Du kan synkronisere data mellom en ekstern liste og Microsoft Excel, og beholde begge sett med data oppdatert. Du vil for eksempel kanskje beholde et produkt lager i en liste, slik at det er enkelt å dele og oppdatere, men også utføre periodisk lager analyse ved hjelp av Microsoft Excel.
Obs!: Du kan ikke synkronisere en ekstern liste med versjoner før Excel 2013. Hvis du prøver å gjøre dette, vises en feil melding som sier «kan ikke koble til listen.»
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se finne innhold om eksterne data.
Arbeid med eksterne data krever flere nødvendige oppgaver for å gi sikker tilgang til dataene. Informasjonen nedenfor kan gjøre det enklere å planlegge de neste trinnene. Denne informasjonen kan også hjelpe deg med å identifisere problemet hvis du får problemer med å arbeide med eksterne data. Hvis du vil ha tilgang eksterne data, må du eller administrator gjøre følgende:
Klargjøre den eksterne datakilden En administrator må kanskje opprette en konto og gi tilgangstillatelser til datakilden for å sikre at de riktige personene har tilgang til dataene, og at dataene ikke ender opp i feil hender. I en ekstern database kan det også være aktuelt for administratoren å opprette bestemte tabeller, visninger og spørringer og så videre for å begrense resultatene til det som er nødvendig, og for å øke ytelsen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -kontoer En administrator må aktivere Forretningsdatatilkoblingstjenester og Sikker lagringstjeneste. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se konfigurere løsninger for Business connectivity Services for SharePoint 2013 og opprette en ekstern liste fra en SQL Azure-tabell med Business connectivity Services og sikker lagring.
Konfigurere sikker lagringstjeneste En administrator må gjøre følgende: avgjøre beste tilgangsmodus for den eksterne datakilden, opprette et målprogram og angi legitimasjon for målprogrammet. Hvis du vil ha informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se opprette eller redigere et mål program for sikker lagring.
Konfigurere datatilkoblingstjenester for forretningsdata En administrator må sikre at brukeren som oppretter det eksterne innholdet, har tilgang til metadatalageret for tilkobling for forretningsdata, og at de riktige brukerne har tilgang til den eksterne innholdstypen som den eksterne listen er basert på. For informasjon om hvordan du bruker disse tjenestene, kan du se konfigurere løsninger for Business connectivity Services for SharePoint 2013.
Opprette en ekstern innholdstype En bruker må angi en ekstern innholdstype som inneholder informasjon om tilkoblinger, tilgang, bruksmetoder, kolonner, filtre og andre metadata som brukes til å hente dataene fra den eksterne datakilden.
Opprette en ekstern liste En bruker må etter behov opprette en ekstern liste basert på den eksterne innholdstypen og én eller flere visninger av den eksterne listen.
Pass på at Office-produkter er klare til bruk Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, må du ha minst Windows 7 og følgende gratis program vare produkter på hver klient data maskin: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 for OData v3 (om nødvendig, du blir automatisk bedt om å laste ned program varen). Pass også på at Office-installasjons alternativet, Business connectivity Services er aktivert (dette er standard). Dette alternativet installerer Business connectivity Services Client Runtime, som gjør følgende: bufrer og synkroniserer med eksterne data, tilordner forretnings data til eksterne innholds typer, viser den eksterne element velgeren i Office-produkter og kjører egen definert løsninger i Office-produkter.
Hvis du vil laste ned de nødvendige program vare produktene, kan du se nødvendig program vare som trengs for å arbeide med eksterne data i Office 2013.
Hvis du vil ha mer generell informasjon om hvordan du bruker eksterne data, kan du se finne innhold om eksterne data.
Eksportere den eksterne listen til Excel
-
Gå til SharePoint-området som inneholder listen.
-
Velg navnet på SharePoint-listen på hurtigst Art linjen, eller velg innstillinger
-
Velg liste, og velg deretter Eksporter til Excel.
Denne funksjonen er som standard aktivert på eksterne lister, men den kan deaktiveres av en systemansvarlig.
-
Hvis du blir bedt om å bekrefte operasjonen, velger du OK.
-
Velg Åpnei dialog boksen nedlasting av filer .
-
Hvis du blir spurt om du vil aktivere data tilkoblinger på data maskinen, velger du Aktiver hvis du tror at tilkoblingen til dataene på SharePoint-området er trygt å aktivere.
En Excel-tabell opprettes med en data tilkobling basert på en nett spørrings fil. Kol onnene i den eksporterte tabellen bestemmes av den gjeldende eksterne liste visningen. De eksterne dataene som eksporteres, bestemmes av filtrene som er definert for den eksterne innholds typen og i den eksterne liste visningen, og språk innstillingene for SharePoint-området. Alle side grenser ignoreres.
