Distribuere en rapport

Liberate Access-rapporter og fordele dem langt og bredt. Du kan for eksempel sende e-post til én eller flere brukere, eksportere dem til SharePoint-dokumentbiblioteker og arkivere dem i nettverks mapper. Når du distribuerer en Access-rapport, kan du opprette en statisk rapport med data på et bestemt øyeblikk i tid, for eksempel daglig, ukentlig eller månedlig. Når du gjør dette, har du et enkelt punkt i sannheten som informasjons arbeidere kan bruke til å ta gode beslutninger, svare på spørsmål, finne alternativer, bestemme de beste planene, evaluere risikoer og forbedre kvaliteten.

Distribuere rapporter

Tips    Når du oppretter rapporten, kan du legge til en publiserings dato. Dette hjelper brukerne med å bekrefte riktig tidspunkt da rapporten ble opprettet. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se sette inn dato og klokkeslett i en rapport eller et skjema.

Hva vil du gjøre?

Sende en rapport ved hjelp av e-postkommandoen

En av de raskeste måtene å distribuere en rapport på, er ved å bruke e-postkommandoen. Med bare noen få muse klikk, eksporterer Access rapporten og oppretter deretter en ny e-postmelding med filen tilknyttet den.

  1. Velg rapporten du vil sende, i navigasjons ruten.

  2. Velg eksterne Data > e-post.

  3. I dialog boksen Send objekt som velger du utdataformatet du vil bruke, for eksempel PDF, og deretter klikker du OK.

    Obs!    Selv om det finnes en rekke formater du kan velge, bør du vurdere å bruke Portable Document Format (PDF) som har blitt en defacto-standard, bevarer oppsettet og formatet til den opprinnelige Access-rapporten og har innebygde metoder for å tilpasse sidene for visning og skriving. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se installere Adobe Reader og skrive ut PDF.

    Access åpner en ny e-postmelding i Outlook med filen vedlagt.

  4. Skriv inn mottakernes e-postadresser i boksene til og kopi , en beskrivelse i Emne -boksen og en melding i meldings området.

    Tips    Som standard lagres ikke filen du sender ved hjelp av denne metoden, på data maskinen. Hvis du vil lagre en kopi av filen på data maskinen, høyre klikker du vedlegget i den vedlagte boksen, og deretter velger du Lagre som.

  5. Velg Send.

Obs!    Hvis du vil automatisere prosessen, kan du bruke makro handlingen EMailDatabaseObject. Du kan for eksempel opprette en makro med en sekvens av disse handlingene for å sende forskjellige rapporter til forskjellige brukere.

Til toppen av siden

Eksportere en rapport til en mappe eller et SharePoint-dokumentbibliotek

  1. Velg rapporten du vil eksportere, i navigasjons ruten.

  2. Velg eksterne Data > PDF eller XPS for å åpne dialog boksen Publiser som PDF eller XPS .

  3. Gjør et av følgende:

    • Finn mappen ved hjelp av navigasjons ruten.

    • Finn SharePoint-området ved å klikke SharePoint i navigasjons ruten eller ved å skrive inn Netta dressen for nettstedet i Adresse-boksen øverst. Eksempel:

      https://contoso.sharepoint.com/ReportCenterSite/Shared%20Documents

      Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se oppdage innhold med Starts IDen for SharePoint.

  4. Kontroller at PDF- filtypen er valgt i Filtype-boksen.

  5. Hvis du vil endre standard navnet på rapporten, skriver du inn et nytt fil navn i filnavn -boksen.

  6. Hvis du vil åpne rapporten umiddelbart etter at du har eksportert den, merker du av for Åpne fil etter publisering .

  7. Gjør ett av følgende under Optimaliser for:

    • Hvis du vil optimalisere rapporten for en større fil med høyere oppløsning (anbefales for utskrift), velger du standard.

    • Hvis du vil optimalisere rapporten for en mindre fil med lavere oppløsning (anbefales for publisering på nettet), velger du minste størrelse.

  8. Velg Publiser. Access oppretter filen. Hvis du velger å la Access åpne filen etter publisering, vises filen i Adobe Reader.

  9. Hvis du vil lagre trinnene i operasjonen slik at du kan kjøre og planlegge den samme operasjonen, klikker du på avmerkings boksen Lagre eksport trinn :

    • Skriv inn et navn og en beskrivelse for trinnene.

