer om hvordan du legger til et felt i en tabell i utformingsvisning, kan du se artikkelen Opprette en tabell og legge til felt.
Obs!: Når du legger til et nytt felt i en tabell, legges ikke feltet automatisk til i eksisterende skjemaer og rapporter. Du må legge til feltet manuelt i disse skjemaene og rapportene for at det skal vises i dem.
Slette et felt fra en tabell
Hvis det er mulig, bør du unngå å slette et felt fra en database som ble generert fra en av de angitte malene – det er sannsynlig at feltet brukes i andre databaseobjekter, for eksempel skjemaer og rapporter. Hvis du sletter feltet, får du derfor konsekvenser når du prøver å bruke de andre databaseobjektene som bruker feltet. Databaseobjektene vil derfor ikke fungere som forventet. Du må fjerne eventuelle referanser til feltet fra alle objektene som bruker det for at de andre objektene skal fungere som de skal.
Når du bestemmer deg for at du må slette et felt fra en database som ble generert fra en mal, kan du gjøre dette i dataarkvisning eller utformingsvisning. Husk at hvis andre databaseobjekter refererer til det slettede feltet, må du endre de andre objektene for å fjerne referansen. Hvis en rapport for eksempel inneholder en kontroll som er bundet til det slettede feltet og du kjører rapporten, vises en feilmelding fordi Access ikke finner dataene for feltet.
Når du sletter et felt, sletter du permanent all informasjonen som er lagret i dette feltet. Derfor bør du være forsiktig når du sletter felt, og du bør opprette en sikkerhetskopi av databasen før du sletter feltet.
Før du kan slette et felt, må du kontrollere at det ikke deltar i noen tabellrelasjoner. Hvis du prøver å slette et felt der det finnes relasjoner, advarer Access deg om at du først må slette relasjonene.
Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner om hvordan du sletter en tabellrelasjon, kan du se artikkelen Opprette, redigere eller slette en relasjon.
Hvis du vil ha trinnvise instruksjoner om hvordan du sletter felt fra tabeller, kan du se artikkelen Slette et felt.
Gi nytt navn til et felt eller en tabell
Hvis det er mulig, bør du unngå å gi nytt navn til et felt eller en tabell i en database som ble generert fra en av de angitte malene– det er sannsynlig at feltet eller tabellen brukes i andre databaseobjekter, for eksempel skjemaer og rapporter. Hvis du gir feltet eller tabellen nytt navn, kan dette dermed få konsekvenser når du prøver å bruke de andre databaseobjektene som bruker feltet eller tabellen. Det kan hende at de andre objektene ikke fungerer som forventet hvis de fortsatt refererer til det gamle navnet. For at de andre objektene skal fungere riktig, må det gamle navnet endres til det nye navnet. Hvis det er merket av for Utfør autokorrigering av navn i kategorien Gjeldende database i dialogboksen Alternativer for Access , vil mye av dette arbeidet gjøres for deg automatisk.
Du vil kanskje endre teksten som vises i en kolonneoverskrift i dataarkvisning. Du kan gjøre dette uten å måtte gi nytt navn til feltet. Hvis du bare vil endre teksten i kolonneoverskriften, og du ikke vil gi nytt navn til feltet, kan du se delen Endre teksten som vises i en kolonneoverskrift.
Når det er nødvendig, kan du gi nytt navn til en tabell i navigasjonsruten eller gi nytt navn til et felt i dataarkvisning eller utformingsvisning. Før du gjør dette, bør du vurdere å aktivere alternativet Autokorrektur for navn hvis det ikke allerede er aktivert.
Aktivere alternativet Autokorrigering av navn
Når du gir nytt navn til et databaseobjekt, for eksempel et felt, en tabell, et skjema eller en rapport, vil du vanligvis at navneendringen skal overføres i hele databasen. Ellers vil ikke objekter som refererer til det gamle navnet, fungere som forventet. Access inneholder autokorrigeringsfunksjonen for navn, som bidrar til å overføre navneendringene. Autokorrigering av navn er aktivert som standard for alle nye databaser i Access. Hvis den er slått av, kan du imidlertid gjøre følgende for å aktivere den.
Aktivere alternativet Autokorrigering av navn
-
Klikk på Fil > Alternativer.
-
Klikk Gjeldende database i ruten til venstre i dialogboksen Alternativer for Access.
-
Merk av for Spor informasjon om autokorrigering av navn under Alternativer for autokorrigering av navn, og merk deretter av for Utfør autokorrigering av navn.
-
Hvis du vil beholde en tabell som logger hver endring som utføres av autokorrigering av navn, merker du av for Logg endringer i autokorrigering av navn .
-
Klikk på OK.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Obs!: Autokorrigeringsfunksjonen for navn er ikke den samme som Autokorrektur-funksjonen. Autokorrigeringsfunksjonen for navn korrigerer referanser mellom objekter. Autokorrektur-funksjonen retter ofte feilstavede ord eller uttrykk.
