Office
Logg på

Bruke utskriftsfletting til å opprette et e-postskjema i Word 2016 for Mac

Hvis du ønsker å sende et brev til mange personer via e-post og du ønsker å tilpasse brevet til hver enkelt person, bruker du utskriftsfletting. Du kan opprette en gruppe personlige e-postmeldinger som er formatert identisk og som bruker den samme teksten. Bare bestemte deler av e-postmeldingen varierer og tilpasses personlig. Ved bruk av Utskriftsfletting – så vil hver enkelt mottaker av meldingen være unik i motsetning til når man foretar en masseutsendelse.

Det er tre dokumenter som må være på plass for å opprette e-postmeldinger med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokumentet er e-postmeldingen din. Det inneholder tekst som er identisk for alle versjonene av det flettede dokumentet.

  • Adresselisten
    Dette er datakilden, ofte et Excel regneark, som brukes til å fylle ut informasjonen i e-postmeldingen. Adresselisten inneholder for eksempel navn, og hoveddokumentet er e-postmeldingen som vil bli adressert til navnene i listen.

  • Det flettede dokumentet
    Dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten og setter den inn i hoveddokumentet. Resultatet er et personlig tilpasset, flettet dokument som sendes til hver enkelt person i adresselisten.

Første trinn i prosessen med utskriftsfletting, er å opprette et hoveddokument.

  1. Velg Start utskriftsfletting > eEpostmeldingerMasseutsendelser-fanen.

    utskriftsfletting av e-post

  2. Skriv inn meldingsteksten du vil sende til alle i Word.

Den første raden i Excel-regnearket er toppteksten i posten. Hver kolonne i raden har et etikettnavn som angir en kategori med informasjon. Kolonneetikettene kan for eksempel være e-postadresse, navn, gateadresse, by, stat og postnummer. Hver etterfølgende rad inneholder én enkelt post med data for hver mottaker. Det kan ikke være noen tomme rader eller kolonner i listen.

Tips!: For å lage et Excel regneark av Outlook-adresseboken, eksporterer du kontaktene til en tabulatordelt fil (.txt), og åpner deretter TXT-filen i Excel. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Eksporter eller arkiver Outlook-elementer manuelt.

  1. I den første raden i Excel regnearket skriver du inn kolonneetikettene for mottakerne. I den første kolonnen skriver du for eksempel e-postadressen, i den andre kolonnen skriver du Fornavn, og i den tredje kolonnen skriver du Etternavn.

    Viktig!: Det anbefales at den første kolonnen inneholder hver mottakers e-postadresse.

  2. I andre og påfølgende rader skriver du inn en mottakers E-postadresse, Fornavn og Etternavn.

  3. Velg LagreFil-menyen, og skriv inn et filnavn.

    Obs!: Husk plasseringen av regnearket – du trenger den senere for å koble regnearket til dokumentet for utskriftsfletting.

  4. Lagre og lukk regnearket.

    Obs!: Du kan ikke fullføre flettingen hvis du ikke lukker Excel-regnearket som inneholder listen, eller hvis du åpner det igjen før utskriftsflettingen er ferdig.

Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen, og velg deretter et alternativ.

Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer på Masseutsendelser-fanen

Alternativ

Beskrivelse

Opprette en ny liste

Starte en ny adresseliste mens du konfigurerer utskriftsflettingen.

Bruke en eksisterende liste

Bruke et Excel regneark, eller en annen type datafil, som adresselisten

Velg fra Outlook Kontakter

Velge navn direkte fra Outlook-kontaktene for adresselisten

Apple-kontakter

Velge navn direkte fra Apple-adresseboken for adresselisten

FileMaker Pro

Importere data fra en FileMaker Pro-database

Opprette en ny liste

Word oppretter automatisk felt for grunnleggende informasjon, som fornavn, etternavn og adresse, i dialogboksen Redigere listefelter. Hvis du ønsker å legge til et nytt felt – for eksempel et meldingsfelt – legger du til dette nå, slik at du kan fylle ut feltet mens du skriver.

  1. Skriv inn navnet på feltet du ønsker å legge til, under Nytt feltnavn, og klikk deretter på plusstegnet.

    Tips!: Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du ønsker å flytte, og deretter bruker du pil opp eller pil ned for å flytte feltene.

  2. Når alle feltene er satt opp slik du vil, kan du velge Opprett for å opprette en ny liste.

Bruke en eksisterende liste

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Marker regnearket du vil bruke i dialogboksen Åpne arbeidsbok, og gjør deretter ett av følgende:

    • La Celleområdet stå tom for å bruke hele regnearket.

      eller

    • Skriv inn et celleområde for dataene du vil bruke.

  3. Velg OK.

Velg fra Outlook Kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

  2. Velg Fullfør post i dialogboksen Spørringsalternativer ved siden av Vis mottakere for utskriftsfletting etter.

  3. Velg kontaktene du vil inkludere i utskriftsflettingen i listen over kontakter, og velg deretter OK.

Apple-kontakter

  1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

  2. Velg gruppen du vil inkludere i utskriftsflettingen i dialogboksen Spørringsalternativer, under Apple-gruppekontakter, og velg deretter OK.

FileMaker Pro

  1. Bla til filen du vil bruke, og velg Åpne.

  2. Velg et feltskilletegn til å skille hvert datafelt, og et postskilletegn til å skille hver datapost i dialogboksen Skilletegn i hovedpost. Velg deretter OK.

  1. Velg Sett inn flettefeltMasseutsendelser-fanen, og velg deretter feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på Masseutsendelser-fanen

  2. Klikk i boksen Dra felt til denne boksen eller skriv inn tekst i hoveddokumentet, og klikk deretter på teksten for å fjerne den.

  3. Legg til og formater feltene du vil inkludere i e-postmeldingen, og velg OK.

  1. Velg Forhåndsvis resultaterMasseutsendelser-fanen for å se hvordan e-postmeldingen ser ut.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Obs!: Bruk pil venstre og pil høyre på Masseutsendelser-fanen for å bla gjennom e-postmeldingen.

  2. Hvis du ønsker å foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt. Dette gjør at du kan legge til eller fjerne flettefelt.

  3. Når meldingene ser ut slik du ønsker, velger du Fullfør og slå sammen > Slå sammen med e-postMasseutsendelser-fanen for å fullføre.

    Tips!: Flett til e-post er ikke tilgjengelig hvis du ikke har valgt standard e-postprogram.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×