Bruke utskriftsfletting for å gjøre brev mer personlig for masseutsendelse

Bruke utskriftsfletting for å gjøre brev mer personlig for masseutsendelse

Obs!: Vi ønsker å gi deg det nyeste hjelpeinnholdet så raskt som mulig, på ditt eget språk. Denne siden er oversatt gjennom automatisering og kan inneholde grammatiske feil eller unøyaktigheter. Formålet vårt er at innholdet skal være nyttig for deg. Kan du fortelle oss om informasjonen var nyttig for deg nederst på denne siden? Her er den engelske artikkelen for enkel referanse.

Når du har masseutsendelser som skal sendes til personer på adresselisten, kan du bruke utskriftsfletting for å opprette en bunke med egendefinerte brev. Hvert brev som produseres har identisk oppsett, formatering, tekst og grafikk. Bare bestemte deler av brevet varierer og er egendefinert.

Det er tre dokumenter som må være på plass for å opprette og skrive ut brev med utskriftsfletting:

  • Hoveddokumentet
    Dette dokumentet inneholder tekst og grafikk (for eksempel en logo eller et bilde) som er identisk for alle versjonene av det flettede dokumentet. Brødteksten til brevet er et eksempel på identisk innhold.

  • Adresselisten
    dette er datakilden som brukes til å fylle ut informasjonen i bokstaven. Adresselisten har navn, for eksempel og hoveddokumentet er bokstaven som vil bli adressert til navn i listen.

  • Flettet dokument
    dette dokumentet er en kombinasjon av hoveddokumentet og adresselisten. Utskriftsfletting henter informasjon fra adresselisten, og plasserer den i hoveddokumentet, noe som resulterer i en personlig bokstav for hver person.

Du kan lære mer om hvordan utskriftsfletting for bokstaver fungerer i følgende video som er en del av et opplæringskurs.

Nettleseren støtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.

Trinn 1: Klargjør hoveddokumentet

Før du begynner med utskriftsflettingen, må du forberede brevet ditt. Hvis du for eksempel skal informere om et forestående arrangement, inkluderer du navn, dato, klokkeslett og sted for arrangementet. Det er disse detaljene som er viktig for mottakerne av brevet.

  1. Velg Start utskriftsfletting > Brev i Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Velg Start utskriftsfletting i Word, i kategorien masseutsendelser, og velg deretter et alternativ.

  2. I Word, skriver du inn teksten i brevet (eksempel følger) du vil sende til alle.

    Eksempel på brev i Word til dataetikett som brukes for en utskriftsfletting.

Trinn 2: Sette opp adresselisten

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook-kontakter, en Access-database, eller en Office-adresseliste. Den inneholder postene som Word henter informasjon fra til å opprette brevene dine.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette den under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, samler du inn alle datapostene og legger dem til datakilden.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, må du sjekke at kolonnen for postnummer eller poststed er formatert som tekst, slik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram.

Trinn 3: Koble adresselisten til hoveddokumentet

Nå er du klar til å åpne datakilden for adresselisten og koble den til brevet.

  1. Velg Velg mottakere i gruppen Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen, og velger deretter et alternativ.

    Velg Velg mottakere som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Start utskriftsfletting i kategorien masseutsendelser, og velg deretter skrive inn en ny liste

  2. Gjør noe av følgende:

    • Hvis du ikke har en adresseliste, velger du Lag en ny liste og oppretter en.

      eller

    • Hvis adresselisten er i et Excel-regneark, en Access-database eller en annen type datafil, velger du Bruk en eksisterende liste. Deretter går du til listen og velger Åpne.

      eller

    • Hvis du bruker Outlook-kontaktene dine, velger du Velg blant Outlook-kontaktene.

  3. Velg Fil > Lagre som.

  4. Skriv inn et filnavn i Filnavn-boksen, og velg deretter Lagre.


Rediger mottakerliste

Hvis du oppretter og skrive ut brev for alle i listen, går du til "trinn 4: legge til egendefinert innhold til brevet." Hvis du vil sende bokstaver til personer som bor, for eksempel i 20 miles for en hendelse du er vert for, deretter bruke et filter som en ZIP-kode eller postnummer avgrense listen.