Gi nytt navn til et felt i dataarkvisning
-
Dobbeltklikk på tabellen der du vil gi nytt navn til feltet, i navigasjonsruten.
Tabellen åpnes i dataarkvisning.
-
Høyreklikk kolonneoverskriften for feltet du vil gi nytt navn til, og klikk deretter Gi nytt navn til felt på hurtigmenyen.
-
Skriv inn det nye navnet på feltet, og trykk deretter ENTER.
Gi nytt navn til et felt i utformingsvisning
-
Høyreklikk tabellen du vil gi feltet nytt navn i, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.
Tabellen åpnes i utformingsvisning.
-
Klikk cellen i Feltnavn-kolonnen for feltet du vil gi nytt navn til.
Tips!: Hvis du vil merke hele feltnavnet, peker du like til venstre for det første tegnet i navnet til pekeren endres til en pil, og deretter klikker du.
-
Rediger teksten for å gi nytt navn til feltet.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Gi nytt navn til en tabell
Du kan gi nytt navn til en tabell og de fleste andre databaseobjekter direkte fra navigasjonsruten.
-
Høyreklikk tabellen du vil gi nytt navn til, i navigasjonsruten, og klikk deretter Gi nytt navn på hurtigmenyen.
Obs!: Du må lukke alle åpne objekter som refererer til tabellen, før du kan gi den nytt navn.
-
Skriv inn det nye navnet, og trykk deretter ENTER.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Endre teksten som vises i en kolonneoverskrift
En tittel er en tittel eller overskrift som du kan tilordne til et felt ved å angi feltets tittelegenskap . Tittelen er uavhengig av feltnavnet – hvert felt har et feltnavn og kan også ha en bildetekst. Du vil for eksempel kanskje at feltnavnet skal være et enkelt ord uten innebygde mellomrom. Deretter kan du bruke egenskapen Bildetekst til å opprette et mer beskrivende navn som inneholder mellomrom. Access viser tittelen i stedet for feltnavnet i dataarkvisning og i etiketter og overskrifter i spørringer, skjemaer og rapporter.
Hvis du ikke angir tekst for egenskapen Bildetekst , brukes feltnavnet som standard.
Hvis du vil endre navnet som vises i overskriften for en kolonne i dataarkvisning, kan du gjøre det uten å endre feltnavnet ved å angi feltets tittelegenskap. Gjør følgende for å endre tittelegenskapen for et felt:
-
Høyreklikk tabellen du vil endre tittelen i, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.
Tabellen åpnes i utformingsvisning.
-
Klikk cellen i Feltnavn-kolonnen for feltet du vil angi tittelegenskapen for.
-
Klikk Tittel på Fanen Generelt i den nederste delen under Feltegenskaper.
-
Skriv inn en ny bildetekst for feltet.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Neste gang du åpner tabellen i dataarkvisning, vises tittelen i stedet for feltnavnet i kolonneoverskriften.
Legge til et felt i et skjema eller en rapport
Når du oppretter en database som du baserte på en mal, vil databasen inneholde en rekke innebygde, forhåndsutformede skjemaer og rapporter som du kan arbeide med umiddelbart. Det kan imidlertid hende at du vil legge til et ekstra felt i et skjema eller en rapport. Når du legger til et felt i et skjema eller en rapport, oppretter du det som kalles en kontroll.
Kontroller er objekter som viser data, utfører handlinger og lar deg vise og arbeide med informasjon som forbedrer brukergrensesnittet, for eksempel etiketter og bilder. Kontroller kan være bundet, ubundet og beregnet.
Hvis du vil ha en fullstendig liste over hvilke typer kontroller du kan bruke i skjemaer og rapporter, kan du se artikkelen Innføring i kontroller.
Legge til et felt i et skjema eller en rapport i oppsettvisning
Når du har opprettet et skjema eller en rapport, kan du enkelt finjustere utformingen ved å arbeide i oppsettvisning. Ved å bruke de faktiske direktedataene som veiledning, kan du justere feltbredden og omorganisere feltene. Du kan plassere nye felt i skjemaet eller rapporten og angi egenskapene for skjemaet eller rapporten og kontrollene.
Hvis du vil bytte til oppsettvisning, høyreklikker du skjemaet eller rapporten i navigasjonsruten, og deretter klikker du Oppsettvisning på hurtigmenyen. Alternativt kan du klikke Oppsettvisning-knappen på statuslinjen i Access, eller du kan høyreklikke dokumentfanen for skjemaet eller rapporten og deretter klikke Oppsettvisning på hurtigmenyen.
Åpne egenskapsarket
-
Klikk på Egenskapsark i Verktøy-gruppen på Utforming-fanen.
Hurtigtast Trykk på F4.
