Bruke utskriftsfletting til å sende Access-data til Word

I videoen

Her er den generelle fremgangsmåten for å opprette en Word utskriftsfletting fra Access:

1. Åpne Access-databasen som inneholder adressene du vil flette med Word.

2. Hvis navigasjonsruten ikke er åpen, trykker du F11 for å åpne den.

3. Velg tabellen eller spørringen som inneholder adressene. Hvis adressefeltene er fordelt over flere tabeller, oppretter du en enkel utvalgsspørring som inneholder feltene du trenger, og velger spørringen for fletteoperasjonen.

4. Klikk Word Flett i Eksporter-gruppen på fanen Eksterne data.

5. Dialogboksen veiviser for utskriftsfletting i Microsoft Word åpnes.

   

6. Velg om du vil at veiviseren skal koble adressedataene til et eksisterende Word dokument, eller om du vil starte med et nytt, tomt dokument.

7. Klikk på OK.

Word starter og viser Masseutsendelser-fanen og Utskriftsfletting-ruten.

1. Gå gjennom trinnene i veiviseren ved å klikke koblingene Neste og Forrige nederst i ruten For utskriftsfletting.

2. I trinn 3 i veiviseren trenger du ikke å velge mottakerlisten. Dette ble bestemt da du valgte det i Access. Du kan imidlertid finjustere listen ved å klikke Rediger mottakerliste. I boksen som åpnes, kan du fjerne enkeltmottakere fra flettingen, bruke filtre, sortere listen og så videre.

3. Skriv brevet i trinn 4 i veiviseren (med mindre du arbeider med et eksisterende dokument).

4. Plasser markøren i dokumentet der du vil at adressedataene skal vises, og klikk Adresseområde, Hilsningslinje eller Flere elementer i ruten Utskriftsfletting for å sette inn Access-dataene i dokumentet. Velg formatet du vil bruke, i boksene som vises, og klikk Tilordne felt for å sikre at feltene samsvarer riktig.

5. I trinn 5 i veiviseren klikker du neste (>>) og forrige (<<) for å forhåndsvise hvordan de flettede dataene vil se ut når du skriver ut dokumentet.

6. Klikk Skriv ut i trinn 6 i veiviseren, og velg utskriftsalternativene du vil bruke.

7. Lagre og lukk Word dokumentet.

   Obs!: 

   • Hvis du må komme tilbake og justere noen av innstillingene for fletting etter at du har fullført veiviseren, er alle operasjonene tilgjengelige på Masseutsendelser-fanen i Word.

   • Hvis du gjør endringer i utformingen i Access-databasen, må du kanskje justere noen av fletteinnstillingene i Word for å få flettingen til å fungere riktig på nytt.

   • Veiviseren for utskriftsfletting er utformet for å arbeide med postadressedata. Du kan imidlertid bruke funksjonen for utskriftsfletting til å flette alle typer data med Word, for eksempel lageroppføringer, oppgaver eller hva du enn lagrer i Access.

Hvis du vil ha mer detaljert informasjon om funksjonene for utskriftsfletting for Word, kan du se disse artiklene:

• Bruke utskriftsfletting til å tilpasse dokumenter

• Opprette etiketter med utskriftsfletting

• E-postfletting i Word