  1. Velg Rediger mottakerlisten.

    Velg Rediger mottakerliste i Start sammenslåing-gruppen på Masseutsendelser-fanen i utskriftsfletting i Word.

  2. Merk av ved siden av navnet på hver person som du ønsker å motta e-postmeldingen, i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting.

    Velge rader ved å aktivere avmerkingsboksen

Det finnes alternativer for å begrense listen over mottakere i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting. De to mest brukte alternativene er til å sortere og filtrere listen for å gjøre det enklere å finne navn og adresser.

Velg Rediger mottakere i et dokument for utskriftsfletting i Word, og velg et alternativ i dialogboksen Mottakere for utskriftsfletting under Begrens mottakerliste.

Hvis du vil ha mer detaljert informasjon, kan du se sortere og filtrere data for en utskriftsfletting.

Trinn 4: Legge til egendefinert innhold i brevet

Legge til innhold i brevet som er forskjellige for hver person som mottar den, for eksempel navn og adresse. Den beste fremgangsmåten for å legge til disse detaljene er å sette inn flettefelt i hoveddokumentet.

  1. Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen.

    Velg Adresseområde i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelser-fanen i utskriftsfletting i Word.

  2. Velg et format for mottakerens navn i dialogboksen Sett inn adresseområde slik det vises i brevet.

    Alternativer for adresseområde

  3. Velg OK.

    Obs!: Velg Forhåndsvis resultater for å vise hvordan en adresse vises i brevet, under Forhåndsvisning. Velg Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet eller forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet post for å flytte gjennom postene i datakilden.

  4. Velg Hilsningslinje i gruppen Skriv og Sett inn.

    Velg Hilsningslinje som en del av utskriftsfletting i Word, i gruppen Skriv og Sett inn felt i kategorien masseutsendelser.

  5. I Sett inn hilsen-dialogboksen velger du formatet du vil bruke.

  6. Velg OK for å sette inn flettefeltet i brevet.

  7. Velg fil > Lagre å bevare bokstaven (eksempel følger) du oppretter for utskriftsfletting.

    Eksempelbrev for utskriftsfletting i Word som viser "adresseområdefelt" og "Hilsningslinje-feltet.

Hvis du vil sette inn andre egendefinert informasjon i brevet fra adresselisten, kan du se legge til felt for utskriftsfletting én om gangen.


Kontroller navn på flettefelt

Kontroller at Word finner navnene og adressene i adresselisten.

  1. Velg Samsvarsfelter i Skriv og sett inn felter-gruppen på Masseutsendelse-fanen.

    Tips!: Flettefelter kan også åpnes fra Sett inn adresseområde-dialogboksen du brukte til å legge til et adresseområde i hoveddokumentet.

  2. I Samsvarsfelter-dialogboksen kontrollerer du at postene som vises i listen, samsvarer med navnene på kolonneoverskriftene for postene i adresselistedatakilden.

    Dialogboksen Tilordne felt

    Obs!: Det finnes to kolonner i dialogboksen. Den venstre kolonnen er for eksempel en liste over vanlige navn i en forretningsoppføring. Den høyre kolonnen er feltnavnet for fellesnavnet som er tilordnet en kolonneoverskrift i datakildefilen.

  3. Gjør noe av følgende:

    • Hvis de viste feltnavnene samsvarer med kolonneoverskriftene du brukte for postene i adresselistedatakilden, trenger du ikke gjøre noe.

      eller

    • Hvis (ingen samsvar) vises i et feltnavn som du forventet skulle samsvare med en kolonneoverskrift i datakilden, velger du PIL NED-tasten, og deretter velger du feltnavnet i adresselistedatakilden. Gjenta etter behov.

  4. Velg OK.


Formater felt for utskriftsfletting

Hvis du vil endre skrift, størrelse eller avstand for det flettede innholdet, velger du navnet på det flettede feltet og foretar de ønskede endringene.

  1. Masseutsendelser-fanen i Forhåndsvis resultater-gruppen velger du Forhåndsvis resultater for å bytte fra de flettede resultatene tilbake til flettefeltene i brevet.

    I Word, på Masseutsendelser-fanen, i Forhåndsvis resultater-gruppen.