Du kan bruke feltlisteruten til å legge til felt fra den underliggende tabellen eller spørringen i utformingen. Hvis du vil vise Feltliste-ruten, klikker du Legg til eksisterende felt i Kontroller-gruppen på Fanen Format. Deretter kan du dra felt direkte fra Feltliste-ruten til utformingen.
Vise Feltliste-ruten
-
Klikk Legg til eksisterende felt i Verktøy-gruppen i kategorien Utforming.
Legge til et felt fra Feltliste-ruten
-
Hvis du vil legge til ett enkelt felt, drar du feltet fra Feltliste-ruten til inndelingen der du vil at det skal vises i skjemaet eller rapporten.
-
Hvis du vil legge til flere felt samtidig, holder du nede CTRL og klikker på feltene du vil bruke. Dra de merkede feltene til skjemaet eller rapporten.
Når du slipper feltene i en inndeling, oppretter Access en bundet tekstbokskontroll for hvert felt og plasserer automatisk en etikettkontroll ved siden av hvert felt.
Hvis du vil ha mer informasjon om skjemaer og rapporter, kan du se artiklene Legge til et felt i et skjema eller en rapport, opprette et skjema i Access og opprette en enkel rapport.
Legge til et felt som lagrer dokumenter, filer eller bilder
Du kan bruke Access til å legge til et felt med datatypen Vedlegg for å lagre ett eller flere dokumenter, filer eller bilder. Du kan bruke et vedleggsfelt til å lagre flere filer i ett enkelt felt. Du kan også lagre mer enn én type fil i dette feltet. I en jobbkandidatdatabase kan du for eksempel legge ved én eller flere CV-er, i tillegg til et bilde, i oppføringen for hver kontakt.
Legge til et vedleggsfelt i en tabell
-
Høyreklikk tabellen der du vil legge til feltet, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.
Tabellen åpnes i utformingsvisning.
-
Klikk den første tomme raden i Feltnavn-kolonnen , og skriv inn et navn for det nye feltet.
-
Klikk den tilstøtende cellen i datatypekolonnen , og velg deretter Vedlegg i listen.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
Access kan vise en melding som sier at du ikke kan angre endringene etter at du har lagret tabellen. Dette betyr at du ikke kan konvertere feltet til en annen datatype, men du kan slette feltet hvis du tror du har gjort en feil.
-
Klikk Ja for å bekrefte endringen.
Når du har lagt til Vedlegg-feltet i tabellen, kan du bruke dialogboksen Vedlegg til å legge til dokumenter, filer eller bilder i en post.
Legge til et vedlegg i et felt
-
Dobbeltklikk tabellen du vil legge til vedlegget i, i navigasjonsruten.
Tabellen åpnes i dataarkvisning.
-
Dobbeltklikk vedleggsfeltet i tabellen.
Dialogboksen Vedlegg vises.
-
Klikk på Legg til.
Dialogboksen Velg fil vises.
-
Bruk Søk i-listen til å bla til filen eller filene du vil legge ved posten, velge filen eller filene, og deretter klikke Åpne.
Vær oppmerksom på at du kan velge flere filer av en hvilken som helst støttet datatype.
-
Klikk OK i dialogboksen Vedlegg for å legge til filene i tabellen.
Access legger til filene i feltet og øker tallet som angir vedleggene tilsvarende.
-
Gjenta disse trinnene etter behov for å legge til filer i det gjeldende feltet eller andre felt i tabellen.
Hvis du vil ha mer informasjon om vedleggsfelt, kan du se artikkelen Legge ved filer og grafikk i postene i databasen.
Endre hvordan et felt vises
Du kan tilpasse hvordan et felt vises når det vises. Du kan for eksempel angi visningsformater som skal brukes i hele databasen, for eksempel i skjemaer og rapporter, eller når en tabell åpnes i dataarkvisning. Hvis du vil angi et visningsformat, angir du formategenskapen for et felt. Format-egenskapen for feltet arves deretter automatisk av nye skjemaer og rapporter du oppretter.
Angi visningsformatet i dataarkvisning
-
Dobbeltklikk på tabellen som inneholder feltet du vil angi format for, i navigasjonsruten.
Tabellen åpnes i dataarkvisning. -
Klikk feltet du vil angi visningsformatet for.
-
Klikk pilen i rullegardinlisten ved siden av Format i Formatering-gruppen på Fanen Felter, og velg deretter et format.
Feltet vises med det nye visningsformatet.
Angi visningsformatet i utformingsvisning
-
Høyreklikk tabellen som inneholder feltet du vil endre visningsformatet for, i navigasjonsruten, og klikk deretter Utformingsvisning på hurtigmenyen.
Tabellen åpnes i utformingsvisning.
-
Klikk feltet du vil angi visningsformatet for.
-
Klikk Format-boksen påfanen Generelt under Feltegenskaper.
-
Klikk rullegardinlisten, og velg et visningsformat.
-
Hvis du vil lagre endringene, klikker du Lagre på verktøylinjen for hurtigtilgang.