    • Hvis du vil opprette en Outlook-oppgave som planlegger eksport operasjonen på en fremtidig dato, merker du av for Opprett Outlook-oppgave .

    Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Lagre detaljene for en import- eller eksportoperasjon som et oppsett.

    Obs!    En annen måte å automatisere prosessen på, er å bruke makro handlingen ExportWithFormatting. Du kan for eksempel opprette et meningsfullt fil navn basert på rapport tittelen og eksport datoen. Dette hjelper brukerne med å finne den riktige rapporten i et SharePoint-bibliotek eller en mappe i mange rapporter. Hvis du vil gjøre dette, angir du følgende uttrykk i argumentet utdatafil:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Der RptQC5 er navnet på rapport objektet, Auto_Header0 er topp tekst inndelingen i rapporten, og overskrift-egenskapen er rapportens tittel.

Til toppen av siden

Lær hvordan du oppretter et rapport senter i SharePoint

Vurder å opprette et eget rapport senter i et SharePoint-dokumentbibliotek, slik at brukere enkelt kan finne og vise rapportene de trenger. Ved å legge til kolonner, koble til biblioteket fra Access og tilpasse dokument biblioteket med visninger, kan du gi brukerne en første klasses opplevelse. Det følgende er de grunnleggende trinnene du kan gjøre.

Opprette et dokumentbibliotek    Et dokument bibliotek er en sikker fil plassering som forenkler samarbeid. Du kan legge til kolonner i et bibliotek, for eksempel kategorier, personer eller grupper, og beregnede kolonner, som du deretter kan bruke til å opprette visninger og filtre.

En miniatyr bilde visning av et dokument bibliotek med ingenting valgt.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Hva er et dokument bibliotek?

Oppdatere bibliotek Kol onner fra Access    Ved å koble biblioteket til Access kan du oppdatere Kol onnene i dokument biblioteket fra Access for å hjelpe brukerne med å finne rapportene de vil ha, og for å gi ytterligere informasjon.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se importere, koble eller flytte data til SharePoint.

Opprette sorterte og filtrerte visninger    I stedet for å sende rapporten fra Access via e-post, kan du sende en kobling til den relevante visningen av dokument biblioteket. Eksempel:

  • Sorter visningen i stigende rekkefølge etter den endrede kolonnen , slik at den mest gjeldende rapporten vises først. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se bruke sortering til å endre en SharePoint-visning.

  • Hvis du har en valg-kolonne i biblioteket med navnet JobFunction med tre verdier: Lineworker, formann og arbeids leder, kan du opprette egne visninger basert på et filter uttrykk for hver jobb rolle:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Når du sender en kobling til tilsyns visningen og brukeren klikker den, vil visningen vise de spesifikke rapportene for tilsyns ledere. Hvis du vil ha en kobling til biblioteks visningen, viser du visningen og kopierer deretter URL-adressen fra adresse linjen.

  • Hvis du har en person-kolonne i biblioteket OurEmployees, kan du opprette en visning basert på et filter uttrykk som bruker meg-funksjonen til bare å vise rapporter for gjeldende bruker:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Når du sender en kobling til visningen og brukeren klikker den, viser visningen de spesifikke rapportene for brukeren.

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning og redigere en liste visning i SharePoint.

Koble til nett deler på en moderne side   Du kan også opprette en moderne side for å vise en fil basert på hva en bruker velger i et dokument bibliotek ved å koble en nettdel for fil visning til en nett del for dokument bibliotek. Brukere kan bla gjennom rapportene for å finne dem de ønsker.

Eksempel på en liste som er koblet til en nett del for liste egenskaper

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se bruke nett deler på SharePoint-sider og Koble til nett deler i SharePoint Online.

Utnytt Microsoft-flyt    Du kan automatisere bruken og behandlingen av biblioteket ved å bruke en Microsoft-flyt. Du kan for eksempel pushe varsler, sende daglige påminnelser, opprette en Planner-oppgave og arkivere utløpte filer i en mappe.

For et valgt element i SharePoint oppretter du en Planner-oppgave med en kobling til SharePoint-elementet.

Microsoft flyt mal for SharePoint og Planner

Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se opprette en flyt for en liste eller et bibliotek i SharePoint Online eller OneDrive for Business.

Til toppen av siden

Obs!:  Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig? Her er den engelske artikkelen for referanse.

Se også

Innføring i rapporter i Access

Veiledning for utforming av rapporter

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×