  2. Velg feltnavnet for flettingen.

    Merket adresseområdefelt

  3. Hjem-fanen velger du skriften og skriftstørrelsen du vil bruke.

    I Word, på Hjem-fanen i Skrift-gruppen, velger du en skrift og en skriftstørrelse.

  4. Sideoppsett-fanen (Word 2013) eller Oppsett-fanen (Word 2016), velger du hvilken avsnittsavstand du vil bruke.

    I Word, på Oppsett-fanen i Avsnitt-gruppen, angir du linjeavstanden.

    Obs!: Fordi Word behandler hver linje i et adresseområde som et avsnitt, er det best å redusere avstanden mellom linjene.

Trinn 5. Forhåndsvise og skrive ut bokstavene

  1. Velg Forhåndsvis resultater, og velg deretter Neste Neste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet eller Forrige Forrige innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet for å sikre at navnene og adressene i brødteksten i brevet ser riktig ut.

    Tips!:  Hvis du vil gå til begynnelsen av listen, velger du Første Første innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen, og hvis du vil gå til slutten av listen, velger du Siste Siste innspillingsknapp for utskriftsfletting for forhåndsvisning av resultatet -knappen.

  2. Velg Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenter.

    Velg Fullfør og slå sammen, som en del av utskriftsfletting i Word, i Fullfør-gruppen i kategorien masseutsendelser, og velg deretter et alternativ.

Trinn 6: Lagre det egendefinerte brevet

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir det koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til neste masseutsendelse.


Bruke utskriftsflettingsdokumentet på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word spør om du vil beholde koblingen.


Slik endrer du adressene i dokumentet for utskriftsfletting

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Mer informasjon

Før du begynner med utskriftsflettingen, må du forberede brevet ditt. Hvis du for eksempel skal informere om et forestående arrangement, inkluderer du navn, dato, klokkeslett og sted for arrangementet. Det er disse detaljene som er viktig for mottakerne av brevet.

  1. Velg Start utskriftsfletting > Brev i Start utskriftsflettingMasseutsendelser-fanen.

    Standardbrev

  2. Skriv inn meldingsteksten du vil sende til alle, i Word.

Adresselisten er datakilden. Det kan være et Excel-regneark, en mappe med Outlook-kontakter, en Access-database, eller en Office-adresseliste. Den inneholder postene som Word henter informasjon fra til å opprette brevene dine.

Tips

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du opprette den under utskriftsflettingen. Før du begynner utskriftsflettingen, samler du inn alle datapostene og legger dem til datakilden.

  • Hvis du bruker et Excel-regneark, må du sjekke at kolonnen for postnummer eller poststed er formatert som tekst,slik at du ikke mister nuller.

  • Hvis du vil bruke Outlook-kontaktene dine, må du påse at Outlook er standard e-postprogram. Hvis du vil gjøre dette, åpner du Apple Mail, og velger Innstillinger i E-post-menyen. På Generelt, ved siden av Standard e-postleser, velger du Microsoft Outlook.

  • Du kan også bruke Apple-kontaktene dine, og sørg for at Apple Mail er angitt som standard e-postprogram.

  • Bruk FileMake Pro-databasen som datakilde for utskriftsflettingen.

  1. Velg Velg mottakereMasseutsendelser-fanen, og velg deretter et alternativ.

    Velg mottakere er uthevet med en liste over alternativer på Masseutsendelser-fanen

    Velg

    Hvis du vil

    Opprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste mens du konfigurerer utskriftsflettingen.

    Bruke en eksisterende liste

    Bruke et Excel-regneark, eller en annen type datafil, som adresseliste

    Velge fra Outlook-kontakter

    Velge navn direkte fra Outlook-kontaktene for adresselisten

    Apple-kontakter

    Velge navn direkte fra Apple-adresseboken for adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Hvis du valgte Opprette en ny liste, gjør du følgende:

    1. Word oppretter automatisk felt for grunnleggende informasjon, som fornavn, etternavn og adresse, i dialogboksen Redigere listefelter. Hvis du ønsker å legge til et nytt felt, for eksempel et meldingsfelt, legger du til dette nå, slik at du kan fylle det ut mens du skriver. Skriv inn navnet på feltet du ønsker å legge til, under Nytt filnavn, og velg deretter plusstegnet (+).

      Tips!:  Hvis du vil endre rekkefølgen på feltene, velger du feltet du ønsker å flytte, og deretter bruker du PIL OPP og PIL NED for å flytte feltene dit du ønsker i listen.

    2. Når alle feltene er slik du ønsker dem, kan du velge Opprett for å opprette listen.

  3. Hvis du valgte Bruk en eksisterende liste, gjør du følgende:

    1. Bla til filen du vil bruke, og klikk Åpne.

    2. Hvis du velger å åpne et Excel-regneark fra dialogboksen Åpne arbeidsbok, velger du arket du vil bruke. La Celleområde være tom hvis du vil bruke hele regnearket, eller oppgi et celleområde for dataene du ønsker å bruke. Deretter kan du velge OK.

  4. Hvis du har valgt Velg fra Outlook-kontakter eller Apple-kontakter, følger du denne fremgangsmåten:

    1. Velg Filtrer mottakere for å velge mottakerne du vil ta med.

    2. Hvis du vil bruke Outlook-kontakter, velger du Hel post ved siden av Vis mottakere av utskriftsfletting etter i dialogboksen Spørringsalternativer. I listen over kontakter velger du kontaktene du vil inkludere i masseutsendelser, og klikker deretter på OK.

    3. For Apple-kontakter velger du gruppen du ønsker å inkludere i masseutsendelsen i dialogboksen Spørringsalternativer under Gruppekontakter for Apple, og deretter velger du OK.

    4. For FileMaker Pro-database velger du databasefilen i dialogboksen Velg en FileMaker Pro-database for bruk som datakilde, og deretter velger du Åpne

  1. Klikk på Sett inn flettefeltMasseutsendelser-fanen, og velg feltet du vil legge til.

    Sett inn flettefelt er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Fortsett med å legge til felt, helt du har lagt til all den informasjonen du vil ha i brevet.

  2. Formater feltene i brevet slik at den ser ut slik du vil at resten av konvoluttene skal se ut. Sett for eksempel inn et mellomrom mellom fornavn og etternavn, og trykk ENTER for å begynne på en ny linje med adressefeltet.

    Tips!: Hvis du vil sortere mottakerlisten eller fjerne mottakere, velger du Filtrer mottakereMasseutsendelser-fanen, og velger deretter Sorter poster eller Filtrer poster. Velg OK når du er ferdig.

  1. Velg Forhåndsvis resultaterMasseutsendelser-fanen for å se hvordan brevet ser ut. Bruk PIL VENSTRE og PIL HØYRE på Masseutsendelser-fanen, og gå gjennom brevet.

    Forhåndsvis resultater er uthevet på Masseutsendelser-fanen

  2. Hvis du ønsker å foreta ytterligere formateringsendringer, velger du Forhåndsvis resultater på nytt. Dette gjør at du kan legge til eller fjerne flettefelt.

  3. Når bokstavene ser ut slik du ønsker, velger du Fullfør og slå sammen > Skriv ut dokumenterMasseutsendelser-fanen

    Fullfør og slå sammen og Skriv ut dokumenter er uthevet på Masseutsendelser-fanen

    Tips!: Hvis du vil se gjennom og oppdatere brevene enkeltvis før utskrift, velger du Fullfør og slå sammen > Rediger enkeltdokumenterMasseutsendelser-fanen. Når du er ferdig, klikker du på Fil > Skriv ut for å skrive ut konvoluttene.

Når du lagrer dokumentet for utskriftsfletting, forblir det koblet til adresselisten slik at du kan bruke det til neste masseutsendelse.

Slik bruker du dokumentet for utskriftsfletting på nytt

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Ja når Word spør om du vil beholde koblingen.

Slik endrer du adresser i dokumentet for utskriftsfletting

  • Åpne dokumentet for utskriftsfletting, og velg Rediger mottakerliste for å sortere, filtrere og velge bestemte adresser.

Bli bedre på Office
Utforsk opplæring
Vær først ute med de nye funksjonene
Bli med i Office Insiders

Var denne informasjonen nyttig?

Takk for tilbakemeldingen!

Takk for tilbakemeldingen! Det høres ut som det kan være lurt å sette deg i kontakt med én av våre Office-kundestøtteagenter.

×